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摘要：隨著全球信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化社會的發(fā)展需求，對醫(yī)院的發(fā)展和管理工作具有一定的約束性和不良影響。本文主要分析醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀，從而探討相應的解決措施，并注意加強人事檔案數(shù)字化管理，以便促進醫(yī)院人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案管理；現(xiàn)狀；應對策略

隨著社會的飛速發(fā)展，人們對工作的效率和質(zhì)量追求越來越高。醫(yī)院通過先進的技術(shù)手段和管理方式，可以對人事檔案的信息管理模式進行優(yōu)化和調(diào)整，從而提高人事檔案管理的可靠性和安全性。醫(yī)院人事檔案管理是在醫(yī)院進行人事管理的過程中逐漸形成的一種管理體系，它主要由醫(yī)院對人員的晉升管理制度、人才引進制度、績效考核制度等一系列管理制度組成。醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院開展人才引進和建設的信息基礎，也是后期評價薪資待遇和職稱評定的重要依據(jù)。因此，加強對醫(yī)院人事檔案管理，需要最大限度地發(fā)揮人事檔案信息資源的管理作用，為人才選拔和引進提供真實可靠的信息，從而確保人才隊伍的建設，推動醫(yī)院長久穩(wěn)定的發(fā)展。

一、醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

目前，我國大部分醫(yī)院的人事檔案管理工作模式比較落后，難以滿足現(xiàn)代化醫(yī)院建設的需求，這不利于我國醫(yī)院經(jīng)濟發(fā)展和順利開展工作。

（一）缺乏對檔案的信息化管理

當前，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了各大醫(yī)院的管理和運用中，從門診預約掛號、看診、繳費取藥等?？茖W合理的運用信息技術(shù)在醫(yī)院的人事檔案管理中，有利于提高管理的工作效率和質(zhì)量，同時節(jié)約人工和管理成本，降低工作人員的工作量。雖然信息化在醫(yī)院的其他部分運用比較廣泛，但是相對于人事檔案管理的工作來說，其信息技術(shù)的運用力度和效率并不高，大部分工作還是占用了大量的人力和時間。主要的原因是：第一，檔案管理工作相對來說是一項機密性比較高的工作，如果將機密信息傳輸?shù)骄W(wǎng)絡上進行管理，難以確保其信息的安全性。目前，我國仍然處于人事檔案管理信息化的初步探索期，需要加強信息化管理的意識和技術(shù)，確保信息的安全性、可靠性。第二，管理方式過于傳統(tǒng)，雖然醫(yī)院在人事管理方面配備了信息化設備，但是缺乏專業(yè)的人才對信息化設備進行使用，對其專項的軟件開發(fā)程度也不夠，最終導致了人事檔案管理的信息化程度低，難以發(fā)揮其信息化建設的優(yōu)勢和作用。

（二）人事檔案管理觀念落后

隨著現(xiàn)代化社會的進程加速，信息化建設推動著我國各行各業(yè)的發(fā)展，對醫(yī)院的發(fā)展也具有重要的促進作用。目前，大部分醫(yī)院還未正確認識到人事檔案管理對人才引進和培養(yǎng)的重要性。醫(yī)院人事檔案管理是整個醫(yī)院進行綜合管理的重要組成部分，也可以有效反映現(xiàn)有工作人員的工作情況和職業(yè)操守。大部分醫(yī)院普遍存在著重視醫(yī)療技術(shù)、服務水平、醫(yī)院基層設施的建設等，而忽視了對人事檔案管理的重視。大多數(shù)的檔案管理只限于單一的檔案儲存、保管、分類、收納等工作，并沒有有效將人事檔案的信息資源合理運用到人力資源的管理工作中去，缺乏對信息的利用意識，缺乏為人力資源管理提供有效信息資源的觀念。

