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檔案管理信息化建設(shè)范文第1篇

1 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 信息來(lái)源分散復(fù)雜

檔案資料通常來(lái)源較為分散，難免出現(xiàn)各個(gè)相關(guān)單位或管理部門移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無(wú)差異化的信息。因此，對(duì)于繁雜冗余的大量檔案資料，進(jìn)行科學(xué)的篩選、管理，合理的對(duì)具有重要價(jià)值的信息進(jìn)行選擇、發(fā)掘，就成為了一項(xiàng)重要課題。通常情況下，囿于傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過(guò)程繁瑣、主觀性強(qiáng)，浪費(fèi)大量人力物力。

1.2 檔案管理模式陳舊滯后

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化時(shí)代的需要。過(guò)去的檔案管理制度對(duì)檔案移交、文件信息匯集、資料報(bào)送等操作要求周期長(zhǎng)、操作滯后，造成檔案信息老化、價(jià)值缺失、資料不全甚至無(wú)據(jù)可查，難以保障當(dāng)前對(duì)檔案信息的現(xiàn)實(shí)需要。

近年來(lái)，國(guó)家大力推進(jìn)信息化辦公進(jìn)程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設(shè)施不足，檔案管理流程繁復(fù)，造成檔案信息服務(wù)效率低下。

1.3 人員心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變

在大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的新形勢(shì)下，檔案管理人員的心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理單位主動(dòng)性較低，部分管理人員服務(wù)意識(shí)差，工作缺乏熱情和責(zé)任感，難以在實(shí)際工作中樹立正確的工作態(tài)度，無(wú)法真正積極的投入到工作當(dāng)中。很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，怠于緊跟政策步伐、積極學(xué)習(xí)新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責(zé)任、消極工作，難以很好的端正服務(wù)心態(tài)。這些思想上、專業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問(wèn)題，影響了檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的順利開展。

2 檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

2.1 提高資源利用率和工作效率

檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今形勢(shì)的需要，也是檔案管理的必然趨勢(shì)。檔案資料涉及的所需信息來(lái)源廣泛、文件內(nèi)容復(fù)雜、檔案管理過(guò)程復(fù)雜繁瑣，建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠節(jié)省大量的人力和物力資源。傳統(tǒng)的檔案收集、整理以及信息服務(wù)，都需要人工方式進(jìn)行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復(fù)資源、需更新信息等等，時(shí)刻需要耗費(fèi)人力進(jìn)行及時(shí)處理，不僅工作量巨大，還極容易出現(xiàn)各種各樣的疏漏或問(wèn)題。將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，引入自動(dòng)化辦公流程，建立電子檔案管理機(jī)制，能夠彌傳統(tǒng)人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統(tǒng)后，直接通過(guò)軟件操作進(jìn)行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。

2.2 簡(jiǎn)化操作環(huán)節(jié)，有利于服務(wù)質(zhì)量的提升

信息化檔案管理系統(tǒng)有助于簡(jiǎn)化傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的相關(guān)環(huán)節(jié)，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案借閱管理操作復(fù)雜、過(guò)程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環(huán)節(jié)，無(wú)須各種手續(xù)、證明借閱所需電子檔案，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)所需信息進(jìn)行獲取，極大的縮減了辦事環(huán)節(jié)。

3 檔案信息化管理方法

3.1 健全檔案管理機(jī)制

檔案管理工作機(jī)制的健全，是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重中之重，決定著檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)方向。首先，要保障檔案管理制度與實(shí)際工作運(yùn)行條例的建立和健全。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時(shí)，制定相應(yīng)的電子管理制度，與其他信息化管理?xiàng)l例共同執(zhí)行，保障檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的政策落實(shí)。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)各部門的組織配合，形成部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，積極應(yīng)對(duì)電子檔案管理的新形式，主動(dòng)提出問(wèn)題、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，共同解決問(wèn)題。對(duì)電子檔案文件應(yīng)制定新的政策細(xì)則，以解決可能出現(xiàn)的各種新情況。最后，有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)方面的績(jī)效評(píng)估機(jī)制應(yīng)當(dāng)予以加強(qiáng)，有意識(shí)的提高信息化建設(shè)方面所占的績(jī)效比例，以鼓勵(lì)檔案管理信息化建設(shè)的積極推進(jìn)。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，意味著對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認(rèn)清形勢(shì)、擺正心態(tài)，夯實(shí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)。同時(shí)，信息化檔案系統(tǒng)的建立，意味著需要管理人員具備對(duì)新設(shè)備、新技能掌握。檔案人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調(diào)試，為信息化建設(shè)的不斷改革和提高提出建議；對(duì)管理制度和相關(guān)政策的建立和改革有所了解，將工作細(xì)則落實(shí)到切實(shí)操作中。

