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企業(yè)檔案管理分類方案范文第1篇

[摘 要] 隨著時代的發(fā)展，對于電力企業(yè)檔案管理工作的要求也日漸提高。結(jié)合當前檔案數(shù)字化發(fā)展要求，考察檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全性保障，提出優(yōu)化數(shù)字化方案、正確選擇數(shù)字化軟件、制定標準、確定參數(shù)、及時檢驗與評估是檔案數(shù)字化的質(zhì)量保障，建立嚴格規(guī)章制度、確立網(wǎng)絡安全保密方案、加強安防系統(tǒng)建設是檔案數(shù)字化安全性的有效保障。

[關鍵詞] 電力企業(yè)；檔案管理數(shù)字化；質(zhì)量；安全性保障

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 067

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0141- 03

0 前 言

檔案是記錄與反映原始信息的重要載體，檔案管理工作具有較強的專業(yè)性、服務性與機要性，它直接影響到一個單位未來查核校驗的憑證與參考，具有極強的規(guī)范化要求。隨著信息化的推進，檔案管理工作的要求也隨之提高，檔案數(shù)字化也進入了快速發(fā)展的階段，當前檔案數(shù)字化的方法主要有紙質(zhì)檔案的掃描、縮微拷貝片的掃描、數(shù)碼相機的拍攝（包括非紙質(zhì)檔案）、激光三維立體掃描、音頻、視頻檔案的數(shù)字化采集，本文結(jié)合電力企業(yè)檔案管理工作的崗位要求，探析檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全性保障。

1 電力企業(yè)檔案管理工作的崗位職責

電力企業(yè)檔案管理工作的崗位職責，既有檔案管理工作崗位的一般要求，也有其行業(yè)的特定職責，具體來說，主要有以下十個方面：一是負責綜合檔案室日常業(yè)務管理工作，根據(jù)上級主管單位檔案管理階段工作目標，制定本單位檔案工作任務安排。二是負責局綜合檔案庫房及檔案安全管理工作。三是負責局科技檔案收集、檢查、保管、統(tǒng)計、提供利用、鑒定銷毀工作，負責變電站、小型基建工程竣工檔案的管理工作。四是負責項目檔案工作交底，參加檔案中間檢查、竣工檔案內(nèi)部驗收。五是負責收集、整理檔案利用典型實例。六是負責做好全宗卷編制及管理工作。七是負責開展檔案信息資源的開發(fā)利用及編研工作。八是負責全局各職能部門和區(qū)局檔案工作指導、監(jiān)督、檢查、培訓等。九是負責局檔案評價迎檢及局屬各部門、各單位檔案評估工作。十是統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)本組相關工作。由此可見，對原始信息的收集、檢查、保管、統(tǒng)計是檔案管理工作的基本要求，而負責變電站、小型基建工程竣工等檔案的管理工作是電力企業(yè)檔案管理工作的特定要求。

2 電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的質(zhì)量控制

質(zhì)量控制，即為達到質(zhì)量要求所采取的作業(yè)技術和活動，它是為了監(jiān)視質(zhì)量形成過程，消除質(zhì)量環(huán)節(jié)上所有引起不合格或不滿意的因素，以達到質(zhì)量要求，檔案工作的特點要求在檔案數(shù)字化過程中，必需對其進行質(zhì)量控制。具體來說，電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的質(zhì)量控制主要包括優(yōu)化數(shù)字化方案、正確選擇數(shù)字化軟件、制定標準、確定參數(shù)、及時檢驗與評估。

2.1 優(yōu)化數(shù)字化方案

數(shù)字化方案制定直接影響檔案數(shù)字化的質(zhì)量，檔案數(shù)字化方案主要包括檔案數(shù)字化策略與原則、技術路線與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟等，優(yōu)化數(shù)字化方案是檔案管理數(shù)字化質(zhì)量控制的首要。

