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摘要:在醫(yī)院諸多經(jīng)營活動中，物資采購是關(guān)鍵組成部分。加強物資采購內(nèi)部控制，可有效減少成本，提高醫(yī)院物質(zhì)條件，為醫(yī)院良性發(fā)展保駕護航。目前，醫(yī)院在物資采購管理方面問題諸多，比如當(dāng)前醫(yī)院物資采購管理內(nèi)部控制部門并未高度重視醫(yī)院整體運營體系，相關(guān)部門工作范圍與權(quán)力備受制約，直接威脅著醫(yī)院整體物資的采購及管理;再如，醫(yī)院缺少內(nèi)部物資采購管控標(biāo)準(zhǔn)等。這些問題若不及時解決，均會影響醫(yī)院物資采購效果。因此，醫(yī)院應(yīng)出臺一系列細則，嚴格規(guī)劃采購舉措，保障醫(yī)院物資采購過程公平、公正，進而增強物資采購信息精準(zhǔn)度及可靠性，全面落實相關(guān)政策及方針，確保醫(yī)院采購到高價值物資，將所有物資應(yīng)用到關(guān)鍵位置上，全面展現(xiàn)物資價值。加強細節(jié)管理，在統(tǒng)計物資采購內(nèi)容時，需要由采購人員、記錄人員、檢查人員等層層把關(guān)。文章就圍繞醫(yī)院物資采購，結(jié)合物資采購內(nèi)容控制價值，重點分析醫(yī)院物資采購內(nèi)容控制點，并針對具體問題進行探討，最后提出了強化物資采購內(nèi)部控制的相關(guān)建議，希望能為醫(yī)院強化內(nèi)部管理控制效果帶來借鑒意義。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院;物資采購;內(nèi)部控制;問題;方法

我國屬于人口大國，目前人口老齡化現(xiàn)象持續(xù)加深。隨著人口老齡化的加劇，針對醫(yī)療資源的需求也不斷擴大，每天需要采購海量醫(yī)療物資。而市場上有關(guān)醫(yī)療設(shè)備、耗材的生產(chǎn)廠家相對較少一些，極有可能引發(fā)供需矛盾。因此，部分醫(yī)院希望能強化采購環(huán)節(jié)工作，從根源處控制采購成本，嚴格控制日雜用品成本、醫(yī)療設(shè)備耗材成本等。

一、醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制的價值

首先，醫(yī)院加強物資采購內(nèi)部控制工作，可保障醫(yī)院的每一次物資采購活動都能按照具體程序及秩序落實。醫(yī)院采購本屬于商業(yè)交易活動，所以需要遵守具體的商業(yè)交易規(guī)范，并且要時刻秉持“等價交換”原則與“物有所值”原則。在醫(yī)院推動采購內(nèi)部控制工作時，應(yīng)避免違背商業(yè)交易原則，針對物資采購活動加以有效監(jiān)督和管控，通過規(guī)定采購守則、程序、規(guī)則以及招標(biāo)文件等，嚴格保障醫(yī)院物資采購活動能保質(zhì)保量地完成，真正為醫(yī)院未來發(fā)展而助力。其次，在加強醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制活動后，還能從根源處規(guī)范醫(yī)院物資采購行為，避免出現(xiàn)采購失誤風(fēng)險，可以通過“預(yù)算管理”“授權(quán)批準(zhǔn)”“會計記錄”以及“不相容崗位分離”方法等針對關(guān)鍵崗位進行管理與監(jiān)督。對金額較大的采購項目，應(yīng)落實領(lǐng)導(dǎo)班子集體決策制度，保障醫(yī)院物資采購過程公平、公正，進而增強物資采購信息精準(zhǔn)度及可靠性，全面落實相關(guān)政策及方針，確保醫(yī)院采購到高價值物資，將所有物資應(yīng)用到關(guān)鍵位置上，全面展現(xiàn)物資價值。

二、醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制的內(nèi)容分析

有關(guān)醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制內(nèi)容，主要體現(xiàn)在“總體控制”和“應(yīng)用控制”兩大部分，下面就進行詳細分析。

(一)總體控制

所謂總體控制，主要是針對醫(yī)院內(nèi)部的整體范圍加以控制，嚴格控制醫(yī)院各部分，在各環(huán)節(jié)均發(fā)揮作用，以保障日后應(yīng)用控制作用得以發(fā)揮。一般來講，醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制的總體控制內(nèi)容，主要囊括“職務(wù)分離”“監(jiān)督體系”以及“內(nèi)部設(shè)計”等。

