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摘要：隨著信息技術(shù)的運用及國家對電子會計檔案管理的不斷推進，各高校也在不斷加快會計檔案電子化的進程。會計檔案作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，原始資料來源渠道多而雜，目前高校還在實施紙質(zhì)會計檔案，或者紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的模式。本文從會計檔案分類及業(yè)務(wù)流程上詳細分析形成電子會計檔案的難點所在，并根據(jù)實際工作情況，提出對策性建議，便于高校推進電子會計檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：會計檔案；電子會計檔案；流程；財務(wù)共享服務(wù)中心；財務(wù)業(yè)務(wù)管理一體化

一、引言

2016年1月1日開始實施的新《會計檔案管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力與地位；2017年財政部印發(fā)《關(guān)于穩(wěn)步推進財政電子票據(jù)管理改革的試點方案》，目前已經(jīng)在多個地區(qū)開始執(zhí)行；2020年財政部、國家檔案局聯(lián)合出臺的《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會〔2020〕6號)，明確指出了滿足哪些條件可以僅適用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔等。隨著國家不斷出臺相關(guān)政策、對電子會計檔案管理工作不斷推進，以及電子會計檔案本身具有無紙化、存儲方便、查閱方便、集中管理和共享率高等優(yōu)點，吸引越來越多高校開始推行會計檔案電子化。由于會計檔案原始資料多而雜，有合同、材料出入庫單、資產(chǎn)入庫單、驗收單、各種發(fā)票等；來源渠道不一，有校內(nèi)自制憑證、外來原始憑證等。高校本身缺乏具有相關(guān)經(jīng)驗的工作人員，如何將這些繁而雜的原始資料按照流程匯集到一起保存就成為一件非常困難的問題。本文從會計檔案分類及業(yè)務(wù)流程著手，深入分析形成電子會計檔案的過程中存在的難點。

二、會計檔案的含義及分類

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，會計檔案是單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)會計報告類、其他會計資料類。電子會計檔案就是指單位接收的電子形式的各類會計資料。

（一）會計憑證類，包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證按照來源分為單位自制原始憑證、外來原始憑證。高校自制原始憑證主要包括培訓(xùn)進修申請表、財務(wù)報銷單據(jù)、采購申請單、材料出入庫單、資產(chǎn)入庫單、竣工驗收單、校內(nèi)合同等；外來原始憑證是指單位從外部接收的各類會計憑證，主要包括增值稅發(fā)票、通用機打發(fā)票、定額發(fā)票、航空運輸電子客票行程單、火車票、汽車票、出租車票、過路過橋費發(fā)票等會計憑證。

（二）會計賬簿類，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。

（三）財務(wù)會計報告類，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告。

（四）其他會計資料類，主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。上述會計資料中的會計賬簿類、財務(wù)會計報告類、其他會計資料類都是在會計憑證的基礎(chǔ)上形成的，因此電子會計檔案的取得重點在于電子會計憑證，本文也主要以電子會計憑證為研究重點。三、目前高校會計檔案管理情況隨著高校信息化、智慧化校園建設(shè)，部分院校已經(jīng)開始實行網(wǎng)上報銷模式，主要采用掃描、拍照的形式將紙質(zhì)檔案掃描到影像庫中，形成電子原始憑證。這種模式減少了教職工報賬的時間，提高了報賬效率，解決了簽字難問題，也可以隨時查看報賬進度，大大緩解廣大教職工之間的矛盾。但這種模式也具有一定的缺點，不是最終電子會計檔案的管理模式。實行電子會計檔案管理的目標是實現(xiàn)全流程無紙化控制，但在實際工作中沒有做到無紙化，電子形式也沒有取代紙質(zhì)形式，而是將紙質(zhì)形式掃描成電子形式；報銷人員的工作量沒有減少，整體工作重心前移；沒有降低成本，反而在掃描時需要機器設(shè)備等硬件設(shè)施，增加了成本。

四、高校形成電子會計憑證的主要業(yè)務(wù)流程

高職院校的財務(wù)活動按照資金流向分為收入和支出。收入主要包含財政撥款、科研收入、單位資金（學(xué)費、住宿費、培訓(xùn)收入等）；支出主要包含人員經(jīng)費、差旅費、其他經(jīng)費等。