（三）缺乏相應的管理機制

目前，醫(yī)院人事檔案管理存在著不科學、不合理、利用率低等問題。在人才聘用選用以及流動中存在一些問題。一家醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)是否過硬、服務水平和質(zhì)量是否達標主要靠的是人才隊伍的建設，因此，人才的選用和引進具有至關(guān)重要的作用，有利于醫(yī)院提高綜合競爭力。大多數(shù)醫(yī)院在對人才進行聘用時，缺乏公正、公平的聘用機制，沒有重視對應聘人員的工作能力、專業(yè)能力、語言溝通等綜合能力的評價和素養(yǎng)的評價。而是過多將應聘人員的年齡、學歷和工作年限等作為衡量標準，容易導致內(nèi)部出現(xiàn)輕業(yè)績、重資質(zhì)的現(xiàn)象。與此同時，醫(yī)院的管理模式與一般的事業(yè)單位比較相似，缺乏有效競爭力和挑戰(zhàn)，人事檔案管理人員的工作相對比較穩(wěn)定、固定，人員更換和競爭壓力都比較小。這樣容易導致檔案管理人員存在工作怠慢、效率不高、不重視等問題，先進的優(yōu)秀人才又難以再進入到體制內(nèi)部。

（四）缺乏先進的考核方式 

一旦醫(yī)院沒有完整的考核制度對管理人員的工作進行考核，就難以使員工清楚地認識到自己的工作是否達到一定的標準。對員工的工作表現(xiàn)進行科學、合理的評價和考核，是人事管理工作的重要手段，也是人事部門進行決策和調(diào)整人事管理模式的重要依據(jù)。目前，大部分醫(yī)院主要是利用年度考核來評定工作人員的工作，并沒有將日常的工作成績、表現(xiàn)來作為考核的參考內(nèi)容，這難以使考核制度發(fā)揮一定的作用，難以全面、系統(tǒng)地對工作人員的工作進行有效的評估評價，也沒有與員工的晉升機制、培訓、薪資待遇進行有效融合和銜接，因此大多數(shù)考核只是一個形式，而沒有真正發(fā)揮其作用。

（五）缺乏對人事檔案的合理利用

我國當前處于人事檔案管理的發(fā)展初期，傳統(tǒng)的管理方式隨著醫(yī)院現(xiàn)代化的建設已經(jīng)難以滿足醫(yī)院發(fā)展的需求。而目前一部分醫(yī)療單位還是在沿用傳統(tǒng)的管理模式，這不利于醫(yī)院發(fā)展。一部分的檔案匯編需要人工來進行整理歸檔，其資料多且更新整理的頻率較高，這就增加了工作人員的工作量，使人事檔案管理的工作成果難以被及時有效的利用。而且人事檔案管理的工作具有一定的保密性，不是任何人都可以翻閱查看的，只有特殊管理層才有權(quán)限進行查閱。因此，這也是導致人事檔案利用率不高的原因。

二、醫(yī)院人事檔案管理的應對策略

（一）搭建醫(yī)院人事檔案信息化管理平臺

信息技術(shù)一直被廣泛運用于各行各業(yè)，醫(yī)院也認識到了信息化在人事檔案管理中的重要作用，其有利于提高人事檔案管理的水平和效率。因此，可以在醫(yī)院管理中搭建人事檔案管理的平臺，促進醫(yī)院的先進化、智能化水平。其一，醫(yī)院需要引進先進的技術(shù)設備和人才，利用信息技術(shù)，建立管理平臺，通過設置其關(guān)鍵字來使人事檔案管理工作實現(xiàn)自動化整合，促進人事檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變，這樣可以降低人工時間成本，提高管理效率。其二，加強對人事檔案管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務水平，及時培養(yǎng)管理工作人員的管理技術(shù)和理念。加強檔案管理隊伍的專業(yè)度，是我國檔案管理信息庫建立的前提，也是開拓檔案人才發(fā)展的空間。其三，與此同時加強對管理人員進行技術(shù)層面的培訓，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，幫助工作人員在信息化建設中做好人事檔案管理工作的安全性、可靠性。通過使用先進的技術(shù)建立網(wǎng)絡加密、軟件防火墻以及設置檔案訪問權(quán)限等，提高醫(yī)院信息的安全，提升醫(yī)院人事檔案管理的水平和效率。

（二）提升檔案管理人員整體素質(zhì)