加強(qiáng)管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責(zé)任感和服務(wù)熱情。?魍車牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側(cè)重于檔案的保管而非檔案信息的服務(wù)。隨著檔案管理信息化的建設(shè)，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質(zhì)檔案資料的管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案資源的系統(tǒng)管理，檔案信息的服務(wù)變得更加重要。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)自身思想水平的提高，培養(yǎng)主動(dòng)熱情的服務(wù)精神。

3.3 加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)是保障檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)。只有加快檔案管理的數(shù)字化程度，彩能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化建設(shè)所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應(yīng)當(dāng)提高檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，為具體工作的開展制定相應(yīng)的計(jì)劃方案，同時(shí)建立相關(guān)監(jiān)督監(jiān)管制度。其次，對(duì)紙質(zhì)檔案資料的有效錄入和數(shù)據(jù)上傳效率應(yīng)有所提升，保障數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。同時(shí)對(duì)相關(guān)電子管理系統(tǒng)予以升級(jí)優(yōu)化，在后臺(tái)管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質(zhì)檔案的管理與電子檔案管理并重，完善二者結(jié)合管理、相互保障的相關(guān)機(jī)制。最后，在資源共享上加大力度，各檔案管理部分相互配合實(shí)施聯(lián)動(dòng)，在嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)制度的基礎(chǔ)，共同建立數(shù)字化檔案資源與管理系統(tǒng)，為檔案信息化建設(shè)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

檔案管理信息化建設(shè)范文第2篇

 

1 應(yīng)用檔案管理軟件的優(yōu)點(diǎn)

 

(一)利用電子文件載體材料要比紙質(zhì)檔案的壽命要長(zhǎng)。使用軟件，首先要做的是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)換DPF電子文件，然后掛接入庫(kù)，以往的紙質(zhì)檔案在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數(shù)據(jù)外，我們還可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞。

 

(二)極大地提高管理人員的工作效率

 

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經(jīng)建立OA系統(tǒng)或類似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通過(guò)接口直接轉(zhuǎn)入文件管理功能;各部門文書人員可以通過(guò)使用文件管理功能，將文件錄入(轉(zhuǎn)入)文件庫(kù);文件管理功能完成對(duì)文件的鑒定、整理和調(diào)整。不需要?dú)w檔的文件可以存放到不歸檔文件庫(kù)中，需要?dú)w檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。

 

(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個(gè)人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)又未進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案時(shí)，需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)卷號(hào)再去庫(kù)房查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，專職檔案人員無(wú)論是自己負(fù)責(zé)的檔案，還是他人負(fù)責(zé)的檔案，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。另外對(duì)借閱檔案者，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。

 

用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限對(duì)電子檔案目錄進(jìn)行檢索查詢，找到所需的檔案目錄，同時(shí)對(duì)電子原文進(jìn)行瀏覽、下載。對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢和利用不需要經(jīng)過(guò)檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設(shè)定每個(gè)用戶的權(quán)限即可。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄網(wǎng)上對(duì)電子檔案查詢和利用的情況，隨時(shí)可以進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)。如果用戶需要借閱檔案實(shí)體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續(xù)，取走檔案實(shí)體;也可以通過(guò)網(wǎng)站提出借閱預(yù)約申請(qǐng)，檔案管理員批準(zhǔn)借閱預(yù)約申請(qǐng)后，用戶再到檔案室取走檔案實(shí)體。借閱管理可以進(jìn)行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行控制。

 

(四)檔案鑒定銷毀工作也實(shí)行了可控。對(duì)過(guò)期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計(jì)算機(jī)管理，操作方便。檔案管理員可以定期進(jìn)入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng)，通過(guò)銷毀申請(qǐng)自動(dòng)得到過(guò)期檔案的目錄，并打印銷毀申請(qǐng)。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請(qǐng)的檔案目錄和原文信息，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)鑒定銷毀申請(qǐng)的處理意見對(duì)其進(jìn)行處理：更改過(guò)期檔案的密級(jí)和保管期限繼續(xù)進(jìn)行保管或直接進(jìn)行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫(kù)中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉(zhuǎn)移到已銷毀數(shù)據(jù)中供列表查詢。

 

2 應(yīng)用檔案管理軟件存在的主要問(wèn)題

 

(一)檔案人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

 

