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一、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理信息化的重要作用

有效提供檔案管理工作效率通過計算機網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)崿F(xiàn)便捷、快速的網(wǎng)絡(luò)信息查詢，從而有效的節(jié)省了檔案查找時間，而且節(jié)省了大量物質(zhì)材料的耗費。在檔案管理過程中，通過使用計算機目錄索引工具，能夠顯著提高檔案管理工作效率。

二、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的主要內(nèi)容

檔案信息化管理是信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是信息技術(shù)作用的綜合產(chǎn)物。檔案信息管理工作就是指對檔案管理工作中的信息輸入、組織、控制、輸出以及調(diào)控等進行對應(yīng)的操作活動的總和。是檔案管理機構(gòu)為機關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)以及社會各個方面提供檔案信息與服務(wù)的工作體系。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及以及檔案管理的現(xiàn)代化進程，利用網(wǎng)絡(luò)化對檔案進行管理已成為一種趨勢。在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理工作應(yīng)該以檔案信息資源建設(shè)工作為核心，在工作過程中將擴大檔案信息開發(fā)與利用作為檔案管理工作的主要目標(biāo)。通過建立科學(xué)、合理、統(tǒng)一的檔案管理模式、制度體系，盡量利用先進、可適性強的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案管理行業(yè)的相關(guān)信息資源加以充分利用，逐步形成完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，以達到加強對信息檔案的收集、組織、存儲、統(tǒng)計、應(yīng)用與編研的目的。同時，提高現(xiàn)代信息檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，為企業(yè)的管理、生產(chǎn)、經(jīng)營與科研提供種類齊全、形式多樣、內(nèi)容客觀的真實性檔案服務(wù)，為檔案的信息化工作打下堅實的基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案的信息化以及檔案利用的信息化。

三、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展檔案管理工作的相關(guān)途徑

（一）提高檔案管理人員的信息化建設(shè)意識

檔案管理工作人員是任何檔案管理環(huán)境下的能動資源，在檔案管理工作中發(fā)揮著主導(dǎo)作用。因此，信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展檔案管理工作同樣需要充分發(fā)揮管理人員的作用。首先，檔案管理部門必須逐步改變相關(guān)人員的工作觀念，提高其檔案管理工作中利用信息技術(shù)以及提高自身信息技術(shù)利用水平的意識，使得他們認(rèn)識到檔案管理工作信息化的必要性，讓他們積極主動的完成信息化建設(shè)的相關(guān)工作；其次，應(yīng)該加強工作人員信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，尤其是相關(guān)應(yīng)用軟件的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升其檔案管理實際工作中的相關(guān)操作能力，爭取盡快實現(xiàn)信息檔案的信息化管理；再次，檔案管理部門管理者還要認(rèn)識到適當(dāng)加大檔案管理信息系統(tǒng)以及檔案管理人才的投入，培養(yǎng)專業(yè)管理人才的重要性，為信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的開展提供人員保障。

（二）加強檔案管理部門間聯(lián)系，實現(xiàn)檔案的縱橫共享

信息網(wǎng)絡(luò)時代，人們產(chǎn)生和使用的信息量在迅速增加，這使得現(xiàn)代社會中存在的信息量得以迅速加大。在紛繁復(fù)雜的信息環(huán)境中，任何一個檔案管理部門都不可能利用其自身的力量對所有知識、信息加以收集、組織、加工、存儲和應(yīng)用。所以，各個部門之間要徹底打破傳統(tǒng)的各自為政管理方式，在各個部門之間建立并形成一個相對網(wǎng)站的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，通過統(tǒng)一的管理方式充分發(fā)揮出檔案的整體優(yōu)勢，通過將所有文獻匯總、形成聯(lián)合目錄，最終實現(xiàn)資源共享。通過形成信息資源共享網(wǎng)絡(luò)，可以使得各個部門之間形成各自資源的共享，便于信息搜尋者能夠通過更多的途徑獲得更加廣泛、豐富的知識、情報。另外，利用所建立的聯(lián)合目錄，通過網(wǎng)絡(luò)化管理方式，使得各個檔案管理部門能夠重復(fù)挖掘出潛在的資源，有效的實現(xiàn)了檔案資源的互補，提高了館藏資源的利用率，有效的避免了資源的重復(fù)和浪費。不但很好的緩解了存儲空間擁擠、資源利用緊張等問題，而且還使得檔案館更加專一，系統(tǒng)性更強。

（三）重視信息反饋，促進信息的深層次挖掘

信息反饋方法是檔案信息資源開發(fā)利用中的重要內(nèi)容，而且信息反饋工作是多方面的，不但可以在所有檔案管理工作者與檔案管理信息之間形成反饋，而且還可以在信息使用者與信息之間形成反饋。檔案管理人員在將反饋得到的信息綜合整理之后，得到一份完整的信息反饋報告，利用該報告進行檔案信息資源的開發(fā)。為后續(xù)檔案信息資源的開發(fā)、利用，提高檔案管理工作水平提供更加科學(xué)、針對性更強的依據(jù)。

（四）提高檔案管理工作的安全與防護意識

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作要求相關(guān)部門必須具有足夠的信息安全意識，通過層層把關(guān)、嚴(yán)格管理的方式，避免出現(xiàn)檔案資源人為破壞的問題。由于計算機網(wǎng)絡(luò)自身具有較高的安全風(fēng)險，尤其是個別企事業(yè)單位，其對信息安全的要求較高，加之在網(wǎng)絡(luò)使用過程中沒有重視病毒的防控，直接使用免費甚至是盜版的防病毒軟件，這些都個檔案的信息安全埋下了隱患。在檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)病毒防御、計算機安全機制保障過程中，要定期對計算機進行全面的查殺，通過升級反病毒軟件、更新病毒庫、設(shè)置在線防御體系等方式，提高系統(tǒng)的抗病毒攻擊能力，能夠隨時防止網(wǎng)絡(luò)病毒入侵和人為攻擊。常用的措施包括使用身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份以及防火墻等措施。同時，還要提高檔案管理人員的安全防范意識，通過加強網(wǎng)絡(luò)安全管理的方式保證檔案信息資源的安全性。

（五）利用信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實現(xiàn)檔案管理在線服務(wù)

在傳統(tǒng)的檔案管理及利用過程中，通常要親自到檔案管理部門查閱相關(guān)的檔案信息資料。而在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理與應(yīng)用的形式發(fā)生了徹底的變化。而且網(wǎng)絡(luò)信息的全面社會化也徹底改變了人們的生活、工作、學(xué)習(xí)方式，使得人們更愿意通過在線搜尋的方式來提高獲得信息的速度和信息的豐富度，提高其自身的工作效率。所以，傳統(tǒng)的被動式、手動式檔案管理與應(yīng)用方式已經(jīng)逐步被現(xiàn)代化的主動式檔案管理服務(wù)方式所替代。在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案部門只需要在網(wǎng)頁上進行檔案資料的匯編，并提供對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫地址、電子信箱等方式，就可以建立起與信息需求者之間的聯(lián)系，顯著提高了檔案信息資源的利用效率。

作者：李芳單位：神華神東煤炭集團公司檔案室