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一、民政檔案管理的特點

民政檔案資料數量大、種類多民政工作是面向社會廣大階層的具體工作，擔負維護社會穩(wěn)定、提升民生水平的艱巨任務。由于工作內容涉及婚姻管理、擁軍、部隊轉業(yè)安置等具體內容，因此對應的民政檔案數量很大。在過去使用紙質材料的年代，由于各種登記表格都由當地政府機關或者民政管理部門單獨設計并印制，因此，普遍存在原始資料數量眾多、格式不統(tǒng)一的問題。上述情況都增加了民政檔案管理的難度，提高了不同部門、地區(qū)檔案調取、查閱的困難性。

二、民政檔案管理工作推進信息化的必要性

1、檔案信息化建設是大勢所趨

民政檔案的信息化建設與檔案工作規(guī)范化管理是一種相輔相成的關系，檔案信息化是檔案工作規(guī)范化管理的必要條件。信息化的浪潮始于上個世紀的80年代，隨著cd唱片、音樂、影視作品等資料的數字化，人與人之間的文件傳輸和數據交換已經離不開電腦和網絡。在這種大背景下，只有大力加強國內的民政檔案信息化進程，才能跟上時代的步伐。在很多地區(qū)，民政檔案管理方式落后，是阻礙檔案工作效率提升的重要原因。如果缺乏信息化手段的支撐，檔案在不同部門、不同地區(qū)之間的交換和轉移都必須付出極大的物質代價和時間成本。同樣，現代年輕人都習慣網絡化生存，讓民眾通過網絡的手段對相關檔案進行查詢可以極大的提高民政部門政務公開的水平，提升民眾的滿意度。因此，為了跟上時代前進的步伐，我們必須在檔案信息化工作方面投入更多的資金和精力。

2、工作方式的改變促使檔案管理信息化

馬克思主義經濟學告訴我們，生產關系要適應生產力的需要，要隨著生產要素和生產工具的變化而變化。隨著個人計算機、移動設備、智能手機的普及，民政檔案的載體與工作方式已經發(fā)生了翻天覆地的變化，電子文件、電子簽名等最新技術也開始大量應用在檔案管理工作的方方面面。文件的起草、簽發(fā)、辦理、歸檔等運作過程都可在計算機和網絡中進行，這樣使得檔案的前身以機讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機讀形式存在。因此，民眾生活形態(tài)和政府部門工作方式的轉變對新時代的檔案工作提出了更高的要求。要順應這種改變，最直接的方式就是要借助信息化的手段對民政檔案進行有效管理，通過加強計算機硬件建設、完善檔案文件數據庫、普及互聯網的應用等手段，更新檔案管理的手段。

三、推動民政檔案信息化工作的主要措施

1、推進民政領域原始資料電子化

民政領域的原始資料電子化是一項艱巨的任務，因為民政部門的工作是面向社會廣大階層展開的，同時還擔負維護社會穩(wěn)定、提升民生水平的重大責任。由于工作內容涉及婚姻管理、擁軍、部隊轉業(yè)安置等具體內容，在過去普遍存在原始資料數量眾多、格式不統(tǒng)一的問題。數字化技術的發(fā)展對解決這一情況帶來了希望和契機，大力推行民政采集資料的無紙化工作，可以顯著降低基層工作人員的強度。同時，在電子資料收集的過程中，要特別注意相關存儲介質的保存，避免因為硬件丟失和損壞而造成資料的破壞和泄密。同時，應制定緊急情況應對預案，定期對資料進行備份和更新，防止各種不可抗力而造成數據工作推倒重來。加大投入力度，盡快建立民生檔案全文數據庫，完成所有婚姻(含離婚、領寄養(yǎng))檔案的電子錄入工作，從而實現查詢檔案不進庫房，不翻閱紙質材料，及時為群眾提供查閱服務。

