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1、引言

隨著信息化普及，使得電子檔案開始逐漸在公路檔案管理中使用，并開始被認(rèn)可，甚至依賴，在公路工程的檔案管理中占據(jù)重要位置。電子檔案的存在，能減少檔案的儲(chǔ)存空間，節(jié)約使用面積。也能便捷開展信息交流，實(shí)施信息快捷服務(wù)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，具有十分重要的意義。但是在當(dāng)前電子檔案的使用情況下，還是存在許多問(wèn)題，想要做到完整化、規(guī)范化，必須要找出當(dāng)前電子檔案管理中較為突出的問(wèn)題，采取針對(duì)性措施進(jìn)行改善，實(shí)現(xiàn)電子檔案實(shí)施完整性目標(biāo)，輔助公路工程的實(shí)施。

2、公路工程電子檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1檔案原件真實(shí)性問(wèn)題。電子檔案有一個(gè)較為突出的問(wèn)題，就是容易被篡改、刪除，且不留痕跡。使用電子文檔制作材料時(shí)，不存在擬稿者筆跡，相關(guān)負(fù)責(zé)人也無(wú)法在電子檔案上簽字，從而導(dǎo)致文件的權(quán)威性、真實(shí)性無(wú)法確保。一旦有人出于某種惡意，對(duì)電子文件中的內(nèi)容惡心篡改，而且只是很細(xì)微的改動(dòng)，難以發(fā)現(xiàn)，并且確定。在此方面，目前還沒(méi)有較好的辦法，能夠針對(duì)文件的保密性、真實(shí)性進(jìn)行確保，做安全防護(hù)工作，給了有心之人可乘之機(jī)，導(dǎo)致文件真實(shí)性受疑。

2.2電子檔案內(nèi)容保密性問(wèn)題。使用網(wǎng)絡(luò)中任何一個(gè)終端設(shè)備，都能將存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)中另外一個(gè)設(shè)備的文件獲取。同時(shí)，一個(gè)終端中的文件，可同時(shí)發(fā)送到其他的多個(gè)終端服務(wù)設(shè)備。對(duì)于保密文件，或受限制的文件而言，其保密性帶來(lái)了極大的威脅。比如，工程的報(bào)價(jià)，工程的設(shè)計(jì)圖紙，工程的創(chuàng)新設(shè)計(jì)，工程合同內(nèi)容等較為機(jī)密的信息，若未及時(shí)采取有效的保密措施進(jìn)行儲(chǔ)存，很可能被有心之人獲取，從而讓對(duì)手企業(yè)獲悉，導(dǎo)致企業(yè)處于被動(dòng)狀態(tài)。

2.3檔案管理軟件使用統(tǒng)一性問(wèn)題。檔案所用的系統(tǒng)，在地區(qū)和單位間，若使用的軟件類型不同，在文件查閱，文件使用之時(shí)，勢(shì)必會(huì)造成嚴(yán)重的不便。各部門之間所使用的檔案管理軟件，一旦出現(xiàn)系統(tǒng)不兼容情況，甚至?xí)?dǎo)致文件自動(dòng)攔截，或出現(xiàn)損害，導(dǎo)致文件查閱，文件使用中存在極大的隱患，也帶來(lái)極大的不便。

3、針對(duì)問(wèn)題研究對(duì)策

針對(duì)當(dāng)前電子文件中所存在的真實(shí)性、保密性、軟件使用統(tǒng)一性等問(wèn)題，必須要采取有效措施進(jìn)行改善，以免因網(wǎng)絡(luò)安全隱患，導(dǎo)致工程重要機(jī)密泄露，或文件被惡意篡改，因使用軟件差異，導(dǎo)致文件傳輸和查閱受阻。針對(duì)所存在的問(wèn)題，采用以下對(duì)策進(jìn)行處理。

3.1分散儲(chǔ)存。對(duì)于公路工程中的電子文檔，應(yīng)該盡量避免使用集中儲(chǔ)存方式。對(duì)于重要資料，或者已經(jīng)完工工程的資料，應(yīng)該將其做備份后，儲(chǔ)存于電腦硬盤中。對(duì)于存儲(chǔ)的重要內(nèi)容需要進(jìn)行標(biāo)注，或者將重要內(nèi)容再儲(chǔ)存一份于U盤中，就算有人惡意篡改資料、數(shù)據(jù)，也可以使用另外一處的資料進(jìn)行對(duì)比，馬上就能發(fā)現(xiàn)其中的變動(dòng)之處。對(duì)于一些施工年限較長(zhǎng)的工程，可以采取年度做期限，年底時(shí)將檔案全部進(jìn)行備份，進(jìn)行儲(chǔ)存。以此避免因資料年份雜亂，導(dǎo)致重要資料丟失，在工程驗(yàn)收之時(shí)，工程檔案不全，對(duì)工程的資料造成嚴(yán)重的影響。