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等多面，因此對(duì)于檔案人才素質(zhì)有較高的要求。網(wǎng)絡(luò)化利用要求管理人員掌握WEB技術(shù)，IP技術(shù)及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等計(jì)算機(jī)專門技術(shù)，還要求掌握檔案利用技術(shù)。這種專門人才在檔案系統(tǒng)內(nèi)明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識(shí)，一旦出現(xiàn)疏忽情況，網(wǎng)站就沒(méi)有人維護(hù)、更新，甚至導(dǎo)致所有的投入都化為烏有。

 

(二)對(duì)檔案信息安全不容樂(lè)觀

 

在公司檔案逐步數(shù)字化的過(guò)程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)并存，而由于我們對(duì)數(shù)字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問(wèn)題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對(duì)安全。

 

(三)電子檔案的真實(shí)性鑒別有一定的難度

 

紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲(chǔ)空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過(guò)光、電信號(hào)的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲(chǔ)量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號(hào)轉(zhuǎn)換過(guò)程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺(jué)。

 

(四)電子檔案的法律效力問(wèn)題

 

通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

 

(五)信息化進(jìn)程有待加快

 

雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年，建立了各門類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但庫(kù)存檔案還有一部分沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡(jiǎn)單管理上，甚至仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。

 

3 解決問(wèn)題的途徑

 

(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項(xiàng)重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。

 

(二)加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念，增強(qiáng)全社會(huì)利用檔案的意識(shí)

 

首先，檔案人員要抓住有利時(shí)機(jī)，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過(guò)舉辦檔案展覽、利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相關(guān)信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領(lǐng)導(dǎo)參加各類檔案活動(dòng)，特別是參觀檔案工作比較突出的先進(jìn)單位，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。從而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，重視檔案工作，加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。

 

(三)建立高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍

 

檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個(gè)歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實(shí)做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時(shí)代的要求。有的同行認(rèn)為，信息時(shí)代的檔案管理人員應(yīng)該是“檔案信息導(dǎo)航員”，和“知識(shí)創(chuàng)新與創(chuàng)造者”。

 

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，公司檔案管理雖然也要跟上了這個(gè)“潮流”，但目前我們使用檔案管理軟件，還只停留在近十年檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案數(shù)字化利用工作還未正式啟動(dòng)，離檔案信息化管理工作目標(biāo)尚有一段漫長(zhǎng)的路要走，需要通過(guò)公司員工的共同努力，使豐富的庫(kù)藏資源得到充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，從而達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化水平檔案管理水平。

檔案管理信息化建設(shè)范文第3篇

醫(yī)院檔案信息對(duì)醫(yī)院科研工作、臨床醫(yī)學(xué)、日常醫(yī)療服務(wù)等都有十分重要的作用，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息具有極其重要的作用。在新環(huán)境下，隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化成為檔案管理工作發(fā)展的重要方向，為全面提高醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院的健康發(fā)展提供豐富的檔案信息，必須加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：

醫(yī)院；檔案管理；信息化

前言

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在開展各種醫(yī)療活動(dòng)中所形成的具有保留價(jià)值意義的原始資料，在新時(shí)期，隨著信息技術(shù)的飛速進(jìn)步，醫(yī)院的信息化程度越來(lái)越高，在醫(yī)院管理工作中，信息系統(tǒng)的作用也越來(lái)越明顯，但是對(duì)于醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，還比較落后，這就對(duì)醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和有效利用造成一定影響，因此，在新環(huán)境下，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)成為當(dāng)前醫(yī)院思考的重要問(wèn)題。

1.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

對(duì)于醫(yī)院檔案資源，主要由會(huì)以、文件、報(bào)表、記錄、病歷檔案等組成，具有原始記錄、隨時(shí)查詢、價(jià)值保留等功能，同時(shí)醫(yī)院檔案信息還有資源量大、涉及面廣、種類多、使用頻率高等特點(diǎn)，醫(yī)院檔案資源是保證醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策、科研、臨床試驗(yàn)等工作順利進(jìn)行的重要資源，此外醫(yī)院檔案信息還是體現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平、醫(yī)院管理水平的重要依據(jù)，因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理有十分重要的作用。在新環(huán)境下，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化已經(jīng)成為社會(huì)各行業(yè)發(fā)展的主要方向，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化，能充分發(fā)揮醫(yī)院檔案資料的優(yōu)勢(shì)，并且還能通過(guò)檔案信息系統(tǒng)，將檔案信息分類、編目、排序、檢索等融為一體，這極大的提高了醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，這對(duì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的“無(wú)紙化”有極大的作用。

2.現(xiàn)階段醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1從業(yè)人員檔案信息化觀念低

