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摘要：本文主要介紹了城建檔案電子文件歸檔的必要性，通過對城建檔案電子文件歸檔的制約因素進行分析，探討強化城建檔案電子文件歸檔工作的有效對策，以有效整合城建檔案電子文件，做好歸檔工作，加強電子政務(wù)管理，提高城建檔案管理水平，從而順應(yīng)時展潮流，開啟電子文檔管理階段。

關(guān)鍵詞：城建檔案；電子文件；歸檔；制約因素；有效對策

隨著社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，我國城市建設(shè)事業(yè)也取得了一定的成就，迎來了新的機遇和挑戰(zhàn)。城市建設(shè)并不是一項簡單的工作，其涉及方方面面，尤其是設(shè)計管理更是重中之重。為保證城市建設(shè)質(zhì)量，必須加強對各類文件的管理，做好文件歸檔工作。在信息時代，計算機技術(shù)已經(jīng)成為人們工作和生活中不可或缺的部分，那么城建工作中，利用信息技術(shù)進行有效的電子文件歸檔，則顯得尤為重要，必須高度重視?；陔娮诱?wù)管理，城建檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文件歸檔模式，改變陳舊的管理觀念，實施高效的城建檔案電子文件歸檔工作，從而做到與時俱進，推動城建事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、城建檔案電子文件歸檔的必要性

實施城建檔案電子文件歸檔工作，是當前電子檔案發(fā)展階段的必經(jīng)之路。電子文件，是計算機信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，其不僅意味著現(xiàn)代化檔案管理效率的提升，更體現(xiàn)了現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展。總而言之，加強城建檔案電子文件歸檔工作，是城建事業(yè)發(fā)展的必然要求。

二、城建檔案電子文件歸檔的制約因素

城建檔案電子文件歸檔的制約因素，主要有以下幾個方面：第一，對電子文件歸檔工作不夠重視，缺乏健全的管理體系和制度。由于當前檔案管理工作還停留在過去的傳統(tǒng)管理模式，以致于歸檔工作效果不好，導致電子文件不完整。另外，當前并未制定完善的電子文件歸檔管理制度，未能對檔案管理人員的行為進行約束。第二，電子文件歸檔工作中，文件的真實性缺乏保障，容易出現(xiàn)造假狀況。第三，電子文件歸檔工作并未落實到每一個人身上，整體工作效果有待進一步提升。

三、強化城建檔案電子文件歸檔工作的有效對策

（一）重視電子文件歸檔工作，制定完善的管理制度

城建檔案管理人員必須明確電子文件歸檔工作的重要性，應(yīng)當認識到傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔工作已無法滿足當前城建事業(yè)的發(fā)展，需充分利用電子技術(shù)實施電子化管理，以確保文件歸檔工作的順利進行。在實施電子文件歸檔工作時，檔案管理人員應(yīng)不斷完備自己的知識儲蓄，與時俱進，學習新的歸檔管理技術(shù)，可積極參與一些講座、交流活動，以了解更多的電子文件歸檔知識。還可以通過自學或是繼續(xù)教育等形式提升自身素質(zhì)，強化電子文件歸檔意識，充分掌握現(xiàn)代化計算機信息技術(shù)，以此為城建事業(yè)提供高效的文件歸檔服務(wù)。此外，檔案管理人員需要具備一定的耐心，并積極主動地投入到歸檔工作中。另外，要重視和加強基層檔案管理人員的培訓，使其具備收集資料、整理資料并將資料電子化并歸檔的意識，從而為城建檔案歸檔工作提供質(zhì)量保證，使資料能夠保持完整，具有真實性。此外，要建立健全的電子文件歸檔管理制度，做到有據(jù)可循，有法可依。所制定的管理制度應(yīng)當符合實際，不可脫離政府和企業(yè)的發(fā)展狀況。城建檔案電子文件歸檔工作，本身具有一定的復雜性，其所涉及的資料比較多，涵蓋的信息量也十分龐大，所有的信息都要進行輸入，為確保所有工作符合標準，必須制定完善的管理制度，并且貫徹落實到每一個部門中。每一個工作人員都必須明確自己的職責，嚴格按照相關(guān)要求進行電子文件歸檔工作，以確保所有文件的真實性。在實施電子文件歸檔工作時，要將各項文件以電子形式進行處理，所生成的電子文件要保持原始性的準確度，不可隨意刪減，以進行有效的保護和歸檔，從而避免文件丟失或損壞。

