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電子文件中電子公文的流轉(zhuǎn)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展及電子政務(wù)的深入實施，無紙化辦公成為高等學(xué)校行政事務(wù)辦公不可避免的發(fā)展趨勢。無紙化辦公使公文的形式從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件變?yōu)橐浴氨忍亍睘樘卣鞯碾娮游募?。最明顯的表現(xiàn)是電子公文可以完全通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，突破了時間與地域的限制，實現(xiàn)發(fā)文、收文、歸檔、移交等行政事務(wù)辦理的一體化。在電子公文流轉(zhuǎn)過程中公文傳遞是通過網(wǎng)絡(luò)以信息傳遞的方式實現(xiàn)的。公文傳輸過程中加蓋電子印章、封裝公文與數(shù)據(jù)、加電子簽名、壓縮打包、加密等相關(guān)程序完成后上傳給電子文件中心（或單位的文秘機構(gòu)），電子文件中心或文秘機構(gòu)給發(fā)文單位回執(zhí)，發(fā)文單位向收文單位發(fā)送收文提示，收文單位收到提示后到電子文件中心接收公文，這一收發(fā)文的過程可以通過網(wǎng)絡(luò)在線實時完程。電子公文流轉(zhuǎn)過程以信息管理為中軸，以電子公文及其元數(shù)據(jù)信息的捕獲、整合與處理為核心，是處理信息、產(chǎn)生信息、利用信息的過程。電子公文流轉(zhuǎn)過程不僅僅處理公文還包括對電子公文處理過程中的各種形式信息的采集、加工、處理、交換、分析等，其目的是為學(xué)校行政管理服務(wù)。所以，電子公文流轉(zhuǎn)過程中不可避免地涉及到元數(shù)據(jù)的設(shè)計及相關(guān)數(shù)據(jù)和信息的捕獲、存儲、查看，從而保證電子公文的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)等信息的完整性。電子公文流轉(zhuǎn)過程是一個跨機構(gòu)、跨系統(tǒng)、跨區(qū)域的系統(tǒng)性的流程，在一體化的構(gòu)架下，關(guān)系到整個文件生命周期，其目標(biāo)是電子公文既要得到高效處理，也要得到有效保管，保證電子文件的真實性、有效性和完整性。

電子文件的歸檔及歸檔的基本實踐

（一）根據(jù)電子文件的特點，制定科學(xué)、合理的電子文件的歸檔范圍。在遵循各級領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)所制定的歸檔規(guī)范的同時，要明確歸檔前經(jīng)鑒定為具有保存價值的電子文件是歸檔范圍的主體，同時不能忽略對以下三方面材料的收集.首先，歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔，表達電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)數(shù)據(jù)。例如在教務(wù)管理系統(tǒng)中產(chǎn)生的學(xué)生成績登記表在其歸檔時其相關(guān)的系統(tǒng)軟件要一并歸檔。其次，在同一活動中，除電子文件外，所生成的其他形式的重要文件，如紙質(zhì)文件、縮微膠片等。再次對電子文件進行鑒定所形成的文件，前期管理所產(chǎn)生的文件以及電子文件歸檔時的各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的文件都應(yīng)一并歸檔。

（二）在電子公文流轉(zhuǎn)過程中結(jié)合電子文件的特點掌握科學(xué)的電子文件歸檔工作方式。首先是對電子文件的邏輯歸檔。邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移變的過程，通俗地講就是文件形成部門將存儲歸檔電子文件的邏輯地址通知檔案部門，使檔案部門能夠通過網(wǎng)絡(luò)直接查閱電子文件。電子文件邏輯歸檔后，既能使檔案部門能夠掌握歸檔文件信息及存儲地址，自動保存到檔案部門的數(shù)據(jù)庫中，方便讀者查詢；又能使文件形成部門仍然方便地使用該文件。為了保護歸檔的電子文件的真實性和完整性，電子文件邏輯歸檔后，電子文件要納入機構(gòu)的數(shù)據(jù)備份方案，永久保存的電子文件應(yīng)有脫機保存的備份；定期將有價值的文件信息從網(wǎng)絡(luò)上下載，進行物理歸檔或網(wǎng)絡(luò)的荷載，防止網(wǎng)絡(luò)癱瘓時丟失歸檔的電子文件。其次是對電子文件的物理歸檔。物理歸檔是把計算機及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔既可以采用網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔又可以采用介質(zhì)傳遞方式歸檔。網(wǎng)絡(luò)歸檔是指將歸檔電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門，或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲在檔案部門本地載體的過程，也稱在線歸檔。介質(zhì)歸檔是指將電子文件存儲在一定的介質(zhì)上移交給檔案部門，也就是卸載式歸檔。

（三）在電子公文流轉(zhuǎn)過程中結(jié)合電子文件的特點，制定了嚴(yán)格的電子文件的歸檔要求：電子文件的歸檔要求不單指對歸檔的電子文件的質(zhì)量要求，還包括對電子文件歸檔工作的要求。電子文件歸檔的質(zhì)量要求有以下三個方面。首先是歸檔的電子文件應(yīng)齊全完整，凡是歸檔范圍內(nèi)的文件均應(yīng)及時向檔案部門移交，特別要注意相關(guān)電子文件的支持軟件和管理數(shù)據(jù)的收集。其次是歸檔的電子文件應(yīng)真實有效，文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件如經(jīng)更改，應(yīng)將最新版本及更改記錄予以歸檔，各種文件的草稿、定稿根據(jù)需要決定是否歸檔。再次是歸檔的電子文件應(yīng)格式規(guī)范，有一式兩套的脫機文件，其中一套封存，一套提供利用。歸檔是檔案部門正式接管電子文件管理工作的起點，但是檔案部門對于電子文件管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。電子文件歸檔要做好以下三點：首先要設(shè)計科學(xué)合理的電子文件的歸檔管理系統(tǒng)。根據(jù)歸檔的需求，按照元數(shù)據(jù)模型集中管理一份文件的所有信息，并將這些信息作為一個整體歸檔，設(shè)計結(jié)構(gòu)合理的歸檔文件數(shù)據(jù)庫及目錄數(shù)據(jù)庫，并保持兩者之間的有機聯(lián)系。其次在電子文件歸檔的過程中也要提前做好準(zhǔn)備，要特別關(guān)注形成新類型電子文件的業(yè)務(wù)活動。在電子公文流轉(zhuǎn)過程中，電子文件歸檔過程中質(zhì)量檢查、技術(shù)鑒定同步進行。歸檔前電子文件的檢查和技術(shù)鑒定由電子文件的形成部門負責(zé)，將檢查結(jié)果記錄在案；歸檔后的電子文件的檢查和技術(shù)鑒定由電子文件的管理部門高校檔案館或綜合檔案室負責(zé)，不僅要檢查電子文件保管的技術(shù)狀況，還要檢查包括產(chǎn)生電子文件的相關(guān)支持軟件、配套紙質(zhì)文件、電子文件交付登記表等相關(guān)材料是否齊全，檢查結(jié)果記錄在案，或由兩個部門同時完成。然后是歸檔的電子文件應(yīng)經(jīng)過歸檔的整理和編目。最后電子文件的歸檔部門與電子文件的接收管理部門辦理完交換手續(xù)，電子文件的歸檔工作全部完成。

本文作者：李開平作者單位：鹽城工學(xué)院