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淺談公文主題詞的制作

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進(jìn)入20世紀(jì)卯年代，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公領(lǐng)域得到普遍應(yīng)用，推動(dòng)了各類機(jī)關(guān)辦公的現(xiàn)代化。為了適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計(jì)算機(jī)檢索和公文的管理，公文"主題詞"應(yīng)運(yùn)而生。國(guó)務(wù)院辦公廳于994年4月23日以國(guó)辦秘函［1994］157號(hào)文件了（國(guó)務(wù)院公文主題詞表），廢止了1988年12月修訂的主題詞表，并公布了（國(guó)務(wù)院公文主題詞表）使用說(shuō)明，初步規(guī)范了公文主題詞的制作和使用。但由于主題詞表的使用從上至下沒(méi)有實(shí)施細(xì)則，加之主題詞的應(yīng)用、制作在不斷完善、規(guī)范的過(guò)程之中，故，在各級(jí)公文主題詞應(yīng)用和制作中出現(xiàn)很多問(wèn)題，筆者歸納為五大問(wèn)題。

一是前題后移。出現(xiàn)這一問(wèn)題多是因?yàn)椴涣私庖矝](méi)掌握主題詞的體系結(jié)構(gòu)，不清楚主題詞的作用和意義，只是盲目跟隨使用主題詞，把標(biāo)題完整地搬移到后面作主題詞的詞目而用。如：（關(guān)于成立XX市電子游戲?qū)ｍ?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》主題詞是這樣標(biāo)引的："機(jī)構(gòu)設(shè)置電子游戲?qū)ｍ?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組面通知"，而正確的主

題詞應(yīng)擬制為："機(jī)構(gòu)電子游戲面管理領(lǐng)導(dǎo)小組通知"。

二是類別不分。這有三種情況：①類別判斷不準(zhǔn)。如（關(guān)于成立XX市生產(chǎn)救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》的主題詞標(biāo)注是："民政救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組通知"，其類別詞使用"民政"詞目不準(zhǔn)，而應(yīng)使用"機(jī)構(gòu)"詞目。②把區(qū)域詞當(dāng)作類別詞使用。如某市下發(fā)的（關(guān)于做好商品流通工作的通知》主題詞"貿(mào)易商品流通通知"中，就把"貿(mào)易"這一區(qū)域詞作為類別詞使用了，這里正確的主題詞標(biāo)引應(yīng)是"商業(yè)商品流通通知"。③用類屬詞取代類別詞。如（Xx省人民政府關(guān)于2001年重點(diǎn)工作的安排意貼的主題詞"政府重點(diǎn)工作意見(jiàn)"，這里缺少類別詞"綜合"，而錯(cuò)誤地用類屬詞目"政府"代之，正確的主題詞應(yīng)是"綜合政府重點(diǎn)工作意見(jiàn)"。

三是詞目過(guò)多。主題詞的標(biāo)引要求：一份文件，除類別詞外，最多不超過(guò)5個(gè)主題詞目，但有的竟達(dá)6個(gè)以上。

四是生造詞目。主題詞的詞目選用既要能全面、真實(shí)地反映一份公文的主要內(nèi)容，又不能超出正在執(zhí)行的本級(jí)以上的主題詞表范圍，更不能亂造、生造詞目。盡管向下行文時(shí)，當(dāng)在主題詞表中找不到合適詞目時(shí)，雖然可自定能反映公文主題的詞目，但一定要在自定詞目后記以"凸"符號(hào)標(biāo)明。如：（關(guān)于分解落實(shí)（政府工作報(bào)告）提出的2001年主要任務(wù)的通知》的主題詞是這樣標(biāo)引的："政府工作任務(wù)落實(shí)通知"，其中"任務(wù)"、"落

實(shí)"這兩個(gè)詞目在（XX省政府主題詞表》中找不到，又沒(méi)在兩個(gè)詞目后加注"凸"符號(hào)，就屬生造詞目。正確的擬定應(yīng)是："綜合政府工作分工通知"。目前一般的省、市、縣都比照（國(guó)務(wù)院公文主題詞表）制定了各自適用的主題詞表，制作主題詞時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行，不可生造，否則就會(huì)造成新的混亂，失去主題詞應(yīng)有的作用和意義。

