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在信息時(shí)代迅速發(fā)展的今天，辦公的主要工具已經(jīng)由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成電子計(jì)算機(jī)，電子文檔正是電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。隨著時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量越來(lái)越多，對(duì)于檔案的管理就成為一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。信息化的管理能夠?yàn)闄n案的管理帶來(lái)方便，人們對(duì)電子化管理的需求也越來(lái)越大。

1電子檔案管理系統(tǒng)的介紹

中國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理是采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，在信息時(shí)代不斷發(fā)展的今天，電子檔案管理從西方走進(jìn)了中國(guó)。因此，中國(guó)的電子檔案管理系統(tǒng)的市場(chǎng)前景要參照西方發(fā)達(dá)國(guó)家的現(xiàn)狀。同時(shí)，西方的電子檔案管理能夠成為電子檔案管理在中國(guó)推廣的借鑒。電子檔案管理系統(tǒng)為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供了完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)不但可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化和DPM設(shè)計(jì)過(guò)程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。電子檔案管理系統(tǒng)能夠?yàn)檗k公帶來(lái)方便。電子檔案資料的用戶能夠通過(guò)系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行創(chuàng)建資料、保存檔案、控制文件、存儲(chǔ)和流轉(zhuǎn)，除了能夠運(yùn)用電子設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行電子轉(zhuǎn)化之外，還能將生成電子檔案進(jìn)行修改、分類歸檔、審核等，并且對(duì)電子檔案資料進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。電子檔案的生成、存取、使用都是通過(guò)電子計(jì)算機(jī)這個(gè)媒介完成的，電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子檔案的管理輕而易舉地就可以完成。

2電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

2.1電子檔案管理系統(tǒng)提高了工作效率

電子檔案管理系統(tǒng)走進(jìn)人們的工作中不是偶然的，有它的原因所在。一方面，電子檔案管理提高了工作效率。高效率的工作形式是現(xiàn)在的社會(huì)走向。信息技術(shù)給人們對(duì)檔案的整理節(jié)約了時(shí)間。另一方面，電子檔案管理系統(tǒng)的出現(xiàn)減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

2.2電子檔案的便利性

在傳統(tǒng)的檔案里，常常出現(xiàn)資料缺失的情況，一旦發(fā)生這種情況就要把裝訂好的文檔資料拆開(kāi)，然后把缺失的資料補(bǔ)充進(jìn)去，再重新裝訂成冊(cè)，這樣嚴(yán)重增加了管理人員的工作量，使工作效率大幅度降低。然而電子文檔出現(xiàn)這種情況只需要利用查找功能找到遺漏的信息位置，然后在遺漏的位置建立文件夾，把遺漏的資料增加進(jìn)去保存就可以了，這樣可以有效地減少人力，給管理工作人員減輕了工作量。

3電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建中應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題

3.1保密性是電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的前提

電子檔案是利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)電子文檔進(jìn)行管理保存，網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)之一是具有很強(qiáng)的開(kāi)放性，即使相距很遠(yuǎn)，依然可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接獲取數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)通信，而電子檔案作為國(guó)家單位重要的數(shù)據(jù)，需要很強(qiáng)的保密性。由于網(wǎng)絡(luò)的普及，很多不是國(guó)家單位的工作人員常常采取不正當(dāng)?shù)氖侄胃`取或更改檔案信息，這樣會(huì)導(dǎo)致重要信息流失，檔案失去了保密性，這將為檔案管理工作帶來(lái)安全隱患。網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性是無(wú)法改變的，保密性也是電子檔案管理的要求，怎樣才能在保持網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放性的前提下不失電子檔案的保密性是目前亟待解決的問(wèn)題。

3.2保證電子檔案信息的權(quán)威性

電子檔案的內(nèi)容都是極其重要的，其中很多內(nèi)容都涉及國(guó)家機(jī)密或個(gè)人隱私，因此，電子檔案的保存必須要建立在保障內(nèi)容準(zhǔn)確性和有效性的基礎(chǔ)上。科學(xué)地將電子檔案進(jìn)行管理，權(quán)威性是必不可少的條件。