2.2 正確選擇數(shù)字化軟件

數(shù)字化軟件的種類繁多，各具特色，因此，在選擇時，要對其進行廣泛調(diào)研，并結(jié)合各單位自身的特點選對軟件，選擇適用的數(shù)字化軟件是控制檔案數(shù)字化質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)，對之后的工作能起到事半功倍的作用。

2.3 制定標準、確定參數(shù)

檔案數(shù)字化質(zhì)量控制過程中的關鍵環(huán)節(jié)，是制定標準和確定參數(shù)。目前，國家已經(jīng)制定出了檔案數(shù)字化的國家標準，電力企業(yè)可根據(jù)自身特點制定出適用的標準。

2.4 及時檢驗與評估

檢查、監(jiān)督、驗收及評估是整個質(zhì)量控制的最后一關，檔案數(shù)據(jù)庫建設的成功與否取決于它。檢查的對象包括設備、人員和工作流程三個方面。監(jiān)督就是要不斷發(fā)現(xiàn)問題并針對所發(fā)現(xiàn)的問題提出解決方案，若有解決不了的問題則上報上級主管部門。驗收分為粗驗和細驗，粗驗主要由自動驗收軟件完成，細驗就是在自動驗收軟件驗收的基礎上，分別對每個畫幅進的完整性、清晰度、重頁、拼頁等進行檢查。評估就是對整個數(shù)字化過程中，檔案的掃描質(zhì)量、檔案信息的真實完整性、檔案數(shù)字化成果的網(wǎng)絡利用效果等進行綜合測試和評價。

3 電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的安全保障

安全保密工作是檔案工作的重要內(nèi)容，檔案數(shù)字化的安全保密控制，就是要保障檔案實體、檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，避免出現(xiàn)泄密問題。安全保密控制是檔案數(shù)字化過程中應優(yōu)先考慮的問題。數(shù)字化安全保障是指對檔案數(shù)字化實施過程中存在的不安全因素進行預先分析，并依據(jù)數(shù)字化工作中人、物、環(huán)境等因素的運動規(guī)律，從技術和管理上采取措施，有效控制泄密事故的發(fā)生。檔案數(shù)字化工作的安全保障主要包括建立嚴格規(guī)章制度、確立網(wǎng)絡安全保密方案、加強安防系統(tǒng)建設。

3.1 建立嚴格規(guī)章制度

進行數(shù)字化處理的檔案中包含程度較高的信息，要保證這項工作能安全高效地進行，必須有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：檔案數(shù)字化系統(tǒng)及設備使用的安全保密規(guī)定，數(shù)字化加工人員選擇和管理辦法，數(shù)字化加工場所安全保密方案，檔案數(shù)字化設備的安全管理制度，參與人員身份識別管理制度，訪問控制規(guī)則設置的規(guī)定，密碼密鑰的保密管理規(guī)定，掃描員、系統(tǒng)維護員、掃描質(zhì)檢員、系統(tǒng)安全員、檔案保管員、值勤警衛(wèi)工作職責等。

3.2 確立網(wǎng)絡安全保密方案

首先，所有的操作必須在一個封閉的計算機網(wǎng)絡中進行，與所有的外網(wǎng)物理隔斷；其次，檔案數(shù)字化客戶端計算機及服務器必須存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外來人員進行物理破壞和盜取，還要防止外界電磁場對數(shù)字化網(wǎng)絡系統(tǒng)各個設備的電磁干擾，防止由于計算機、服務器及其他網(wǎng)絡設備電磁輻射而造成的泄密事故，保證數(shù)字化加工工作在安全保密的環(huán)境中進行；最后工作人員（即直接接觸檔案數(shù)字化系統(tǒng)的人員）進入系統(tǒng)前必須進行身份鑒別，防止非法用戶的進入。

3.3 加強安防系統(tǒng)建設

安防系統(tǒng)是安全保密的重要保障。包括門禁系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)、閉路（帶紅外）電視系統(tǒng)、消防報警及自動滅火系統(tǒng)、恒溫恒濕空調(diào)系統(tǒng)等，以保證整個加工場所的安全防護。

4 結(jié) 語

伴隨著時代的l展，電力工程行業(yè)在不斷壯大，然而傳統(tǒng)電力企業(yè)檔案管理模式已然難以適應，在未來發(fā)展時期與時俱進采用新的檔案管理模式，檔案管理數(shù)字化將是電力企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)在要求。

主要參考文獻

[1]陳秀菊.電力企業(yè)檔案管理一本通[M].北京：中國電力出版社，2016.

