一、檔案管理的國(guó)際學(xué)術(shù)研究熱點(diǎn)問(wèn)題及其未來(lái)發(fā)展方向

(一)國(guó)際檔案界共同關(guān)注的幾個(gè)熱點(diǎn)問(wèn)題

國(guó)際檔案界共同關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題可以從分析以下一些信息得出:英國(guó)、澳大利亞、加拿大和美國(guó)等國(guó)家檔案工作者協(xié)會(huì)2(X刃、2001、2002、2003年已經(jīng)舉辦或?qū)⒁e辦的檔案學(xué)術(shù)年會(huì)議題;歐洲國(guó)家2002年5月在西班牙召開(kāi)的“電子信息的保護(hù)與利用:最優(yōu)化管理的實(shí)踐和解決辦法”國(guó)際會(huì)議的議題;20(X〕年已經(jīng)舉辦的第十四界國(guó)際檔案大會(huì)的主要議題及與會(huì)者發(fā)言;20(抖年8月23一29日將在奧地利首都維也納舉辦的第十五界國(guó)際檔案大會(huì)的主題“檔案、記憶與知識(shí)”;代表性檔案國(guó)際學(xué)術(shù)刊物1999年以來(lái)發(fā)表的學(xué)術(shù)論文主題。分析表明，近年來(lái)國(guó)際檔案界對(duì)檔案管理的研究涉及面很廣，幾乎包括了檔案管理的方方面面以及各種門類的檔案，就共同關(guān)注的問(wèn)題而言，可以歸納為以下5個(gè)方面:

1.數(shù)字檔案的保護(hù):研究數(shù)字環(huán)境下檔案的形成、維護(hù)及利用，數(shù)字檔案保護(hù)的程序，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，安全與質(zhì)量保證，長(zhǎng)久可獲取性，數(shù)字檔案保護(hù)的檔案觀，數(shù)字簽字的使用及問(wèn)題等;

2.電子文件的管理:研究電子文件的捕獲、鑒定、保管、保護(hù)與利用，檔案化電子文件系統(tǒng)的建立，真實(shí)性電子文件長(zhǎng)久保存的方案，電子文件管理的教育與培訓(xùn)，電子文件管理的責(zé)任，元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、模式及要求的使用和實(shí)施等;

3.檔案的著錄:研究檔案著錄的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，與電子著錄信息標(biāo)準(zhǔn)和圖書著錄標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系，檔案著錄的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)如MARC和EAD，XML，檔案著錄的數(shù)據(jù)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)如國(guó)際檔案理事會(huì)的《檔案著錄通用標(biāo)準(zhǔn)ISAD(G)》和《機(jī)構(gòu)、個(gè)人和家庭檔案規(guī)范文件的著錄ISAAR(CPF)》，美國(guó)的《檔案、個(gè)人信件和手稿的著錄APPM》，英國(guó)的《檔案著錄指南MAD》，加拿大的《檔案著錄規(guī)程RAD》等:

一、電子文件管理的的主要目標(biāo)保證

電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性和可用性是電子文件管理的主要目標(biāo)。在電子文件管理系統(tǒng)運(yùn)行下的一份電子文件包含內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景三個(gè)要素。內(nèi)容是指文件中所包含的表達(dá)作者意圖的信息。結(jié)構(gòu)是指文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式，分為物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)。物理結(jié)構(gòu)是文件信息存儲(chǔ)于載體上的位置及分布情況，如正文、批示、附件等各部分信息在載體上的存儲(chǔ)位置。邏輯結(jié)構(gòu)是文件信息的內(nèi)在關(guān)系，如文字排列、章節(jié)構(gòu)成、頁(yè)碼順序等信息。背景是指能夠證明文件形成環(huán)境、形成過(guò)程、存在狀態(tài)以及文件之間相互關(guān)系的信息。其中，保證文件的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過(guò)傳輸、轉(zhuǎn)移等處理工作后仍然保持不變，和形成時(shí)的原始狀態(tài)一致，就保證了電子文件的真實(shí)性和相當(dāng)程度的完整性。以上描述文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)稱作元數(shù)據(jù)，在文件形成時(shí)產(chǎn)生，它全面描述文件的本來(lái)面貌和生命歷程，文件管理系統(tǒng)在源頭一次性捕獲元數(shù)據(jù)，就可為不同的管理活動(dòng)所調(diào)用，每一項(xiàng)管理活動(dòng)都是記錄、調(diào)用相關(guān)元數(shù)據(jù)的過(guò)程。根據(jù)完整的元數(shù)據(jù)記錄，可以回溯電子文件的原貌和變化過(guò)程，從而確認(rèn)電子文件的真實(shí)性；利用元數(shù)據(jù)可以維護(hù)文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景之間以及文件之間的關(guān)聯(lián)，從而保護(hù)文件的完整性。保證電子文件的真實(shí)性和完整性，也就要求維護(hù)元數(shù)據(jù)的真實(shí)完整不丟失并始終與文件保持關(guān)聯(lián)。保持電子文件的可讀性，是指文件經(jīng)存儲(chǔ)、傳輸、壓縮/解壓、加密/解密、系統(tǒng)遷移等處理后，仍然能夠以人可以識(shí)讀的方式輸出，這就要求電子文件以開(kāi)放的格式保存?？捎眯灾饕w現(xiàn)在對(duì)檢索系統(tǒng)的要求上。