長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院一直將醫(yī)療服務(wù)放在首要位置，對(duì)檔案管理不太重視，即便在信息化建設(shè)極其重要的今天，也有很多醫(yī)院沒(méi)有從根本上改變對(duì)檔案管理的態(tài)度，部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理并不能為醫(yī)院增加經(jīng)濟(jì)效益，因此，對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)投入的人力、財(cái)力、物力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理仍處于落后的紙張管理狀態(tài)，由于從業(yè)人員檔案信息化觀念比較差，使得醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)十分緩慢。

2.2醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)更新慢

在經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使下，有很多軟件開發(fā)企業(yè)在對(duì)醫(yī)院信息管理系統(tǒng)進(jìn)行軟件系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，都集中在醫(yī)療、財(cái)務(wù)管理等方面，對(duì)于醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)軟件開發(fā)并不是很重視，這就導(dǎo)致醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理軟件比較落后，從而嚴(yán)重的限制了醫(yī)院檔案管理信息化水平的提高。對(duì)于當(dāng)前醫(yī)院檔案管理軟件進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理軟件的發(fā)展速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)水平的發(fā)展，加上現(xiàn)代醫(yī)院對(duì)檔案的利用率越來(lái)越高，使得現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理軟件已經(jīng)無(wú)法滿足醫(yī)院發(fā)展需求。

2.3缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理，其最重要的一個(gè)標(biāo)志就是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，不管是檔案收集，還是檔案整理，或者是檔案錄入、歸檔，都應(yīng)該有明確的目標(biāo)，這樣才能最大限度的保證檔案資料的完整，才能避免重要信息的遺漏，確保檔案資源的真正價(jià)值。但是從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理情況看，還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，醫(yī)院各個(gè)部門之間的聯(lián)系比較少，同時(shí)醫(yī)院各個(gè)部門之間都有獨(dú)特的特點(diǎn)，檔案規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)都有一定的差異，使得檔案管理難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，這就對(duì)檔案的收集、整理造成很大影響。

2.4缺乏專業(yè)性人才

對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)，不僅要求相關(guān)管理人員能熟練的操作計(jì)算機(jī)，還需要管理人員能準(zhǔn)確的處理檔案信息，精通檔案管理的各種業(yè)務(wù)。就目前而言，醫(yī)院檔案管理人員中存在老齡化發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)院檔案管理人員大多是從其他后勤部門轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，也無(wú)法熟練的操作計(jì)算機(jī)，從而嚴(yán)重的影響到醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。

3.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1強(qiáng)化從業(yè)人員檔案管理意識(shí)

對(duì)于醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，強(qiáng)化從業(yè)人員檔案管理意識(shí)是十分重要的，一般而言，領(lǐng)導(dǎo)管理者在醫(yī)院有很高的權(quán)威，因此，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)管理者要不斷提高自身對(duì)檔案管理的重視力度，要將檔案管理與醫(yī)療服務(wù)放在同一地位，并為檔案管理信息化建設(shè)提供有力的支撐，以此促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的早日完成。

3.2做好檔案管理軟件開發(fā)工作

注重醫(yī)院檔案管理軟件的更新升級(jí)是提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要工作，因此，醫(yī)院必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的重視力度。由于檔案管理軟件更新升級(jí)需要花費(fèi)很多資金，所以醫(yī)院要適當(dāng)?shù)脑黾訉?duì)檔案管理的資金投入，醫(yī)院在選擇軟件開發(fā)公司時(shí)，要盡量選擇專業(yè)性強(qiáng)、權(quán)威性高的軟件開發(fā)公司，并將檔案管理系統(tǒng)和醫(yī)院行政辦公系統(tǒng)聯(lián)系在一起，這樣才能更好的發(fā)揮檔案系統(tǒng)的作用。

3.3建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)化管理對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)有十分重要的作用，因此，醫(yī)院要結(jié)合自身的實(shí)際情況，從檔案管理出發(fā)，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，從而促使醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。在檔案利用方面，除了管理人員，只有擁有權(quán)限的人才能使用，醫(yī)院要逐步完善檔案管理機(jī)制，以此提高檔案管理質(zhì)量。

3.4提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)

人才對(duì)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展有十分重要的作用，對(duì)醫(yī)院而言，人才的重要性也是不言而喻，為全面提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)步伐，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的培養(yǎng)，不斷提高檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，確保從業(yè)人員能以積極的態(tài)度面對(duì)檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的全面進(jìn)行打下良好基礎(chǔ)。

4.總結(jié)

檔案管理信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院的全面發(fā)展有十分重要的作用，因此，在新環(huán)境下，醫(yī)院要強(qiáng)化從業(yè)人員檔案管理意識(shí)、做好檔案管理軟件開發(fā)工作、建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，以此不斷提高醫(yī)院檔案管理信息化水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]王兆學(xué).淺議醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江科技信息,2010，(07):164-165.