五是置放錯(cuò)位。主題詞的使用，目的之一是方便公文檢索。因此，按照公文規(guī)式的有關(guān)規(guī)定，公文主題詞應(yīng)與版記一起置放在公文末頁(yè)的背面下方。但有些公文為了印刷方便，往往忽略了這一點(diǎn)，把主題詞與版記一起置放在公文末頁(yè)的正面下方，這是錯(cuò)誤的。

那么，怎樣才能搞好主題詞的制作，促進(jìn)公文主題詞的規(guī)范呢？筆者認(rèn)為應(yīng)做到三點(diǎn)：

1．了解主題詞的體系結(jié)構(gòu)

公文主題詞，一般由類別詞和類屬詞組配而成。（國(guó)務(wù)院公文主題詞表）分三個(gè)層次列表。第一層是對(duì)主題詞區(qū)域的分類，只作為劃定類別詞和類屬詞的區(qū)域，便于查找、使用類別詞和類屬詞，不作公文主題詞詞目使用（即不可用來(lái)制作公文主題詞），如序號(hào)為"01綜合、經(jīng)濟(jì)"類、序號(hào)為''''''''05財(cái)政、金融"類等。第二層是類別詞，即對(duì)主題詞的具體分類，如序號(hào)為"02工交、能源、郵電"類中的"02A業(yè)"、"02B交通"、"02C能源"。

"02D郵電"等；第三層是類屬詞，如序號(hào)為"02工業(yè)"類別詞中的"冶金"、"地礦''''、"汽車"、"化工"等。第二層（類別詞）和第三層（類屬詞）統(tǒng)稱為主題詞，用于文件主題詞的標(biāo)引。

2．掌握主題詞的標(biāo)引方法

(1)任何一份文件主題詞的標(biāo)引，除類別詞外，最多不得超過(guò)5個(gè)詞目。

（2）主題詞標(biāo)引順序是：先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。

在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。如（國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知），先標(biāo)類別詞"農(nóng)業(yè)"，再標(biāo)類屬詞"水土保持"，最后標(biāo)上"通知"。

主題詞：農(nóng)業(yè)水土保持通行

類別詞類屬詞

（3）一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如（關(guān)于聽(tīng)取全國(guó)財(cái)政工作會(huì)議情況和全國(guó)打擊走私工作會(huì)議準(zhǔn)備情況匯報(bào)的會(huì)議紀(jì)要）的主題詞制作，先標(biāo)引反映第一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞"財(cái)政"，再標(biāo)引類屬詞"稅務(wù)''''；然后標(biāo)引反映第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞"公安"，再標(biāo)引類屬詞"緝私"；最后標(biāo)引"會(huì)議紀(jì)要"，制作成的主題詞是："財(cái)政稅務(wù)公安緝私會(huì)議紀(jì)要"。

（4）根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。

如（國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價(jià)格以及對(duì)其主要品種實(shí)行最高限價(jià)的通知），先標(biāo)引類別詞"農(nóng)業(yè)"，但在序號(hào)為"04A農(nóng)業(yè)"類別中找不到"資料、物價(jià)、管理"方面的類后詞，這時(shí)可使用序號(hào)為"01經(jīng)濟(jì)管理"類別中的"資料、物價(jià)、管理"類屬詞進(jìn)行組配，組配后的主

題詞為：''''''''農(nóng)業(yè)資料物價(jià)管理通知"。

（5）當(dāng)詞表中找不到準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。如在整個(gè)主題詞表中都找不到能準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可自定詞目代之，但要在自定的類屬詞目后邊標(biāo)注"凸"符號(hào)，但是，上行文不得使用自定詞目。

3．統(tǒng)一主題詞的標(biāo)引要求

（二）用詞要求。上行文，必須嚴(yán)格按照上級(jí)公文主題詞表及其要求擬制公文主題詞，不可使用上級(jí)公文主題詞表中沒(méi)有羅列的或者廢止的類別、類屬詞；下行文，可使用自定的公文主題詞表中任何類別詞、類屬詞。縣級(jí)以下無(wú)條件的單位，下行文也可不使用主題詞。

（2）置放要求。主題詞應(yīng)置放在文件的末頁(yè)背面抄送欄之上，頂格。"主題詞＂三字之后用。冒號(hào)"，"主題詞＂三字與類別詞、類別詞與類屬詞（詞目與詞目）之間相間一字空格。如：主題詞：農(nóng)業(yè)水土保持通知

（3）字體要求。"主題詞"三字和冒號(hào)用三號(hào)黑體字；詞目（類別詞與類屬詞）用三號(hào)小標(biāo)宋體字。