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摘要：本文主要分析了高校在進行人事檔案管理工作過程中存在的問題，具體探討了高校應(yīng)采取怎樣的措施，優(yōu)化人事檔案管理工作，提升人事檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案管理；常見問題；創(chuàng)新

高校通過開展人事檔案管理工作，可以有效確保高校的人員管理，同時也可以幫助高校積極引進高素質(zhì)、專業(yè)化的工作人才。目前高校必須要正確對待人事檔案管理工作，采取有效的措施，創(chuàng)新和優(yōu)化人事檔案管理工作，進一步提升人事檔案管理工作的效果，從而為實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

一、高校人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案信息不完整，材料真實度不高。調(diào)查顯示，部分高校對于檔案的信息收集方式不規(guī)范，沒有認識到檔案信息收集的重要性，所以很多高校檔案管理工作人員在開展檔案管理工作過程中，往往要求教職工自己填寫相應(yīng)的檔案，缺少專業(yè)化、科學(xué)性的檔案信息考核錄入機制，從而導(dǎo)致一部分的高校教師檔案資源存在著漏報、錯報或者謊報的可能。不僅如此，高校在早期開展檔案管理工作的過程中，由于對于檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)要求不是特別高，所以導(dǎo)致高校在招聘檔案管理工作人員的過程中，并沒有認識到他們專業(yè)化能力的重要性，使高校招聘的一些檔案管理工作人員，在工作中表現(xiàn)出態(tài)度散漫、慵懶的情況，影響到高校檔案管理工作的開展。除了一些比較基礎(chǔ)的信息檔案之外，高校的教職工履歷也在時刻發(fā)生著變化，這樣一來，就導(dǎo)致高校的教職工檔案信息出現(xiàn)了不更新、不準(zhǔn)確的問題。對于一部分檔案管理工作人員來講，由于他們認為高校的教職工自身的經(jīng)歷與學(xué)校整體的發(fā)展并沒有直接的聯(lián)系，所以對教職工的一些個人經(jīng)歷、收入以及工作的時間等并沒有及時在高校人事檔案的內(nèi)容當(dāng)中更新，缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案流程管理模式，從而影響到高校人事檔案的真實性和可靠性。

（二）高校檔案管理工作人員的專業(yè)能力不足。調(diào)查顯示，由于高校檔案管理工作人員存在著基礎(chǔ)能力不佳、專業(yè)操作技能太簡單的情況，無法結(jié)合我國新時代社會發(fā)展的基本要求，提高自己的信息技術(shù)應(yīng)用水平，所以在開展檔案管理工作的過程中，并不能及時優(yōu)化和更新自己的檔案管理工作方法和手段，對高校現(xiàn)代化檔案管理工作業(yè)務(wù)流程并不熟悉，從而影響到高校開展現(xiàn)代化的人事檔案管理工作。不僅如此，高校檔案管理工作人員必須要具備專業(yè)化的管理能力以及先進的信息技術(shù)應(yīng)用能力，但是由于檔案管理工作人員缺乏學(xué)習(xí)意識，所以導(dǎo)致高校的檔案管理工作模式不能與時俱進，嚴重影響到了高校的人事檔案管理工作質(zhì)量和效率。

