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【摘要】機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工的重要依據(jù)。在我國經(jīng)濟(jì)體制不斷變革的今天，人們對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的職能改變的需求越來越強(qiáng)烈，而人力資源又是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的核心，人力資源管理的好壞將直接影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位職能的發(fā)揮效果，所以人事檔案在人力資源管理中起著不可忽視的作用，但在實(shí)際工作中,人事檔案卻在逐漸被淡化。本文就人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中如何發(fā)揮更好地作用進(jìn)行淺要分析。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；人力資源管理；作用

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工的重要依據(jù)。在我國經(jīng)濟(jì)體制不斷變革的今天，人們對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的職能改變的需求越來越強(qiáng)烈，而人力資源又是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的核心，人力資源管理的好壞將直接影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位職能的發(fā)揮效果,人力資源管理是把人視為機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵性的特殊資源,采用“以人為本”的思想對人力資源進(jìn)行管理的方法。它的核心是以人為中心,強(qiáng)調(diào)對人的管理。而反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn),真實(shí)記錄一個人客觀面貌的人事檔案在人力資源管理中起著不可忽視的作用，但在實(shí)際工作中,人事檔案卻在逐漸被淡化。本文就人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中如何發(fā)揮更好地作用進(jìn)行淺要分析。

一、人事檔案在人力資源管理中利用情況

雖然人事檔案在人力資源管理中有著不可忽視的作用，但在現(xiàn)實(shí)的工作中，許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位輕視對人事檔案的管理。表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

（一）人事檔案反映的的內(nèi)容不全面。

我們目前的人事檔案管理基本上是套用以往的干部檔案管理模式，人事檔案包括當(dāng)事人履歷材料、自傳材料、組織鑒定、考察材料、考核情況；學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)情況的材料；同時也包括政審、職務(wù)任免、加入黨團(tuán)組織的材料；獎勵及違紀(jì)材料；工資級別調(diào)整等等。而反映一個人的工作能力、工作業(yè)績、培訓(xùn)方面的材料卻是十分缺乏。當(dāng)用人單位希望通過人事檔案了解和掌握一個人全部信息時，無法得到滿足。人事檔案沒有給用人單位帶來具體的識人標(biāo)準(zhǔn)。長此以往，使得人事檔案遭受冷落。人事檔案內(nèi)容失真多有發(fā)生。由于個人及社會的原因，人們?yōu)檎业揭环莺霉ぷ鳎瑫⒆约旱臋n案材料擅自改動，如將工作時間提前，學(xué)歷提高，通過篡改、造假產(chǎn)生的人事檔案如果檔案管理者不進(jìn)行認(rèn)真的核實(shí)，只能將錯就錯地接受檔案。而虛假的信息導(dǎo)致人力資源部門無法對職工做出正確評價(jià)，使得人力資源管理在用人單位的作用發(fā)揮受阻。

（二）人事檔案反映的材料過時。

人事檔案材料的收集往往需要一個很長的過程，很多單位檔案部門不是隨時隨地收集材料，有的即使隨時收集材料，但歸檔的時間也相當(dāng)?shù)拈L，一般年底進(jìn)行一次歸檔，使得一些最新的檔案材料如石沉大海，而人力資源部門要了解某個人的材料時只能看到一些歷史材料，對該人最新材料的缺乏了解，從而貽誤人力資源對人才的分配。而有的人事檔案部門只有對人員進(jìn)行變動、調(diào)整時，才會對其檔案進(jìn)行整理，補(bǔ)充其缺少的材料，而這些材料的取得的真實(shí)性與時效性受限，使得人力資源管理部門無法從人事檔案獲取到真正有價(jià)值的信息。

（三）人事檔案管理者素質(zhì)有待提高。

人事檔案管理者往往由單位年紀(jì)偏大者或單位不受重視的人員擔(dān)任，而這部分人員對工作往往處于應(yīng)對付對的心理，對該工作的重視程度不夠，加之單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高，使得檔案管理形同虛設(shè)，直接影響了人事檔案作用的的發(fā)揮。

