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公文寫作

一公文的功能

一公文的涵義與特點(diǎn)

公務(wù)文書又叫公務(wù)文件簡(jiǎn)稱公文是法定機(jī)關(guān)與社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中為行使職權(quán)實(shí)施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的書面文字材料包括電報(bào)下同是傳達(dá)和貫徹黨和國家的路線方針和政策行政法規(guī)和規(guī)章施行行政措施指示答復(fù)問題指導(dǎo)布置和商洽工作報(bào)告情況交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具

公文分類

按公務(wù)文書的自身性質(zhì)及使用范圍可以把我國現(xiàn)行的公務(wù)文書分為兩大類

通用文書

一法定公文

二事務(wù)文書

專用文書

財(cái)經(jīng)文書司法文書科技文書軍事文書等等

公文的主要特點(diǎn)

法定性

政策性

實(shí)用性

時(shí)效性

規(guī)范性

二公文的作用功能

決策與領(lǐng)導(dǎo)作用最主要的作用

強(qiáng)制執(zhí)行和處理的作用

依據(jù)和憑證作用

公務(wù)聯(lián)系與溝通作用

宣傳與教育作用

二公文的文體結(jié)構(gòu)格式與稿本

一公文的文體

公文的文體是指公文的表達(dá)方式屬應(yīng)用文體但它又不同于一般的應(yīng)用文具有自身的特殊屬性

公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語的書面形式即白話文作為必須使用的符號(hào)系統(tǒng)

公文兼用說明敘述議論三種表達(dá)方式

二公文的結(jié)構(gòu)

公文的結(jié)構(gòu)是指公文的組織結(jié)構(gòu)具有規(guī)范性和相對(duì)確定性

公文一般由秘密等級(jí)和保密期限緊急程度發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文附件說明成文日期印章附注附件主題詞抄送機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成

三公文的格式重點(diǎn)內(nèi)容

公文的格式是指組成公文的各部分文字符號(hào)在載體紙張等上排列的規(guī)定

公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)

公文用紙一般使用紙張定量為～的膠版印刷紙或復(fù)印紙紙張白度為～橫向耐折度≥次不透明度≥值為～

公文用紙幅面及版面尺寸

一公文用紙幅面尺寸公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)型×

二公文頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^上白邊為±

公文用紙訂口左白邊為±

版心尺寸為×不含頁碼

型公文用紙頁邊及版心尺寸

公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色

排版規(guī)格與印制裝訂要求

一排版規(guī)格文字符號(hào)從上至下自左而右依次橫寫橫排正文用號(hào)字一般每面排行每行排個(gè)字

二制版要求版面干凈無底灰字跡清楚無斷劃尺寸標(biāo)準(zhǔn)版心不斜誤差不超過

三印刷要求雙面印刷頁碼套正兩面誤差不得超過印品著墨實(shí)均勻字面不花不白無斷劃

四裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂不掉頁騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂魈幵试S誤差±平訂釘鋸與書脊間的距離為～

公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則

組成公文的各要素分為眉首主體版記三部分

一眉首

公文份數(shù)序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第行

秘密等級(jí)和保密期限標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)用號(hào)字頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第行兩字之間空字

下行平行公文首頁格式

上報(bào)公文首頁版式

緊急程度緊急文件有特急急件緊急電報(bào)有特提特急加急平急標(biāo)識(shí)緊急程度用號(hào)字頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第行兩字之間空行如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第行緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第行

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加文件組成對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為信函為命令為對(duì)于上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)字用紅色標(biāo)識(shí)字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定但最大不能等于或大于×聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前文件二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)上下居中排布如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多必須保證公文首頁顯示正文行政機(jī)關(guān)之間聯(lián)合行文標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字年份和序號(hào)組成發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空行用號(hào)體字居中排布年份序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)年份應(yīng)標(biāo)全稱不能簡(jiǎn)寫成不能寫成用六角中括號(hào)〔〕括入序號(hào)不編虛位即不編為不加第字

