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目的

為了提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動(dòng)化建設(shè)，保障文件和各種信息傳遞快捷暢通，根據(jù)公司的實(shí)際，制定本規(guī)定。

適用范圍

本規(guī)定適用于集團(tuán)各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）辦公自動(dòng)化的管理。

系統(tǒng)用戶暫定為集團(tuán)各部門、各銷售公司（物流中心）工作人員和各控參股企業(yè)管理人員。

相關(guān)部門職責(zé)

集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)文件的制作、發(fā)送、督辦和少量紙質(zhì)文件的存檔和上報(bào)。發(fā)出的電子公文必須具有符合規(guī)范的文件頭和文件主體。

集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)配合集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處進(jìn)行用戶的注冊(cè)和注銷。

集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處負(fù)責(zé)系統(tǒng)操作技術(shù)的培訓(xùn)，系統(tǒng)運(yùn)行設(shè)備的維護(hù)、管理和電子文檔的保存。

各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）的部門和人員職責(zé)可參照?qǐng)?zhí)行。

文件發(fā)送與接收

集團(tuán)公司及各部門、各企業(yè)下發(fā)、上報(bào)的各類公文（包括文件、會(huì)議通知、公告、簡(jiǎn)報(bào)、信息等）原則上統(tǒng)一采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（）發(fā)送，特殊情況需要打印紙質(zhì)文件的報(bào)集團(tuán)或本分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

集團(tuán)公司的正式文件及其他需要簽發(fā)的公文，仍按原流程起草、審核、簽發(fā)，統(tǒng)一由辦公室編號(hào)、制作、掃描、使用發(fā)送至收文單位和個(gè)人，并根據(jù)實(shí)際需要打印若干份存檔和上報(bào)。

電子公文應(yīng)做好登記，并由起草、審核、簽發(fā)人簽名。

所有用戶每天上、下午上班后都必須及時(shí)登錄系統(tǒng)查看文件，并始終使系統(tǒng)處于“在線”狀態(tài)，確保信息和聯(lián)絡(luò)暢通。如因出差或出差時(shí)間較長(zhǎng)，須指定授權(quán)的公文代辦人代辦。

電子文件發(fā)送后，工作人員應(yīng)根據(jù)公文的緩急程度對(duì)所發(fā)公文的接收情況進(jìn)行檢查，催辦、督辦，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與有關(guān)人員聯(lián)系。

集團(tuán)各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）要建立系統(tǒng)管理體制，指定專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)文件的管理。

用戶注冊(cè)和注銷

總部新進(jìn)符合使用系統(tǒng)的人員，由人力資源部在一個(gè)工作日內(nèi)將人員的姓名、單位、崗位等基本資料送交集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處，信息技術(shù)處應(yīng)在一周內(nèi)完成電腦配置和用戶注冊(cè)?？偛坑脩綦x職前，須到集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處辦理電腦移交及注銷手續(xù)后，方可辦理離職手續(xù)。

各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）新進(jìn)符合使用系統(tǒng)的人員，由控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）在兩個(gè)工作日內(nèi)將人員的姓名、單位、崗位等基本資料報(bào)集團(tuán)人力資源部，人力資源部備案后送交集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處注冊(cè)?？貐⒐善髽I(yè)、各銷售公司（物流中心）用戶離職前，需報(bào)集團(tuán)人力資源部備案，并由集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處辦理注銷手續(xù)后，方可辦理離職手續(xù)。

集團(tuán)各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）對(duì)沒配置專用電腦的用戶，要合理安排電腦共用。

系統(tǒng)安全與維護(hù)

集團(tuán)公司和各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器在工作時(shí)間內(nèi)必須始終保持在線，系統(tǒng)始終保持正常的運(yùn)行狀態(tài)。建立服務(wù)器的運(yùn)行日志，并保存天以上。

集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處須指定管理員專門負(fù)責(zé)文件上傳及系統(tǒng)維護(hù)。所有配置信息要由專人保管，注意保密。系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行殺毒，建立防火墻，防止黑客侵入，確保系統(tǒng)安全。

密級(jí)的文件不入系統(tǒng)，按照現(xiàn)有公文流轉(zhuǎn)方式處理；電子文件嚴(yán)格按發(fā)文范圍發(fā)送，發(fā)文范圍的審批仍按集團(tuán)公司公文管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。公務(wù)員之家版權(quán)所有

所有系統(tǒng)應(yīng)保管好用戶密碼口令，不得隨意泄漏給無(wú)關(guān)人員。

文件共享與歸檔

集團(tuán)辦公室應(yīng)對(duì)公司成立以來(lái)的文件進(jìn)行清理，剔除密級(jí)和失效文件外，將所有的實(shí)用文件在系統(tǒng)上，供用戶學(xué)習(xí)、使用。

集團(tuán)辦公室對(duì)系統(tǒng)上電子公文每年整理一次，刻錄成光盤，存入集團(tuán)檔案室。

附則

本規(guī)定自××年月日起試行，原有關(guān)規(guī)定同時(shí)廢止。

在試運(yùn)行期間，公司除利用系統(tǒng)處理文件發(fā)送、信息溝通外，還將逐步推行自動(dòng)化辦公流程，以期實(shí)現(xiàn)真正意義上的無(wú)紙辦公，加快公司的管理科學(xué)化和現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)。

集團(tuán)各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司對(duì)在試行中遇到的問題和意見、建議，請(qǐng)及時(shí)向集團(tuán)辦公室反映，以便對(duì)本規(guī)定進(jìn)行修改。