1．職務(wù)分離

這里的職務(wù)分離，主要是代表不相容職務(wù)分離。關(guān)于不相容職務(wù)分離的情形，具體體現(xiàn)在這兩點:一方面，業(yè)務(wù)批準(zhǔn)職務(wù)需要和業(yè)務(wù)執(zhí)行職務(wù)互相分離，比如批準(zhǔn)費用開支職務(wù)就要與具體辦理費用開支職務(wù)分離開來。換言之，即不能由自己批準(zhǔn)、處理自己的業(yè)務(wù)。另一方面，業(yè)務(wù)執(zhí)行職務(wù)及業(yè)務(wù)記錄職務(wù)需要分離。比如，若要承擔(dān)采購業(yè)務(wù)，則無法再繼續(xù)承辦業(yè)務(wù)入賬職務(wù)。例如，如果一個人共同承擔(dān)了批準(zhǔn)、定價、采購和保管資產(chǎn)等諸多業(yè)務(wù)，由于其對每一流程均“輕車熟路”，所以無法避免會出現(xiàn)舞弊行為。這就意味著，凡是涉及財務(wù)、收付款項、登記結(jié)算及所有物資采購的任務(wù)，均應(yīng)有兩人或兩人以上分工辦理，從而發(fā)揮相互監(jiān)督及制約的效果。記賬人員僅負責(zé)登記賬簿，采購人員負責(zé)辦理報賬手續(xù)，而所有材料都需得到主管領(lǐng)導(dǎo)的審批。甚至在條件允許下，可實現(xiàn)定期或不定期對涉及收付款項、登記結(jié)算、庫房保管等內(nèi)控關(guān)鍵崗位進行輪崗。不同的人員負責(zé)不同環(huán)節(jié)的工作，才能保障物資采購工作順利落實，并達到預(yù)期成效。

2．監(jiān)督體系

對醫(yī)院物資采購部門來說，若想針對這一部門加強內(nèi)部控制管理時，則不需要職務(wù)分離，但需要創(chuàng)建自上而下的溝通體系，需要各級人員相互牽制、互相監(jiān)督。創(chuàng)建完善的監(jiān)督體系，可以保障在醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制及外部環(huán)境出現(xiàn)變化時，能及時調(diào)整控制方法。如果內(nèi)部控制相對薄弱，便可立即找出原因，采用有效的管理措施，在采購之際出現(xiàn)錯誤行為時，還可以及時糾正錯誤。通過日常監(jiān)督與管理活動，控制醫(yī)院各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)，有效管理醫(yī)院成本及資金。

3．內(nèi)部審計

這里的“內(nèi)部審計”，是與醫(yī)院內(nèi)部各種活動相關(guān)的審計活動。內(nèi)部審計在醫(yī)院監(jiān)督控制中，占據(jù)著重要地位，其關(guān)鍵任務(wù)在于有效管理及控制醫(yī)院內(nèi)部所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)。一旦展開內(nèi)部審計工作，便可發(fā)揮良好的效果，且這些效果絕非醫(yī)院其他職能部門可以取代的。

(二)應(yīng)用控制

醫(yī)院物資采購管理內(nèi)部控制中的“應(yīng)用控制”，是針對內(nèi)部控制實際作業(yè)過程采取有效的控制方法，如批準(zhǔn)環(huán)節(jié)控制以及風(fēng)險控制等。

1．實物批準(zhǔn)環(huán)節(jié)控制

一般來講，在企業(yè)執(zhí)行經(jīng)濟活動時，有一些經(jīng)濟活動絕非通過一次任務(wù)便能完成的。比如，采購項目實施過程中，特別是各類設(shè)備維修服務(wù)或基建工程方面，鑒于醫(yī)療機構(gòu)的該方面的主管職能部門并沒有那么專業(yè)，或者設(shè)備、建筑物等年久失修，抑或是維修過程中發(fā)現(xiàn)的某些零部件或基建隱蔽工程的損壞，而無法事前預(yù)估，造成采購項目實施前的審批，特別是預(yù)算金額的審批環(huán)節(jié)無法嚴格按流程執(zhí)行。在批準(zhǔn)環(huán)節(jié)要全面掌握，設(shè)備或建筑物的使用年限、既往經(jīng)驗、第三方專家意見等匯總意見和建議，作出合理預(yù)算估計，既避免因維修或改造不及時影響醫(yī)院正常業(yè)務(wù)開展，又要避免過度投入，造成資金浪費，監(jiān)督部門應(yīng)注重全流程的監(jiān)督。