注意用直角中括號(hào)茂××號(hào)用小括號(hào)茂××號(hào)都是不規(guī)范的

發(fā)文字號(hào)之下處印一條與版心等寬的紅色反線

簽發(fā)人上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)發(fā)文字號(hào)居左空字簽發(fā)人姓名居右空字簽發(fā)人用號(hào)體字簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)冒號(hào)后用號(hào)字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名如有多個(gè)簽發(fā)人會(huì)簽人主辦單位簽發(fā)人姓名置于第行其他簽發(fā)人姓名從第行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排下移紅色反線應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為

二主體

公文標(biāo)題紅色反線下空行用號(hào)小標(biāo)字常見的公文標(biāo)題一般都加粗可分一行或多行居中排布回行時(shí)要做到詞意完整排列對(duì)稱間距恰當(dāng)

主送機(jī)關(guān)標(biāo)題下空行左側(cè)頂格用號(hào)體字標(biāo)識(shí)回行時(shí)仍頂格最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下抄送之上標(biāo)識(shí)方法同抄送

公文正文主送機(jī)關(guān)名稱下一行每自然段左空字回行頂格數(shù)字年份不能回行一個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字年份不能分成兩行

附件公文如有附件在正文下一行左空字用號(hào)體字標(biāo)識(shí)附件后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼如附件×××××附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)附件應(yīng)與公文正文一起裝訂并在附件左上角第行頂格標(biāo)識(shí)附件有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致如附件與公文正文不能一起裝訂應(yīng)在附件左上角第行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文序號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件或帶序號(hào)

成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)聯(lián)合行文一般由主辦機(jī)關(guān)首先簽署意見協(xié)辦單位依次會(huì)簽一般不使用復(fù)印件會(huì)簽成文時(shí)間以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)

標(biāo)法用漢字將年月日標(biāo)全零寫為○成文時(shí)間的標(biāo)識(shí)位置見下

公文生效標(biāo)識(shí)公文除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外應(yīng)當(dāng)加蓋印章行政機(jī)關(guān)聯(lián)合向上行文為簡(jiǎn)化手續(xù)和提高效率由主辦單位加蓋印章即可聯(lián)合下發(fā)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章

單一發(fā)文印章

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間成文時(shí)間右空字加蓋印章應(yīng)上距正文～端正居中下壓成文時(shí)間印章用紅色

公文末頁版式

聯(lián)合行文印章有兩種情況

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)應(yīng)將成文時(shí)間拉開左右各空字主辦機(jī)關(guān)印章在前兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間印章用紅色只能采用同種加蓋印章方式以保證印章排列整齊兩印章之間不相交或相切相距不超過

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋個(gè)以上印章時(shí)為防止出現(xiàn)空白印章應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可用簡(jiǎn)稱排在發(fā)文時(shí)間和正文之間主辦機(jī)關(guān)印章在前每排最多排個(gè)印章兩端不得超出版心最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章均居中排布印章之間互不相交或相切在最后一排印章之下右空字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間

聯(lián)合行文末頁公文版式

特殊情況說明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)應(yīng)采取調(diào)整行距字距的措施加以解決務(wù)使印章與正文同處一面不得采取標(biāo)識(shí)此頁無正文的方法解決

附注公文如有附注用號(hào)體字居左空號(hào)字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行如此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)傳達(dá)到全體黨員請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話

三版記

主題詞公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞主題詞用號(hào)字居左頂格標(biāo)識(shí)后標(biāo)全角冒號(hào)詞目用號(hào)小標(biāo)字詞目之間空字

抄送抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱統(tǒng)稱公文如有抄送在主題詞下一行左空字用號(hào)體字標(biāo)識(shí)抄送后標(biāo)全角冒號(hào)回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)

版記示意圖

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下占行位置用號(hào)體字印發(fā)機(jī)關(guān)左空字印發(fā)時(shí)間右空字印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)

