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一、高校教學(xué)檔案管理之現(xiàn)狀

1.1教學(xué)檔案管理制度不健全

目前，各高校都有健全的教學(xué)管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少。隨著一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了一些進(jìn)步。但從目前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題。如關(guān)于教學(xué)工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理，缺乏有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，出現(xiàn)了文件的形成與歸檔脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，導(dǎo)致檔案管理混亂。檔案的保護(hù)、借閱制度也不夠健全。教師借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無還時(shí)而有之，時(shí)間一長檔案資料就不知去向，造成重要文件時(shí)有流失。由于管理制度不健全，有價(jià)值的文件材料得不到足夠的重視，檔案管理工作處于松散的狀態(tài)。

1.2檔案意識不強(qiáng)，檔案管理人員的工作不受重視

在工作中，一些教師，甚至是領(lǐng)導(dǎo)干部，對檔案重視程度不夠，對高校檔案管理工作在學(xué)院管理中的重要性和必要性認(rèn)識不足。與此同時(shí)，檔案管理人員的工作不受重視，人員配備隨意，流動(dòng)性大。檔案管理人員大多是非檔案專業(yè)，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價(jià)值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性。有些院系的檔案工作是由行政人員兼任，平時(shí)工作繁雜，也沒有機(jī)會接受專門的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，無法實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理。

1.3缺乏交流溝通，檔案利用率低

目前，許多高校中存在檔案信息開發(fā)不足、缺乏交流的問題。各二級院之間教學(xué)檔案的管理大多都是閉門造車，互相封閉，無法相互借鑒和溝通。盡管高校加大了一些檔案管理改革的力度，但力度不夠。從整體上看，各學(xué)院沒有找到甚至是沒有意識到問題在哪里，不知道怎么解決，不去研究怎么解決。教學(xué)檔案管理工作對各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為學(xué)院教學(xué)帶來很多的參考和借鑒。但是許多學(xué)院長期以來重“藏”輕“用”，一般資料歸檔后就束之高閣。缺乏交流溝通，檔案利用率不高。

二、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作的對策

2.1規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度，強(qiáng)化工作責(zé)任

建立科學(xué)的教學(xué)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系。明確職能，將各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與學(xué)院其它工作統(tǒng)一部署、統(tǒng)一檢查、統(tǒng)一考核。高校要進(jìn)一步制定、完善教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，并確定教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)范圍，使教學(xué)檔案管理人員樹立起強(qiáng)烈的責(zé)任心，調(diào)動(dòng)其積極性。使一切工作做到有章可循，通過相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行，以規(guī)范教學(xué)檔案工作行為，使教學(xué)檔案管理工作步入制度化、正規(guī)化的軌道。

2.2增強(qiáng)檔案管理意識，提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案是歷史的軌跡，是一筆無形資產(chǎn)。如何重視它，管理好它，更好地開發(fā)和利用它，為學(xué)院的大發(fā)展出力、獻(xiàn)策，是我們?nèi)簬熒鷨T工的責(zé)任。在實(shí)際工作中，要把一年一度的檔案歸檔工作變?yōu)槿粘９ぷ?，避免年終突擊整理檔案的被動(dòng)局面，有效提升教學(xué)檔案管理的責(zé)任意識。由于歷史和現(xiàn)實(shí)等方面的原因，在部分檔案管理人員中呈現(xiàn)出專業(yè)水平不強(qiáng)的特點(diǎn)，這就給檔案管理工作造成一定的困難。因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)尤為重要。檔案管理人員要熱愛檔案事業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)。教學(xué)檔案不得隨意改動(dòng)，如學(xué)生成績、教師考評結(jié)果等。作為教學(xué)檔案管理人員一定要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心，要愛崗敬業(yè)，無私奉獻(xiàn)。針對教學(xué)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)的問題，各單位要做好他們的再教育工作。組織學(xué)院檔案人員集中學(xué)習(xí)《檔案法》等法律法規(guī)，按規(guī)定選派檔案員，參加市檔案局舉辦的檔案知識講座。同時(shí)注重加強(qiáng)對檔案員的日常學(xué)習(xí)和教育培訓(xùn)，為檔案工作人員征訂《檔案時(shí)空》《、檔案知識博覽》等專業(yè)知識導(dǎo)刊，邀請檔案局專業(yè)人員來學(xué)院進(jìn)行工作指導(dǎo)，使之盡快適應(yīng)高校建設(shè)和發(fā)展的需要。

2.3全方位、多方式，提高教學(xué)檔案利用率

由于檔案室長期處于封閉狀態(tài)，檔案室服務(wù)教師、學(xué)生的功能不為大家所知，利用檔案意識淡薄。自從高等學(xué)院開展本科教學(xué)水平評估，教學(xué)評估工作所需的評建材料很多涉及到院，學(xué)院形成的文件材料多是教學(xué)檔案，我們這才認(rèn)識到教學(xué)檔案的重要性。但這還不夠，我們應(yīng)明確檔案管理的最終目——利用。高校檔案管理人員在收集、整理、分類、保存教學(xué)檔案的過程中，應(yīng)時(shí)刻牢記教學(xué)檔案管理的目的就是為學(xué)校的教學(xué)、科研提供服務(wù)的。不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，做到分類科學(xué)、排列有序、查找方便，為師生利用檔案資料提供有效的信息服務(wù)。同時(shí)，高校的檔案管理工作者必須加大宣傳力度，加強(qiáng)各二級院、各高校教學(xué)檔案信息的交流或橫向溝通，使檔案室由封閉型轉(zhuǎn)向開放型，廣泛地開發(fā)檔案信息資源。加強(qiáng)教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案可被多人在不同地域同時(shí)訪問、瀏覽、下載，同一份電子檔案可同時(shí)為不同的用戶服務(wù)，大大提高檔案的利用率。真正使教學(xué)檔案為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)。

三、小結(jié)

總之，高校教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理建設(shè)是強(qiáng)化教學(xué)管理的需要，是深化教學(xué)改革的需要，也是提高教學(xué)質(zhì)量的需要。高校教學(xué)檔案管理水平的提高，需要我們不斷地從思想上和行動(dòng)上去追求、去創(chuàng)新，這是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工作。但只要我們對現(xiàn)在存在的問題有一個(gè)清醒的認(rèn)識，并堅(jiān)持不懈地去追求改進(jìn)之途徑，完善教學(xué)檔案制度、增強(qiáng)檔案管理意識、提高教學(xué)檔案利用率，我相信，通過各位教職工的共同努力，高校教學(xué)檔案管理水平必將有一個(gè)質(zhì)的飛躍。

作者：張瑜單位：陜西國際商貿(mào)學(xué)院