（二）維護電子文檔的真實性，嚴格按照標準整理

高效的城建檔案電子文件歸檔工作，要求檔案管理人員認真對待每一個電子文件的處理，將涉及到的所有文件均嚴格按照規(guī)定進行處理，以確保電子文件的完整性和真實性。要先了解電子文件屬于何種類型，然后針對不同類型的文件作不同的處理，選擇合適的技術(shù)來加以解決。應(yīng)將電子文檔設(shè)定為只讀模式，以在方便人們?yōu)g覽的同時，避免文檔被隨意改動。通過這種保護方式，不僅能夠提高文檔的可靠性，維持其原始結(jié)構(gòu)，還有利于充分發(fā)揮電子文檔的作用，使其發(fā)揮出應(yīng)用的效用。由于當前最常用的電子文檔歸檔保護是采用脫機方式，那么就依賴于穩(wěn)定的磁盤，可將整理好的文檔進行分類，然后復刻于磁盤中，以便儲存。除此之外，還要嚴格按照標準要求整理城建檔案電子文件。在進行歸檔時，檔案管理人員要參考文件的年代、機構(gòu)以及保管期限，再進行分類整理，以提高電子文件的歸檔效率，便于日后查找。為確保電子文件在歸檔時更加標準，應(yīng)當保持統(tǒng)一，嚴格按照規(guī)定要求進行歸檔，并且對每一類歸檔的文件進行命名，設(shè)定一個獨立的檔案文件進行儲存。可充分利用掃描技術(shù)，輸入外來文件，將其轉(zhuǎn)化為電子形式，儲存于網(wǎng)絡(luò)之中，實現(xiàn)傳遞和分享。

（三）如何執(zhí)行電子文件歸檔工作

為切實執(zhí)行電子文件歸檔工作，提高檔案管理水平，可采取以下措施：第一，在實際歸檔工作中，應(yīng)不斷研究和分析，積累豐富的實踐經(jīng)驗，并根據(jù)工作中的實際狀況尋求更為高效的歸檔方法，充分利用先進的管理手段，實施科學的歸檔。應(yīng)鼓勵各部門的積極參與，充分發(fā)揮檔案管理部門職能，以實現(xiàn)電子文件檔案信息化管理，生成電子文件系統(tǒng)。第二，各部門之間應(yīng)當相互配合，協(xié)調(diào)合作，加強彼此之間的交流與溝通，以共同完善歸檔管理工作?，F(xiàn)階段，實施城建檔案電子文件歸檔工作并不是一件易事，其所涉及的內(nèi)容比較廣泛，具有一定的復雜性，必須進行綜合性考慮，及時發(fā)現(xiàn)歸檔工作中存在的問題，并采取針對性的措施加以解決，從而保障城建檔案電子文件歸檔工作的順利開展。就目前而言，在城建檔案電子文件歸檔工作中，常常出現(xiàn)的問題包括制度問題、真實性問題以及工作人員的執(zhí)行問題等。為提高城建檔案電子文件歸檔工作質(zhì)量，必須對存在的問題進行分析，尋找到原因，待了解清楚之后，采取相應(yīng)的措施加以解決，從而實現(xiàn)科學有效的電子文件歸檔工作。應(yīng)建立健全電子文件歸檔體系，并貫徹落實，確保文件的可靠性和完整性。

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作者:陳海燕 單位:廈門市城市建設(shè)檔案館