版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線寬度同版心

版記的位置版記應(yīng)置于公文最的一頁版記的最后一個(gè)要素置于最后一行

印刷份數(shù)格式?jīng)]有明文規(guī)定根據(jù)約定俗成一般是在最后一條反線下一行用號(hào)體字置于小括號(hào)內(nèi)右空字

頁碼

用號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)置于版心下邊緣之下一行數(shù)碼左右各放一條號(hào)一字線如一字線距離版心下邊緣單頁碼居右空字雙頁碼居左空字空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識(shí)頁碼

公文中表格

公文如需附表對(duì)橫排紙型表格應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)單頁碼置于表的左下角雙頁碼置于表的左上角單頁碼表頭在訂口一邊雙頁碼表頭在切口一邊

公文如需附紙型表格大表且當(dāng)最后一頁為紙型表格時(shí)封三封四可放分送不放頁碼就為空白將紙型表格貼在封三前不應(yīng)貼在文件最后一頁封四上

公文的特定格式

信函式格式發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為推薦用小標(biāo)字字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下處為一條武文線上粗下細(xì)距下頁邊處為一條文武線上細(xì)下粗兩條線長(zhǎng)均為每行居中排個(gè)字首頁不顯示頁碼發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色發(fā)文字號(hào)置于武文線一行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)或緊急程度可置于武文線下一行版心左邊緣頂格標(biāo)識(shí)

信函式格式與便箋頭比較

命令格式命令標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加命令或令組成用紅色小標(biāo)字字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定命令標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣下邊緣空行居中標(biāo)識(shí)令號(hào)令號(hào)下空行標(biāo)識(shí)正文正文下一行右空字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人簽名章簽名章左空字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人職務(wù)聯(lián)合的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識(shí)全稱在簽發(fā)人簽名章下一行右空字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間分送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)其他要素參照相關(guān)要素說明

命令令格式

會(huì)議紀(jì)要格式會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由××××××?xí)h紀(jì)要組成用紅色小標(biāo)字字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章

四公文的稿本

文稿與文本合稱稿本

文稿即起草文件過程中形成的歷次稿子包括草稿和定稿草稿按形成的先后順序分為初稿二稿三稿等按用途分為修改稿修正稿討論稿征求意見稿送審稿報(bào)批稿等定稿又稱正稿原稿底稿它是印刷文件的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)也是日后工作查考憑證

文本可分為正本副本存本暫行本也叫試行本各種文字文本

三常用公文文種及其選用

公文文種即公文的名稱用以表明公文的性質(zhì)適用范圍和作者職能權(quán)限以及制發(fā)公文的目的要求等行政機(jī)關(guān)的種主要公文

一命令令

適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員類別有公布令任免令授勛令嘉獎(jiǎng)令指揮令否決令通緝令特赦令戒嚴(yán)令動(dòng)員令通令手令等

命令令一般由標(biāo)題包括發(fā)文機(jī)關(guān)事由文種發(fā)文字號(hào)正文簽發(fā)人日期等幾個(gè)主要部分

二決定

適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)決定可以分為法則性決定重大事項(xiàng)決定機(jī)構(gòu)人事決定具體工作決定

決定一般由標(biāo)題包括發(fā)文機(jī)關(guān)事由文種受文單位正文發(fā)文機(jī)關(guān)日期等幾個(gè)主要部分如國務(wù)院關(guān)于授予巴金人民作家榮譽(yù)稱號(hào)的決定

三公告

適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)發(fā)文機(jī)關(guān)級(jí)別較高多為省部級(jí)以上機(jī)關(guān)的方式一般不張貼而是通過通訊社電臺(tái)報(bào)刊等

如中華人民共和國國家發(fā)展和改革委員會(huì)公告××年第號(hào)

四通告

適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)注意不要把通告寫成通知或公告通告的范圍比公告小各種機(jī)關(guān)單位都可以通告內(nèi)容有時(shí)具有專門性如銀行交通方面的事項(xiàng)可以一般化方式多種多樣可張貼也可以報(bào)刊電臺(tái)報(bào)紙可以省略日期因報(bào)紙有日期