（一）收款業(yè)務(wù)流程。收款流程涉及財務(wù)內(nèi)部多個系統(tǒng)，如財政集中支付系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)、學(xué)生收費系統(tǒng)、發(fā)票稅務(wù)系統(tǒng)、財政票據(jù)系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)。目前大部分高校財務(wù)內(nèi)部各系統(tǒng)之間相互獨立，通過紙質(zhì)會計憑證相互傳遞，其收款操作流程主要為：收到財政款項，打印“到賬額度通知單”轉(zhuǎn)交會計核算；學(xué)生學(xué)費、住宿費等通過收費系統(tǒng)對學(xué)生信息等進行管理，通過繳費平臺進行繳款，銀行系統(tǒng)收到款項時，打印銀行進賬單，并在財政票據(jù)系統(tǒng)出具電子非稅票據(jù)，打印匯總表，轉(zhuǎn)交會計核算；收到其他科研項目款等，打印銀行進賬單，開具并打印電子發(fā)票，轉(zhuǎn)交會計核算。上述系統(tǒng)中，財政票據(jù)系統(tǒng)、稅務(wù)開票系統(tǒng)已經(jīng)開始采用電子發(fā)票，財政集中支付系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)本身就能形成電子到賬額度通知單及銀行進賬單，若將紙質(zhì)會計憑證線下傳遞轉(zhuǎn)為線上傳遞，則能形成電子會計憑證，因此收款業(yè)務(wù)完全形成電子會計憑證的關(guān)鍵點在于將財務(wù)內(nèi)部幾個相互獨立的系統(tǒng)相互連接起來形成智能收費平臺，并與核算系統(tǒng)連接形成流程化管理。

（二）支付業(yè)務(wù)流程。高校支付業(yè)務(wù)主要包括人員經(jīng)費、差旅費、專項經(jīng)費在內(nèi)的其他經(jīng)費。目前部分高校采用線下紙質(zhì)報銷流程進行管理；部分高校則采用了線上報銷流程管理，會計檔案采用了紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的模式。1.人員經(jīng)費報銷。學(xué)校人員經(jīng)費主要包括教職工的薪酬、離退休人員經(jīng)費及學(xué)生獎助學(xué)金。目前信息化程度低的學(xué)校則采用線下打印、簽字、審核等報銷流程，信息化程度高的學(xué)校則根據(jù)成熟的工資管理系統(tǒng)、獎助學(xué)金管理系統(tǒng)進行線上與線下并行的模式，即人事、學(xué)工部等部門將電子表格導(dǎo)入到上述系統(tǒng)中，進行下一步的網(wǎng)上報銷、移動簽批等線上流程，線下也將紙質(zhì)原始憑證交于財務(wù)存檔。人員經(jīng)費原始憑證主要是學(xué)校自制憑證，如何完全形成線上電子會計檔案，筆者則認為高校內(nèi)部的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，包括人事部門的工資管理系統(tǒng)、學(xué)工部的獎助學(xué)金管理系統(tǒng)等與財務(wù)系統(tǒng)對接，業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成表格可直接傳送到財務(wù)系統(tǒng)中進行申報、審批、發(fā)放，形成全流程電子會計憑證。2.差旅費報銷。差旅費是反映單位工作人員國（境）內(nèi)出差發(fā)生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內(nèi)交通費。差旅費是高校常見費用，發(fā)生頻繁，主要原始憑證為機票、火車票、住宿發(fā)票。教職工購票渠道不一，有電子發(fā)票、也有紙質(zhì)發(fā)票，很難完全形成電子會計檔案。目前高校執(zhí)行的方式也主要為兩種：線下報銷模式就將電子發(fā)票統(tǒng)一打印、簽字，與紙質(zhì)單據(jù)一起報銷形成紙質(zhì)檔案；線上線下同時進行報銷模式，即將紙質(zhì)發(fā)票掃描至影像庫網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，同電子票據(jù)一起審批形成電子檔案，同時也將紙質(zhì)檔案交于財務(wù)存檔。如何解決購票渠道不一、票據(jù)不一的問題，以及如何完全形成電子會計檔案？筆者認為可采用市場上成熟的“智慧差旅平臺”與財務(wù)系統(tǒng)連接。新模式下的智慧差旅平臺，解決了以往差旅過程中機票、火車票、酒店、用車等差旅產(chǎn)品分散采購的問題，實現(xiàn)差旅申請、批復(fù)、訂購、對賬、統(tǒng)一結(jié)算等差旅的一體化管控。3.其他經(jīng)費報銷。其他經(jīng)費包括學(xué)校的基本公用經(jīng)費和專項經(jīng)費。專項經(jīng)費原指財政部門撥付的除基本支出以外、用于學(xué)校完成特定工作和事業(yè)發(fā)展目標而下達的專項資金。筆者認為專項經(jīng)費不僅是指財政部門撥付的專項資金，也應(yīng)包含學(xué)校內(nèi)部用于學(xué)校發(fā)展的自有專項資金，因此，這里的其他經(jīng)費是指學(xué)校內(nèi)部預(yù)算中除人員經(jīng)費、差旅費外的其他費用，主要有以下兩種情況：（1）不需要簽訂合同、辦理入庫、入固的經(jīng)費報銷。這類經(jīng)費原始憑證主要為發(fā)票，如定額發(fā)票、過路（過橋）費發(fā)票、增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票，增值稅普通發(fā)票又可分為電子票、手寫票、通用機打票等。目前國家為了大力推廣電子發(fā)票，單位可自主選擇是否通過第三方服務(wù)平臺，自動將電子發(fā)票發(fā)到客戶微信卡包、郵箱。第三方平臺是指除稅務(wù)機關(guān)和使用電子發(fā)票的納稅人之外的第三方建設(shè)、提供電子發(fā)票相關(guān)服務(wù)的互聯(lián)網(wǎng)平臺。獲取的發(fā)票若為電子發(fā)票，則經(jīng)費報銷者可直接通過單位“網(wǎng)上報銷系統(tǒng)”填報報銷單、上傳電子發(fā)票即可實現(xiàn)全程電子會計檔案。由于目前單位可自主自愿選擇第三方平臺，不強制推行，還存在少量的紙質(zhì)發(fā)票。獲取的若是紙質(zhì)發(fā)票，則通過手機拍照、影像視覺處理技術(shù)等方式掃描成電子版。隨著信息技術(shù)的發(fā)展及國家電子發(fā)票的推行，電子發(fā)票將在不久的將來得到全面推行，即可實現(xiàn)全程電子會計檔案。（2）需要簽訂合同、辦理入庫、入固的經(jīng)費報銷。對采購金額過大的業(yè)務(wù)事項，學(xué)校需要經(jīng)過招標采購、簽訂合同、驗收入庫、入固等手續(xù)，比如采購實驗耗材需要入庫，采購設(shè)備等需要入固。此類經(jīng)費報銷主要原始憑證為合同、材料入庫單、資產(chǎn)入庫單、驗收單、發(fā)票等，此類業(yè)務(wù)也往往會涉及資產(chǎn)處、合同管理部等多個部門。目前無論采用線上還是線上線下并行的模式，都含有紙質(zhì)檔案，全程實施電子會計憑證則需將財務(wù)系統(tǒng)與各相關(guān)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)連接，財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可直接抓取合同管理系統(tǒng)的相關(guān)合同、資產(chǎn)管理系統(tǒng)的固定資產(chǎn)入庫單、后勤供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中的入庫單等學(xué)校自制原始憑證。財務(wù)與業(yè)務(wù)模塊相互連接即可形成學(xué)校內(nèi)控系統(tǒng)整體信息化，但由于目前高校信息化發(fā)展程度不一，各業(yè)務(wù)管理模塊還沒有實現(xiàn)相互連接，或者還在初試階段，系統(tǒng)還不成熟。

