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一、電子文件管理的的主要目標(biāo)保證

電子文件的真實性、完整性、可讀性和可用性是電子文件管理的主要目標(biāo)。在電子文件管理系統(tǒng)運行下的一份電子文件包含內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景三個要素。內(nèi)容是指文件中所包含的表達作者意圖的信息。結(jié)構(gòu)是指文件內(nèi)容信息的組織表達方式，分為物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)。物理結(jié)構(gòu)是文件信息存儲于載體上的位置及分布情況，如正文、批示、附件等各部分信息在載體上的存儲位置。邏輯結(jié)構(gòu)是文件信息的內(nèi)在關(guān)系，如文字排列、章節(jié)構(gòu)成、頁碼順序等信息。背景是指能夠證明文件形成環(huán)境、形成過程、存在狀態(tài)以及文件之間相互關(guān)系的信息。其中，保證文件的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、轉(zhuǎn)移等處理工作后仍然保持不變，和形成時的原始狀態(tài)一致，就保證了電子文件的真實性和相當(dāng)程度的完整性。以上描述文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個管理過程的數(shù)據(jù)稱作元數(shù)據(jù)，在文件形成時產(chǎn)生，它全面描述文件的本來面貌和生命歷程，文件管理系統(tǒng)在源頭一次性捕獲元數(shù)據(jù)，就可為不同的管理活動所調(diào)用，每一項管理活動都是記錄、調(diào)用相關(guān)元數(shù)據(jù)的過程。根據(jù)完整的元數(shù)據(jù)記錄，可以回溯電子文件的原貌和變化過程，從而確認(rèn)電子文件的真實性；利用元數(shù)據(jù)可以維護文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景之間以及文件之間的關(guān)聯(lián)，從而保護文件的完整性。保證電子文件的真實性和完整性，也就要求維護元數(shù)據(jù)的真實完整不丟失并始終與文件保持關(guān)聯(lián)。保持電子文件的可讀性，是指文件經(jīng)存儲、傳輸、壓縮/解壓、加密/解密、系統(tǒng)遷移等處理后，仍然能夠以人可以識讀的方式輸出，這就要求電子文件以開放的格式保存?？捎眯灾饕w現(xiàn)在對檢索系統(tǒng)的要求上。

二、做好電子文件管理的策略

（一）統(tǒng)籌安排合理規(guī)劃

電子文件管理是一個系統(tǒng)工程，最終是為數(shù)字檔案信息資源建設(shè)服務(wù)，以達到便于開發(fā)利用、造福社會的目的。具體實施起來涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領(lǐng)導(dǎo)層面對各階段的目標(biāo)、任務(wù)、措施進行科學(xué)、合理地規(guī)劃部署，如：在工作實施之前展開深入調(diào)研、廣泛論證、集中討論，投資大的項目要形成可研報告；形成科學(xué)合理的電子文件利用體制機制，優(yōu)化軟硬件系統(tǒng)配置，處理好軟件系統(tǒng)服務(wù)器的兼容關(guān)系，建立方便高效的查詢體系等。

（二）嚴(yán)格制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

電子文件管理工作是一項長期開展的持續(xù)性工作，應(yīng)落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，組織相關(guān)數(shù)量的人力，明確責(zé)任分工，加強管理，扎實推進工作有序進行。具體工作中要制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格貫徹實施，一定階段即以標(biāo)準(zhǔn)驗收成果，不斷改進以保證后續(xù)工作的質(zhì)量。如：組建專門負(fù)責(zé)電子檔文件管理工作的工作機構(gòu)，主要負(fù)責(zé)電子文件管理工作、系統(tǒng)設(shè)備升級維護、網(wǎng)站建設(shè)維護等；制定電子文件管理中著錄項目統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字化技術(shù)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。

（三）多方參與爭取合作

電子文件管理涉及社會的各行各業(yè)，應(yīng)千方百計爭取社會力量共同參與和支持，引導(dǎo)建立社會大眾積極充分利用電子文件這一社會資源的普遍意識，積極回應(yīng)獲得的利用反饋信息，以促進自身工作的不斷改進。如：宣傳網(wǎng)絡(luò)利用優(yōu)勢；發(fā)揮檔案學(xué)會等社會組織的作用；非涉密重復(fù)性技術(shù)工作可以通過合同、委托等方式外包給企業(yè)。

（四）加強安全保密工作

與傳統(tǒng)載體文件材料相比，電子文件在利于保管的同時也面臨著高風(fēng)險的集中。因此，應(yīng)建立電子文件備份中心，對電子文件實行異質(zhì)異地備份，配備防盜設(shè)施及配套的安全防護設(shè)備，同時還應(yīng)對電子文件的存儲介質(zhì)進行定期檢驗，防止載體老化等原因?qū)е碌臄?shù)字信息的丟失、失真和不可用。

作者：文一博單位：鶴崗市檔案局