五通知

適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)任免人員

通知屬知照文告針對(duì)的對(duì)象有特定范圍一般是限于有關(guān)單位有關(guān)人員所以叫它限知性公文它的方式多是內(nèi)部印發(fā)張貼有的也可以公開張貼或公開發(fā)表于電臺(tái)報(bào)刊

通知的種類有

性通知用于法規(guī)規(guī)章

批轉(zhuǎn)性通知用于批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件

事項(xiàng)性通知用于告知某一事項(xiàng)如會(huì)議通知等重要會(huì)議的通知屬正式公文標(biāo)題寫明什么單位召開什么會(huì)議的通知要編發(fā)文號(hào)一般會(huì)議的通知屬日常事務(wù)文書用得最多標(biāo)題可以只寫通知二字不編發(fā)文號(hào)

任免通知如關(guān)于香港特別行政區(qū)政府曾蔭培等人職務(wù)任免的通知

指示性通知對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)有所指示如認(rèn)為其內(nèi)容不宜用命令或指示的可以用通知

六通報(bào)

適用于表彰先進(jìn)批評(píng)錯(cuò)誤傳達(dá)重要精神或者情況通報(bào)多限在機(jī)關(guān)體系內(nèi)部使用屬于限知性公文與通知相比并非都是以上對(duì)下不能有所部署只能用于批評(píng)表揚(yáng)和通報(bào)重要情況

通報(bào)有三種

表彰性通報(bào)表揚(yáng)好人好事的正文應(yīng)包括事實(shí)意義表彰決定希望與要求等內(nèi)容表揚(yáng)先進(jìn)典型介紹先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的正文應(yīng)包括事跡經(jīng)驗(yàn)決定等內(nèi)容如國務(wù)院關(guān)于表彰國家科委等單位長(zhǎng)年深入基層開展扶貧工作的通報(bào)

批評(píng)性通報(bào)批評(píng)事故正文要包括經(jīng)過情況原因和決定包括防止辦法批評(píng)壞典型的通報(bào)要有清楚的情況介紹合理的因果分析和正確的指示決定一般有附件如國務(wù)院辦公廳關(guān)于浙江省蘭溪市非法成立金融機(jī)構(gòu)并引發(fā)擠兌事件的通報(bào)

情況通報(bào)傳達(dá)重要情況和要各機(jī)關(guān)知道的事項(xiàng)以情況為主可以有分析提要求如中共廣東省委廣東省人民政府關(guān)于全省林業(yè)大檢查的情況通報(bào)

七議案

適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)格式包括標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)事由文種都不能省略原由事項(xiàng)結(jié)語用提請(qǐng)審議字樣結(jié)尾如國務(wù)院關(guān)于提請(qǐng)審議《中華人民共和國勞動(dòng)法草案》的議案

八報(bào)告

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作反映情況答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問包括情況報(bào)告工作報(bào)告答復(fù)報(bào)告格式包括標(biāo)題原由事項(xiàng)結(jié)語用特此報(bào)告專此報(bào)告字樣結(jié)尾如關(guān)于農(nóng)村中小學(xué)教育收費(fèi)專項(xiàng)檢查情況的報(bào)告

九請(qǐng)示

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示批準(zhǔn)

寫作請(qǐng)示必須符合的規(guī)則一文一事單頭請(qǐng)示不越級(jí)請(qǐng)示不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)不得用請(qǐng)示報(bào)告字眼作標(biāo)題

請(qǐng)示的格式包括標(biāo)題原由事項(xiàng)要求結(jié)尾標(biāo)題一般由事由和文種構(gòu)成原由應(yīng)有理有據(jù)具體明白事項(xiàng)應(yīng)具體如需要多少錢多少人等結(jié)尾應(yīng)寫上以上請(qǐng)示請(qǐng)批復(fù)以上請(qǐng)示請(qǐng)審批等專用公文術(shù)語

請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話

十批復(fù)

適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)批復(fù)必須針對(duì)請(qǐng)示予以答復(fù)

格式要求

標(biāo)題寫成關(guān)于×××的批復(fù)或者×××關(guān)于×××的批復(fù)如國務(wù)院關(guān)于同意廣東省設(shè)立茂名市茂港區(qū)的批復(fù)國函〔〕號(hào)