二、人事檔案在人力資源管理中的作用

（一）人事檔案可為人力資源管理提供真實(shí)可靠的信息。

人事檔案管理得好，在檔案中即可了解到一個人的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個人技能、個人素質(zhì)等信息，這些信息的提供可使用人單位做到知人善任、人盡其才,能挖掘每個職工的潛力,發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力,能最大程度上發(fā)揮人力資源的作用。

（二）人事檔案能為人力資源管理提供依據(jù)

人事檔案管理得好，可為用人單位在用人等決策中提供重要依據(jù)。人力資源管理部門通過對單位職工作的考核，如人事考核、績效評估、職工考核等等來決定職工的晉升和獎懲以及對職工的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。而這些記錄都要通過人事檔案來進(jìn)行反映。人力資源管理者通過人事檔案即可對職工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析,作出相應(yīng)的決策,從而保證用人單位決策的科學(xué)化、合理化。

三、如何發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中重要作用

（一）豐富人事檔案的內(nèi)容。

人事檔案應(yīng)為人事資源管理部門提供有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)，所以人事檔案內(nèi)容要更加豐富，不僅僅只有履歷、自傳、學(xué)歷、獎勵以及工資級別調(diào)整材料。還應(yīng)能反映個人的興趣愛好，專業(yè)能力，個性特征等等，通過這些材料的豐富，人力資源部門可以從人事檔案中提煉適合該人的工作崗位，職業(yè)素養(yǎng)，使人事檔案成為人力資源管理的得力助手。

（二）增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性。

人事檔案的真實(shí)性可為人力資源部門提供有價(jià)值的信息，因此人事檔案管理者要充分發(fā)揮其作用，對投遞的檔案材料要認(rèn)真的進(jìn)行甄別，對發(fā)現(xiàn)失真的材料要進(jìn)行實(shí)地核實(shí)，以確保材料的真實(shí)性，對弄虛作假的遞交材料者要給予相應(yīng)的處罰，以懲戒后人。同時要加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)，把好人事檔案收集、傳遞、存檔關(guān)，對不真實(shí)的材料堅(jiān)決不予存檔，從而為人力資源管理的決策提供可靠依據(jù)。

（三）加強(qiáng)人事檔案最新材料的充實(shí)。

人事檔案材料的收集往往需要一個很長的過程，很多單位不是隨時隨地收集材料，有的即使隨時收集材料，但歸檔的時間也相當(dāng)?shù)拈L，而人力資源部門要了解某個人的材料時只能看到一些歷史材料，對該人最新材料的缺乏了解，以貽誤對人力資源的分配。因此人事檔案要形成動態(tài)管理，及時更新檔案材料，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識一個人的全部實(shí)際情況。

（四）提高人事檔案管理者素質(zhì)。

建立人事檔案管理制度，提高檔案管理人員的待遇，積極組織檔案管理人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高他們的從業(yè)道德素質(zhì)，工資福利待遇，增強(qiáng)他們的責(zé)任心，從而發(fā)揮其在人事檔案管理中的重要作用。

（五）加強(qiáng)人事檔案的現(xiàn)代化管理。

當(dāng)今時代是信息和網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)的人事檔案管理已不能滿足檔案利用者的需求，加快開發(fā)人事檔案的現(xiàn)代化管理,加快人事檔案信息聯(lián)網(wǎng)的速度，實(shí)現(xiàn)個人信息的聯(lián)網(wǎng)查詢，使得人力資源管理者足不出戶，即可掌握該人的全方位信息，更加方便人力資源管理者發(fā)現(xiàn)人才，使用人才。而求職者也無需奔走各個城市投檔尋找工作，只需在互聯(lián)網(wǎng)上應(yīng)聘即可，為求職者節(jié)省了時間和費(fèi)用。

四、結(jié)語

總之，要樹立創(chuàng)新觀念，人才信息觀念和效益觀念，推動人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的重要性。使之成為人力資源部門重要工具，以為儲備人才，發(fā)現(xiàn)人才做好充分的準(zhǔn)備工作。

作者：張金良 單位：黑龍江省齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)人力資源和社會保障局