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摘要:學(xué)生檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分。高校學(xué)生檔案管理存在檔案涉及部門多、收集工作錯綜復(fù)雜、整理歸檔不規(guī)范、缺乏完善統(tǒng)一的信息化管理規(guī)章制度和學(xué)生檔案意識薄弱等問題。高校應(yīng)采取建設(shè)學(xué)生檔案信息平臺、改革學(xué)生檔案信息化管理制度、增強學(xué)生檔案保管意識等對策，有效提高學(xué)生檔案管理的水平和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞:學(xué)生檔案;信息平臺;問題;策略

一、改進學(xué)生檔案管理的背景和需求

(一)背景

學(xué)生檔案是學(xué)校在培養(yǎng)學(xué)生的教育教學(xué)與管理活動中形成的，記錄和反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)表現(xiàn)、個人經(jīng)歷、獎懲等情況的歷史記錄。有效的學(xué)生檔案管理對于任何一所高校都是至關(guān)重要的。《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定:高校檔案館是學(xué)生檔案的主要管理部門，有責(zé)任改進學(xué)生檔案管理方式，推進學(xué)生檔案的信息化和數(shù)字化。當前，各高校已充分認識檔案信息化建設(shè)的重要性，并付諸行動，加速推進檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，取得了有目共睹的成效。但是，高校檔案基本上是按照黨群、行政、出版、財會等十個一級目錄分類的，很少細分到學(xué)生檔案這一類型。然而，隨著學(xué)生人數(shù)的不斷增加和檔案內(nèi)容的日益豐富，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理理念已難以滿足高校學(xué)生管理的需求，學(xué)生檔案的利用價值得不到有效挖掘。高校學(xué)生檔案涉及多個部門，從學(xué)工處、教務(wù)處、招生就業(yè)處到各二級院系，導(dǎo)致學(xué)生檔案內(nèi)容覆蓋面廣、收集難度大。另外，學(xué)生是學(xué)生檔案的利用者，這決定了學(xué)生檔案有利用率高的特性。

(二)基本需求

隨著高校的不斷擴招，我國高等教育毛入學(xué)率已達48.1%。據(jù)統(tǒng)計，我國高校畢業(yè)生人數(shù)已由1949年的2.1萬增至2019年的834萬。面對如此眾多的大學(xué)生，高校如何運用現(xiàn)代化手段管理學(xué)生檔案，及時維護和更新學(xué)生信息，確保信息數(shù)據(jù)完整、真實、準確，顯得尤為重要。學(xué)生在校期間都會形成自己的綜合檔案，包括各科學(xué)習(xí)成績表、勤工助學(xué)經(jīng)歷、在校身體心理健康檔案以及相關(guān)社會實踐材料等，這些都為學(xué)生畢業(yè)后的學(xué)習(xí)、工作、選拔、聘用等提供了重要依據(jù)。此外，個人綜合檔案是學(xué)生畢業(yè)后在職人事檔案的基礎(chǔ)組成部分。學(xué)生檔案管理工作直接關(guān)系到學(xué)生的切身利益，直接影響檔案作用的有效發(fā)揮。學(xué)生是高校教育教學(xué)工作的主體之一。運用現(xiàn)代化信息平臺做好學(xué)生檔案管理工作，既能積極推動高校發(fā)展，也是學(xué)生檔案管理工作發(fā)展的重要趨勢。大數(shù)據(jù)時代，高校的數(shù)字化校園和辦公一體化建設(shè)越來越完善，相關(guān)部門應(yīng)抓住機遇，加快推進學(xué)生檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)，為廣大師生提供更加便捷的服務(wù)。

二、學(xué)生檔案管理存在的問題

(一)檔案涉及部門多，收集工作錯綜復(fù)雜

高校學(xué)生檔案涉及教務(wù)處、學(xué)工處、招生就業(yè)處等部門及二級院系，各部門及院系分別管理學(xué)生檔案中相應(yīng)的材料，相互之間沒有協(xié)調(diào)統(tǒng)一機制，這增加了高校學(xué)生檔案的收集難度。個別部門為了自己工作方便，在學(xué)生檔案移交時間上滯后，不利于學(xué)生檔案及時、全面歸檔。