企業(yè)檔案管理分類方案范文第2篇

【關鍵詞】火電施工 技術檔案 管理

1 技術檔案管理是企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務

檔案最簡單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。

企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)可以分為行政檔案、人事檔案、技術檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業(yè)檔案管理往往被認為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術檔案僅僅當成了資料管理。改革開放以來，特別是進入市場經(jīng)濟以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業(yè)員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術檔案越發(fā)受到企業(yè)的高度重視，并成為企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務。

一般而言，技術檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，有具體事務的技術文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內(nèi)容包括任務書、協(xié)議書、技術指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術措施、調(diào)查材料、設計資料、試驗和工藝記錄等等。技術檔案一般為內(nèi)部使用，不公開出版發(fā)行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用。

2 豐富完善工程項目檔案文件的歸檔范圍

（1）以電力企業(yè)檔案分類表為綱?！峨娏ζ髽I(yè)檔案分類表》按工程建設的不同階段，設列了應歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，雖然不完整、不詳細、不全面，但結(jié)構(gòu)上還是較為合理的。收集工程項目文件的歸檔范圍和內(nèi)容時，以分類表為大綱，充實相關內(nèi)容，有利于編制工作的有序開展，同時避免大的漏洞。

（2）以《國家重大建設項目文件歸檔范圍》為基礎?！秶抑卮蠼ㄔO項目文件歸檔范圍》是面向全國各行各業(yè)各類建設工程的文件歸檔范圍，具有普遍指導意義。編制技術檔案中的火電、輸變電工程管理檔案時，必須以此為依據(jù)，充分利用已有的成果，補充電網(wǎng)建設工程技術檔案特有的文件材料，同時，剔除電網(wǎng)建設工程項目中不可能產(chǎn)生的文件類型，使其既具有豐富性、完整性，又具有簡便性、實用性。

（3）以建設部管理規(guī)定、規(guī)范和標準為依據(jù)，豐富完善電力建設工程項目文件歸檔范圍。這些文件主要是指《電力建設施工質(zhì)量驗收及評定標準》、《電力建設工程質(zhì)量監(jiān)督檢查典型大綱》、《建設工程監(jiān)理規(guī)范》、《國家電網(wǎng)公司輸變電工程達標投產(chǎn)考核辦法》、《國家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程評選辦法》等等，依據(jù)這些文件全面收集工程建設管理、施工管理、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、驗評等各項活動中形成的各類文件材料，確定工程項目文件的歸檔范圍，豐富歸檔內(nèi)容。同時在編制過程中吸收檔案業(yè)務骨干、工程管理人員、施工技術人員、監(jiān)理人員、兼職資料員參加，發(fā)揮其了解各類管理范圍和標準，了解建設過程及需求的優(yōu)勢，使歸檔范圍的制定更加符合電網(wǎng)建設工程項目的實際情況。

3 明確類目設置

電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表制定于1991年，由于歷史的局限有些類目設置不科學，很多文件無法判斷其類屬；加上隨著電力建設的發(fā)展，形成很多新類型的文件，其無法歸入原來的類目中，在整理建設工程項目文件時給建設、施工、監(jiān)理等單位兼職檔案員造成很多困擾，影響了工作效率。為解決這些問題，可以在研究電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表的類目設置情況的基礎上，掌握類目設置的思想、原則、方法，根據(jù)其按工程的建設階段為主線，結(jié)合文種進行類目設置的情況，在不違背分類方案基本原則和分類體系的基礎上，依照檔案分類學的原理，調(diào)整不合理的類目設置，增加個別類目，明確新增文件類型的歸類方法，使新的類目設置結(jié)構(gòu)更加科學合理、內(nèi)容更加完善。

