前言：本站為你精心整理了人力資源管理的人事檔案管理探討范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

一、人力資源管理中人事檔案管理的重要性

在人力資源管理中，人事檔案所提供的信息是其識、選、用人才的依據(jù)，所以，人力資源管理和人事檔案管理關系非常密切。

（一）為開發(fā)人力資源提供可靠、真實的數(shù)據(jù)與信息

通過相關人事檔案能夠?qū)T工人生軌跡進行動態(tài)分析，掌握員工過去與現(xiàn)在，并對員工發(fā)展?jié)摿M行預測。人事檔案能夠?qū)⒕哂袃r值的相關信息提供給企業(yè)，幫助企業(yè)及時挖掘人才，防止對人才的埋沒與壓制，雖然作用各異、類型不同，然而，如果有利于發(fā)揮系統(tǒng)功能，則為有用人才。利用人事檔案中的相關信息，可以做到人才使用時的揚長避短，充分發(fā)揮人才效力。

（二）有利于合理配置人力資源

通過人事檔案能夠?qū)T工信息進行深入性了解，進而科學管理企業(yè)員工。人事管理有效性能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源信息共享，企業(yè)中配置資源時，依照人才不同的特點與能力，做到因事?lián)袢?，以人治事，使人才?yōu)勢得到充分發(fā)揮，在各系統(tǒng)、部門以及組織中促進人才有序、合理流動，最終促進企業(yè)發(fā)展。

（三）更規(guī)范、科學地預測人力資源需求

企業(yè)組織內(nèi)部是影響人力資源需求的主要因素，有效分析人力資源檔案有助于企業(yè)對人才需求進行及時了解，最終對人才資源計劃予以合理制定。

二、不善的人事檔案管理對人力資源管理的負面影響

（一）檔案材料虛假性不利于合理配置人力資源

真實性是檔案的基本特質(zhì)，若檔案缺乏真實性，那么人事檔案就會不具備利用價值。由于信息缺乏對稱性，導致檔案頻頻出現(xiàn)失真的個人信息現(xiàn)象。像假年齡、假學歷以及假工齡等等。這些虛假信息會導致人事部門無法對企業(yè)職工做正確評估，無法正確制定企業(yè)人員補充計劃、配置計劃、退休及解聘計劃等相關工作。

（二）人事檔案內(nèi)容雷同、分散，導致人力資源效力的降低

企業(yè)人事檔案一定要對員工真實面貌進行歷史、全面以及客觀反映，但是，目前很多人事檔案內(nèi)容抽象、資料單一，不能體現(xiàn)個性化，此現(xiàn)象導致企業(yè)在對人才的選用上缺乏一定參考價值，對企業(yè)員工正常晉升與選拔產(chǎn)生直接性影響，不僅會挫傷員工工作積極性，而且還會造成企業(yè)經(jīng)濟損失。

（三）落后的檔案材料管理，缺乏時效性，阻礙人力資源管理效率

陳舊的人事檔案材料都屬于記錄當事人歷史的重要依據(jù)，因為不會對已置于人事檔案的相關員工材料進行二次審核，而且最新的檔案也屬于程式化，對近期反映員工工作的檔案又很少，所以人力資源管理部門無法從中獲取有價值的企業(yè)信息。而且隨著不斷流動的企業(yè)人員，對企業(yè)進行個人檔案的查閱帶來不便，造成時間與人力的浪費，從而降低企業(yè)工作效率。

三、對人事檔案管理予以完善，服務于現(xiàn)代人力資源管理

優(yōu)化人事檔案管理，加強企業(yè)人事檔案的真實性與動態(tài)性。在管理企業(yè)人事檔案活動中，企業(yè)需要及時改革與新情況、新形勢不相適應的規(guī)章制度，構(gòu)建與新形勢相適應的、新德、更科學與合理的人事檔案管理機制，確保人事檔案管理的制度化與法律化。對檔案材料登記與傳遞機制予以構(gòu)建與完善。人事檔案內(nèi)容一定要重視動靜結(jié)合、橫縱結(jié)合，便于人力資源管理部門可以準確、及時了解員工實際情況。提高檔案管理工作者素質(zhì)。提高人事檔案管理工作者素質(zhì)是將人事檔案管理工作做好的重要舉措。人事檔案管理需要工作人員一定要具備較高工作素質(zhì)、良好職業(yè)道德及嚴格企業(yè)組織紀律，所以，一定要加強檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)與思想建設，不斷拓寬其知識領域，保證檔案管理人員可以不斷適應更高要求、更新的管理檔案工作。

四、結(jié)語

人事檔案是一個組織或者企業(yè)對人才進行了解、考察以及合理使用的重要依據(jù)，企業(yè)基本的人事檔案特性對企業(yè)人力資源管理具有決定性作用。真實、規(guī)范以及健全的人事檔案管理對企業(yè)建立和開發(fā)人力資源具有重要意義。所以，一定要對人事檔案管理作用進行充分發(fā)揮，最終促進企業(yè)人力資源和諧、健康發(fā)展。

作者：魯曉芳單位：黑龍江省火電第三工程公司