原由應(yīng)用類似你省《關(guān)于茂名市設(shè)置茂港區(qū)的請(qǐng)示》粵府〔〕號(hào)收悉你局《關(guān)于上報(bào)信宜市第三中學(xué)擴(kuò)建項(xiàng)目可行性研究報(bào)告的請(qǐng)示》信計(jì)字〔〕號(hào)收悉作為原由

批復(fù)事項(xiàng)表明批復(fù)的態(tài)度與意見

關(guān)于批示與批復(fù)相近又直接有關(guān)的是批示它是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件處理所批的意見應(yīng)該寫在批示單上有時(shí)批在文頭空白處一般很簡(jiǎn)單如同意中肯送×××同志閱處等不單獨(dú)行文內(nèi)容多的往往據(jù)以起草為批復(fù)或通知等公文但有時(shí)也以批示發(fā)文批示因是隨文而發(fā)其寫法除了開頭不必寫是關(guān)于何文的批示外基本與批復(fù)相同

十一意見

適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法

意見可以用于上行文下行文和平行文

作為上行文應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理須經(jīng)上級(jí)批轉(zhuǎn)所提意見如涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商取得一致意見后方可行文如有分歧主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)仍不能取得一致意見時(shí)主辦部門可以列明各方理據(jù)提出建設(shè)性意見并與有關(guān)部門會(huì)簽報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)決定上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的意見作出處理或給予答復(fù)

作為下行文文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行無明確要求的下級(jí)機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行

作為平行文提出的意見供對(duì)方參考

格式要求

標(biāo)題一般采用發(fā)文機(jī)關(guān)事由文種的模式如中共中央國務(wù)院關(guān)于做好年農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的意見

原由講明意見的背景和根據(jù)

事由具體對(duì)工作指導(dǎo)的辦法和措施

結(jié)尾一般為提出要求

十二函

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作詢問和答復(fù)問題請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)函作為主要文種之一與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法律效力函有商洽函問答函審批函答復(fù)函

函的格式在信函式格式中提到與書信大體相同因?yàn)槭青嵵氐墓珓?wù)所以要有一定的格式用語要得體要講禮貌不亢不卑不能用命令的口吻粗暴的語氣

主要格式

函頭印有名頭的發(fā)函紙單編發(fā)函號(hào)發(fā)文字號(hào)中加函字函號(hào)在武文線下一行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)

注意文號(hào)有函字的不一定都是函如國務(wù)院的批復(fù)用國函字樣

標(biāo)題有兩種寫法機(jī)關(guān)事由復(fù)函對(duì)象文種事由文種文種要寫明是函還是復(fù)函標(biāo)題在函號(hào)下空一行居中標(biāo)識(shí)

上款受函機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人

正文發(fā)函大體是開頭提出問題說明是什么事或針對(duì)根據(jù)什么主體表示要求商洽什么告知什么請(qǐng)求什么即要對(duì)方做什么結(jié)尾要求何時(shí)答復(fù)及得體的禮貌用語如請(qǐng)大力協(xié)助為盼望準(zhǔn)予××是荷望能同意請(qǐng)即函復(fù)盼復(fù)望早日函告等復(fù)函與批復(fù)類似說明是根據(jù)什么函所發(fā)的復(fù)函表明態(tài)度結(jié)尾一般用特此函復(fù)作結(jié)束語

十三會(huì)議紀(jì)要

適用于記載傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章

會(huì)議紀(jì)要是把會(huì)議整個(gè)情況和結(jié)果簡(jiǎn)要地記下形成文章作為會(huì)議的一種文件屬于議決性公文也叫會(huì)議文件有些重要會(huì)議可以用決議決定等公文鄭重議決的問題有些較為一般的會(huì)議可以采用會(huì)議紀(jì)要的形式上呈下達(dá)或公諸報(bào)端