4 確定整理方式

按照尊重文件形成的規(guī)律，保持文件內(nèi)在聯(lián)系，保證歸檔文件完整、系統(tǒng)的原則，設計工程項目文件的整理方式，達到便于操作、便于查找利用。如工程項目質(zhì)量驗評文件，按照工程項目質(zhì)量檢驗及評價規(guī)程的結(jié)構(gòu)設置單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批的結(jié)構(gòu)層次，設立各層次應歸檔文件名稱，在整理案卷時，按照檢驗批文件、分項工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列，實現(xiàn)結(jié)構(gòu)層次清晰、排列有序、不漏文件。同時，尊重文件材料的形成規(guī)律，保持層次文件之間的有機聯(lián)系，保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)，從而使操作便利，也有利于歸檔文件分類檢索和查找。

5 火電施工企業(yè)工程技術檔案管理的突破及其實施效果

5.1工程項目文件的歸檔范圍

國家檔案管理部門出臺的相關規(guī)范是面對全國各行各業(yè)的各類工程檔案的，具有普遍的指導意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足電力建設工程項目的實際需要。所以我們應該編制從立項審批、前期準備、施工建設、竣工投產(chǎn)到驗收檢查各階段產(chǎn)生的各類應歸檔文件內(nèi)容和項目文件歸檔范圍，從而解決建設項目產(chǎn)生哪些文件，哪些文件需要歸檔的問題，為項目文件的齊全、完整和系統(tǒng)提供保障。

5.2工程項目文件的整理方法

編制火電施工工程檔案管理導則，按照分類號、文件順序號的結(jié)構(gòu)，詳細排列所有火電施工建設工程項目文件，為整理項目文件提供依據(jù)，為項目文件的齊全、完整提供保障，使項目檔案的分類編目更加科學合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設、施工、監(jiān)理等單位整理項目檔案的效率。

《電力建設工程施工技術管理導則》的實施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監(jiān)理人員、兼職檔案員的歡迎。導則實施后，項目文件的收集更加齊全、完整，整理更加規(guī)范，歸檔更加及時，查找更加方便快捷，為檔案專項驗收、達標投產(chǎn)驗收和創(chuàng)優(yōu)檢查的順利通過提供了方便條件，為日后的查找利用奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1] 張曉霞.淺談電力企業(yè)特色檔案的收集[J].中國電力教育，2010年S2期.

[2] 衛(wèi)佩文.電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化[J].中國電力企業(yè)管理，2002年11期.

[3] 李惠萍.淺談電力企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡[J].廣西電業(yè)，2007年05期.

企業(yè)檔案管理分類方案范文第3篇

關鍵詞：企業(yè)檔案；信息技術；檔案管理；企業(yè)信息管理平臺；電子商務；電子文件

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）03-0132-02

現(xiàn)代企業(yè)的管理越來越趨向程序化、自動化。信息技術在企業(yè)管理的方方面面無處不在，多數(shù)企業(yè)都擁有自己的信息管理平臺，并隨其發(fā)展而不斷升級換代。檔案管理作為其功能模塊之一，在其自身的利用、傳遞、形成和存儲等方面發(fā)生了根本的變化。我們要充分利用信息技術，積極探索企業(yè)檔案管理的新模式和新方法，為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展