2、加快民政檔案管理工作的意識轉變

民政檔案工作者一般年齡較大，對新興事物的看法較為落后，對新技術的應用有一種與生俱來的恐懼感，害怕自己的工作能力被計算機等技術手段所取代。同時，檔案工作者的環(huán)境較為封閉，相比較其他行政工作人員，與社會接觸較少。因此，在實際工作中，一方面我們要努力開拓自己的視野，堅持在工作中學習，活到老學到老，努力讓自己跟上時代的發(fā)展和社會的進步。另一方面，各民政部門要加強組織，加大對檔案工作者的培訓力度，將最新的技術知識和行業(yè)趨勢及時傳達到基層，努力學習中國特色的社會主義理論，踐行科學發(fā)展觀，關注改革開放的新形勢、新問題，把人事檔案工作與社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變。

3、加大培訓力度，提高民政工作者信息化能力

俗話說的好，科學知識才是第一生產力，只有熟練掌握檔案信息化的最新知識與核心技能，才能切實推進檔案信息化建設。隨著時代的進步，民政工作的服務對象不斷擴大，大部分居民的衣食住行、生活保障都與民政工作息息相關。同時，民政檔案的信息化進程也加大了檔案管理工作的專業(yè)性和難度，民政檔案工作人員的能力和水誰也必須隨之提升。要為檔案管理工作配置專業(yè)專職的工作人員，必須從單位員工當中選取責任心強，熟悉業(yè)務的干部擔任。同時，積極組織相關工作人員參加各種檔案管理工作的培訓，加強職業(yè)道德的相關教育，增強他們的保密意識和觀念，同時提升專業(yè)技術水平。通過密切與當地檔案局的聯系，讓檔案局為民政部門組織專場工作培訓。注重對民政檔案管理過程中碰到的檔案入檔、檔案保管、檔案轉移等具體內容進行理論培訓、現場指導和經驗傳授。培訓內容要貼近當地民政工作的實際與民生環(huán)境的具體情況，強調專業(yè)性與針對性，避免泛泛而談，空洞無物。在培訓后，要組織開展相應的考試和測試，及時鞏固所學的知識，對于不合格的學員，單位要單獨組織輔導。

4、提升硬件配備，充實檔案館藏資源

各級政府和民政部門必須加大資金投入，推進檔案基礎設施全面改善。在硬件設施方面，可以為工作人員配置數碼相機，用于改善檔案的裝備;購置打印機，用于檔案掃描工作;配置專用電腦和智能手機終端，用于加快檔案目錄文件級錄入與“國八條”專項任務存檔工作。通過財政核算下撥足夠的資金，用于購買檔案柜、檔案箱、除濕機、打碼機等檔案管理方面的專業(yè)設備。有條件的單位還要為設立專門的檔案室，為檔案配置特別的空調。同時，通過將歷史資料掃描入庫，整理歸檔的方式，加快豐富檔案館藏資源，充實庫房存量。新時期對民政檔案管理工作提出了全新的要求，具體而言，一方面我們要認真做好館藏檔案資源建設工作，全面推進檔案資源的立體化、具體化、層次化。通過加大財政投入，重建、改建檔案基礎設備，并調派人員、增加人手，全面充實檔案工作管理隊伍。成立相關工作領導小組，以責任制形式加快檔案整理力度。加快民政單位歷史資料清理工作進程，推進“歷史欠賬”檔案的整理進度。集中資源，Nlanagement}企業(yè)管，里有的放矢，針對性的加大對民政領域重大活動、重要事件照片檔案的收集力度。

四、結語

信息化技術的發(fā)展和應用，讓民政檔案管理工作的方式發(fā)生了翻天覆地的轉變，給民政檔案管理工作提出了前所未有的挑戰(zhàn)。作為一名合格的民政檔案管理工作人員，在困難面前我們必須堅持不害怕、不逃避的優(yōu)良作風，努力增強為民服務的觀念，努力提升檔案管理的技術水平。同時，要時刻牢記民政檔案管理工作的要點，并結合自己的工作經驗，在管理過程中發(fā)揮主觀能動性，積極開創(chuàng)、實踐新型的檔案管理方法，為我國的民政工作和民生事業(yè)做出自己應有的一點貢獻。

作者：雷立梅單位：福建福安市民政局