(二)整理歸檔不規(guī)范

大多數(shù)高校對于學(xué)生檔案整理歸檔沒有明確具體的要求，而是按照教學(xué)類其他檔案進行歸檔、立卷和分類，學(xué)生檔案管理工作沒有與學(xué)生實際的調(diào)閱訴求相結(jié)合。學(xué)生檔案管理人員在工作實踐中發(fā)現(xiàn)，學(xué)籍卡中經(jīng)常出現(xiàn)筆記潦草、用筆顏色各異、本人頭像粘貼處缺少相片和重要證明材料缺少相關(guān)簽字等現(xiàn)象。這說明在學(xué)生檔案歸檔環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范操作，必須及時改進。

(三)缺乏完善統(tǒng)一的信息化管理規(guī)章制度

截至目前，我國還沒有專門針對高校學(xué)生檔案管理的法律法規(guī)。大部分高校也沒有制訂行之有效的學(xué)生檔案信息化管理規(guī)章制度，學(xué)生檔案停留在被動式管理階段，各部門各自為政，方法單一，導(dǎo)致出現(xiàn)管理盲區(qū)或多部門重復(fù)管理現(xiàn)象。高校檔案管理人員應(yīng)該從學(xué)校層面考慮，推動相關(guān)部門溝通協(xié)商，共同制訂完善的學(xué)生檔案管理辦法，細化管理流程，明確職責(zé)分工，使學(xué)生檔案管理有章可循、有根可查。

(四)學(xué)生檔案保管意識不強

學(xué)生檔案在學(xué)生就業(yè)、深造學(xué)習(xí)等方面都會發(fā)揮獨有的作用［1］。學(xué)生需要有一定的檔案保管意識。筆者在工作實踐中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)學(xué)生都重視自己的學(xué)歷證書和畢業(yè)證書，但檔案保管意識不強。具體表現(xiàn)為:有的學(xué)生畢業(yè)后不能妥善保管個人檔案，致使檔案遺失;有的學(xué)生在校時未按規(guī)范要求如實填報自己的信息，致使檔案內(nèi)容存在差錯;有的學(xué)生畢業(yè)后對個人檔案不聞不問，直到工作單位提出審查等要求時，才意識到自己的學(xué)籍檔案等材料已丟失。這些不僅會給學(xué)生發(fā)展帶來困擾，也會給學(xué)校工作帶來麻煩。

三、學(xué)生檔案管理的改進策略

(一)建立數(shù)字化學(xué)生檔案信息平臺

學(xué)生檔案數(shù)字化是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢。面對學(xué)生數(shù)量增加、流動性增大及學(xué)校搬遷、合并、升級等重大變更，高校需要科學(xué)管理，及時更新學(xué)生的個人信息，建設(shè)檔案數(shù)字化管理信息平臺。該平臺能為學(xué)生檔案的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、異地查閱申請、異地存儲備份安全等提供重要保障。目前，很多高校的招生就業(yè)處、教務(wù)處、人事處等部門已實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，這在一定程度上為學(xué)生檔案數(shù)字化管理奠定了基礎(chǔ)。高校檔案管理部門可以從學(xué)校層面出發(fā)，整合相關(guān)部門的信息資源，在現(xiàn)有全類檔案系統(tǒng)中的學(xué)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，增加學(xué)生檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等，最大限度地利用數(shù)字化手段，將已歸檔的學(xué)生電子檔案與目錄數(shù)據(jù)庫對接，同時利用校園網(wǎng)做好各歸檔部門的連接工作，實現(xiàn)高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)資源的共享與網(wǎng)絡(luò)化管理。高校應(yīng)設(shè)置學(xué)生檔案信息平臺使用條件和權(quán)限，簡化搜索、查詢流程，學(xué)生可以遠程搜索本人學(xué)籍檔案材料目錄，可以通過網(wǎng)絡(luò)預(yù)約到線下檔案館(室)開具蓋有公章的證明材料，同時也為已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生和用人單位提供信息查找和核實途徑，使學(xué)籍檔案查找更有針對性。這樣能充分發(fā)揮學(xué)生檔案的積極作用，提升學(xué)生檔案管理水平［2］。