服務。

1 信息技術應用深刻影響著企業(yè)檔案管理工作

1.1 電子商務中檔案工作內(nèi)容發(fā)生了變化

電子商務是指商品貿(mào)易的整個過程都通過電子手段來完成。它強調(diào)的是利用計算機網(wǎng)絡把賣家、買家、合作方和廠商在企業(yè)外部網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和因特網(wǎng)相結(jié)合的應用。貿(mào)易活動是通過網(wǎng)絡來進行的，如查詢原材料、定購、展示產(chǎn)品、成品儲運和電子支付等活動，其核心內(nèi)容是互相交流和溝通信息。隨著新計算機網(wǎng)絡的發(fā)展和應用，為企業(yè)檔案工作者提出了新挑戰(zhàn)，檔案人員不僅要保管和收集好企業(yè)檔案資源，還要了解更多的企業(yè)需求，設法使服務內(nèi)容擴大。第一，要構(gòu)建企業(yè)信息資料庫，通過選取一些有價值的信息資源上網(wǎng)，該資源既能樹立企業(yè)形象，又能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢，來展示和宣傳自己，從而達到占領市場和吸引客戶的目的。第二，要多方獲取有效信息，構(gòu)建一套高效的、科學的、靈活的、多功能的緊盯市場的企業(yè)檔案信息管理體系，為企業(yè)的領導決策、經(jīng)營生產(chǎn)全程主動地提供多層次的信息服務。

1.2 企業(yè)檔案載體發(fā)生變化

企業(yè)信息技術的應用，使信息數(shù)據(jù)的遠近交換、傳遞、處理得到了適時的實現(xiàn)，企業(yè)在經(jīng)營、生產(chǎn)、管理等各項活動中形成的紙質(zhì)文件逐漸減少，取而代之的是電子文件，電子文件不僅辦公進度快捷，而且具有極快的傳遞速度。電子圖紙也在大量出現(xiàn)，其優(yōu)勢也是手工繪制所無可比擬的。計算機輔助設計能夠?qū)Ξa(chǎn)品圖紙的設計進行隨意修改、查詢和存儲，既方便又快捷。比如開發(fā)或生產(chǎn)一項相對較大的產(chǎn)品項目可能需要產(chǎn)生上萬份圖紙，同時有些還要繼承原產(chǎn)品的許多成果，因此電子圖紙的生命力更加旺盛，而且電子圖紙的保存比底圖的保存更有意義，還省力、省時、方便。變化了的載體形式深刻影響著傳統(tǒng)的檔案管理模式。

1.3 企業(yè)檔案分類發(fā)生變化

企業(yè)電子文件的大量出現(xiàn)，大大沖擊了傳統(tǒng)的分類方案，如人事檔案、基建檔案、產(chǎn)品檔案、會計檔案、科技檔案、文書檔案等分類方案，逐漸被企業(yè)信息化集成系統(tǒng)流程的設置、各個管理模塊所取代。一份完整的檔案信息計算機依據(jù)工作需要隨時進行調(diào)整或設立相應類目，雖然不同企業(yè)檔案信息有著不同的分類方法，但不容置疑的是計算機的管理使檔案分類與企業(yè)的管理、經(jīng)營、生產(chǎn)等各種狀況更加貼近，具有更加規(guī)范、科學和詳細的檔案分類。

1.4 檔案信息利用方式發(fā)生變化

為了使企業(yè)信息化和電子商務進一步發(fā)展，構(gòu)建企業(yè)完善的信息管理系統(tǒng)，必須加強企業(yè)信息資源的開發(fā)利用，在企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)的各環(huán)節(jié)充分開發(fā)和利用信息資源，使企業(yè)經(jīng)濟效益和競爭能力增強。檔案既是企業(yè)的無形資產(chǎn)，又是重要的企業(yè)信息，應充分利用信息技術，加大資源開發(fā)力度，來滿足企業(yè)各方面的需要。企業(yè)檔案工作人員要始終圍繞企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)這個中心，及時把握信息開發(fā)和集成系統(tǒng)中的產(chǎn)品信息，找準檔案服務企業(yè)的切入點，實現(xiàn)正確信息的正確傳遞，使檔案信息達到高層次的處理要求。

2 基于電子信息技術的企業(yè)檔案管理

2.1 檔案數(shù)字化做好統(tǒng)籌規(guī)劃

要實現(xiàn)大量檔案信息技術化、數(shù)字化，就必須做好統(tǒng)籌規(guī)劃。首先對館藏情況進行詳細調(diào)查，如檔案的信息利用狀況、館藏數(shù)量、檔案的類型、載體狀態(tài)等基本情況。然后制訂科學規(guī)劃，包括數(shù)字化處理規(guī)劃、硬件的購置計劃等。檔案數(shù)字化不可能一蹴而就，也不可能一步到位，應從實際出發(fā)制度一個長遠計劃和打算，無論是購置硬件設施，還是數(shù)字化過程，都是如此，要使其擁有較強的擴展能力和支撐能力。檔案數(shù)字化處理規(guī)劃的制定應遵循“重點突出，分步進行”的原則，先數(shù)字化那些利用率高的檔案資源和館藏重點，盡早使大多數(shù)利用者的需求獲得滿足。