[2]生國(guó)棟，丁八一.淺議醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題與研究進(jìn)展[J]中國(guó)醫(yī)學(xué)工程,2014，(06):194-195.

[3]畢琨艷.淺談醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)[J]中國(guó)管理信息化，2015，(21):206-208.

檔案管理信息化建設(shè)范文第4篇

[關(guān)鍵詞]高校；檔案管理；信息化；實(shí)施路徑

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢(shì)下，信息化建設(shè)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)中。高校檔案管理關(guān)系到高校各項(xiàng)工作的開展，為高校的日常運(yùn)轉(zhuǎn)提供了重要的信息資源。檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的主要趨勢(shì)，所以要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革。由于各個(gè)高校的情況不同，所以在開展檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，影響到檔案管理改革工作的進(jìn)程，需要對(duì)其進(jìn)行深入的分析，進(jìn)而制定解決的對(duì)策，加快高校檔案管理信息化建設(shè)步伐。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理思想落后，管理意識(shí)淡薄

檔案管理是高校開展信息資源管理的重要組成部分，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，就需要實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率。但是由于部分高校的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，缺乏全局觀念和戰(zhàn)略眼光，所以不夠重視檔案管理，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，加之從事檔案管理的工作人員管理意識(shí)淡薄，在管理手段和管理模式方面還比較落后，檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，所以不利于高校開展檔案管理信息化建設(shè)。

（二）管理機(jī)制的不協(xié)調(diào)

檔案管理信息化建設(shè)需要對(duì)高校所有檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，制定完善的管理機(jī)制，對(duì)檔案管理進(jìn)行合理規(guī)劃，從而為信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。但是目前部分高校中，對(duì)于檔案管理不夠協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，沒(méi)有完善的管理體系，往往都是各自為政，呈現(xiàn)條塊的運(yùn)行模式，并且沒(méi)有資源共享的信息平臺(tái)，影響到信息化建設(shè)的進(jìn)程。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要是因?yàn)楦咝](méi)有將檔案管理工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃中，在政策、資金以及技術(shù)等方面缺乏必要的支持。

（三）資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

檔案管理信息化建設(shè)需要充分的資金作為后盾，在人員與技術(shù)方面給予大力的支持。但是有些高校由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，所以在資金方面的扶持力度不夠，沒(méi)有充足的資金去購(gòu)置設(shè)備，并且在技術(shù)以及人員方面不夠完善。有些高校雖然擁有基礎(chǔ)的信息化設(shè)備，但是還沒(méi)有形成網(wǎng)絡(luò)化，缺乏必要的技術(shù)支持，無(wú)法形成完整的信息網(wǎng)絡(luò)。

（四）管理人員綜合素質(zhì)不高

檔案管理人員是開展檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，一切工作的運(yùn)行都需要管理人員來(lái)操作。檔案管理信息化建設(shè)需要檔案管理人員要具有專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理。但是在部分高校中，從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)不高，不僅專業(yè)知識(shí)欠缺，并且計(jì)算機(jī)操作不夠熟練，不利于檔案管理信息建設(shè)。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的途徑

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)

根據(jù)現(xiàn)行檔案法要求，檔案歸檔由以往的檔案管理部門歸檔立卷轉(zhuǎn)變?yōu)橛筛餍形膯挝环謩e歸檔立卷，然后按規(guī)定時(shí)間向檔案館移交歸檔文件。在移交上，要紙質(zhì)文件和電子文件二種同時(shí)歸檔。這就要求高校要制定一整套完整切實(shí)可行的檔案管理規(guī)章制度，在制度中要明確規(guī)范各部門需要?dú)w檔的文件材料范圍，并要求各部門均安排一名兼職檔案員，兼職檔案員基本上要保證穩(wěn)定，做好本部門日常檔案收集保管工作，并由學(xué)校的檔案管理部門定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在檔案管理系統(tǒng)中給每個(gè)部門授以相應(yīng)的權(quán)限，各部門只能在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)完成本部門歸檔文件材料的網(wǎng)上著錄、查詢等。

（二）增加經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

學(xué)校要配備相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機(jī)、存儲(chǔ)器等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)軟件設(shè)施。檔案管理軟件要涵蓋對(duì)檔案信息的收集、存儲(chǔ)、歸檔、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能，同時(shí)還要適應(yīng)多種硬件平臺(tái)、多種操作系統(tǒng)的運(yùn)行，具有較強(qiáng)的安全控制能力，并具備同其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力等。如果說(shuō)，僅僅是校園網(wǎng)與檔案館開通并相連接，而檔案館沒(méi)有相應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)軟件作支持。學(xué)校沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件設(shè)備的投入，那么校園網(wǎng)對(duì)于檔案信息化管理來(lái)說(shuō)就形同虛設(shè)了。