(二)改革學(xué)生檔案信息化管理制度

針對學(xué)生檔案管理混亂、制度不健全等問題，高校檔案管理部門應(yīng)以適應(yīng)數(shù)字化時代需求為導(dǎo)向，進行全方位的制度改革。1．建立完備的信息資料收集歸檔制度除了傳統(tǒng)學(xué)生檔案所包含的歸檔內(nèi)容，各高?？筛鶕?jù)自身的特色需求，結(jié)合學(xué)校人才培養(yǎng)目標等，合理擴充學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容，可以增加學(xué)生道德誠信檔案、心理健康教育檔案、創(chuàng)業(yè)社會實踐檔案等［3］。高校應(yīng)本著對學(xué)生高度負責(zé)的態(tài)度，明確學(xué)生檔案管理部門，細分工作任務(wù)，厘清人員職責(zé)，設(shè)立年底考核制度，制訂材料歸檔時間表，提高學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率，確保學(xué)生檔案的連貫性和完整性。2．建立完善的學(xué)生檔案移交制度檔案移交雖然是一項日常工作，但在實際操作中極易出錯，需要細心和耐心。從填寫移交清單到清點歸檔材料，全程都必須嚴格遵守相關(guān)規(guī)章制度。因此，學(xué)校要建立完善的學(xué)生檔案移交制度，相關(guān)工作人員必須嚴格遵守移交規(guī)范，讓檔案移交工作變得有跡可查。3．健全學(xué)生檔案查閱利用制度高校應(yīng)利用信息平臺提升學(xué)生檔案的利用價值，避免學(xué)生檔案處于“閑置”狀態(tài)。學(xué)校要健全查閱利用制度、保密制度等，鼓勵在校學(xué)生、往屆畢業(yè)生、相關(guān)用人單位利用學(xué)生檔案信息平臺查閱學(xué)生檔案，在維護學(xué)生隱私的基礎(chǔ)上，盡量減少審批流程，提升服務(wù)質(zhì)量與效率。到線下檔案館(室)借閱檔案時，借閱人員必須辦齊手續(xù)，帶上有效證件或單位介紹信，杜絕未經(jīng)允許擅自掃描、拍攝、篡改、損壞檔案等不良行為［4］。

(三)增強學(xué)生檔案保管意識

學(xué)生檔案是證明學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的原始憑證，其中包含錄取證明、成績單、獎懲證明、黨團材料等，這些都是無法復(fù)制的。鑒于此，學(xué)生必須增強檔案保管意識，避免因檔案丟失而給工齡判定、轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等帶來不良影響。具體可從三個方面著手增強學(xué)生的檔案保管意識。第一，要求學(xué)生報到注冊時提交完備的個人檔案，完成檔案信息數(shù)字化采集工作。高校學(xué)生檔案管理人員在開展學(xué)生入學(xué)教育時，可以通過制作學(xué)生檔案管理展架、具體工作案例演說或讓學(xué)生簽署檔案承諾書等形式讓學(xué)生了解學(xué)籍檔案的重要性［5］。第二，在每學(xué)年結(jié)束時，班主任或輔導(dǎo)員主持班會，讓學(xué)生在統(tǒng)一時間內(nèi)核對自己本學(xué)年的學(xué)習(xí)情況，查看成績單、個人榮譽等信息并簽字確認，再由班主任或輔導(dǎo)員及時將其上傳至學(xué)生網(wǎng)上電子檔案系統(tǒng)。這樣既利于提高學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率，也利于增強學(xué)生的檔案保管意識。第三，在學(xué)生畢業(yè)時，學(xué)校統(tǒng)一將檔案發(fā)往學(xué)生就業(yè)單位或寄回生源地，同時聯(lián)系學(xué)生，讓他們及時核查檔案是否在規(guī)定時間內(nèi)送達目的地，以免遺失或遺忘。學(xué)校也要長期保留學(xué)生的電子檔案，以方便日后學(xué)生回校補辦。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展、高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷電子注冊制度的逐步完善和檔案工作者的不懈努力，高校檔案現(xiàn)代化管理水平不斷提升。高校必須及時改革和創(chuàng)新學(xué)生檔案管理模式，搭建學(xué)生檔案管理信息平臺，優(yōu)化學(xué)生檔案管理制度，增強學(xué)生檔案保管意識，全面提高學(xué)生檔案管理的質(zhì)量和效率，提高學(xué)生檔案信息的利用率。

參考文獻:

［1］王玉武．淺談高校學(xué)生檔案管理主要問題及對策［J］．現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018(19)．

［2］張潔．高等學(xué)校學(xué)生檔案信息化管理對策［J］．管理觀察，2017(2)．

［3］王靜．淺析高校學(xué)生檔案管理中存在的問題及對策［J］．山西檔案，2013(S1)．

［4］王璐，韓建華．高校檔案管理現(xiàn)狀、問題與對策研究［J］．產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2013(1)．

［5］宋陽．信息化時代高校檔案管理工作創(chuàng)新策略［J］．管理觀察，2019(21)．

作者：成珊珊  單位：江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院