五、高校實施全面電子會計檔案的對策

高校全面實施電子會計檔案管理重點在于國家電子發(fā)票推行力度，以及學(xué)校信息化建設(shè)程度，筆者認為高校實現(xiàn)全程電子會計檔案可分兩個階段建設(shè)：

（一）強化財務(wù)信息化建設(shè)系統(tǒng)性，加強“財務(wù)管理一體化”建設(shè)。高校在推動電子會計檔案的過程中，應(yīng)當進一步強化財務(wù)信息化建設(shè)系統(tǒng)性，努力提升財務(wù)管理工作效能化水平，成立專門的組織機構(gòu)，配備專業(yè)的財務(wù)信息管理人員，加強教育和培訓(xùn)工作，使財務(wù)管理人員具備較強的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，既要能夠靈活應(yīng)用財務(wù)管理軟件，同時也要在創(chuàng)新應(yīng)用財務(wù)信息化方面具備較強的開創(chuàng)意識。加強“財務(wù)管理一體化”建設(shè)，實現(xiàn)財務(wù)內(nèi)部各系統(tǒng)的相互連接與統(tǒng)一，將目前技術(shù)已成熟的全面預(yù)算系統(tǒng)、網(wǎng)上智能報銷系統(tǒng)、智能差旅平臺、智能核算、銀?；ネā鴰煜到y(tǒng)、智能收費平臺等按照業(yè)務(wù)流程全部連接，運用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)提升財務(wù)集中管理能力，進而提升財務(wù)管理工作的綜合性、全面性和控制性，進一步健全和完善財務(wù)信息化服務(wù)體系。

（二）高校有機結(jié)合智慧校園建設(shè)，強化財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)。高校將財務(wù)信息化建設(shè)與智慧校園建設(shè)進行有效結(jié)合，加強財務(wù)信息化平臺與其他信息化平臺的有效融合，實現(xiàn)財務(wù)流程和業(yè)務(wù)流程的有機融合。即在會計電算化的基礎(chǔ)上，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，通過使用ERP管理系統(tǒng)，將資產(chǎn)管理、人力資源管理、學(xué)生管理、采購管理、合同管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)管理一體化系統(tǒng)進行整合，促進縱向、橫向財務(wù)管理一體化建設(shè)，做到真正的業(yè)財融合，是財務(wù)實行全面電子會計檔案的必備條件。

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作者:張英敏 郝樹芹 單位:重慶醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校財務(wù)處