二、做好電子文件管理的策略

（一）統(tǒng)籌安排合理規(guī)劃

電子文件管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，最終是為數(shù)字檔案信息資源建設(shè)服務(wù)，以達(dá)到便于開(kāi)發(fā)利用、造福社會(huì)的目的。具體實(shí)施起來(lái)涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)各階段的目標(biāo)、任務(wù)、措施進(jìn)行科學(xué)、合理地規(guī)劃部署，如：在工作實(shí)施之前展開(kāi)深入調(diào)研、廣泛論證、集中討論，投資大的項(xiàng)目要形成可研報(bào)告；形成科學(xué)合理的電子文件利用體制機(jī)制，優(yōu)化軟硬件系統(tǒng)配置，處理好軟件系統(tǒng)服務(wù)器的兼容關(guān)系，建立方便高效的查詢體系等。

（二）嚴(yán)格制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

本文作者：張學(xué)東作者單位：廊坊廣播電視大學(xué)

電子檔案的科學(xué)化歸檔

電子文件是20世紀(jì)90年代出才開(kāi)始使用的詞匯，是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸與處理的文件，并具有文件的一般定義。與紙質(zhì)檔案相比，電子文件由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)生成，具有非人工識(shí)讀性，只能采用計(jì)算機(jī)讀取的方式提供信息，它的內(nèi)容只能通過(guò)機(jī)器來(lái)利用。電子文件對(duì)系統(tǒng)的依賴性，它的生成、利用、管理要在相應(yīng)的系統(tǒng)環(huán)境下完成。

1、建立健全電子文件歸檔制度。電子文件的收集歸檔涉及的人多，必須靠制度約束，要納入學(xué)校工作程序。檔案管理工作人員負(fù)責(zé)收集，對(duì)未聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)要人對(duì)人收集，從具備用專用軟盤到定期收集，分別建立戶頭全面跟進(jìn)，對(duì)電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)格式、光柵圖像格式、文本文件等做出詳細(xì)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。只有規(guī)范的電子文件，才能更加長(zhǎng)期保管和利用。

2、主動(dòng)與電子文件的形成部門配合，共同制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行。由于電子文件的管理工作跨部門，標(biāo)準(zhǔn)化所涉及的種類多，范圍廣，標(biāo)準(zhǔn)化工作的難度大大超過(guò)紙質(zhì)文件。

3、建立完善的電子文件管理系統(tǒng)。電子文件的收集與電子文件管理系統(tǒng)不可分離。電子文件從形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，這個(gè)過(guò)程可以納入統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)中。因而，收集電子文件必須注意其完整性，電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)與內(nèi)容同樣重要。電子文件的背景信息收集應(yīng)在電子文件形成時(shí)就開(kāi)始著手，這涉及到識(shí)別與標(biāo)記電子文件，涉及到將電子文件與背景相連接。在某些情況下，還需要將關(guān)鍵的背景信息植入到元數(shù)據(jù)中或電子文件自身中來(lái)達(dá)到這一目的。

編者按：本論文主要從慎選電子文件歸檔方法與移交途徑；建立電子文件歸檔管理的質(zhì)量體系；建立“三位一體”的電子文件管理運(yùn)行模式；提高電子文件歸檔管理人員的素質(zhì)等進(jìn)行講述，包括了建立電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專用系統(tǒng)、由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)電子文件歸檔管理業(yè)務(wù)、保障電子文件的真實(shí)性、保障電子文件的完整性、保障電子文件的有效性、保障電子文件的安全性等。具體資料請(qǐng)見(jiàn)：

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生。電子文件以其操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小、信息容量大等特點(diǎn)，具有傳統(tǒng)文件無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。在電子文件大量產(chǎn)生的同時(shí)，如何保障電子文肪有效利用，已經(jīng)成為人們所關(guān)注的重要問(wèn)題。

一、慎選電子文件歸檔方法與移交途徑

電子文件歸檔管理是近年來(lái)隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展而推行的一種全新的歸檔管理模式。為了保障電子文件得到及時(shí)歸檔與有效利用，檔案部門必須在科學(xué)推動(dòng)電子文件歸檔的工作中，密切結(jié)合本單位辦公造化與信息管理工作的實(shí)際，將電子文件歸檔納入本單位的歸檔制度體系建設(shè)之中。

1、建立電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專用系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用子系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門。同時(shí)，檔案部門要與辦公造化與信息管理部門通力合作，選擇具有通用性的文本、圖像與視頻電子文件格式，實(shí)行統(tǒng)一管理。

2、由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)電子文件歸檔管理業(yè)務(wù)。由于計(jì)算機(jī)與信息管理部門具有一定的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和方便條件，可將電子文件歸檔任務(wù)交由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)。由計(jì)算機(jī)與信息管理部門具體實(shí)行規(guī)劃、統(tǒng)籌電子文件歸檔管理活動(dòng)，開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，使之成為電子文件的“集散地”與“匯集點(diǎn)”。