增強人事檔案管理人員的意識，需要讓管理人員認識到檔案管理工作的重要性，并在日常工作中提高業(yè)務水平。第一，需要管理人員對管理工作加以重視，改變對管理工作的傳統(tǒng)觀念，樹立創(chuàng)新發(fā)展的觀念。在工作中及時發(fā)現(xiàn)問題和缺陷，提高檔案管理工作的責任感和使命感。通過建立相應的管理體制，來改善優(yōu)化管理服務和工作內(nèi)容，以便順應醫(yī)院發(fā)展對高素質(zhì)新型人才的需求。第二，要重視對管理人員的進行相關(guān)法律法規(guī)知識的普及，提高其檔案管理意識、專業(yè)程度、綜合素質(zhì)等，在工作中保持警惕，做到自覺防御和抵制各種違法行為，以確保檔案的安全性和可靠性。

（三）加強管理制度的完善

只有對人事檔案管理工作的人員加以重視，才能有效順利開展各項管理工作，提高管理工作的效率和質(zhì)量。目前，相對來說傳統(tǒng)的管理模式比較落后，不適應新時代的發(fā)展。因此，需要加強對管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化，轉(zhuǎn)換管理工作理念，利用先進的信息技術(shù)，提高對管理人員的技術(shù)考核。完善的管理制度是確保各項管理工作順利開展的前提，所以應該及時有結(jié)合醫(yī)院實際工作情況和社會發(fā)展需求，對檔案管理制度施行進一步的規(guī)范。尤其是在醫(yī)院人事檔案管理的材料收集、通報制度、考核制度等相關(guān)工作制度進行劃分，明確各項制度管理范圍和詳細規(guī)范，做到各項工作都有法可依。人員是管理工作的基礎，制度是人員有效實施工作的保障。因此，加強對管理工作的制度建設，打造一支專業(yè)強硬、業(yè)務水平高的檔案管理隊伍具有重要意義。

（四）建立健全崗位責任制和考核制度

醫(yī)院可以根據(jù)相關(guān)的人事檔案管理情況，建立相對完整的崗位責任制度和考核制度。首先，對人員應聘、辭呈、解聘等制度進行建立，并且定期對相關(guān)人員進行全面的考核，讓考核結(jié)果為晉升、分配、獎懲等提供有力的依據(jù)。其次，將工作崗位和內(nèi)容進行劃分，以管理、責任、技術(shù)等因素作為分配的依據(jù)，實行按崗位定薪資或者按勞分配薪資的制度，拉開崗位之間的分配檔次。突出個人的才能和價值，體現(xiàn)公平、公正，保障工作人員的利益和權(quán)益。這樣可以提高員工之間的競爭力，減少員工對長久工作的懈怠，增強其緊迫感、責任感以及危機意識，提高員工的工作積極性和主動性。

（五）提高醫(yī)院人事檔案的利用率

有效加強醫(yī)院對人事檔案的利用率，可以從提高其信息的時效性、有效性以及獲取信息的渠道等發(fā)出，來提高對人事檔案的利用率。相對于醫(yī)院本身來說，人事檔案對內(nèi)部工作人員的工作調(diào)動、退休、評定職稱等方面都有重要的作用，一旦檔案的信息不具有時效性，真實性，將會給后期開展工作帶來難度。而加強其信息化管理的建設，可以提高其信息的更新度、智能化，提升管理人員對信息的收集和整合的工作效率，減少時間成本。相對于檔案本身來說，人事檔案具有一定的隱秘性，一般的個人是難以接觸到的。因此，個人對其中的信息內(nèi)容并不了解，在辦理相關(guān)手續(xù)時就增加了管理工作的復雜度和繁瑣性。醫(yī)院人事檔案管理部門可以通過信息技術(shù)，搭建網(wǎng)絡信息平臺，如微信公眾號、APP、微博等，建立檔案與個人之間的有效渠道，并方便個人對自我信息進行查詢，從而提高個人檔案查詢的便捷度，節(jié)省人力，提升檔案利用率。

