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在我國(guó)對(duì)外開放和經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深化與發(fā)展的大背景下，國(guó)內(nèi)越來越多的國(guó)家級(jí)開發(fā)區(qū)、高新園區(qū)、保稅區(qū)、新區(qū)在機(jī)構(gòu)改革過程中，由于精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、簡(jiǎn)化工作程序、提高行政審批效率、適應(yīng)城鎮(zhèn)化建設(shè)需要等原因，根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院特區(qū)辦、國(guó)家科委聯(lián)合頒布的《開發(fā)區(qū)檔案管理暫行規(guī)定》都將城建檔案的管理納入地方綜合檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理，并取得了一些經(jīng)驗(yàn)和好的做法[1]。城建檔案既是城市建設(shè)的成果,也是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分，城建檔案作為檔案家族中的一員，既有檔案的共同屬性，又有別于其他檔案門類的本質(zhì)特征。以上海浦東新區(qū)檔案館和大連金普新區(qū)檔案館為例，在建區(qū)伊始都將城建檔案納入管理范圍。由于城市建設(shè)及其形成檔案的特殊性,使得城建檔案管理工作十分重要，近年來納入綜合檔案館管理的城建檔案館藏日益增加，利用率大幅度攀升，主要有民用住宅項(xiàng)目、廠房項(xiàng)目、市政工程項(xiàng)目、地下管線項(xiàng)目等。納入綜合館管理的城建檔案不僅起到歷史憑證和工作查考的作用，而且在城市設(shè)施突發(fā)意外事故、城市遭受自然災(zāi)害后恢復(fù)重建等都起到了重要作用。針對(duì)城建檔案的作用和特點(diǎn)，探索做好城建檔案在綜合檔案館管理模式下的檔案工作，越發(fā)顯得緊迫和必要。

 一、城建檔案納入綜合檔案館管理后，要適應(yīng)組織機(jī)構(gòu)的形式變化

 1.要適應(yīng)機(jī)構(gòu)的變化。城建檔案納入綜合檔案館管理后，機(jī)構(gòu)從國(guó)家級(jí)專業(yè)檔案館向以文書、聲像、財(cái)會(huì)檔案與城建檔案一體化的綜合檔案館發(fā)展模式轉(zhuǎn)變。在管理方式方法制度上，要設(shè)立單獨(dú)的科室與上級(jí)城建檔案管理部門對(duì)接，便于業(yè)務(wù)指導(dǎo)。按照國(guó)家現(xiàn)行的檔案法律法規(guī)來檢查、督促企業(yè)、事業(yè)的檔案行為，實(shí)行宏觀的間接指導(dǎo)。在微觀上來講城建檔案的管理，主要還是依據(jù)現(xiàn)有的城建檔案系統(tǒng)內(nèi)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)體系進(jìn)行工作。

2.要更新服務(wù)觀念。注重城建檔案管理的可操作性。未來的城建檔案發(fā)展，作為檔案管理者要有“大檔案”的意識(shí)，要用發(fā)展的眼光看待城建檔案事業(yè)，要有更加開闊的視野，現(xiàn)有的工作模式和機(jī)構(gòu)定位還停留在本部門、本系統(tǒng)內(nèi)，為適應(yīng)改革開放的深入發(fā)展要有開拓精神、開放的思想、緊迫意識(shí)和法律意識(shí)，努力分析解決城建檔案納入綜合檔案館管理后出現(xiàn)的問題，總結(jié)規(guī)律，用科學(xué)的理論、科學(xué)的方法和先進(jìn)的檔案信息化管理理論和手段進(jìn)行現(xiàn)代化管理。

二、城建檔案工作人員納入綜合檔案館管理后，要實(shí)現(xiàn)人員身份和業(yè)務(wù)建設(shè)的雙重轉(zhuǎn)變

1.理順城建檔案工作人員身份，提高工作積極性。在全國(guó)各級(jí)檔案局（館）的工作人員大部分都已經(jīng)參照公務(wù)員法管理，為提高工作人員的積極性，城建檔案管理人員納入綜合檔案館管理后人員身份也應(yīng)與檔案局（館）人員身份一致，參照公務(wù)員管理[2]。

2.加強(qiáng)“參公”管理后城建檔案人才隊(duì)伍建設(shè)?！皡⒐惫芾砗?城建檔案人才隊(duì)伍的主體已具有公務(wù)員身份。公務(wù)員與專業(yè)技術(shù)人員在其管理和要求上也有諸多不同。公務(wù)員的義務(wù)、權(quán)利、考核、職務(wù)任免、職務(wù)升降、獎(jiǎng)勵(lì)、懲戒、工資福利、退休等都由《公務(wù)員法》進(jìn)行規(guī)范。如《公務(wù)員法》對(duì)公務(wù)員應(yīng)當(dāng)履行義務(wù)的規(guī)定是:模范遵守憲法和法律;按照規(guī)定的權(quán)限和程序認(rèn)真履行職責(zé),努力提高工作效率。