2．風(fēng)險控制

在控制風(fēng)險環(huán)節(jié)，應(yīng)加強重大投資風(fēng)險、籌資決策風(fēng)險的控制。醫(yī)院應(yīng)實施預(yù)測、決策以及執(zhí)行等控制制度，完善的控制制度，可避免出現(xiàn)決策失誤及盲目投資等行為，杜絕“由領(lǐng)導(dǎo)說了算”現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而減輕風(fēng)險帶來的不必要損失。

三、醫(yī)院物資采購管理內(nèi)部控制存在問題研究

(一)物資采購制度不夠規(guī)范

首先，未創(chuàng)建規(guī)范化采購制度。醫(yī)院內(nèi)未設(shè)置專業(yè)采購中心，且缺少對采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督;抑或者即使創(chuàng)建了相關(guān)制度，但流程相對粗糙，未采取內(nèi)部牽制手段推動控制工作;加上管理分工不明確，經(jīng)辦和審批人員權(quán)責(zé)不清晰，則無法針對醫(yī)院采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)進行有效監(jiān)督與管理［2］。此外，關(guān)于采購制度中的決策權(quán)配置問題，存在一定失誤，決策配置權(quán)常常集中于醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)人員手中，其他利益人員的意見無法被有效吸納，從而與“全面性”原則背道而馳。因一些醫(yī)院管理層并非專業(yè)財務(wù)管理科班出身，即使掌握部分專業(yè)知識，但如若缺少專業(yè)財務(wù)人員的參與，也會導(dǎo)致物資采購業(yè)務(wù)決策環(huán)節(jié)困難重重，最終致使內(nèi)部控制權(quán)利喪失，為醫(yī)院物資內(nèi)部采購工作帶來諸多不利影響。

(二)采購控制流程有待完善

醫(yī)院屬于特殊機構(gòu)，醫(yī)院每一日都需要采購大量物資，且需要采購的物資總量繁多。如果存在臨時應(yīng)急采購現(xiàn)象，則會影響醫(yī)院采購流程的規(guī)范性、實效性，導(dǎo)致采購流程不夠嚴謹，缺少多層監(jiān)管。因醫(yī)院缺少嚴謹控制流程而出現(xiàn)的問題，主要體現(xiàn)在下面幾方面:①醫(yī)院采購模式管理不到位，多集中于采購環(huán)節(jié)管理，并不重視考慮采購項目實施的必要性以及相關(guān)需求參數(shù)，難以發(fā)揮有效的監(jiān)督作用，采購部門多項職能未曾有效分離［3］。②采購人員經(jīng)常通過“詢價方法”采購一些物資，難以精準(zhǔn)比對該類用品的市場價格，進而為后期監(jiān)督工作帶來了一定困難。③財務(wù)科年度預(yù)算報表與實際采購需求不相符，在每一年臨時采購方面，金額數(shù)量繁多，遠遠超出年初所制定的預(yù)算結(jié)果。在財務(wù)和相關(guān)科室申請經(jīng)費、審批經(jīng)費時，則會感到力不從心，一旦出現(xiàn)重大紕漏，甚至還會威脅醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)。

(三)物資采購監(jiān)管力度不足

首先，缺少完善的監(jiān)督機制，由于人員不充足，審計科無法全程監(jiān)督醫(yī)院物資采購活動。同時，一些醫(yī)院審計科在采購中，僅僅負責(zé)核對合同、金額以及簽字，整體工作止步于表面形式，關(guān)于采購人員及相關(guān)招標(biāo)活動缺少合規(guī)性要求。另外，價格把控不嚴格，價格透明度有待提升［4］。最后，信息化覆蓋范圍小，處理效率偏低，很多醫(yī)院在建設(shè)信息化系統(tǒng)時，常常存在多個信息系統(tǒng)無法有效共享數(shù)據(jù)以及績效數(shù)據(jù)滯后的問題，從而導(dǎo)致預(yù)算相關(guān)指標(biāo)及績效相關(guān)指標(biāo)無法及時被調(diào)整，加劇采購流程審批模糊程度，導(dǎo)致信息應(yīng)用效率有所降低。

(四)缺乏物資采購內(nèi)控意識

即使內(nèi)部控制制度再嚴謹，如果制度落實得不好，也不能發(fā)揮實際效用。當(dāng)前，大多內(nèi)控關(guān)鍵部門普遍缺少物資采購內(nèi)控意識，導(dǎo)致內(nèi)部控制部門在日常工作時，重形式、輕實質(zhì)，難以消除醫(yī)院在物資采購時存在的隱患，無法及時做出預(yù)防措施及改進方案。當(dāng)前，醫(yī)院物資采購管理內(nèi)部控制部門并未高度重視醫(yī)院整體運營體系，相關(guān)部門工作范圍與權(quán)力備受制約，直接威脅著醫(yī)院整體物資的采購及管理［5］。