4怎樣才能做好電子檔案管理系統(tǒng)

不斷完善管理體制，建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，建立健全電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案做好統(tǒng)一規(guī)劃和管理。除此之外，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的監(jiān)管，設(shè)立相關(guān)部門(mén)執(zhí)行監(jiān)管的職能，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)需要在監(jiān)管下執(zhí)行。同時(shí)，還要對(duì)需要存檔的電子信息的真實(shí)性進(jìn)行確定其真實(shí)性，從而提高信息的有效性。

4.1電子檔案應(yīng)該嚴(yán)格控制的方面

電子文件可以通過(guò)不同的格式在不同的載體上運(yùn)行，也可以通過(guò)某些軟件把格式進(jìn)行相互轉(zhuǎn)換，然后電子計(jì)算機(jī)的復(fù)制粘貼功能能夠把它的內(nèi)容完全一樣地呈現(xiàn)，這在一定程度上方便了人們對(duì)電子檔案的使用，這樣的操作能夠保證電子文檔的真實(shí)性，但是卻無(wú)法確認(rèn)原來(lái)的文檔格式。雖然如此，計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大功能能夠?qū)﹄娮訖n案等資料進(jìn)行保護(hù)。電子文檔的格式可以輕易地通過(guò)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換，并且電子檔案被轉(zhuǎn)換成另外一種格式后完全看不出被改動(dòng)過(guò)，因此一旦被轉(zhuǎn)換或修改，最原始的資料就化為烏有。為了防止這種情況的發(fā)生，在轉(zhuǎn)換或改動(dòng)文檔之前，要在系統(tǒng)保存一份未被改動(dòng)的原始文件資料，對(duì)其進(jìn)行備份，這樣能確保文檔資料的準(zhǔn)確性。

4.2跟上時(shí)代腳步，建立新的檔案管理隊(duì)伍

在信息化時(shí)代，檔案管理人員應(yīng)該不斷提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)電子計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)專業(yè)化的電子檔案資料管理的人員。從一個(gè)角度上來(lái)說(shuō)，要引進(jìn)先進(jìn)的電子計(jì)算機(jī)的專業(yè)技術(shù)，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)的知識(shí)，培養(yǎng)高素質(zhì)、擁有高度的責(zé)任感的檔案管理人員。從另外一個(gè)角度上說(shuō)，專業(yè)的培訓(xùn)對(duì)現(xiàn)有的電子檔案管理人員來(lái)說(shuō)是十分有必要的，尤其是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)。隨著電子檔案系統(tǒng)的不斷完善，高要求是電子檔案工作人員應(yīng)該追求的目標(biāo)，現(xiàn)代化檔案管理的關(guān)鍵性因素主要包括電子檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)水平以及他們對(duì)電子計(jì)算機(jī)知識(shí)的補(bǔ)充和更新速度，后者是最主要的因素。所以，電子檔案管理工作人員要跟上時(shí)代的腳步，優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一的檔案管理方法。建立一支高素質(zhì)，專業(yè)結(jié)構(gòu)合理，順應(yīng)信息時(shí)代的電子檔案管理的隊(duì)伍是十分必要的。

5結(jié)語(yǔ)

在電子檔案管理系統(tǒng)中，我國(guó)還處在初級(jí)階段，要不斷地對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。在引進(jìn)外國(guó)先進(jìn)技術(shù)的同時(shí)，電子檔案管理工作人員還要不斷加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)，對(duì)電子檔案的管理還要結(jié)合我國(guó)自身的特點(diǎn)，只有這樣才能提高我國(guó)檔案管理工作的效率。

作者：趙慶鵬 單位：黑龍江泰來(lái)縣克利鎮(zhèn)政府