概述企業(yè)檔案數(shù)字化管理
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目前企業(yè)檔案數(shù)字化中存在的主要問(wèn)題就是電子檔案載體的特殊性導(dǎo)致的一系列問(wèn)題。
1．1電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題
由于電子檔案與紙質(zhì)檔案載體性質(zhì)的不同，電子檔案可以刪減，可以不留痕跡地反復(fù)修改，不能通過(guò)字體和印章鑒別，導(dǎo)致無(wú)法辨別真?zhèn)?，使其不具有法律效力和依?jù)。
1．2電子檔案的安全性問(wèn)題
電子檔案與紙質(zhì)檔案由于載體不同，容易被外界環(huán)境影響，消磁或者無(wú)法讀??；還容易被網(wǎng)絡(luò)黑客通過(guò)特殊程序截取或被計(jì)算機(jī)病毒入侵，使信息丟失。
1．3電子檔案對(duì)生存的技術(shù)環(huán)境過(guò)分依賴問(wèn)題
企業(yè)的電子檔案形式多樣，有文檔、圖形、視頻、音頻等，而這些檔案無(wú)法直接閱讀，人和電子檔案之間有一道數(shù)字屏障，計(jì)算機(jī)成為必須工具。而計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件的更新速度極快，使電子檔案也同時(shí)需要不斷的更新才能被讀取和利用，導(dǎo)致電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性極大，也極易丟失信息。
1．4電子檔案的增殖速度極快，存儲(chǔ)密度增高
企業(yè)在生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)中產(chǎn)生的電子檔案越來(lái)越多，而且組成結(jié)構(gòu)復(fù)雜，每年都在成倍的增長(zhǎng)，這就要求存儲(chǔ)的載體空間和密度不斷加大。自1957年硬盤誕生以來(lái)，存儲(chǔ)密度提高了5000萬(wàn)倍。而存儲(chǔ)密度越高，導(dǎo)致安全問(wèn)題就越多。
1．5檔案數(shù)字化對(duì)檔案人員也提出了更高的要求
做好檔案數(shù)字化工作要求企業(yè)的檔案管理人員不僅懂得紙質(zhì)檔案的整理、編研，還要能夠熟練地使用計(jì)算機(jī)、掃描儀、相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)軟件等，能夠熟練進(jìn)行計(jì)算機(jī)軟件和電子檔案更新、升級(jí)等后期維護(hù)工作。
2針對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化管理出現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)采取的措施
2．1企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)數(shù)字檔案的安全性管理
對(duì)歸檔電子文件做到全程管理，即對(duì)電子文件的形成、收集、歸檔以及電子檔案的保管、利用、統(tǒng)計(jì)、銷毀等實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控?？梢圆扇∩矸葑R(shí)別、權(quán)限控制、電子簽名等技術(shù)手段維護(hù)電子檔案的真實(shí)可靠性。
2．2企業(yè)要根據(jù)實(shí)際情況建立完整的電子檔案歸檔和保存制度
電子文件歸檔一式三份，一份封存保管，一份借閱使用，一份異地保存。歸檔的電子文件盡量轉(zhuǎn)換成通用格式，如不能轉(zhuǎn)換就在同一載體中同時(shí)保存其應(yīng)用軟件，以防止若干年后無(wú)法讀取。要選擇專門的檔案光盤，其壽命大于20年，合理安排存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，科學(xué)保存。每4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。
2．3在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中要遵循規(guī)范性、安全性、真實(shí)性、效益性的原則
制定出符合本企業(yè)實(shí)際情況的、合理的、最優(yōu)化的檔案轉(zhuǎn)化方案。
2．4做好電子檔案的保存和維護(hù)工作，盡可能的延長(zhǎng)使用壽命
以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，但是由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際存儲(chǔ)的經(jīng)驗(yàn)，所以要求電子檔案的保存環(huán)境高于紙質(zhì)檔案，要恒溫、恒濕、防塵、防磁、防震、防光、防有害氣體。
2．5重要檔案還是要雙套制保存
有的大型企業(yè)有很多珍貴或機(jī)密的檔案，它們可能是有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，要雙套制保存。既有電子檔案也有紙制檔案，以防止電子檔案出意外導(dǎo)致無(wú)法挽回的損失。
2．6有條件的企業(yè)可根據(jù)具體情況開(kāi)發(fā)專門的檔案管理系統(tǒng)
用專業(yè)檔案管理軟件收集、整理、編研電子檔案；把紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后掛接到檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)定期自動(dòng)備份數(shù)據(jù)，防止丟失，全面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理。
2．7企業(yè)應(yīng)該重視檔案管理，有計(jì)劃地培養(yǎng)和引進(jìn)檔案管理人才
在做好紙質(zhì)檔案管理同時(shí)學(xué)習(xí)當(dāng)今先進(jìn)的數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)，加速本企業(yè)的檔案數(shù)字化管理工作，推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展?？傊?，在信息化條件下企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)管理的重要組成部分。企業(yè)要克服各種困難加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，它可以促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)騰飛助力加油科學(xué)技術(shù)與生態(tài)倫理是相互作用的。當(dāng)科學(xué)技術(shù)被合理應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，可以促進(jìn)各方面的可持續(xù)發(fā)展，促使生態(tài)平衡，反過(guò)來(lái)生態(tài)的平衡也會(huì)為科學(xué)技術(shù)的發(fā)展提供更廣闊的空間。
作者：冷雪峰單位：中國(guó)第一汽車股份有限公司技術(shù)中心