（三）高校檔案管理工作人員的管理意識欠缺。就目前來看，部分高校檔案管理工作人員在進行人事檔案管理過程中，由于并沒有認識到人事檔案管理工作的重要性，所以在工作時往往存在著敷衍應(yīng)付了事的情況，嚴重降低了高校人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。高校要想有效開展人事檔案管理工作，檔案管理工作人員就必須要具備主動進行檔案管理的意識。然而，就目前高校人事檔案管理工作現(xiàn)狀來看，部分檔案管理工作人員由于自身并不具備專業(yè)化的檔案管理工作能力，同時也沒有在思想上重視起高校的檔案管理工作，所以導(dǎo)致高校在開展檔案管理工作的過程中，存在著流程化、表面化的情況。絕大多數(shù)的高校將工作的重點放在自身的教學(xué)以及科研成果的研發(fā)當(dāng)中，嚴重忽視了高校人事檔案管理工作的正常開展。就目前來看，高校檔案管理工作人員在開展檔案管理工作時，存在著明顯的人事檔案管理工作意識欠缺的表現(xiàn)，部分檔案管理工作人員認為開展工作是為學(xué)校服務(wù)的。因此，對于高校內(nèi)部的教職工以及學(xué)生的檔案都存在著隨意記錄的情況，很少真正將人事檔案服務(wù)于社會，服務(wù)于國家，這對高校自身的可持續(xù)發(fā)展造成了一定的影響。除此之外，由于高校檔案管理工作人員在工作中存在著積極性比較差的情況，往往只是為了單調(diào)地完成自己的工作任務(wù)，缺乏工作的主動性，在工作時還存在著態(tài)度不端正的情況，嚴重影響到了高校人事檔案管理工作的順利開展。

二、高校人事檔案管理工作的意義

（一）高校人事檔案記錄個人的詳細信息。對于高校來講，在進行人事檔案管理的過程中，高校的人才應(yīng)用以及人才管理、人才選拔和人才流動都具有十分重要的現(xiàn)實價值。所以高校人事檔案管理工作人員必須要將這些工作與人事檔案管理進行連接。高校人事檔案詳細地記錄著個人的資料以及信息，包括高校學(xué)生、教職工的家庭背景、學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及工作的經(jīng)歷，這些信息和資料對于學(xué)生將來的就業(yè)、升遷以及調(diào)動等等，都具有十分重要的影響，可以為學(xué)生們的發(fā)展提供可靠的材料支持。不僅如此，高校人事檔案可以有效驗證教職工作人員的相關(guān)身份信息，從而更好為學(xué)校、為社會、為國家提供相對應(yīng)的信息資料需求。

（二）高校人事檔案管理工作影響著人事關(guān)系的變更。對于高校來講，內(nèi)部的人事關(guān)系變更必須要取得相應(yīng)的信息材料進行支撐，高校人事檔案材料可以對高校內(nèi)部的人事關(guān)系變更提供有力的依據(jù)，同時還可以對人事關(guān)系變更之后的有關(guān)福利、待遇等方面發(fā)揮出其應(yīng)有的價值和作用。舉例來講，在高校進行人事關(guān)系變更的過程中，如果高校的教職工自身的人事檔案材料出現(xiàn)了丟失、缺損或者不完整的情況，那么在這種情況下，新的工作崗位以及工作單位往往就會很難快速對高校職工的工作職責(zé)以及工作待遇進行明確的界定，不僅會浪費工作單位的時間和精力，同時還會對高校教職工的工作發(fā)展造成十分重要的影響。因此，高校人事檔案管理工作人員必須要重視起自身的人事檔案管理工作，通過采取有效的措施，確保人事關(guān)系變更的順利和穩(wěn)定，以此來發(fā)揮出高校人事檔案管理的真正價值。

（三）高校人事檔案管理工作有利于人力資源信息的預(yù)測。對于高校來講，雖然高校的主要工作在于教育學(xué)生，但是需要注意的是，高校最終的教育目的都是為了社會、為了國家而進行的。所以高校為了更好地實現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展，完善我國新時代社會發(fā)展對高校的基本要求，就必須要具備相對應(yīng)的高水平人力資源結(jié)構(gòu)配置，從而促使高校內(nèi)部的各項教育資源都可以有效地發(fā)揮出其應(yīng)有的教育價值。高校通過有效提升人事檔案管理工作的效率，改進人事檔案管理工作的方法，更新和優(yōu)化高校內(nèi)部人事檔案管理工作人員的工作理念，可以更好地幫助高校進行人力資源信息的預(yù)測。換句話說，高校在進行人事檔案管理工作優(yōu)化的過程中，可以更好、更全面地針對高?，F(xiàn)有的人力資源結(jié)構(gòu)配置展開一系列的分析研究，從而分析高校目前是否符合自身的教育服務(wù)需求，高校所培育出的人才是否可以符合我國新時代社會發(fā)展的基本要求。高校通過不斷加強人事檔案管理工作，對于自身的可持續(xù)發(fā)展具有十分深遠的影響，同時也可以更好地幫助高校適應(yīng)我國信息化的社會，提升人事檔案管理工作的效率。

