民營企業(yè)檔案特點及監(jiān)管探討
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民營企業(yè)檔案是指民營企業(yè)在籌建、生產(chǎn)、經(jīng)營管理等社會活動中直接形成的對自身以及國家、社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。相對于國有企業(yè)，民營企業(yè)的檔案工作除具有非公共性和封閉性外還有著以下幾種鮮明的時代特點：21秘書世紀網(wǎng)
1、自主性。眾所周知，在計劃經(jīng)濟時代國有企業(yè)只能在政府意志下嚴格按照國家計劃從事各項活動，企業(yè)自主發(fā)展權極為有限，這也決定了企業(yè)檔案工作自主發(fā)展權有限。在社會主義市場經(jīng)濟初步確立的今天，國有企業(yè)普遍建立了法人治理結構，企業(yè)自主發(fā)展權有了極大的提高，但由于所有權國有，企業(yè)仍不可避免地留下一些計劃經(jīng)濟的烙印，企業(yè)管理中處于從屬地位的檔案工作也是如此。與國有企業(yè)不同，在市場經(jīng)濟條件下產(chǎn)生發(fā)展起來的民營企業(yè)，對自身的資產(chǎn)具有完全的所有權和支配權，它與政府不存在被領導與領導的關系，它完完全全以市場為導向，走自我約束、自我抉擇、自負盈虧和自我發(fā)展的道路。自然，作為企業(yè)儲備技術、儲備文化、內(nèi)含大量商業(yè)密秘和知識產(chǎn)權的企業(yè)檔案，民營企業(yè)對它的自主權也是不言而喻的。首先，企業(yè)對自身的檔案具有獨立支配權，企業(yè)檔案非依法律不受他人使用和干涉。這意味著企業(yè)對檔案享有獨立占有和獨立收益的權力，這兩項權力正是企業(yè)檔案工作自主發(fā)展的最基本條件。其次，民營企業(yè)在檔案工作上依法享有根據(jù)自身情況和市場變化選擇適合自身發(fā)展的檔案管理組織形式和工作方式的權力。
2、效益性。企業(yè)是以賺取利潤為目的的經(jīng)濟組織，民營企業(yè)尤甚。相較于國有企業(yè)，民營企業(yè)在機構設置和人員配置上更加注重效益性。市場經(jīng)濟本質上是一種競爭經(jīng)濟，從整個經(jīng)濟環(huán)境看，市場競爭對企業(yè)提出了更高的管理機制要求。精簡機構，精簡管理人員，降低管理成本，集中資源、強化發(fā)展核心事業(yè)是民營企業(yè)面臨市場競爭的必然選擇。因此，民營企業(yè)在內(nèi)部事務上總是追求以最少的代價獲取最好的效益。具體到檔案的管理上，當企業(yè)規(guī)模很小，形成的檔案材料有限時，企業(yè)往往只指定專人或兼職人員負責保管檔案；當企業(yè)規(guī)模很大，或發(fā)展時間較長，企業(yè)在管理、經(jīng)營、生產(chǎn)和科研活動中形成的文件材料很多，且門類復雜，整理、保管和提供利用的工作量很大時，企業(yè)才會成立專門的機構來負責這項工作。
3、多元性。一是民營企業(yè)檔案管理的主體呈多元化。不僅對科技檔案，其它如經(jīng)營銷售檔案、合同檔案、知識產(chǎn)權檔案、民主管理檔案、企業(yè)資產(chǎn)檔案以及企業(yè)文化檔案也越來越受到關注。二是檔案載體呈現(xiàn)多樣性，不僅有紙質檔案，還有照片、軟盤、光盤、錄音、錄像檔案，隨著信息技術的發(fā)展，以網(wǎng)絡為載體的檔案也呼之欲出。三是管理模式上的多樣性。正如國家檔案局長毛福民指出的哪樣：“企業(yè)檔案實行統(tǒng)一管理是企業(yè)內(nèi)的檔案工作要統(tǒng)一領導，統(tǒng)一制度，檔案部門和檔案人員要統(tǒng)一管理企業(yè)的全部檔案”。民營企業(yè)與民營企業(yè)之間、民營企業(yè)與國有企業(yè)之間是有很大差別的，檔案管理模式也是千差萬別，哪種整個行業(yè)或整個地區(qū)的統(tǒng)一領導和統(tǒng)一模式在民營企業(yè)中不可能存在。
4、隨意性。這是與民營企業(yè)檔案工作的自主性相伴生的一種特性。民營企業(yè)在對其自身檔案具有獨立支配權的同時，由于其管理者素質的差異和對檔案工作重視程度的差別，在檔案工作上往往存在很大的隨意性。這導致不少問題，例如檔案管理人員不專業(yè)、經(jīng)常變動，缺乏嚴格的檔案管理制度，檔案法制觀念薄弱，硬件設施不配套等，最終導致民營企業(yè)整體檔案管理水平低下。