例會(huì)辦公會(huì)議的紀(jì)要

這是機(jī)關(guān)研究日常工作和日常事務(wù)的會(huì)議大體有固定的時(shí)間有相對(duì)固定的出席者如市長(zhǎng)辦公會(huì)局務(wù)辦公會(huì)等這類會(huì)議的紀(jì)要往往辦成長(zhǎng)期的類似簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議紀(jì)要版頭標(biāo)識(shí)由××××××?xí)h紀(jì)要組成用紅色小標(biāo)字字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定期數(shù)在版頭下一行中間處標(biāo)明第×期紅色反線上左標(biāo)編者××××辦公室編右標(biāo)日期正文內(nèi)容包括時(shí)間地點(diǎn)主持人出席人列席人會(huì)議議決事項(xiàng)

專題性大型會(huì)議的紀(jì)要

這種會(huì)議紀(jì)要大體規(guī)格是由標(biāo)題正文文尾構(gòu)成

標(biāo)題有兩種寫法一種是簡(jiǎn)括標(biāo)明議決的問題然后以副題寫明什么單位什么性質(zhì)的會(huì)議紀(jì)要另一種是嚴(yán)肅樸實(shí)地寫下何種會(huì)議紀(jì)要讓人一目了然如《西藏工作座談會(huì)紀(jì)要》《廣東福建兩省座談會(huì)紀(jì)要》等標(biāo)題下面注明日期

文尾除公開外作為文件或上送下達(dá)要按公文要求注明主送抄送發(fā)送的范圍

黨的機(jī)關(guān)公文與國家行政機(jī)關(guān)公文比較

漢字

無規(guī)定多用阿拉伯?dāng)?shù)字

成文日期

右上角信函在武文線下左邊

份號(hào)下方首頁左上角

密級(jí)位置

文件特急急件電報(bào)特提特急加急平急標(biāo)右上角信函標(biāo)在武文線下一行左邊

文件特急加急電報(bào)特急加急平急

緊急程度

種命令令決定公告通告通知通報(bào)議案報(bào)告請(qǐng)示批復(fù)意見函會(huì)議紀(jì)要

種決議決定指示意見通知通報(bào)公報(bào)報(bào)告請(qǐng)示批復(fù)條例規(guī)定函會(huì)議紀(jì)要

種類

型

開型或型

用紙規(guī)格

國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法

中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例

處理依據(jù)

國家行政機(jī)關(guān)公文

黨的機(jī)關(guān)公文

對(duì)國家行政機(jī)關(guān)的主要公文種類中沒有條例規(guī)定大家可能會(huì)有疑問剛才講到命令令的格式時(shí)簽署的國務(wù)院令第號(hào)公布《工傷保險(xiǎn)條例》黃華華簽署的廣東省人民政府令第號(hào)《廣東省計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)管理規(guī)定》這些不是行政機(jī)關(guān)的條例規(guī)定嗎其實(shí)這些都是作為命令令的附件下發(fā)的

四公文寫作的基本要求

公文是一種特殊的文章除了必須遵從諸如文通字順觀點(diǎn)與材料統(tǒng)一層次分明結(jié)構(gòu)合理等文章寫作通則之外公文寫作還應(yīng)遵循以下一些基本要求

一合法

二求實(shí)

三合體

四簡(jiǎn)明

五嚴(yán)謹(jǐn)

六準(zhǔn)確

七規(guī)范

八完整

九清晰

五行文規(guī)則

一遵守行文規(guī)則的客觀必要性

加強(qiáng)對(duì)文件傳遞過程的控制使文件的行文方向正確傳遞速度合理保證文件能夠準(zhǔn)確可靠快捷有效地到達(dá)目的地使機(jī)關(guān)之間相互行文有法可依有規(guī)可循從而維護(hù)正常的行文秩序防止行文紊亂精簡(jiǎn)公文簡(jiǎn)化手續(xù)提高機(jī)關(guān)工作效率

二行文規(guī)則的主要內(nèi)容

根據(jù)機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系準(zhǔn)確行文機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系主要有四種類型