三、高校人事檔案管理工作的措施

（一）建立起嚴格的檔案管理工作制度。在我國現(xiàn)代化的高校人事檔案管理工作的過程中，高校要想有效提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，那么就必須要不斷優(yōu)化和完善檔案管理工作的制度，通過結(jié)合國家相關(guān)的法律法規(guī)以及學(xué)校自身的發(fā)展規(guī)范，建立起針對性的人事檔案管理工作制度，有效優(yōu)化目前高校人事檔案管理工作的流程。高校在開展人事檔案管理工作的過程中必須要注意，任何工作的開展都不是一蹴而就的，高校人事檔案管理工作也是一項長期的、系統(tǒng)性的工程。所以必須要結(jié)合我國先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，積極整合優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作資源，加強信息化資源在高速人事檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用，建立起可集成性的高校人事檔案管理信息系統(tǒng)，從而有效提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。高校領(lǐng)導(dǎo)層必須要從全局的發(fā)展角度出發(fā)，改變原先傳統(tǒng)的檔案管理工作方法，建立起高校信息資源共享平臺，提升高校信息檔案整合的效率，從而為高校的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）轉(zhuǎn)變高校人事檔案管理工作的模式。高校必須要合理分析目前在人事檔案管理工作中存在的問題，從而制定出可行性的人事檔案管理工作措施。首先，在人事檔案管理工作的方式上，必須要積極引進我國先進的檔案管理工作信息技術(shù)手段，加強對信息化資源的整合，逐步完善現(xiàn)有的人事檔案信息資源管理模式，幫助高校的檔案管理工作人員減輕他們的工作壓力和工作負擔(dān)，同時切實有效地確保高校人事檔案的真實性和可靠性。其次，高校必須要建立起集中式的檔案管理工作模式，重視高校檔案管理各個部門的分工，實現(xiàn)責(zé)任的貫徹落實。高校通過采取綜合型的檔案管理工作方法，可以有效提升人事檔案管理工作的效率。最后，高校檔案管理工作人員必須要積極學(xué)習(xí)先進的檔案管理工作知識，滿足新時代社會發(fā)展對檔案管理工作人員的基本要求，更新和優(yōu)化自己的檔案管理工作理念，在開展檔案管理工作的過程中，結(jié)合高校具體的工作情況以及發(fā)展規(guī)律，找到適合高校開展人事檔案管理工作的方法，從而幫助高校實現(xiàn)科學(xué)化、合理化的人事檔案管理工作目標(biāo)。

（三）提升對人事檔案管理工作重要性的認知。人事檔案管理工作對于高校的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的影響，高校人事檔案是一個人學(xué)歷以及工作經(jīng)歷的重要基礎(chǔ)證明。隨著目前社會上頻頻出現(xiàn)學(xué)術(shù)造假的情況，所以高校必須要合理應(yīng)用人事檔案，加強對人事檔案的管理和重視。高校人事檔案與學(xué)校內(nèi)部教職工的工資以及社會福利有著密切的關(guān)聯(lián)，所以高校不僅需要完善內(nèi)部的人事檔案，同時還必須要確保人事檔案信息的真實性和可靠性，從而確?？梢约皶r調(diào)取人事檔案信息，加強檔案信息在高校內(nèi)部的共享。高校不僅需要檔案管理工作部門提升對人事檔案管理工作的認知，同時，還必須要在全校范圍內(nèi)，加強對人事檔案管理工作的宣傳意識，促使高校內(nèi)部的全體教職工與學(xué)生共同認識到人事檔案管理工作的重要性，從而在開展檔案管理工作的過程中，各個人員都可以積極配合檔案管理工作部門的基本工作。高校人事檔案管理工作只有取得全校人員的共同支持，才能真正促使高校發(fā)揮出人事檔案管理工作的價值，從而實現(xiàn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