2.2 檔案數(shù)字化必須做好選擇

館藏的檔案資源數(shù)不勝數(shù)，達到件件數(shù)字化是不可能的，也是沒有必要的。檔案工作人員應該依據(jù)一定的原則進行劃分和選擇，分清需要數(shù)字化的檔案和不需要數(shù)字化的檔案以及需要優(yōu)先數(shù)字化的檔案，然后再進行數(shù)字化?，F(xiàn)實工作中，常常對以下檔案首先進行優(yōu)先數(shù)字化，如特色檔案、重點檔案、珍貴檔案和利用率高的檔案。因此，凡是能成為數(shù)字化的檔案信息資源一般都是高利用率、標準、有序、有特色、高價值的信息資源。

2.3 優(yōu)化設置掃描參數(shù)，提高數(shù)字化質(zhì)量

數(shù)字影像質(zhì)量的高低與掃描儀掃描參數(shù)的確定和選擇有關，其中掃描文件的清晰度和效果直接受掃描分辨率的影響。要想使掃描文件很清晰就必須把掃描分辨率選高，而同時其存儲空間和掃描時間就會相應增加；相反若把分辨率選低，文件的質(zhì)量就低。所以，我們應綜合考慮分辨率的選擇，如依據(jù)實際需要全面考慮掃描文件的輸出打印質(zhì)量、存儲空間、可閱讀性等。

總之，全面應用信息技術對檔案信息資源實施利用服務、管理和處置，使檔案管理工作更加完善。只有充分利用信息技術，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，才能打破傳統(tǒng)檔案管理和利用的各種局限，實現(xiàn)開放式管理和服務職能的轉(zhuǎn)變，使信息資源的配置更加合理、管理更加科學、服務更加高效和

優(yōu)質(zhì)。

參考文獻

[1] 凌云峰.企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡服務的現(xiàn)狀及對策[J].南方論刊，2009，（1）.

[2] 劉艷.我國檔案信息化建設的意義、要求及路徑選擇[J].山東社會科學，2008，（9）.

企業(yè)檔案管理分類方案范文第4篇

關鍵詞：檔案管理；企業(yè)發(fā)展；優(yōu)化創(chuàng)新；策略分析

當前，企業(yè)在市場競爭日益嚴峻的情況下，若想保證自身的長足發(fā)展與科學創(chuàng)新，注重完善企業(yè)檔案管理工作十分必要。因此，注重企業(yè)發(fā)展中創(chuàng)新完善檔案管理工作的重要性，在踐行注意事項的基礎上，打造管理新策略是當前企業(yè)發(fā)展需注意的重點，亦是本文研究探討的課題。

1企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的必要性

為保證創(chuàng)新完善檔案管理工作，率先了解企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理工作的必要性十分重要。對此，站在企業(yè)發(fā)展的視為視角之上，以提升工作效率，確保工作開展進行討論，明確檔案管理工作創(chuàng)新完善的必要性包括以下兩點：其一，檔案管理工作創(chuàng)新完善可增加檔案管理的科學性。企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，資料檔案的留存至關重要，其是企業(yè)發(fā)展的證明，亦是企業(yè)規(guī)劃設計發(fā)展之路的重要參考。因此，科學有效的管理與規(guī)劃相應資料，妥善保管與留存重要文件至關重要。完善與優(yōu)化檔案管理工作，可確保檔案管理科學留存文件，為企業(yè)未來發(fā)展需求而妥善報關文件。其二，有效提升檔案文件的利用及處理率。檔案管理工作不僅對檔案的留存與保管起到了至關重要的作用，同時也可用于提升檔案的利用率與處理率，以便協(xié)助企業(yè)工作效率提升，保證企業(yè)在發(fā)展中可盡快制定發(fā)展方案，以便促進企業(yè)的科學發(fā)展?？傮w來說，提升檔案利用率與處理率，對推進企業(yè)發(fā)展有良好作用，對改善檔案管理效率也有至關重要的作用，是檔案管理發(fā)展優(yōu)化的必然選擇。

