淺談企業(yè)管理者的溝通藝術
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一、引言
溝通作為重要的管理素質(zhì)之一,已引起越來越多企業(yè)的重視。它不僅與組織的凝聚力、生產(chǎn)效率密切相關,而且會影響到員工的工作滿意度及其績效水平。實踐證明，良好的溝通對于任何群體和組織的工作效果都十分重要。對于人際沖突來說，溝通不良可能是其中重要的原因。正確了解溝通過程以及影響溝通的因素，對于我們作為兵頭將尾的班組長來說，如何在工作中利用溝通達到提高工作績效的目的有更重要的意義。一般來講，影響溝通有效性的因素主要有：信息過濾、選擇性接受、情緒和語言等。
關鍵詞：信息，溝通，管理
二、哈瑞理論
美國心理學家JoeLufthe和HarryIngam(1969)從自我概念的角度對人際溝通進行了深入的研究,并根據(jù)“自己知道——自己不知”和“他人知道——他人不知”這兩個維度,將人際溝通劃分為四個區(qū),即開放區(qū)、盲目區(qū)、隱秘區(qū)和封閉區(qū),人們將此理論也稱為“喬哈瑞視窗”。
在人際溝通中,個人的日常愛好、態(tài)度及脾性等通常是自己與他人共知的區(qū)域,即“開放區(qū)”,個體的某些方面,如興奮或痛苦狀態(tài)時的情緒表現(xiàn),自己的某些可能傷害他人的行為習慣等,往往是自身不甚了解而他人卻很清楚的區(qū)域,即“盲目區(qū)”;個人的價值觀、隱私等內(nèi)容,常常只有當事者清楚而他人則無從知曉,即“隱秘區(qū)”;個體與他人都尚未認識或了解的信息為“封閉區(qū)”。上述的窗格(區(qū)域)類型會隨著個體與他人或團體的溝通行為的變化而發(fā)生變化。當初次與人見面時,一般人不愿過多透露自己的情況,即傾向于縮小開放區(qū),往往給人留下虛假的印象。為了進行溝通,我們必須增加與他人的交往,擴大彼此的開放區(qū),同時縮小盲目區(qū)和隱秘區(qū),并在相互切磋和探究中開發(fā)封閉區(qū)。基于有效溝通的良好愿望,人們通常使用自我透露和反饋兩種策略或技術。自我披露是個體主動與他人分享某種信息、觀點乃至個人情感的過程,用以減少隱秘區(qū);反饋則是個體對他人的態(tài)度和行為做出種種反應的過程,來自他人的反饋信息有可能縮小盲目區(qū);反饋與自我披露的交互使用則有助于減少封閉區(qū)。
三、影響溝通有效性的因素：信息過濾、選擇性接受、情緒和語言等。
班組長在工作中對單位的各類信息進行上下傳達,,一定要確保信息傳遞的準確性。選擇性知覺使個體傾向于傾聽、理解和領會與自己相關的事物,發(fā)生個體理解信息的偏差，所以容易出現(xiàn)“信息失真”現(xiàn)象。譬如,從高層管理者向基層員工傳遞信息(下行式溝通)時,容易出現(xiàn)信息膨脹和歪曲。溝通過程中要較少談論自己的成就,更多的談論別人的成就;既能從容地接受批評,也能謙虛地接納表揚;在工作成就上,具有辯證的歸因觀,既能把成就歸于個人,也能歸于周圍環(huán)境,如領導和同事;能以平等寬容的態(tài)度與人相處,避免對人抱有成見或用居高臨下的口氣說話;能坦言“我不知道”或“我錯了”等等。如果一個人很少給周圍同事披露個人信息,就不能從別人那里獲得反饋信息,也就很難有機會了解他人對自己的評價和反應。那么,自我概念就只能來自主觀性假定或者基于自己對他人非言語行為反應的感知。這種主觀假定或片面感知具有很大的危險性,容易使個體形成消極的自我概念。
四、溝通的技術
反饋與自我披露是兩種改善溝通的重要策略,從具體方法和技術層次而言,這二者又是改善溝通的有效技術。