3.加強(qiáng)“參公”管理后城建檔案人員的業(yè)務(wù)建設(shè)。提高城建檔案質(zhì)量的當(dāng)務(wù)之急就是要建立一支具有開拓和獻(xiàn)身精神，較高理論水平和業(yè)務(wù)素養(yǎng)的城建檔案管理隊(duì)伍。參公管理后，由于與原有的職稱評(píng)聘制度分開管理后，有些專業(yè)人員弱化了城建檔案業(yè)務(wù)的研究，綜合檔案館領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)引導(dǎo)，加大對(duì)城建檔案干部的真正培訓(xùn)，對(duì)培訓(xùn)過程中需要了解的有關(guān)知識(shí)都要有較深入的掌握和了解，把握城建檔案的工作規(guī)律，提高城建檔案干部工作的能力和水平。加強(qiáng)城建檔案工作的規(guī)章制度建設(shè)，促進(jìn)納入城建檔案管理的綜合檔案館工作平衡發(fā)展。運(yùn)用獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)在業(yè)務(wù)研究領(lǐng)域有重大貢獻(xiàn)和業(yè)績(jī)的同志給予獎(jiǎng)勵(lì)。例如我局的做法是鼓勵(lì)進(jìn)行科研項(xiàng)目、發(fā)表專業(yè)論文、在各類型媒體發(fā)表文章、結(jié)合年終考評(píng)與評(píng)優(yōu)相結(jié)合的方法加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)。

三、城建檔案納入綜合檔案館管理后，要加強(qiáng)協(xié)作意識(shí)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的靈活運(yùn)用

1. 積極主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的支持。加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)作，依法加大對(duì)城建檔案工作的監(jiān)管力度，促使建設(shè)項(xiàng)目檔案工作整體水平有較明顯提高，使其逐步走上依法管理的軌道。要加強(qiáng)與規(guī)劃局、質(zhì)檢站等與城市建設(shè)相關(guān)部門的聯(lián)系與溝通，準(zhǔn)確把握地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的信息暢通、靈活運(yùn)用。共享某一時(shí)間段內(nèi)本地區(qū)的建設(shè)項(xiàng)目的開竣工情況。為加強(qiáng)城建檔案的統(tǒng)一管理，提高管理水平，做好城建檔案編制歸檔工作，統(tǒng)一城建檔案的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，建立完整、準(zhǔn)確、規(guī)范的城建檔案。

2.加強(qiáng)城建檔案前期業(yè)務(wù)指導(dǎo)。由于受行政事項(xiàng)審批制度的改革，各地區(qū)都在簡(jiǎn)化辦事程序。以我區(qū)為例，為方便投資者辦事，提高行政效率，我區(qū)取消了《遼寧省城建檔案責(zé)任書》簽訂工作，這樣就對(duì)城建檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作提出了較高的要求。我們采取提前介入，跟蹤指導(dǎo)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)施全程管理。在項(xiàng)目開工建設(shè)前，深入現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放城建檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、采取在項(xiàng)目開工密集時(shí)間段統(tǒng)一輔導(dǎo)城建檔案編制標(biāo)準(zhǔn)、來館現(xiàn)場(chǎng)手把手傳授城建檔案編制標(biāo)準(zhǔn)及網(wǎng)絡(luò)、電話指導(dǎo)等方法確保業(yè)務(wù)合并后工作正常高效開展[3]。

3. 制定適合于本地區(qū)的城建檔案標(biāo)準(zhǔn)體系。從研究國(guó)家、遼寧省建設(shè)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)入手，以完善城建檔案信息資源為工作重心，制定適合于本地區(qū)城建檔案事業(yè)發(fā)展要求及符合國(guó)家、省、市的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)體系，為城建檔案在綜合檔案館中的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。以《中華人民共和國(guó)檔案法》為宏觀指引，根據(jù)《中華人民共和國(guó)建筑法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》（GB50300）、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）、《建筑工程文件編制歸檔規(guī)程》（DB21/T1342-2004）及國(guó)家、省、市相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合實(shí)際制定本地區(qū)具有可操作性的城建檔案各專業(yè)的歸檔規(guī)范。例如在 《建 設(shè) 工 程 文 件 歸 檔 整 理 規(guī) 范 》（GB/T50328） 市政工程文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)中可以將工程準(zhǔn)備階段文件拆遷安置意見、協(xié)議、方案等作為選擇性歸檔內(nèi)容，不作為強(qiáng)制性歸檔內(nèi)容，適當(dāng)增加城建檔案影像、照片檔案的歸檔比例。

四、城建檔案納入綜合檔案館管理后，要?jiǎng)?chuàng)新管理制度實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)多元化管理

