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第一節(jié)辦公設(shè)施管理

一、辦公設(shè)施分類

辦公設(shè)備：包括電腦、打印機、復(fù)印件、傳真機、服務(wù)器、軟件、等物品。

辦公家具：包括辦公桌椅、會議桌、洽談臺、文件柜等物品。

二、辦公設(shè)施采購

（一）辦公設(shè)施的采購，由行政部統(tǒng)一購買。每年年未由各部門提出下一年度購買需求，提交行政部匯總并編制下一年度辦公設(shè)施購置計劃和預(yù)算，經(jīng)財務(wù)部復(fù)核、總經(jīng)理審核后，報董事會審議。

（二）根據(jù)年度辦公設(shè)施購置計劃，由使用部門提出書面報告，經(jīng)綜合行政部與財務(wù)部會審，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，歸口行政部購置。計劃外的辦公設(shè)施購置，除辦理以上手續(xù)外，需特別說明購置的理由，并報董事會批準(zhǔn)后實施。

（三）購置、建造單項價值在萬元以上或總價值在萬元以上辦公設(shè)施時，必須按招標(biāo)方式進(jìn)行，并報董事會備案。

三、辦公設(shè)施的管理

（一）辦公設(shè)施編號

⒈辦公設(shè)施實行編號管理，由行政部會同財務(wù)部，在辦公設(shè)施交付使用的當(dāng)天，進(jìn)行登記并統(tǒng)一編號。

⒉編號辦法：編號形式為：公司英文標(biāo)識分類符號計算機代碼。

①辦公設(shè)備編號（×××××××；包括：電腦，打印機，軟件，服務(wù)器傳真機等物品）。

②辦公家具編號（×××××××；包括：辦公桌椅，會議臺，洽談臺文件柜等物品）。

（二）辦公設(shè)施標(biāo)牌制作

⒈定制統(tǒng)一的辦公設(shè)施牌，標(biāo)牌的內(nèi)容包括：公司英文標(biāo)識分類符號計算機代碼。

⒉標(biāo)牌的材料為即時貼，由行政部會同財務(wù)部在辦公設(shè)施交付使用的當(dāng)天，進(jìn)行登記并貼上標(biāo)牌。

四、辦公設(shè)施的異動管理

（一）辦公設(shè)施的租賃、出租、出借、抵押、擔(dān)保、調(diào)入、調(diào)出、報廢等，必須由使用部門提出書面報告，經(jīng)行政部與財務(wù)部會審，由財務(wù)經(jīng)理審核確認(rèn)并報總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理相關(guān)手續(xù)。

（二）辦公設(shè)施的內(nèi)部轉(zhuǎn)移，由使用部門或使用人提出書面報告，經(jīng)行政部與財務(wù)部會審，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。

（三）按規(guī)定程序發(fā)生的辦公設(shè)施異動，行政部應(yīng)在手續(xù)完成后的當(dāng)天作相應(yīng)的登記，并填寫《辦公設(shè)施異動通知單》，財務(wù)部應(yīng)在手續(xù)完成后的三天內(nèi)根據(jù)《辦公設(shè)施異動通知單》作相應(yīng)的帳務(wù)處理。

（四）涉及辦理產(chǎn)權(quán)登記的辦公設(shè)施，由行政部負(fù)責(zé)辦理產(chǎn)權(quán)登記手續(xù)及根據(jù)產(chǎn)權(quán)變動情況辦理產(chǎn)權(quán)變更登記手續(xù)。

五、辦公設(shè)施的維修

由使用部門提出維修計劃并填寫《辦公設(shè)施維修申請單》，經(jīng)行政部與財務(wù)部會審，元以下維修費用，報副總經(jīng)理批準(zhǔn)；元以上報總經(jīng)理批準(zhǔn)。

六、重大辦公設(shè)施的原始發(fā)票復(fù)印件由行政部負(fù)責(zé)妥善保存，做好登記帳，如經(jīng)批準(zhǔn)用于抵押需提交原始發(fā)票時，應(yīng)留復(fù)印件保存，并做好相應(yīng)的輔助登記帳，注明抵押合同號、抵押事項、抵押期限、債權(quán)人、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)文件等主要內(nèi)容，到期辦妥相關(guān)手續(xù)后，及時收回原始發(fā)票專門保管。