但如何進行有效的反饋與自我披露呢?就反饋而言,應注意從以下幾個方面進行:
（1）反饋的目標應指向外部事件或行為而非具體的人,即
“對事不對人”。
(2)反饋方式應屬描述性而非評價性。描述性反映既客觀又富
有誠意,評價性反饋則有很強的主觀判斷性,容易夾帶個人偏見或刻板印象。如不贊同一個下屬穿淡藍色的新外套,評價性反饋通常是,你怎么能穿這樣的顏色!”這類反應容易傷害對方自尊。描述性反饋是,我個人認為,深藍色大概更能體現(xiàn)職業(yè)女性的氣質(zhì)。”這樣容易為對方所接受。
(3)反饋的主旨應是信息共享而非訓導他人。用平等的、經(jīng)驗
分享的口氣來反饋信息,容易為人接受;而指手劃腳式的訓導口氣,如你應該(必須)……”,則給人以不平等的感覺。如果采取坦露自己過去遇到類似問題時的感受和做法供對方參考和決定,這樣會促進彼此的合作關系。
(4)反饋的信息量不宜過大,應以別人能接受為準。應根據(jù)員
工的個人特點和工作性質(zhì),有主次、分階段地提出若干意見,使其既感到壓力,又能看到希望。
(5)反饋應迅速而適宜。迅速的反饋能使對方及時改正錯誤,
起到強化作用。同時,反饋也應分時間和場合,倘若當眾指出一位自尊心很強的員工的缺點,便是不適宜反饋;相反,在一種寬松的氣氛中進行個別反饋則能起到事半功倍的效果。
(6)反饋時應注意運用轉(zhuǎn)述和知覺檢查技巧:轉(zhuǎn)述,即用自己
的話把對方的言語內(nèi)容進行綜合整理后再加以反饋,有助于更準確地理解對方的語義,也有助于對方有機會剖析自我,重新組合那些零碎的語句和關系,深化談話的內(nèi)容;知覺檢查,即個體把對方的非言語(如表情、姿態(tài)、服飾等)和副言語(如聲調(diào)、節(jié)奏等)信息進行綜合整理后反饋給對方。
就自我披露而言,應注意以下幾個方面:
（1）披露不應用作獲取同情或者向他人宣泄消極情緒的手段,而是尋求建立牢固的人際關系。研究表明,人們更可能對自己相似的人進行自我披露,也更傾向于喜歡自我披露的伙伴。隨著我們對一個人的接納性和信任感越來越強,我們會越來越多地暴露自我,良好的人際關系便在相互披露逐漸增加的過程中發(fā)展起來。所以,自我披露是發(fā)展人際關系的必要條件。
(2)自我披露應是彼此開放,雙向共享。在交流中,如果只有一方披露個人信息,是不可能建立起健康的人際關系的?；容否?自我披露會冒一定風險。假如你呈現(xiàn)了個人的觀點、意見和感受,無意中可能授人以柄或受人攻擊。然而,如果所有成員能相互坦露個人信息,大家共同承擔人際風險,便會營造出信任、安全的人際氣氛,就能增強彼此信任和尊重,就能實現(xiàn)有效的溝通。公務員之家版權所有
(3)自我披露應是一個循序漸進的過程。一個真正開放的人際關系需要時間的磨煉,并非一蹴而就。如果見面不久,便向他人坦露自己,對方便很可能懷疑溝通者的動機。社會心理學研究發(fā)現(xiàn),自我披露與人際關系的融合度存在正相關,即隨著人際關系由淺入深,雙方共同心理領域?qū)⒅鸩綌U大,個體的自我披露水平也越來越高。
人際溝通一般經(jīng)過注意定向、情感探索、感情交流和穩(wěn)定交往四個階段,個體的自我暴露程度也應按照人際溝通的發(fā)展階段逐步加深。因此在人際溝通中,個體應富有耐心,注意洞察他人的言語與非言語反應,了解對方對自己的接納水平,據(jù)此把握自我披露的快慢節(jié)奏。當然,在溝通中,必須有人先行一步來承擔風險。一個組織要創(chuàng)建一種開放性氣氛,總裁或管理者應首先進行自我披露,打開溝通大門,員工也會隨后自我披露,人際開放度便愈來愈大,凝聚力也自然越來越強。公務員之家版權所有
