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[摘要]本文論述了高校學(xué)生檔案的內(nèi)容，指出了目前學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，提出了為加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的建議，進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校學(xué)生檔案管理方法和制度的形成。

[關(guān)鍵詞]高校學(xué)生檔案管理

高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是學(xué)生家庭社會關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況的主要原始材料，也是大學(xué)生就業(yè)及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個學(xué)生由學(xué)校走向社會的重要人生履歷。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下，高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證，有著難以替代的作用。

一、高校學(xué)生檔案的內(nèi)容

高校學(xué)生檔案分為終身檔案和臨時檔案。終身檔案是指新生進(jìn)校時由招辦提供的，以及學(xué)生畢業(yè)時由學(xué)校寄發(fā)到有關(guān)部門的對學(xué)生終身有效的檔案。臨時檔案是指學(xué)生在校期間臨時建立的檔案，包括學(xué)生各種表現(xiàn)情況的記載。臨時檔案的部分內(nèi)容在學(xué)生畢業(yè)時將裝入學(xué)生終身檔案。學(xué)生終身檔案和臨時檔案是兩個不同階段的檔案，學(xué)生臨時檔案一般包括以下一些內(nèi)容新生基本情況登記表，軍訓(xùn)考核表，大學(xué)生各科成績總表，綜合測評評審表，評優(yōu)評獎情況登記表，學(xué)生在校期間的政治思想表現(xiàn)及入團(tuán)、入黨材料，學(xué)生受處分或撤銷處分的決定，以及有關(guān)認(rèn)識、檢查等相關(guān)材料，畢業(yè)生登記表等。學(xué)生畢業(yè)時臨時檔案的有關(guān)內(nèi)容要裝入終身檔案，例如學(xué)籍卡，軍訓(xùn)考核表，評優(yōu)評獎情況登記表，在校期間各科成績匯總表，入團(tuán)、入黨有關(guān)材料，畢業(yè)體檢表，畢業(yè)生登記表等。

二、高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題

學(xué)生檔案管理旨在對學(xué)生在校期間,以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。長期以來，由于諸多原因，高校學(xué)生檔案未能得到應(yīng)有的重視，致使檔案材料收集不全，質(zhì)量不高,不能準(zhǔn)確全面地反映高校學(xué)生的全貌，甚至出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象。當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理主要存在以下幾個方面的問題:

1.學(xué)生檔案不受重視，管理體制不完善。學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個分支，但是，高校往往只重視教學(xué)和其它管理的檔案工作，對于學(xué)生檔案工作的重要性沒有認(rèn)識到位，沒有將學(xué)生檔案管理工作提到議事日程，在檔案管理二級機(jī)構(gòu)中沒有配備專職人員，沒有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，沒有將學(xué)生檔案管理的好壞與檔案管理部門的業(yè)績掛鉤，沒有進(jìn)行有關(guān)的制度建設(shè)，學(xué)生檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。

2.學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范。目前學(xué)生檔案的管理一般由學(xué)生管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，并將學(xué)生檔案的整理交由院系來完成。由于學(xué)生管理部門和院系均沒有配備專職人員，加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集整理過程沒有走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，出現(xiàn)這樣或那樣的錯誤，如文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、出現(xiàn)錯別字、學(xué)年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失等等。

3.學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備。因檔案的收集不及時，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上，學(xué)生檔案只成為“廢紙”一堆，無人查閱，也無法查閱、借閱，不利于高校教師了解學(xué)生，對學(xué)生因材施教。4.畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作不盡完善。在國家對高校畢業(yè)生實(shí)行統(tǒng)分統(tǒng)包的時候，高校畢業(yè)生檔案通常由學(xué)校檔案部門在學(xué)生畢業(yè)離校后統(tǒng)一寄往生源所在地人事局或有人事任用權(quán)的用人單位，隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，國家不再對高校畢業(yè)生進(jìn)行統(tǒng)包統(tǒng)分，應(yīng)該說，生源地的人事部門沒有保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，畢業(yè)生的檔案應(yīng)該由人才市場、人才交流中心或畢業(yè)學(xué)校待管，待畢業(yè)生落實(shí)就業(yè)單位后再將其檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。由于生源地的人事部門沒有了保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，因此忽視對高校畢業(yè)生檔案的管理，加上轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜，導(dǎo)致一些學(xué)生檔案丟失，給學(xué)生的就業(yè)帶來了不良的影響。

三、做好高校學(xué)生檔案管理的建議

1.統(tǒng)一認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工都要強(qiáng)化檔案意識，自覺支持和做好學(xué)生檔案工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和院系要把學(xué)生檔案工作納入議事日程，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作全校一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作常抓不懈。同時加強(qiáng)管理，將學(xué)生檔案管理工作納入有關(guān)職能部門的目標(biāo)管理，在布置、檢查和總結(jié)學(xué)生管理工作的同時，布置、總結(jié)和檢查學(xué)生檔案工作;另一方面，學(xué)校要認(rèn)真落實(shí)檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題，做到人員到位、經(jīng)費(fèi)到位、設(shè)備到位。

2.加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集，規(guī)范學(xué)生檔案的整理。學(xué)生檔案材料的收集要保證學(xué)生檔案材料的完整、齊全；文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書寫要規(guī)范、字跡工整，歸檔的材料不得使用圓珠筆、純藍(lán)墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等書寫，要求不出現(xiàn)錯別字；除傳真件需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔；學(xué)年度班主任鑒定要根據(jù)學(xué)生實(shí)際，盡量能表現(xiàn)出各個學(xué)生的特點(diǎn)；學(xué)生在高中階段也要完備高中檔案，入學(xué)即向校方提供。學(xué)生檔案的管理應(yīng)有一個指定的歸口部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，并指定院系專人負(fù)責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一要求。檔案整理過程中，要將檔案袋內(nèi)有關(guān)材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內(nèi)，材料名稱要求填寫完整、規(guī)范，并且保持內(nèi)外名稱一致、順序一致，具體材料以時間先后為序。

3.做好學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)。要嚴(yán)格制定查閱、借閱制度。借閱檔案人員要遵守保密制度，不得私自復(fù)印、拍照，不得在材料上批注、打問號、劃線、剪裁等。

4.嚴(yán)格畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保檔案運(yùn)轉(zhuǎn)安全及材料完整。學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，時間集中且短，流量大，涉及面廣，參與的人員多，要設(shè)置合理的傳遞方式和周密的傳遞環(huán)節(jié)，嚴(yán)格傳遞手續(xù)，以防畢業(yè)生檔案丟失。

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