2企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的注意事項

認知企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的必要性基礎上，若想開展科學的創(chuàng)新完善檔案管理工作，應注意以下注意事項的科學踐行：首先，優(yōu)化檔案管理意識。確保檔案管理創(chuàng)新完善的基礎是是扭轉(zhuǎn)現(xiàn)階段檔案管理的思維意識，將傳統(tǒng)的檔案認知徹底抹殺，以全新的思維視角，定位檔案管理價值，將其作為提供企業(yè)發(fā)展所需資料的關鍵部門，敦促其加大利用檔案資料，科學管理檔案資料，有效提升資料利用率，才能確保檔案管理工作完善創(chuàng)新，真正符合企業(yè)發(fā)展的實際需求。其次，加大檔案管理投入。確保檔案管理意識的優(yōu)化基礎上，企業(yè)管理者在檔案管理的投入中也不能吝嗇，不僅是優(yōu)秀人員的選拔，技術人員的聘用，在相應的數(shù)字硬件設備上也不能馬虎，選擇穩(wěn)定且質(zhì)量上乘的服務器系統(tǒng)，優(yōu)質(zhì)的硬盤及品牌主機，以便檔案管理的數(shù)字管理環(huán)境穩(wěn)定，檔案的保存與調(diào)用科學。

3企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的科學方案

科學踐行檔案管理創(chuàng)新完善注意事項的基礎上，擬定科學的創(chuàng)新完善檔案管理方案，可從以下兩方面進行考量：第一，借助數(shù)字技術思維完善管理檔案。當前，隨著數(shù)字科技的不斷完善，許多原本需要人工處理的工作都可以借助數(shù)字技術完成，其不僅大大降低了人工成本，而且也使信息儲備與調(diào)用變得十分科學。對此，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要創(chuàng)新完善檔案管理工作，應注重數(shù)字設備的應用。利用數(shù)字設備歸類整理企業(yè)資料，確保企業(yè)資料按照關鍵詞、日期、重要程度分類留存，并根據(jù)資料的重要程度分檔管理，根據(jù)資料的執(zhí)行到期時間設置定時通知，可大大提升檔案管理效率，并保證檔案內(nèi)容的利用率。此外，根據(jù)關鍵詞進行檔案內(nèi)容標注，有助于不同部門人員調(diào)閱相關檔案內(nèi)容，并以此為基礎開展相應的進一步工作，對不同部門應用管理檔案也能起到良好幫助。當然，以上所有的檔案處理與調(diào)用方式都可以通過數(shù)字網(wǎng)絡的無界性與交互性完成，檔案管理人員可定期維護檔案，其他普通員工也可利用網(wǎng)絡傳遞契約、工作內(nèi)容及設計資料等文件，共同豐盈并充實檔案庫，減少檔案管理人員工作負擔，提升檔案管理效率。第二，立足于資料保密的檔案安全維護。數(shù)字技術固然是檔案管理的創(chuàng)新方法，但為保證檔案資料的有效留存，創(chuàng)新完善檔案管理工作在創(chuàng)新的基礎上應注重對于檔案管理工作的完善處理，即備份重要文件，維護檔案管理系統(tǒng)安全，注意增建防火墻、定期查殺病毒，并維護檔案管理系統(tǒng)安全。也就是說，檔案管理雖然可借助數(shù)字技術加以優(yōu)化，但為確保重要文件不會丟失，在數(shù)字網(wǎng)絡儲備資料的過程中，檔案管理人員應定期備份重要文件，包括其他網(wǎng)盤備份與紙質(zhì)文件備份，以便現(xiàn)有服務器受損時重要文件不會丟失。目前，在備份檔案資料時，除硬盤備份外不能忽視的備份形式便是紙質(zhì)文件備份，其是在數(shù)字設備無法起到作用的情況下能夠繼續(xù)保證重要資源留存的方法。因此，在進行紙質(zhì)資源保存之時，要結(jié)合數(shù)字資源的整理方式，以關鍵字進行標識，并按照資料成立時間進行整理，并對到期時間進行科學標注，以便在數(shù)字資源無法調(diào)取之時，可通過傳統(tǒng)方法來盡快獲得資料信息?？傮w來說，保密及維護檔案管理內(nèi)容是在日常服務器維護與定期的病毒查殺的科學踐行下，篩選上傳文件內(nèi)容，確保上傳文件安全，科學有效的維護數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。在此基礎上，注重備份方式的多樣化，做到利用電子設備但不依賴電子設備，從而保證在關鍵時刻可更高效的利用資料信息，真正科學有效的提升檔案管理應用率。綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中完善創(chuàng)新檔案管理工作的重要手段是利用數(shù)字技術來優(yōu)化檔案管理工作，但在此基礎上，針對數(shù)字設備的定期維護及相關資料的科學備份也十分必要。目前，科學利用數(shù)字設備，但不依賴數(shù)字設備是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理創(chuàng)新完善的關鍵。因此，保證檔案管理系統(tǒng)的科學構(gòu)建，日常安全維護的有效開展，紙質(zhì)資料的備份與管理，才能實現(xiàn)檔案管理工作的科學完善，輔助現(xiàn)代企業(yè)長足發(fā)展。

