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一、民辦高職院校畢業(yè)生檔案的歸屬

民辦高職院校畢業(yè)生在離校之前沒有落實就業(yè)單位的學(xué)生，需要將檔案返回生源地由院校就業(yè)指導(dǎo)中心派人送至即人才交流中心進行登記編號，畢業(yè)生擇業(yè)期一年內(nèi)可以進行免費存放。

二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序

1.開具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。

2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進行檔案的提取。

3.對于自謀職業(yè)、出國留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費出國留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別

民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過參加全國統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報到證后才能得以實現(xiàn)。

四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業(yè)生進入國家機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營機構(gòu)他們沒有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級人才交流服務(wù)機構(gòu)進行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中需要注意一下幾點：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。

2.個別沒有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問用人單位的性質(zhì)，在確定對方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再決定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時間，不要將檔案來回調(diào)離，最好做到一步到位。

4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進行托管。

五、民辦高職院校畢業(yè)生工作后檔案提取及補辦辦法

一是畢業(yè)生還沒畢業(yè)，檔案不可能調(diào)走，當(dāng)畢業(yè)生找到工作單位時，一般公司會把員工檔案統(tǒng)一存在當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鞣?wù)中心，不過學(xué)校一般建議學(xué)生檔案不要交由企業(yè)管理，以防離職時候被企業(yè)扣留。學(xué)生可以選擇將檔案掛靠在學(xué)校所在地的人才交流服務(wù)中心，期限為兩年。二是畢業(yè)生找到工作時，必須要及時辦理就業(yè)手續(xù)，將檔案放回原籍人事局或人才交流服務(wù)中心。三是若畢業(yè)生更換工作單位，所在單位可發(fā)函將檔案調(diào)出。如果超過擇業(yè)期仍未落實工作，注意這些學(xué)生的檔案將被打回原籍過程中容易丟失。四是檔案由學(xué)生本人保管超過兩年時就會變成黑檔。五是建議民辦高職院校學(xué)生盡快補辦存檔手續(xù)，未超過擇業(yè)期的畢業(yè)生去人才市場補辦，超過擇業(yè)期但年齡未超過35歲的按非普通高校畢業(yè)生身份重新辦理，檔案在本人手上需要盡快向相關(guān)的人才服務(wù)機構(gòu)進行咨詢，若檔案曾經(jīng)被打開，需要將相關(guān)資料向有關(guān)部門核實，補齊代管費。

六、總結(jié)

綜上所述，目前我國民辦高職院校畢業(yè)生量大面廣，所進的就業(yè)單位大部分是民營企業(yè)，檔案管理、檔案去向、檔案歸屬、檔案作用、檔案的重要性等系列工程，管理起來都很困難，并且民辦高職院校畢業(yè)生是一個正在集中進入社會的龐大群體，也是企業(yè)發(fā)展后備力量。民辦高職院校畢業(yè)生對檔案管理的認識不足，同時也是目前檔案管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。民辦高職院校檔案管理意識應(yīng)從在校生抓起，高度重視畢業(yè)生檔案的重要性，讓學(xué)生在校內(nèi)就了解個人檔案的重要性，提高學(xué)生檔案管理的意識。對學(xué)生采取開設(shè)專題講座、讓學(xué)生積極參與，共同做好民辦高職院校檔案工作。

作者：鄭瑩瑩 單位：惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學(xué)院