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第一條為了進一步健全城鄉(xiāng)居民最低生活保障制度，規(guī)范最低生活保障檔案（以下簡稱低保檔案）的管理，促進基層低保工作規(guī)范化建設，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《城市居民最低生活保障條例》等法律法規(guī)，結(jié)合本市實際制定本辦法。

第二條低保檔案是指在城鄉(xiāng)低保工作過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條低保檔案是國家檔案的重要組成部分，是涉及城鄉(xiāng)困難群眾切身利益的重要信息資源，各單位和公民個人都有保護低保檔案的義務。

第四條低保檔案管理實行分級管理、基層為主的原則。

各區(qū)民政部門、鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）（以下簡稱低保檔案管理部門）應有專（兼）職人員負責低保文件材料的歸檔和低保檔案的管理；居（村）民委員會應協(xié)助做好職責范圍內(nèi)的低保檔案工作。

各區(qū)民政部門的檔案機構(gòu)要高度重視低保檔案管理工作，將其納入檔案基礎業(yè)務建設范疇；各區(qū)檔案行政管理部門要依法加強對低保檔案工作的指導和監(jiān)督，切實做好服務工作。

第五條低保檔案管理部門應加強對低保檔案工作的領導，切實將低保檔案管理納入低保工作內(nèi)容，做到低保檔案工作與低保工作同步布置、同步管理、同步檢查，確保低保檔案的規(guī)范、安全管理。

第二章低保檔案的收集、整理與歸檔

第六條低保檔案管理部門應根據(jù)有關(guān)規(guī)定，建立健全低保檔案文件材料的收集、整理和歸檔制度，確保低保檔案的齊全完整。

第七條低保文件材料根據(jù)其形成規(guī)律和特點原則上分為審批類和日常管理類進行整理。

（一）低保檔案歸檔范圍

1、審批類

（1）區(qū)級人民政府民政部門批準享受最低生活保障的審批表；

（2）有關(guān)部門的入戶調(diào)查表；

（3）低保對象的申請書、居民戶口簿或居民身份證復印件；

（4）低保管理機構(gòu)要求提供的材料（家庭收入證明、下崗證、離退休證、結(jié)婚證、離婚證或判決書、殘疾證、就業(yè)狀況證明、勞動能力狀況證明、失業(yè)狀況證明、下崗職工基本生活費證明等等）；

（5）其它應歸檔的材料。

2、日常管理類

（1）區(qū)級人民政府民政部門停發(fā)、增發(fā)、減發(fā)低保金的審批表和有關(guān)審核材料；

（2）低保對象參加公益活動記錄；

（3）低保對象名冊；

（4）日常入戶調(diào)查材料；

（5）低保對象分類統(tǒng)計表、低保資金統(tǒng)計表等統(tǒng)計材料；

（6）低保資金的預算和決算、劃撥憑證、發(fā)放領取名冊等材料；

（7）低保工作形成的照片、錄音、錄像、實物材料；

（8）低保信息系統(tǒng)、統(tǒng)計系統(tǒng)所形成的電子數(shù)據(jù)。

（二）低保檔案歸檔要求

1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

2、歸檔的文件材料應做到字跡工整、數(shù)據(jù)準確、圖樣清，簽字蓋章、日期等標識完整齊備。

3、歸檔文件材料的書寫和裝訂材料應符合檔案保護的要求。

4、歸檔的電子文件數(shù)據(jù)應與相應紙質(zhì)文件數(shù)據(jù)保持一致，電子文件應物理歸檔，一式三套。

（三）低保檔案整理方法

1、日常管理類文件材料以件為歸檔單位，逐件整理歸檔。審批類文件材料以一戶為一件進行整理編目。整理方法按照*市檔案局《關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于實施文件材料歸檔改革的主要做法〉的通知》（佛檔〔*〕1號）。

2、審批類檔案保管期限為該低保戶停保后不少于3年；日常管理類檔案保管期限參照文書檔案定為永久、定期兩種，定期分為30年、10年。

3、審批類和日常管理文件材料分別按年度—保管期限—時間（結(jié)合問題）順序排列單份文件，每一年度分別從“1”編制流水件號，第二年重新從“1”另編。

4、低保檔案應在每件歸檔文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，歸檔章項目內(nèi)容如下：

（1）全宗號：同級檔案館給立檔單位編制的代號。

（2）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“*”。

（3）期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼（審批類暫空，日常管理類填寫“永久”或“30年”或“10年”）。