參考文獻

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企業(yè)檔案管理分類方案范文第5篇

論文關鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施

1 企業(yè)合同檔案的特征

要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點。

1.1 法律性

人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經(jīng)濟社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內(nèi)容包括合同變更、簽訂和終止整個過程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場競爭日益激烈的背景下，會引發(fā)較多的經(jīng)濟糾紛。合同既是當事人履行合同義務和權(quán)利的憑證，又是法院及仲裁機構(gòu)處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規(guī)范特征

合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內(nèi)執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內(nèi)容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內(nèi)容方面，對合同的當事人姓名、數(shù)量、價款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應的法律效益。將合同作為檔案保存時，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護當事人的合法權(quán)益。

1.4 相關文件多

企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個有關材料，例如，簽訂前的洽談、招投標，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標書、投標書、評標報告、會議紀要、議價單、會簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數(shù)量多

與行政機關相比，一個完備的企業(yè)，每年內(nèi)制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類方法分析

2.1 以集分式歸類原則為中心

從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來看，主要是依據(jù)科技檔案和文書檔案進行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項目和建設項目準備。而文書檔案包括行政管理和經(jīng)營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計管理。對合同檔案進行歸類時，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。

2.2 集分式分類表

根據(jù)我國合同法有關規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運輸合同，委托合同，技術合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術合同及建設工程合同9種。依據(jù)有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會計畢業(yè)論文

2.3 分類表的使用法方法

將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯數(shù)值0～9標注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類管理的注意事項

在把合同方案轉(zhuǎn)交至檔案室前，企業(yè)要安排一個部門，做好辦理合同的相關工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。

對合同編號實行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負責，從而有助于合同材料的統(tǒng)計、保管和利用。要按照相關原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時采用特定符號標記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時間順序，在類別號里編制流水號。獨立性是各個合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進行保管，從而實現(xiàn)簡便、快捷地查找相關合同材料。

移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負責收集合同材料，并保管好。相關文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時，要將與合同有關的一切文件資料進行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調(diào)，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門在規(guī)定時間內(nèi)，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結(jié)束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉(zhuǎn)移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進行收集和保管，待合同辦理時間確定后，轉(zhuǎn)交至檔案室。

4 結(jié)語

企業(yè)合同檔案管理，對企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計管理。對于企業(yè)合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實現(xiàn)對于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結(jié)論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計中達到顯著效果。

參考文獻

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