四、醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制管理問題的改善策略

(一)打造專業(yè)物資采購管理部門

對醫(yī)院而言，醫(yī)院內(nèi)部管理與控制對醫(yī)院整體運行及未來發(fā)展均具有重大影響。所以，應(yīng)結(jié)合不同現(xiàn)狀及物資采購管理情況，構(gòu)建專業(yè)的物資采購管理部門。面對上文所提到的問題，若想切實解決醫(yī)院物資采購管理內(nèi)部控制缺少專業(yè)管理的這一現(xiàn)象，組建專業(yè)的物資內(nèi)控管理部門則尤為關(guān)鍵，并且還要注重提升該部門內(nèi)部人員的專業(yè)水準(zhǔn)。隨著社會進步腳步迅速加快，醫(yī)院物資采購人員應(yīng)不斷提高自身專業(yè)能力，豐富專業(yè)知識體系。為了保障醫(yī)院物資采購管理不會受其他外界因素影響，醫(yī)院組織部門應(yīng)結(jié)合采購管理部門控制人員技術(shù)經(jīng)驗、知識認知能力等特點，定期進行統(tǒng)一培訓(xùn)，全面促進相關(guān)工作人員盡早掌握專業(yè)知識與技能，從而減少其在工作中出現(xiàn)失誤的風(fēng)險，增強工作精準(zhǔn)度。同時，籌建醫(yī)院各類委員會，如院內(nèi)人員組成醫(yī)療器械委員會、醫(yī)療藥事委員會、后勤保障委員會、信息系統(tǒng)委員會等機構(gòu)，避免采購決定權(quán)集中到少部分人手里，一定程度上可以提高資金使用效率，增加決策的民主性，同時還在一定程度上避免了各類舞弊風(fēng)險。最后，應(yīng)注重細節(jié)管理，在統(tǒng)計物資采購內(nèi)容時，需要由采購人員、記錄人員、檢查人員、統(tǒng)計人員及負責(zé)人共同把關(guān)，以便全面保障物資采購管理工作的規(guī)范度。

(二)持續(xù)優(yōu)化及嚴控物資采購管理控制流程

首先，應(yīng)創(chuàng)建完善的采購預(yù)算管理機制。若想切實提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者對采購預(yù)算管理的認知，則要建設(shè)專業(yè)的系統(tǒng)的管理體系，由預(yù)算管理委員會負責(zé)擬定招標(biāo)采購預(yù)算，以便達到有效管控的效果。醫(yī)院應(yīng)注重優(yōu)化流程，遵守數(shù)字預(yù)算管理概念，全面考慮采購預(yù)算問題，既要滿足各職能部門要求，又要避免浪費預(yù)算金額，促進預(yù)算執(zhí)行工作落到實處。結(jié)合醫(yī)院實際需求，科學(xué)分析采購成本及數(shù)量;結(jié)合需求因素完成下一期采購計劃，并積極調(diào)整預(yù)算指標(biāo)，避免醫(yī)院在招標(biāo)采購方面耗費大量資金。醫(yī)院招標(biāo)采購需要涉及諸多部門，所以就應(yīng)得到各部門的支持與配合，加強預(yù)算委員會的內(nèi)部監(jiān)督管理力度，以確保醫(yī)院招標(biāo)采購過程更便利、有效。其次，應(yīng)進一步優(yōu)化財務(wù)工作流程，以便能達到預(yù)期中的內(nèi)部控制力度效果。醫(yī)院與人民群眾生活密切相關(guān)，日常資金流量偏大，且采購任務(wù)繁重，從與采購業(yè)務(wù)有關(guān)聯(lián)的財務(wù)管理人員，到審批人員、決策人員、監(jiān)督人員及統(tǒng)計人員等，每一個人員負責(zé)的環(huán)節(jié)，都要進行嚴格控制，加強內(nèi)部監(jiān)督力度，避免在采購業(yè)務(wù)中出現(xiàn)任何財務(wù)風(fēng)險。具體來說，針對采購業(yè)務(wù)流程，應(yīng)由專業(yè)委員會對接，專業(yè)委員會助力專業(yè)采購部門及其他相關(guān)部門相互聯(lián)系，并將和采購有關(guān)的財務(wù)工作列為委員會監(jiān)管范圍，專門委員會要堅持以身作則，嚴格遵守招標(biāo)采購法律法規(guī)，避免出現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險。同時，醫(yī)院專業(yè)委員會應(yīng)針對招標(biāo)部門的工作做出合理劃分，并提高分工有效性，以保障每一項招標(biāo)工作都能有序進行。在處理重大決策問題時，要將利益視為核心點，堅持“少數(shù)服從多數(shù)”原則，醫(yī)院要保障采購工作足夠公開、透明，由各部門互相監(jiān)督采購委員會及相關(guān)成員承擔(dān)具體責(zé)任，助力招標(biāo)采購管理監(jiān)督體系的完善，進行全流程監(jiān)督與跟蹤，有效規(guī)避各種財務(wù)風(fēng)險。最后，醫(yī)院應(yīng)以“季度”為單位，擬訂物資需求預(yù)算表，適當(dāng)調(diào)整每一季度的預(yù)算執(zhí)行情況，并在此基礎(chǔ)上籌劃財務(wù)，按照計劃及針對性方案補給物資，避免在物資采購內(nèi)部控制環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏。