（4）件號：文件的排列順序號。一個年度的歸檔文件均從“1”開始標注。

（5）類號：分別填寫“審批類”和“日常管理類”。

5、低保對象分類統(tǒng)計表、低保資金統(tǒng)計表等統(tǒng)計材料歸入本單位的文書檔案。

6、低保資金的預算和決算、劃撥憑證、發(fā)放領取名冊等材料歸入本單位的會計檔案。

7、低保信息系統(tǒng)、統(tǒng)計系統(tǒng)所形成的電子數(shù)據(jù)：錄像帶、磁盤、照片等參照《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15-95）、《電子文件歸檔與檔案管理規(guī)范》、（GB/T18894-2002）及《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）等有關(guān)標準整理。

（四）低保檔案應編制歸檔文件目錄。

第三章低保檔案的保管和統(tǒng)計

第八條低保檔案原則上由各區(qū)民政部門統(tǒng)一保管，因工作需要，確需由鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）或低保經(jīng)辦機構(gòu)保管的。各區(qū)民政部門、檔案行政管理部門應加強指導、檢查。

第九條低保檔案原則上應由業(yè)務部門管理，每年向本單位檔案部門移交檔案目錄，任何單位和個人不得據(jù)為己有。

第十條低保檔案管理部門應建立健全低保檔案保管、保密、利用、鑒定銷毀、統(tǒng)計制度，確保低保檔案規(guī)范化管理。

第十一條低保檔案管理部門要配備必要的保管設備和防護設施，保證低保檔案的安全。

第十二條低保檔案部門應定期對檔案進行檢查清點，確保檔案不丟失，不損壞。發(fā)現(xiàn)破損、蟲蛀、褪色或字跡模糊等現(xiàn)象時，應及時修補、復制或進行其它技術(shù)處理。

第十三條低保檔案管理人員調(diào)動工作時，應在離職前辦好交接手續(xù)。

第十四條檔案部門應對低保檔案的收集、管理、利用、鑒定銷毀、移交進館等情況進行準確統(tǒng)計，填寫檔案工作基本情況統(tǒng)計報表，并按規(guī)定報送上級業(yè)務主管部門和同級檔案行政管理部門。

第四章低保檔案的利用

第十五條各區(qū)民政部門應對低保檔案的利用權(quán)限做出明確規(guī)定，確定低保對象查閱低保檔案的范圍，建立檔案借閱登記簿，健全借閱檔案登記、審批手續(xù)，做好利用效果反饋登記，掌握檔案的利用情況。

第十六條低保檔案主要供低保管理部門使用。上級單位、監(jiān)察機關(guān)、審計機關(guān)、法院和檢察院因工作或辦案需要可以查閱低保檔案。各單位保存的低保檔案不得借出。參保者查閱本人低保檔案需提供有效證件，如身份證等，經(jīng)本單位負責人批準并核實參保者身份后，可以提供查閱或復制。

第十七條低保檔案管理部門應設立公共查閱室，或在本部門設立開放窗口，或明確低保檔案開放日，對外提供利用。

第十八條低保檔案管理部門應當編制、公布低保檔案利用指南和公開目錄，通過設立公開欄、網(wǎng)上公開等多種方式，方便群眾利用。

第十九條低保檔案管理部門應向同級地方綜合檔案館提供主動公開的低保檔案信息(低保檔案電子目錄)。

第二十條低保檔案管理人員應認真做好低保信息管理、整合工作，做好低保信息查詢服務工作。

第二十一條低保檔案管理人員和利用者應嚴格遵守檔案管理有關(guān)規(guī)章制度，任何部門、單位和個人不得抽取、篡改、損毀、偽造檔案。

第五章低保檔案的鑒定銷毀

第二十二條檔案保管期滿后，應由業(yè)務部門提出初步存毀意見，會同檔案部門共同鑒定，編制銷毀清冊。

第二十三條單位負責人在檔案銷毀清冊上簽署意見。

第二十四條銷毀檔案應指定兩人負責監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。檔案銷毀后應寫出銷毀報告，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。銷毀報告和銷毀清冊應歸入全宗卷永久保管。

第二十五條銷毀的檔案應在歸檔文件目錄備注中注明。

第六章低保檔案的移交

第二十六條屬于進館范圍的低保檔案（包括電子文件），應按同級檔案行政管理部門的要求，定期向同級綜合檔案館移交。

第二十七條向檔案館移交檔案，應將打印的全宗指南、紙質(zhì)案卷目錄（一式三份）及其電子目錄和相關(guān)參考資料一并移交。