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編者按：本論文主要從目前成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的主要問題；完善成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理的措施等進(jìn)行講述，包括了對學(xué)籍管理工作不夠重視，認(rèn)識模糊、管理手段落后、模式陳舊、忽視學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和人員培訓(xùn)、信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的難題制約著學(xué)籍電子檔案管理水平、完善成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理的措施等，具體資料請見：

[摘要]隨著教育部關(guān)于高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊管理制度的出臺，成人高等教育學(xué)籍檔案管理從手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。與傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理相比，這種新型的管理模式具有數(shù)據(jù)共享度高，冗余度小等優(yōu)點(diǎn)，極大地提高了工作效率。

[關(guān)鍵詞]學(xué)籍電子檔案管理

2001年，教育部了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，推行了高等教育學(xué)歷電子注冊制度；2006年，學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺正式開通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作逐步過渡到以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學(xué)形式、培養(yǎng)層次、學(xué)制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學(xué)籍檔案管理。新的形勢下，如何做好成教學(xué)籍電子檔案管理工作是一個(gè)值得思考的問題。

(一)目前成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的主要問題

1對學(xué)籍管理工作不夠重視，認(rèn)識模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當(dāng)成普教的附屬品，甚至還有少數(shù)分管成教工作的校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員將它看成創(chuàng)收的渠道，由于思想上不夠重視和認(rèn)識上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現(xiàn)在硬件設(shè)施不完善，沒有按崗配備專門人才，檔案管理混亂等。

2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度。學(xué)籍管理的常規(guī)性工作如新生名冊打印、教學(xué)計(jì)劃管理、畢業(yè)名冊打印等各類有關(guān)學(xué)籍檔案的管理，雖一部分使用了計(jì)算機(jī)，但僅采用單機(jī)操作，計(jì)算機(jī)的價(jià)值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢，跟不上時(shí)展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。

3忽視學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和人員培訓(xùn)。成教學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求管理人員有極強(qiáng)的計(jì)劃性、準(zhǔn)確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)，學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)偏低，專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理，并且隨著學(xué)分制的實(shí)施，加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當(dāng)前時(shí)展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引進(jìn)到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域。

4信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的難題制約著學(xué)籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過程和特點(diǎn)看，電子檔案仍像傳統(tǒng)檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點(diǎn)，它是無形的東西，裝載在某種介質(zhì)上，并且必須通過計(jì)算機(jī)或其他“懂”得其組成規(guī)則的工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性?？梢哉f，保證電子文件的真實(shí)性和原始性的技術(shù)難題很多。

將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，即從檔案的實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，網(wǎng)絡(luò)傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復(fù)制品，而非檔案原件。網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據(jù)自己利益對信息的取舍，可能使檔案信息內(nèi)容更改。這些人為因素會影響電子檔案的真實(shí)性。

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)所用的載體相對于紙質(zhì)檔案對環(huán)境要求更高，壽命較短。載體的不穩(wěn)定性必然影響信息的真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)更新一段時(shí)間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。

(二)完善成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理的措施

1明確管理目標(biāo)，強(qiáng)化管理意識。成人高等教育要以培養(yǎng)“復(fù)合應(yīng)用型人才”、“能力創(chuàng)新型人才”和“社會急需和廣泛就業(yè)型人才”為目標(biāo)，以成人高等教育質(zhì)量為中心來開展工作。而學(xué)籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它的管理水平和質(zhì)量直接影響到成人高等教育的質(zhì)量。為了達(dá)到成人高等教育培養(yǎng)目標(biāo)來做好學(xué)籍電子檔案管理，必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地做好學(xué)籍電子檔案管理過程的每一項(xiàng)工作。在明確管理目標(biāo)的同時(shí)，需要強(qiáng)化管理意識。高校成人高等教育學(xué)籍管理者的業(yè)務(wù)水平、政策水平和自身素質(zhì)直接影響學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量。因此，必須加強(qiáng)對學(xué)籍管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和教育，使他們充分認(rèn)識和理解學(xué)籍電子檔案管理工作的性質(zhì)和重要性，自覺地認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識，提高工作能力。要使他們通過不斷的學(xué)習(xí)，熟悉和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析問題的技能；結(jié)合學(xué)籍電子檔案管理工作實(shí)際，善于總結(jié)摸索出學(xué)籍電子檔案管理的基本規(guī)律并不斷創(chuàng)新；樹立“以學(xué)生為本”的服務(wù)意識，全面提高學(xué)籍電子檔案管理水平和能力。

2完善管理制度，實(shí)行規(guī)范管理?，F(xiàn)今所用的檔案管理制度是按紙質(zhì)文件檔案來制定的，已經(jīng)不能適用于現(xiàn)代化的學(xué)籍電子檔案管理技術(shù)。高校應(yīng)本著“與時(shí)俱進(jìn)”的精神和堅(jiān)持“以人為本”的原則并結(jié)合自身實(shí)際情況，在廣泛聽取學(xué)生意見的基礎(chǔ)上，將“電子檔案”充實(shí)到學(xué)籍檔案管理制度中去，并對原有的學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，并對與之配套的一系列相關(guān)管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設(shè)日趨完善。

規(guī)范和加強(qiáng)學(xué)籍電子檔案管理，對成人高等教育工作顯得尤為重要，根據(jù)學(xué)籍檔案管理具有長期性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，我們必須實(shí)行管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。從招生到畢業(yè)，在這一過程的不同階段、環(huán)節(jié)，學(xué)籍電子檔案管理人員一定要本著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真對待，嚴(yán)格按照制度辦事，堅(jiān)持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認(rèn)真做好學(xué)籍電子檔案管理工作。

3充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子檔案的優(yōu)勢最大化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各高校都有自己的校園網(wǎng)。校園網(wǎng)是學(xué)校信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)設(shè)施，這為實(shí)現(xiàn)學(xué)籍電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎(chǔ)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還必須開發(fā)出與之配套的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。

為此，成教學(xué)籍管理部門應(yīng)當(dāng)爭取學(xué)校的大力支持，應(yīng)盡可能地組織技術(shù)力量開發(fā)出適用于本校的學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)。該管理系統(tǒng)應(yīng)包括新生報(bào)到注冊管理、在校生管理、成績管理、教材管理、紙介質(zhì)檔案管理、畢業(yè)生管理、數(shù)據(jù)接口等模塊，涉及到學(xué)籍管理的方方面面。此管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)行在因特網(wǎng)上，學(xué)生能在千里之外能夠查到自己的學(xué)籍狀態(tài)；教師能在家里能夠查到自己什么時(shí)候該去哪個(gè)教室上課。

在設(shè)計(jì)系統(tǒng)的時(shí)候，很重要的一點(diǎn)是要考慮到信息安全的問題。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。一般規(guī)律是當(dāng)網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量按算術(shù)級數(shù)增加時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的效益和網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)性均以幾何級數(shù)增加。從安全方面看，據(jù)計(jì)算機(jī)安全專家的調(diào)查，約有l(wèi)O％的局域網(wǎng)在新建而接入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)所遇到的非法訪問難以計(jì)數(shù)?，F(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對黑客高手往往防不勝防。如果黑客有能力突破防火墻的封鎖，而讀取畢業(yè)生學(xué)歷信息，那給高校帶來的損失將會是巨大的，同時(shí)也會對學(xué)校聲譽(yù)帶來不好的影響。

總之，成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理是一件重要的事情，盡管目前還不能完全實(shí)現(xiàn)“無紙化管理”，我們應(yīng)積極尋求新的管理思路，早日實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。