1. 信息化建設(shè)要實(shí)現(xiàn)由單一管理向集成管理轉(zhuǎn)變。大連金普新區(qū)數(shù)字檔案綜合管理平臺(tái)從資源建設(shè)上來講，也與浦東新區(qū)檔案館大致相同，提供了文書檔案、城建檔案、聲像檔案、計(jì)劃生育檔案、財(cái)務(wù)檔案和資料等各類檔案的綜合管理功能包括數(shù)據(jù)著錄、修改、查詢、統(tǒng)計(jì)、編研以及相應(yīng)的自定義檔案數(shù)據(jù)等[4]。該平臺(tái)能集成管理各門類數(shù)字檔案資源，具備收集、元數(shù)據(jù)捕獲、登記、分類、著錄、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、命名、移交、審計(jì)、備份、災(zāi)難恢復(fù)、用戶管理、權(quán)限管理等基本功能，靈活擴(kuò)展、簡(jiǎn)單易用。根據(jù)遼寧省檔案局對(duì)分布式檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的研究，立足于當(dāng)前檔案部門分布式檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的發(fā)展現(xiàn)狀，通過分析不同層次與不同類型的檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫[5]，建設(shè)我區(qū)檔案數(shù)據(jù)內(nèi)網(wǎng)與辦公網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換實(shí)現(xiàn)物理隔離，分層授權(quán)，專人負(fù)責(zé)，保證數(shù)據(jù)的安全。搭建安全、穩(wěn)定、高性能、跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨應(yīng)用的信息交換平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)異構(gòu)數(shù)據(jù)交換的快捷、方便、安全，并且具有良好的穩(wěn)定性、安全性及可擴(kuò)展性，提高了檔案社會(huì)服務(wù)的現(xiàn)代化服務(wù)質(zhì)量與水平。

2. 引 進(jìn) ISO9001 質(zhì) 量 管 理 體 系 和ISO14001 環(huán)境管理體系管理城建檔案。城建檔案管理工作是對(duì)全區(qū)基本建設(shè)檔案驗(yàn)收、整理、借閱及保管工作，對(duì)檔案資料提供利用、查詢、復(fù)印等服務(wù)。兩個(gè)體系的引進(jìn)，使城建檔案管理工作邁向更高臺(tái)階，推進(jìn)城建檔案的規(guī)范發(fā)展。我區(qū)建立 ISO 體系文件18 項(xiàng)，適用法律、法規(guī) 11 條，保持質(zhì)量和環(huán)境工作目標(biāo)體系的同時(shí)，在職能、崗位上分解較為細(xì)致，對(duì)每個(gè)人的職責(zé)、權(quán)限及分工較為明確，有效實(shí)施體系與本部門相結(jié)合，對(duì)受控文件及相關(guān)規(guī)定予以程序化管理模式。其中在建設(shè)項(xiàng)目接收工作中，對(duì)工程檔案認(rèn)真檢查、逐件、逐條目錄進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)調(diào)整，從接收、整理、分類、編號(hào)、入庫，這些一項(xiàng)項(xiàng)必不可少的環(huán)節(jié)，以體系控制文件程序、步驟形成的紙張、數(shù)據(jù)為重要管理手段，確保進(jìn)館檔案的連續(xù)性、完整性和規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)體系。對(duì)建設(shè)單位工程檔案現(xiàn)存的問題進(jìn)行整體評(píng)價(jià)，運(yùn)行過程中堅(jiān)持監(jiān)督檢查、分析，保證無遺留問題和不符合項(xiàng)目產(chǎn)生，順利通過每年的管理評(píng)審及內(nèi)部審核，加強(qiáng)體系指導(dǎo)工作提高工作效率，為區(qū)建設(shè)單位做好服務(wù)，切實(shí)加快城建檔案工作的創(chuàng)新步伐。

3.探索城建檔案合同管理制度的應(yīng)用。在國(guó)內(nèi)一些發(fā)達(dá)地區(qū)和城建檔案管理成熟地區(qū)，已經(jīng)將城建檔案納入項(xiàng)目檔案合同管理制度。即在與中標(biāo)單位簽訂合同時(shí)，做出專門的檔案文件內(nèi)容，規(guī)定出相關(guān)的項(xiàng)目文件收集整理?xiàng)l款，條款中給出了具體的標(biāo)準(zhǔn)或提出對(duì)歸檔文件的質(zhì)量要求。合同可以以建設(shè)項(xiàng)目合同中的檔案管理?xiàng)l款形式表現(xiàn)，也可以單獨(dú)簽訂建設(shè)項(xiàng)目檔案管理合同、建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案合同、建設(shè)項(xiàng)目設(shè)備儀器文件歸檔合同、建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理檔案管理合同等。比如在與施工方簽訂施工（安裝）合同時(shí)，可以在合同中列出專門條款規(guī)定施工（安裝） 方所承擔(dān)的工程項(xiàng)目應(yīng)形成的施工檔案歸檔內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)

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[4]張向東.浦東新區(qū)檔案新館建筑特點(diǎn)與主要功能[J].中國(guó)檔案，2010（3）.

[5]許桂清，李映天.遼寧省分布式檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的探索與研究[J].中國(guó)檔案，2010（2）

作者:周剛 單位:大連金普新區(qū)檔案局