（三）建立檔案網(wǎng)站，開展館藏檔案數(shù)字化工作

館藏檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是信息化條件下有效利用館藏紙質(zhì)檔案信息的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化程度，直接影響著檔案信息資源的可利用性和共享性。館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)十分重大，工作量大，技術(shù)要求高。要加大人力、物力、財(cái)力保障，采用先進(jìn)信息技術(shù)和辦公手段，對(duì)館藏的紙制檔案、磁帶檔案、照片檔案等檔案進(jìn)行數(shù)字化，形成電子檔案數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)各類數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。通過(guò)檔案網(wǎng)站建設(shè)，館藏檔案的數(shù)字化工作，提高檔案的利用率并實(shí)現(xiàn)檔案館信息化建設(shè)的目標(biāo)。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)

檔案信息化建設(shè)，管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)是關(guān)鍵，對(duì)管理者的知識(shí)和能力、專業(yè)技能提出了新要求，要求管理人員要對(duì)計(jì)算機(jī)的操作技能掌握熟練，對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)要精通，對(duì)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)要加強(qiáng)，提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們成為既具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，又熟練掌握現(xiàn)代化信息操作技術(shù)的復(fù)合型人才。

（五）健全檔案信息安全保護(hù)機(jī)制

一方面，高校要制定合理嚴(yán)格的檔案信息安全保密制度，不斷培養(yǎng)和強(qiáng)化從業(yè)人員的安全保密意識(shí)和安全防范技能；另一方面，高校應(yīng)采取成熟的檔案管理系統(tǒng)和邏輯嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制，責(zé)任落實(shí)到人，建立嚴(yán)格的監(jiān)控機(jī)制，引入科學(xué)實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對(duì)策略。根據(jù)電子化檔案信息數(shù)據(jù)安全性的要求，在數(shù)據(jù)管理和使用上，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限；在數(shù)據(jù)管理中，要對(duì)數(shù)據(jù)采集、編輯、審核等進(jìn)行權(quán)限規(guī)定；在數(shù)據(jù)查詢利用上，要考慮查閱者所應(yīng)具備的資格、訪問(wèn)權(quán)限和查詢范圍。

三、結(jié)束語(yǔ)

高校檔案管理信息化建設(shè)是提高高校信息資源管理水平的重要途徑，對(duì)高校日常工作的開展具有重要的作用。為了加快高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，需要強(qiáng)化高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，加大資金的支持，制定完善的管理機(jī)制，提高管理人員的綜合素質(zhì)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造有利的條件。

參考文獻(xiàn)

[1]夏文.新時(shí)期高校檔案管理模式的電子信息化.湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（2）

檔案管理信息化建設(shè)范文第5篇

[關(guān)鍵詞]檔案管理信息化 網(wǎng)絡(luò)化 信息服務(wù)體系

檔案工作的根本任務(wù)和目的就是科學(xué)地開發(fā)管理檔案,提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)。高校檔案信息資源是我們國(guó)家信息資源的重要組成部分。高校檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理、資產(chǎn)管理及其他各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄,是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實(shí)寫照。學(xué)校檔案對(duì)于學(xué)校推動(dòng)教育教學(xué)改革、深化教育科研、創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式、提高教育教學(xué)質(zhì)量、提高管理效能、維護(hù)學(xué)校權(quán)益等方面起著不可替代的作用。衡量一所學(xué)校管理水平高低的因素有多種,而檔案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和高等教育的快速發(fā)展,高校檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn),同時(shí)也迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。在信息化社會(huì)中,如何適應(yīng)高校改革的需要,大力做好檔案的綜合開發(fā)利用工作,為高校教學(xué)、科研、管理服務(wù),是高校檔案工作的根本目的和中心任務(wù)。為使高校檔案工作與高等教育同步發(fā)展,高校檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。因此,高校應(yīng)該積極地將信息數(shù)字化技術(shù)與檔案管理的技術(shù)方法結(jié)合起來(lái),加快高校檔案管理信息化進(jìn)程。

一、檔案信息化的定義和內(nèi)涵

檔案管理信息化是指在檔案管理過(guò)程中,將檔案信息資料通過(guò)加工處理,應(yīng)用數(shù)字化原理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù),對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的配置、開發(fā)和利用,以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享,提高檔案利用率。

檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解:第一,要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。第二,要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化。第三,要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享。第四,要引發(fā)檔案管理模式的變革。

二、高校檔案管理信息化的必要性

1.檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)展的要求。

實(shí)踐表明,數(shù)字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時(shí)間、空間的限制,在任何地點(diǎn)、時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦,就可以進(jìn)入檔案系統(tǒng)查閱所需要的檔案信息。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不僅是提高檔案利用率非常有效的手段,而且還能提高檔案的效率。

2.高校檔案信息化是高校管理管現(xiàn)代化的必然要求。

高校檔案部門為了提高工作效率,節(jié)省人力物力,普遍使用計(jì)算機(jī)管理檔案,這樣就形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,并通過(guò)光盤、磁盤存儲(chǔ),不再是紙質(zhì)載體儲(chǔ)存,這樣一個(gè)高校檔案館幾十年、甚至上百年的全部館藏信息,通過(guò)數(shù)字化的手段,存儲(chǔ)在電腦里,任何個(gè)人和機(jī)構(gòu)都能很方便地進(jìn)行查閱。高校檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理是高校檔案工作發(fā)展的必由之路,是高校管理現(xiàn)代化的必然要求。

利用計(jì)算機(jī)管理檔案,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞,不單單是為了取代手工操作,更主要的是用現(xiàn)代化管理手段改造傳統(tǒng)的管理體制,其目的是通過(guò)計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行收集、整理、編目、檢索等。實(shí)行科學(xué)管理,提供有效服務(wù),充分開發(fā)和利用檔案信息,最大限度地發(fā)揮檔案資源的作用,使檔案工作的技術(shù)水平上等級(jí)上臺(tái)階,即做到服務(wù)現(xiàn)代化、管理信息化。這是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代、信息社會(huì)檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì),是時(shí)代的呼喚。

檔案管理信息化不僅具有提供資料的存取和服務(wù)的能力,而且還能與國(guó)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)相連。因此可以為高校內(nèi)部及社會(huì)廣大用戶提供各種文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息、檢索服務(wù)和咨詢服務(wù),實(shí)現(xiàn)資源共享,進(jìn)行學(xué)術(shù)交流,了解最新動(dòng)態(tài)。顯然,當(dāng)今的檔案管理面臨著一場(chǎng)大的革新,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、信息化管理模式的時(shí)代潮流勢(shì)不可擋。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.強(qiáng)化檔案信息化意識(shí)

檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代化信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式進(jìn)行重新整合和定位。各級(jí)檔案工作者要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維,認(rèn)真看待檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程,樹立現(xiàn)代化檔案管理的意識(shí),學(xué)習(xí)有關(guān)檔案的法律法規(guī),學(xué)習(xí)上級(jí)檔案部門對(duì)檔案信息化的文件要求,開展檔案信息化大討論,結(jié)合工作實(shí)際,進(jìn)行專題研究,理清發(fā)展思路,努力提高工作水平、工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

2.加快制定檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管量現(xiàn)代化和信息化的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。各高校應(yīng)該根據(jù)自己學(xué)校的實(shí)際情況,結(jié)合一些已經(jīng)出臺(tái)的國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),來(lái)積極制定適合本校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。如網(wǎng)絡(luò)通信及數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)、機(jī)讀格式標(biāo)準(zhǔn)、著錄規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)、文獻(xiàn)標(biāo)注的標(biāo)準(zhǔn)等。

3.建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案信息化首先要從相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)做起。物質(zhì)條件是高校檔案信息化的基礎(chǔ)和前提。高校檔案館要從實(shí)際出發(fā),在充分利用現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ)上,適當(dāng)購(gòu)置適合的先進(jìn)設(shè)備。購(gòu)置時(shí)要充分發(fā)揮專家的作用,聽取專家的意見。既保證設(shè)備的先進(jìn)性,又避免不必要的浪費(fèi)。

建立數(shù)據(jù)庫(kù)的具體做法為:要對(duì)原有館藏傳統(tǒng)載體檔案通過(guò)掃描、加工和處理,進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,形成規(guī)范化、系列化的文字、聲像等檔案數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫(kù);還要同時(shí)做好自身館藏檔案機(jī)讀目錄建設(shè),將每年產(chǎn)生的歸檔文件目錄以機(jī)讀目錄的方式存檔,并做到齊全完整、真實(shí)有效。加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),采集文件級(jí)目錄數(shù)據(jù),建設(shè)館藏檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù),然后形成全宗目錄數(shù)據(jù)庫(kù),進(jìn)而建立各種專門檔案目錄的數(shù)據(jù)庫(kù);檔案的數(shù)字化工作要建設(shè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫(kù),利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù),通過(guò)對(duì)檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行挖掘整合,最后在此基礎(chǔ)上形成檔案基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)群,同時(shí)應(yīng)根據(jù)各高校的特色與實(shí)際情況,著重推出一批具有示范性的特色數(shù)據(jù)庫(kù),使檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)能力不斷提高、質(zhì)量日益提升。

