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1電子檔案在使用過程中的缺點與優(yōu)勢分析

近年來，我國高等教育迅猛發(fā)展，高校數(shù)量與學生規(guī)模均大幅上升，教職員工的人數(shù)也隨之呈現(xiàn)出穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢。高校每年都要對檔案進行變動、更新與維護，高校檔案管理工作挑戰(zhàn)很大。高校檔案不僅記錄了學校的教育歷史，還是對全校師生員工德、能、勤、績及學校教育教學活動進行了真實記錄，具有重要價值。

1.1電子檔案在使用過程中的缺點分析。雖然電子檔案的出現(xiàn)為高校檔案工作帶來很大便利，但任何事物都具有兩面性，承載電子檔案所使用的磁盤、光盤等均是高科技產(chǎn)品，對保管環(huán)境要求很高，溫度、濕度及強磁場等都會不同程度的影響到這些載體，電子檔案是否能夠可靠保存是一個重要問題。就目前使用情況來看，電子檔案的缺點如下：第一，初期投資費用增加。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理通常由人工即可完成，而電子檔案則必須依靠計算機技術(shù)來完成，因此前期必須配備計算機及外圍輸入輸出設(shè)備、計算機網(wǎng)絡(luò)等，并且需要對檔案管理者進行計算機培訓，這就使得費用大大高于傳統(tǒng)檔案管理工作。此外，光盤、硬盤等電子文件載體的物理壽命相對較短，所以要在技術(shù)上及時對載體進行保護以免電子檔案文件無法訪問，這又需要投入一部分人力與財力。第二，對電子檔案草稿與定稿無法進行分類。檔案的本質(zhì)屬性即為原始記錄性，而在辦公自動化系統(tǒng)中，對電子文件的起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改與覆蓋的特性使最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征難以保存，因此電子檔案管理中沒有正本與副本之分。第三，安全性較差。計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開放性使一些病毒或“黑客”有機會對電子文件的真實性與完整性造成威脅；由于電子檔案具有小體積、大容量的特點，一旦失竊，后果不堪設(shè)想；電子檔案沒有字跡特征，若被惡意修改也很難查出。第四，長久保存難度較大。電子檔案載體的特殊性使其對環(huán)境有著較高的要求，其保存環(huán)境必須嚴格控制濕度、溫度、潔凈度及磁場等影響因素。因此，高校檔案部門若采用電子檔案管理時，就必須考慮到這些因素，以防出現(xiàn)電子檔案損壞、丟失等無法挽回的情況發(fā)生。

1.2電子檔案在使用過程中的優(yōu)勢分析。由于高校的檔案管理涉及到人事管理、學生注冊、教學、科研和財務(wù)結(jié)算等多方面檔案材料，通過傳統(tǒng)方法來建立與管理檔案的工作強度較大且操作過程十分復雜繁瑣，電子檔案則克服了這些不便，在工作中呈現(xiàn)出優(yōu)勢。首先，一定程度上減輕了檔案工作人員的勞動強度，尤其是在進行檔案查找環(huán)節(jié)中，通過搜索文件分類號就可以找出所需文件及附件，不僅節(jié)約了時間，也極大的降低了檔案管理人員的勞動強度。其次，具有高效快捷的歸檔速度。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)能夠?qū)崟r進行電子檔案資源共享，且正確度較高；電子文件是由各種媒體信息集成的，具有圖文聲像等直觀效果。再次，促使檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到了提升。電子檔案在推行過程中不僅提升了檔案管理工作人員的計算機水平，還要求這些人員必須擁有較廣博的知識，并通過不斷的知識更新才能適應(yīng)整個專業(yè)要求。高校的檔案管理人員要謹記檔案工作對高校的服務(wù)性與輔助性，通過不斷提升自我專業(yè)能力以達到提升高校檔案工作整體水平的最終目的。

2加強電子檔案管理的意義

加強電子檔案管理不僅促使高校管理者與檔案管理者從傳統(tǒng)管理理念轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理理念，還從真正意義上加速了檔案管理工作的發(fā)展。

2.1能夠滿足使用者多樣化的需求。越來越多的使用者隨著社會進步而對檔案提出更多的使用要求，原始的紙質(zhì)文字資料已無法滿足其快節(jié)奏生活，并且對原始視頻圖像等影音資料需求是傳統(tǒng)檔案模式所無法滿足的。而電子檔案則能夠通過視頻、圖片來進行再現(xiàn)，這種多樣性的信息保存方式逐漸發(fā)展為解決使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案工作的服務(wù)對象需求會隨著社會發(fā)展與科學進步而發(fā)生變化，只有加強電子檔案管理，才能隨著動態(tài)需求及時更新并有效提出解決方案。

2.2加強電子檔案管理能夠節(jié)約人力與物力。由于檔案工作具有一定的特殊性，采用傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人財物力，還可能存在損壞風險。然而，計算機及其網(wǎng)絡(luò)不僅為歸檔提供了快捷的管理手段，還提供了信息利用的快速途徑，減輕管理者勞動強度的同時還將歸檔質(zhì)量和檢索速度大幅度提高了。電子檔案管理工作中將按“卷”立卷歸檔優(yōu)化為按“件”進行整理歸檔，使檔案管理工作效率得到了飛躍提高。

3加強電子檔案管理與應(yīng)用的對策

加強電子檔案利用管理與應(yīng)用具有重要意義，因此，需要從多角度開展、多方面配合電子檔案管理工作。

3.1通過建立檔案利用制度來整合各類檔案資源。建立檔案利用審批制度，通過對使用者調(diào)用檔案進行約束來保證其安全性，檔案管理部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進行及時的收集管理，以保證電子檔案能夠及時更新。在進行電子檔案應(yīng)用的同時也可以兼用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來進行互補，即“雙套制”，通過檔案資源整合來創(chuàng)新檔案管理模式，推動實現(xiàn)電子檔案管理工作的發(fā)展。

3.2規(guī)范檔案儲存與利用的方式，以避免無法恢復性損失。通過加強電子檔案的存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)安全性來保障檔案文件的安全。電子檔案硬件設(shè)施要做到專機專用并定時進行管理與維護，對軟硬件要及時進行更新升級，以保證存儲設(shè)備的狀態(tài)良好。同時還要定期更新備份所存檔的電子文件，以防意外丟失情況發(fā)生。定期對電子檔案文件的使用密碼進行更改，防止被非法訪問與隨意刪改等情況的發(fā)生?？傊粩喔倪M現(xiàn)代化管理手段，以提升電子檔案的安全。

3.3進行高校檔案管理人員職業(yè)培訓，加強其安全意識。定期進行必要的職業(yè)培訓，使檔案管理人員真正從思想上認識到此工作的重要性，提高其職業(yè)責任心的同時還應(yīng)從技術(shù)上不斷更新，以保證檔案管理工作的安全性，使檔案資料能夠安全可靠，并最大程度上做好服務(wù)工作。

作者：白敏單位：寶雞文理學院