七、因管理或使用不當(dāng)造成辦公設(shè)施毀損、丟失的，由直接責(zé)任人承擔(dān)直接經(jīng)濟(jì)損失。

八、行政部與財務(wù)部應(yīng)每半年對辦公設(shè)施進(jìn)行一次全面的核對清理，清理時應(yīng)做到標(biāo)牌與清單相符、清單與明細(xì)帳相符、明細(xì)帳與總帳相符。對于不符的，應(yīng)查明原因，并在次月日前，將辦公設(shè)施清理情況專題報告公司領(lǐng)導(dǎo)，同時對辦公設(shè)施的變動情況提出處理意見或建議。

第二節(jié)電腦管理

一、日常管理

（一）公司辦公電腦的安裝、調(diào)試、維護(hù)、保養(yǎng)、管理由公司行政部指定專人負(fù)責(zé)。

（二）公司電腦由各使用人負(fù)責(zé)保管。

二、使用需求申請

（一）硬件需求由使用人所在部門提出申請，送行政部做出計劃，綜合行政部經(jīng)理審核，費用在元以下報財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，元以上報總經(jīng)理批準(zhǔn)。

（二）軟件需求由使用人根據(jù)工作、業(yè)務(wù)需要提出申請，由所在部門送行政部做出方案，由行政部經(jīng)理審核，費用在元以下由報總經(jīng)理批準(zhǔn)，費用在元以上報董事會備案。重大項目按招、投標(biāo)方式進(jìn)行。

三、注意事項

（一）公司員工應(yīng)妥善設(shè)置和保管好開機密碼，不得將密碼，特別是財務(wù)軟件使用密碼泄露他人。

（二）盡量利用公司辦公網(wǎng)絡(luò)以無紙化方式處理公文，確需打印的資料，應(yīng)妥善保存，不得無序擺放。

（三）不得在辦公電腦上玩游戲，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將外來盤插入電腦使用。

（四）個人筆記本電腦的硬盤不得存儲涉及公司機密的文件，凡機密文件出差時用軟盤（或其他存儲器）存儲，并妥善保管。

（五）不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。

四、違則

公司電腦因人為因素造成損壞的，由使用人負(fù)責(zé)賠償，特殊情況以書面形式報公司領(lǐng)導(dǎo)，視原因酌情處理。

第三節(jié)復(fù)印機管理

一、復(fù)印機機統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)管理。

二、復(fù)印機使用完畢后，應(yīng)按“清除”按扭，將復(fù)印機恢復(fù)至初始狀態(tài)，復(fù)印無效的文件應(yīng)立即銷毀。

三、復(fù)印資料注意節(jié)約紙張，避免浪費。

第四節(jié)傳真機管理

一、傳真機統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)管理，并指定專人負(fù)責(zé)公司傳真接收。

二、每一份收到的傳真件都要按接收的部門或個人在行政部進(jìn)行編號、登記重要傳真件須復(fù)印一份在行政部存檔原件由行政部及時通知有關(guān)部門或個人領(lǐng)取。

三、每一份發(fā)出的傳真件都要按發(fā)出的部門或個人在行政部進(jìn)行編號、登記后才能發(fā)出，重要傳真件須復(fù)印一份交行政部存檔。公務(wù)員之家版權(quán)所有

四、嚴(yán)禁使用傳真機打電話。

五、無關(guān)人員無故不要進(jìn)入傳真區(qū)域更不準(zhǔn)擅自翻閱甚至取拿傳真件。

六、不得傳真私人資料和未經(jīng)批準(zhǔn)手續(xù)先行發(fā)出傳真。

七、傳真機的使用注意事項（不得把下列稿件傳入傳真機）

⒈涂改液未干或稿件有涂層；

⒉稿件有皺紋、折縫或嚴(yán)重卷曲；

⒊破裂的稿件或稿件過厚；

⒋炭紙或背面有炭的稿件。