4.實(shí)現(xiàn)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

高校檔案主要包括了高校在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中所直接形成的具有保存價(jià)值的材料,真實(shí)地記錄高校發(fā)展的歷史,具有重要的意義。作為高校信息資源服務(wù)中心的檔案管理部門,應(yīng)該充分利用校園網(wǎng),積極開發(fā)建設(shè)適合于高校檔案信息的管理系統(tǒng),即高校檔案信息綜合管理軟件的開發(fā),做好檔案信息的收集、整理、管理、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)工作,建立全校性標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),建設(shè)數(shù)字化檔案館,實(shí)現(xiàn)檔案管理、利用網(wǎng)絡(luò)化。使檔案管理部門的管理者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以共享收集到的檔案資料,從而形成檔案信息化服務(wù)的良性循環(huán)。

5.加強(qiáng)檔案信息的安全管理

提高檔案管理者的安全防范意識(shí)。高校檔案管理者要認(rèn)識(shí)到檔案信息是對(duì)高校多年來(lái)建設(shè)過(guò)程的一個(gè)歷史記載,要確保檔案的完好無(wú)損,對(duì)涂改、偽造檔案、盜竊檔案、丟失或擅自銷毀檔案等不法行為采取堅(jiān)決制止或打擊;檔案管理者要嚴(yán)格規(guī)范個(gè)人行為,以免給檔案信息安全帶來(lái)隱患;檔案管理者要加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)知識(shí)的學(xué)習(xí),及時(shí)對(duì)日常使用的殺毒軟件、防火墻進(jìn)行更新和維護(hù),最大限度地避免惡意病毒、黑客的攻擊。

加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全,一方面對(duì)網(wǎng)上公布的信息要嚴(yán)格審查,避免不當(dāng)?shù)男畔⒑捅Ｃ軆?nèi)容上網(wǎng);另一方面要保護(hù)上網(wǎng)信息的安全,從進(jìn)口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。采用防火墻、安全、權(quán)限控制等技術(shù)保護(hù)手段防止泄密和失密、數(shù)據(jù)丟失,按照公開信息、內(nèi)部信息、保密信息的不同,為不同用戶提供相應(yīng)等級(jí)的信息服務(wù)。同時(shí)要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理,數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器要采用主用和備用雙主機(jī),相互鏡像備份,并使用光盤作為檔案數(shù)據(jù)的備份,確保檔案信息的安全。

6.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作者是檔案管理的主體,是否具備極強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和相關(guān)能力是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵。為了適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要,必須加強(qiáng)檔案部門的人才儲(chǔ)備。因此,一方面要引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,一方面要對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn),如加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)。更新其知識(shí)結(jié)構(gòu),提高檔案工作者的專業(yè)水平。檔案人員要不斷提高自身素養(yǎng),恪守檔案工作紀(jì)律,認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,嚴(yán)守黨和國(guó)家、高校的機(jī)密,適應(yīng)新形勢(shì),樹立超前的管理意識(shí),發(fā)揮其自身的協(xié)調(diào)能力與各部門建立良好的關(guān)系,不斷提高自身綜合素質(zhì)。

四、高校檔案管理信息化建設(shè)的趨勢(shì)

高校檔案管理信息化建設(shè)是全國(guó)高校檔案建設(shè)共同的工作,對(duì)全國(guó)高校檔案今后的發(fā)展起積極的推動(dòng)作用,也對(duì)高校的各項(xiàng)工作產(chǎn)生積極的影響。因此,應(yīng)把高校檔案信息化建設(shè)與發(fā)展納入高校信息化建設(shè)的重要組成部分,切實(shí)做好相關(guān)工作,適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要,爭(zhēng)取把檔案信息化建設(shè)與國(guó)家和地區(qū)檔案信息化同步。高校檔案信息化將會(huì)成為各高校師生查閱信息最全、最新、最方便的場(chǎng)所。伴隨著網(wǎng)絡(luò)與通信技術(shù)的不斷發(fā)展,高校檔案部門將會(huì)逐步趨向于數(shù)字檔案館的建設(shè),未來(lái)的數(shù)字檔案信息將會(huì)形成一個(gè)巨大的信息空間,檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被傳輸、檢索和利用。

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