二、如何加強對民營企業(yè)檔案工作的監(jiān)管
針對民營企業(yè)檔案工作的這些特點，檔案行政管理部門應如何加強監(jiān)管呢？筆者認為，應提高一種意識，抓住兩個重點，搞好三項服務，探索社會化協(xié)作之路。
（一）提高法制意識。依法監(jiān)管是加強民營企業(yè)檔案工作的有效手段，應從三個方面入手：一是大力開展《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳工作，增強民營企業(yè)管理者的法制意識，使他們認識到建立和管好檔案的重要意義，認識檔案的潛在效益和長遠價值，從而自覺做好檔案工作，自覺接受監(jiān)管。二是針對性的制定民營企業(yè)檔案管理實施細則，以便在工作中有所遵循。三是要對民營企業(yè)檔案工作實施登記管理，定期進行執(zhí)法檢查，對其建檔、保管條件、檔案工作人員資質認證、檔案出賣與轉讓、檔案銷毀等進行全程監(jiān)督和檢查，依法對違反《檔案法》的情況進行查處。
（二）抓住兩個重點。民營企業(yè)規(guī)模不一，變動頻繁，無主管部門，檔案管理相對滯后，給監(jiān)管工作帶來諸多不便，必須堅持抓重點監(jiān)管。一是抓住有一定規(guī)模的民營企業(yè)作為監(jiān)管重點。規(guī)模企業(yè)毫無疑問對經(jīng)濟和社會發(fā)展具有更大的影響力，其檔案對于國家、社會的價值普遍更大。二是要把重要檔案作為監(jiān)管重點，維護企業(yè)利益。民營企業(yè)要在激烈的市場競爭中要保持競爭力，必須維護自身商業(yè)密秘和商業(yè)利益。尤其是在加入wto后，隨著市場的開放和關稅壁壘的拆除，企業(yè)將面臨空前激烈的市場角逐和前所未有的競爭壓力，這又集中在產(chǎn)品競爭上，因此加快新產(chǎn)品研發(fā)具有十分重要的意義，科技檔案將是不可缺少的文獻。同時，競爭中還經(jīng)常涉及到知識產(chǎn)權、商標、信譽等無形資產(chǎn)的保護問題，在報章雜志上經(jīng)?？梢钥吹?，許多企業(yè)忽視商標、專利保護，商標被人搶注，專利被人侵害，造成重大損失。因此，管理好企業(yè)的商標檔案、專利權檔案、知識產(chǎn)權檔案以及關乎企業(yè)商業(yè)機密的檔案，在必要時候能夠發(fā)揮憑證價值，維護好企業(yè)的利益。此外，企業(yè)在經(jīng)營活動中，往往又不可避免地會涉及到商業(yè)糾紛，合同檔案和財務檔案也就必不可少。
（三）搞好三項服務。民營企業(yè)是新生事物，檔案行政管理部門應跳出傳統(tǒng)的思維定勢和工作方式，切實轉變工作作風，把工作的重心轉到服務上來。一是要根據(jù)民營企業(yè)特點，搞好指導、咨詢和培訓。要為企業(yè)印發(fā)、制定相關業(yè)務規(guī)范和技術標準，為其建檔排憂解難。二是要搞好典型示范。突出抓好幾個典型，及時推廣典型經(jīng)驗，以點帶面，推動民營企業(yè)檔案工作規(guī)范化。同時，本著自愿的原則，讓民營企業(yè)參加相應等級的檔案管理認定。三是要平等對待民營企業(yè)的檔案人員，對符合條件的可推薦參加考評專業(yè)技術職務，對業(yè)績突出的，檔案行政管理部門應依法予以表彰。
（四）積極探索社會化協(xié)作之路。不可否認，檔案工作在民營企業(yè)中處于“說起來重要，做起來不要”的尷尬境地，檔案本身并不直接為民營企業(yè)帶來利益，因此，民營企業(yè)管理者不會對它投入過多的人力財力物力，普遍抱有“既要馬兒跑，又要馬兒少吃草”的思想。那么，怎樣才能使民營企業(yè)實現(xiàn)既降低成本又能規(guī)范檔案管理呢？深圳市檔案局在這方面做了成功的探索。1998年8月，該局成立了檔案寄存中心，企業(yè)可以根據(jù)自己的意愿選擇“工作外包”的方式管理本單位的檔案，這不僅規(guī)范了企業(yè)檔案管理，還大大降低了管理成本。這標志著企業(yè)檔案工作組織形式上的重大突破，也是民營企業(yè)檔案工作社會化協(xié)作的先聲。民營企業(yè)也應充分認識自身特點，適應社會化協(xié)作管理方式，創(chuàng)新發(fā)展檔案事業(yè)，使檔案工作緊跟時代步伐，在維護企業(yè)利益、促進企業(yè)發(fā)展方面發(fā)揮更大作用。