一領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系

二指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系

三平行關(guān)系

四不相隸屬關(guān)系

機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系決定了公文傳遞的方向

處于領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)地位的上級(jí)機(jī)關(guān)可以向被領(lǐng)導(dǎo)或被指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)主送下行文

被領(lǐng)導(dǎo)被指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)機(jī)關(guān)主送上行文

具有平行關(guān)系或其他不相隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間相互主送平行文

選擇適宜的行文方式一般不得越級(jí)行文

正確選擇主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)

下列情況不得抄送

一請(qǐng)示在上報(bào)同時(shí)不得向下級(jí)機(jī)關(guān)抄送

二接受抄送的機(jī)關(guān)不得再向其他機(jī)關(guān)抄送

三凡與公文辦理無關(guān)的機(jī)關(guān)一律不得抄送

堅(jiān)持黨政分開的原則

聯(lián)合行文時(shí)作者應(yīng)是同級(jí)機(jī)關(guān)

行文前必須對(duì)有關(guān)問題協(xié)商一致

嚴(yán)格控制公文數(shù)量簡(jiǎn)化行文手續(xù)

三行政機(jī)關(guān)公文行文規(guī)則

行文應(yīng)當(dāng)確有必要注重效用

行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告

政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文除以函的形式商洽工作詢問和答復(fù)問題審批事項(xiàng)外一般不得向下一級(jí)政府正式行文部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳室外不得對(duì)外正式行文

同級(jí)政府同級(jí)政府各部門上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文

屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)經(jīng)政府同意也可以由部門行文文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意

屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理

擬制公文對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商取得一致意見后方可行文如有分歧主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)仍不能取得一致時(shí)主辦部門可以列明各方理據(jù)提出建設(shè)性意見并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定

部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致不得各自向下行文如擅自行文上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷

向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)

請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的應(yīng)當(dāng)用抄送形式但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)

除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送請(qǐng)示意見和報(bào)告

受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)

六公文寫作的語言運(yùn)用

一公文語言的特點(diǎn)

語言是公文的基本要素特殊的應(yīng)用領(lǐng)域和應(yīng)用目的使公文的語言具有一定的特點(diǎn)莊重準(zhǔn)確樸實(shí)精煉嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范

二公文詞語的選擇

認(rèn)真辨析詞語的準(zhǔn)確含義使詞語的意義符合客觀實(shí)際

注意分辨詞語的感情色彩以正確表達(dá)作者的立場(chǎng)觀點(diǎn)

注意詞語聲音和語調(diào)對(duì)語義的影響以提高表達(dá)效果

注意詞語間的正確搭配遵循語言法則

注意公文具體使用場(chǎng)合對(duì)詞語風(fēng)格的要求維護(hù)公文的嚴(yán)肅性及強(qiáng)制執(zhí)行性

注意針對(duì)公文具體收受對(duì)象的特點(diǎn)選詞以有的放矢便于理解和執(zhí)行

注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質(zhì)選詞以獲得鮮明直接的表達(dá)效果

注意根據(jù)上下文的需要選詞以維護(hù)公文的完整和有效性

注意詞語的規(guī)范性以提高公文溝通的效果擴(kuò)展溝通的范圍

三公文語句的組織

對(duì)公文語句的基本要求

一含義明確清晰完整便于準(zhǔn)確理解無歧義

二句子充分搭配得當(dāng)

三句子成分完整

四語序安排妥當(dāng)

五合乎事理合乎邏輯規(guī)律

六句式內(nèi)部結(jié)構(gòu)合乎規(guī)范力爭(zhēng)有最佳表達(dá)效果

語序的安排

在公文中準(zhǔn)確地安排語序要注意四點(diǎn)

一尊重語序的習(xí)慣性

二事理的邏輯性

三語序的強(qiáng)制性

四語序的選擇性

句式的選擇

一主謂句與非主謂句主謂句的使用頻率很高

二主動(dòng)句與被動(dòng)句公文中兩種句子兼而有之

三長(zhǎng)句與短句公文中短句用得較多

四完全句與省略句完全句是主要的省略的一般是主語