3.2及時(shí)殺毒，做保密措施。在文件傳輸，或者在文件儲(chǔ)存時(shí)，為減少因U盤的使用，導(dǎo)致文件受病毒感染，應(yīng)該及時(shí)對(duì)U盤、電腦做殺毒處理，發(fā)現(xiàn)有系統(tǒng)漏洞、木馬威脅時(shí)，及時(shí)處理，不給病毒可乘之機(jī)。在工作中做文件傳輸，盡量采取郵箱傳輸方式，在滿足傳輸需求的同時(shí)，且有傳輸記錄，也能保護(hù)文件傳輸。在做在線文件傳輸之時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)保護(hù)措施，做好文件傳輸?shù)陌踩幚?。?duì)于企業(yè)的機(jī)密文件，或者是重要文件，應(yīng)該避免使用網(wǎng)絡(luò)在線傳輸，以免遭網(wǎng)絡(luò)監(jiān)視，或者黑客入侵，導(dǎo)致文件泄密，對(duì)企業(yè)造成嚴(yán)重的損失。

3.3電子文檔使用規(guī)范化。為將電子文檔歸檔處理規(guī)范化，確保其完整性，必須要定期對(duì)辦公室的電子文件進(jìn)行分類處理，將有價(jià)值，重要的電子文檔進(jìn)行分類處理，將所有文件進(jìn)行收集，隨后進(jìn)行整理、備份，再進(jìn)行安全儲(chǔ)存，從而將電子文檔的管理歸檔工作安全實(shí)施。對(duì)于重要文件，可安裝安全性能較高的軟件，避免遭受病毒、木馬、黑客入侵，導(dǎo)致資料流失，對(duì)企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失和名譽(yù)損失。特別是對(duì)于最新工程的報(bào)價(jià)、招投標(biāo)方案等重要信息，必須要采取非常手段，積極處理，盡量避免在線傳輸，且應(yīng)該做好相應(yīng)的殺毒工作，為確保萬(wàn)無(wú)一失，必要的備份必不可少。

3.4培養(yǎng)專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才。在實(shí)現(xiàn)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)定期培訓(xùn)的同時(shí)，也需要采取員工深造、招考等方式，為企業(yè)培養(yǎng)高、精、尖的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，在電子檔案的管理工作中，單靠基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)知識(shí)顯然力不從心，必須要請(qǐng)專業(yè)人員，熟悉計(jì)算機(jī)的操作技術(shù)，并且對(duì)檔案管理中的業(yè)務(wù)流程熟悉，熱衷于檔案管理工作。在管理過(guò)程中，不僅要會(huì)用檔案軟件，還要會(huì)自己設(shè)計(jì)程序，自己做軟件開發(fā)，使得企業(yè)能夠有自己的網(wǎng)絡(luò)空間，并幫助企業(yè)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性。專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，還需要使用軟件，將工程圖紙儲(chǔ)存于電子檔案，因此，運(yùn)用自如的設(shè)計(jì)圖繪畫技巧，也必須要熟練操作。

3.5健全電子文件安全性與真實(shí)性法律條例。電子文件的歸檔、形成、處理、保管等事宜，中間的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，都可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息被篡改、丟失，甚至無(wú)從發(fā)覺(jué)。因此，必須要針對(duì)電子文檔管理真實(shí)性、安全性建立起相關(guān)的法律條例，以此成立相應(yīng)的管理制度，并加強(qiáng)落實(shí)監(jiān)督，從而對(duì)電子文件的真實(shí)性、原始性，以及安全性能進(jìn)行保護(hù)，對(duì)電子文檔的保護(hù)具有積極意義。

3.6制定合理、科學(xué)的電子檔案規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。電子文件的累積、形成、整理、分類、歸檔等處理事宜，使用規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)行確定，規(guī)范每一個(gè)流程，使得電子檔案能夠確保其科學(xué)性，能夠?qū)崿F(xiàn)整體、規(guī)范的管理模式，也是目前必須要進(jìn)行解決的基礎(chǔ)事宜。根據(jù)電子文件的管理需求，在全國(guó)的公路工程電子檔案管理中，開發(fā)一款適用性強(qiáng)，且使用安全性高的軟件，采取有效措施，使其工作重點(diǎn)與方式，形成大轉(zhuǎn)變，面對(duì)時(shí)代挑戰(zhàn)，依然可以愈戰(zhàn)愈勇。

4、結(jié)語(yǔ)

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，電子文檔管理已經(jīng)成為公路工程建設(shè)中不可或缺的組成部分。電子文檔管理便捷、高效，能實(shí)現(xiàn)資源共享，但是在真正的使用過(guò)程中，還是存在安全性、保密性問(wèn)題，采取針對(duì)性措施，加強(qiáng)安全措施，制定相應(yīng)的管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，從而規(guī)范每一個(gè)操作流程，解決問(wèn)題所帶來(lái)的影響，提高電子文檔管理的安全性，減少因安全事件，對(duì)企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失和名譽(yù)損失。培養(yǎng)專業(yè)的人才，加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，為企業(yè)在當(dāng)展中奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

作者：鄧穎穎單位：廣東省交通運(yùn)輸工程造價(jià)管理站