（四）提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。眾所周知，人才是時代進步和發(fā)展的源泉和動力。所以對于高校來講，要想有效提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就必須要加強對專業(yè)化工作人員的培訓(xùn)，提高他們的綜合能力和業(yè)務(wù)水平。首先，高校的檔案管理工作人員必須要以開展人事檔案管理工作為主，堅持貫徹落實好自身的工作崗位職責(zé)，積極努力學(xué)習(xí)有關(guān)人事檔案管理工作的知識，掌握先進的人事檔案管理工作技術(shù)，不斷提升自己的專業(yè)能力。除此之外，高校必須要打造一批高質(zhì)量、專業(yè)化、復(fù)合型的人事檔案管理人才，嚴格控制好人事檔案管理工作人員的數(shù)量，按照人員配置好相關(guān)的人事檔案管理工作量，幫助高校優(yōu)化和整合人力資源，實現(xiàn)資源的合理配置。高校還要加強對工作人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，高校領(lǐng)導(dǎo)層必須要將人事檔案管理工作納入到學(xué)校的整體工作重點當(dāng)中，為檔案管理工作人制定出嚴格化、規(guī)范化的檔案管理工作流程，定期開展檔案管理工作的考核活動，從而主動提升人事檔案管理人員的工作積極性和主動性，增強工作能力和業(yè)務(wù)能力。

（五）實現(xiàn)信息化建設(shè)。調(diào)查顯示，原先高校人事檔案管理工作很難發(fā)揮出其應(yīng)有的價值和作用，主要原因就是因為高校人事檔案管理工作一直以來都比較繁瑣，既浪費了人事檔案管理人員的工作時間和工作精力，同時還加重了他們的工作壓力。通過對高校人事檔案管理工作實現(xiàn)信息化建設(shè)，可以有效杜絕工作繁瑣等相關(guān)問題的出現(xiàn)，有效提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。所以，高校領(lǐng)導(dǎo)層必須要認識到信息化建設(shè)的重要性，通過將人事檔案管理工作與信息化建設(shè)進行有效融合，對人事檔案管理工作投入足夠的資金，積極取得教育部門、政府的支持，幫助高校實現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化建設(shè)。舉例來講，高校在進行人事檔案管理工作信息化建設(shè)過程中，需要結(jié)合自身的實際發(fā)展水平以及實際的人事檔案資料，建立其儲存系統(tǒng)、服務(wù)系統(tǒng)，積極借助計算器、掃描儀等先進信息設(shè)備，幫助高校更好地實現(xiàn)人事檔案資料的數(shù)據(jù)化管理，從而提升人事檔案管理材料轉(zhuǎn)化為電子材料的效率。不僅如此，高校人事檔案管理信息化建設(shè)工作，通過將人事檔案紙質(zhì)材料與電子材料進行同時利用，可以有效提高人事檔案資料管理工作的質(zhì)量，并且從另一種意義上來講，這也是高校走上信息化建設(shè)的必由之路?？傊?，高校在開展檔案管理工作，必須要認識到人事檔案管理工作的重要性，通過建立健全人事檔案管理工作制度，加強對人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)，改變傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，積極引進先進的檔案管理技術(shù)，實現(xiàn)高校檔案的信息化建設(shè)，有效提升高校人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，最終為高校的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者:曹陽 單位:山西醫(yī)科大學(xué)檔案館