(三)強化物資采購管理監(jiān)管力度

關(guān)于醫(yī)院物資采購管理監(jiān)督不足這一問題，主要原因在于未曾高度重視內(nèi)部審計作用，忽略了內(nèi)部審計優(yōu)勢，通過內(nèi)部審計活動，可以有效評價單位風(fēng)險，增強醫(yī)院治理水準(zhǔn)。內(nèi)部審計部門是醫(yī)院物資采購時的關(guān)鍵內(nèi)控部門，應(yīng)發(fā)揮自身在采購管理過程中的角色，全面參與采購環(huán)節(jié)，嚴格要求相關(guān)工作人員執(zhí)行規(guī)范，提高監(jiān)督力度。為了改變內(nèi)部審計在醫(yī)院物資采購管理中常常流于形式的問題，首先便要增強采購管理時內(nèi)部審計的權(quán)威性，加強內(nèi)部審計控制作用，提高信息披露與數(shù)字統(tǒng)計有效性，為采購委員會工作者提供有效參考。同時，還要保障內(nèi)部審計部門所有工作人員的獨立作用，避免出現(xiàn)“一崗多人”的現(xiàn)象，為各個審計人員布置不同任務(wù)，并嚴格審查其道德水平，防止出現(xiàn)道德風(fēng)險。其次，通過政府采購平臺渠道采購，如京津冀平臺藥品陽光采購平臺，具有價格“透明”優(yōu)勢，整體價格公開透明，可以切實避免“廉政風(fēng)險”。最后，要規(guī)范零散物資采購渠道及流程，如燈泡、手術(shù)儀器等，無需直接去市場采購，簽訂長期協(xié)議即可，通過“訂貨”形式保障物資充足。

(四)提高人員采購內(nèi)部控制意識

對醫(yī)院采購人員而言，這一崗位工作極其特殊，不僅要求其具備專業(yè)技能，還要擁有良好的素養(yǎng)及職業(yè)道德，只有這樣才能順利完成采購內(nèi)部控制工作。為此，醫(yī)院應(yīng)加強采購人員專業(yè)培訓(xùn)，組織各種各樣形式的培訓(xùn)及講座活動，并協(xié)同提高其專業(yè)技能及職業(yè)道德，令其掌握充足的法律知識，高度認知自己崗位，不斷增強對采購內(nèi)部控制的意識，明確自身職責(zé)，善于約束自我，時刻保持警覺性，以最高的效率完成采購工作，并優(yōu)化內(nèi)部控制內(nèi)容。另外，因醫(yī)院物資采購事務(wù)相對繁雜，僅通過采購人員統(tǒng)計事務(wù)以及核算工作，則極有可能出現(xiàn)誤差，甚至是采購人員自身未曾意識到的失誤。在日常工作實踐的過程中，醫(yī)院要加強防范意識，成立專業(yè)的醫(yī)院物資采購管理部門，并與內(nèi)部控制部門協(xié)同配合，既要保障采購部門工作的獨立性，又要確保該部門的工作得到內(nèi)部控制部門的管理與支持，抑制采購工作隱患，提高采購工作效果。

五、結(jié)語

綜上所述，物資采購是保障醫(yī)院良性運行的關(guān)鍵措施。為此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)高度重視物資采購的內(nèi)控管理工作，在組建專業(yè)采購部門之際，還要統(tǒng)一管理的內(nèi)部制度，嚴格規(guī)范采購執(zhí)行流程。通過有效監(jiān)管與規(guī)范物資采購流程，提高物資采購質(zhì)量，并有效控制成本，致力為醫(yī)院采購“價廉質(zhì)優(yōu)”的物資。

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作者:徐志勇 單位:北京市昌平區(qū)中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院