三、醫(yī)院人事檔案管理應注意的事項

（一）完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

醫(yī)院在管理人事檔案時要注意引進軟件系統(tǒng)，結(jié)合實際情況科學挑選數(shù)字化軟件，構(gòu)建符合人事檔案管理需求的信息數(shù)據(jù)庫。同時，根據(jù)先重要、后次要和先簡單、后復雜的基本原則，進行紙質(zhì)人事檔案的分類管理，并將其有序轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。在將所有人事檔案信息輸入數(shù)字化系統(tǒng)以后必須認真核對，保持電子信息與紙質(zhì)內(nèi)容的一致性。如果發(fā)現(xiàn)錯誤，務必第一時間修改、完善。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫之后要注意人事檔案信息的更新，這是推進醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化的保障?？紤]到醫(yī)院的發(fā)展變化和醫(yī)務人員變化，人事檔案更新頻率較快，需要檔案人員打消一勞永逸的念頭，按照需求定期檢查人事檔案信息情況，及時結(jié)合人事資料的變化和人事變動情況更新數(shù)字化人事檔案，保證檔案信息的準確性、時效性。通常而言，更新檔案數(shù)據(jù)庫需要多部門一起完成，涉及到醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)部的管理員和上下級用戶、科室負責人等，應提醒、幫助每一個科室的負責人及時整理人員崗位調(diào)動情況、實際工作情況，直接交付檔案人員或上傳檔案系統(tǒng)。檔案人員接收人事信息以后認真核查相關(guān)內(nèi)容，更正在職醫(yī)務人員的電子檔案。針對內(nèi)容準確度不足的人事檔案，要注意重新整理、歸納，糾正不準確的部分。在糾正環(huán)節(jié)要嚴格遵循客觀事實，切忌無中生有，更不能隨意刪減原有內(nèi)容或者消除不良記錄等。在糾正、校訂人事檔案信息之前應確立完善的數(shù)字化規(guī)章制度，保證人事檔案數(shù)字化管理有章可循。然后嚴格執(zhí)行制度，有條不紊地落實數(shù)字化工作，及時將人事檔案所有人的新成績、新榮譽、新經(jīng)歷等載入檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案、電子檔案數(shù)字信息的更新。

（二）規(guī)范人事檔案數(shù)字化管理

數(shù)字化檔案系統(tǒng)的運行、人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用等同樣要遵守規(guī)章制度，必須明確人事檔案數(shù)字信息的錄入、增刪、修改等的程序性規(guī)定，預防數(shù)字檔案系統(tǒng)和紙質(zhì)檔案管理失衡。與此同時，注意人事檔案修改程序的設定，在進行紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化處理時審核期真實性，排除因為管理混亂出現(xiàn)的虛假信息。檔案審核程序要合理、公正，有充分的證據(jù)，保證如實錄入人事檔案信息。在錄入環(huán)節(jié)還要注意個人檔案變動?？梢詫ｉT安排人員進行人事檔案信息錄入期間的變動登記、補錄，全動態(tài)跟蹤人事檔案信息的變化，以免混亂。除了借助數(shù)字化技術(shù)手段構(gòu)建完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，檔案人員還要結(jié)合現(xiàn)實狀況完善查詢系統(tǒng)設計，為人事檔案數(shù)字化管理提供便利。在設計查詢系統(tǒng)及其功能時，應注意設置人員的姓名、專業(yè)、學歷和工作經(jīng)歷等，提供快捷的增刪功能，全方位實施醫(yī)院人事檔案信息管理、變動信息管理。在設計主頁面的查詢條件時，可以按照數(shù)據(jù)庫的不同字段進行。選中記錄動態(tài)，搜索與要求相符的查詢表。如此，設置靈活的查詢模式、查詢條件，利用數(shù)字化檔案系統(tǒng)為醫(yī)院人事檔案管理的不同使用者提供多樣化查詢方式，更好地滿足他們的人事檔案信息查詢需求。總而言之，在醫(yī)療行業(yè)不斷發(fā)展的新時代，加強對醫(yī)院人事檔案管理具有重要的作用。在新時代的背景下，需要重視其管理的效率和質(zhì)量，不斷提高其檔案管理的意識，轉(zhuǎn)換創(chuàng)新管理服務理念，學會運用先進的技術(shù)手段和理念，對人事檔案進行管理和優(yōu)化處理，提高檔案的利用率和價值。展望未來，醫(yī)院檔案人員要注意不斷加強對數(shù)字化技術(shù)的運用，進一步提升人事檔案管理水平，更好地適應時代發(fā)展需要，助力醫(yī)院實現(xiàn)長遠、穩(wěn)定的發(fā)展。

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作者:李冬蓮 單位:龍巖市衛(wèi)生健康和干部保健服務中心