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電子檔案管理要求范文第1篇

1.與時(shí)展相匹配。在我國(guó)現(xiàn)代化信息技術(shù)高速發(fā)展的大環(huán)境下，教育領(lǐng)域已經(jīng)充分引入了這項(xiàng)技術(shù)，學(xué)校不僅已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)了多媒體教學(xué)、電化教學(xué)、辦公自動(dòng)化等，而且也在積極推進(jìn)電子檔案管理工作。實(shí)現(xiàn)電子檔案管理在一定程度上能夠與現(xiàn)代化教學(xué)管理節(jié)奏相匹配，更好地滿足時(shí)展要求。2.為學(xué)校制定正確的發(fā)展決策奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。發(fā)展決策是否正確會(huì)直接對(duì)學(xué)校穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)造成一定影響，而正確發(fā)展決策的制定離不開正確的數(shù)據(jù)信息。若是一個(gè)學(xué)校在面對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn)的時(shí)候?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)能夠根據(jù)正確的數(shù)據(jù)信息對(duì)現(xiàn)有的發(fā)展決策做出適當(dāng)調(diào)整或制定出新的發(fā)展決策，那么就能夠?qū)W(xué)校未來(lái)穩(wěn)健發(fā)展起一定的促進(jìn)作用。在學(xué)校信息數(shù)據(jù)管理中檔案管理是重要內(nèi)容之一，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠充分實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)快速整合，進(jìn)而能夠?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供信息支撐。3.使檔案管理效率得到提升。一個(gè)學(xué)校在開展日常教學(xué)、科研以及管理等工作過(guò)程中難免會(huì)產(chǎn)生大量的文書檔案、教學(xué)檔案、教務(wù)檔案以及學(xué)籍檔案等，其中有相當(dāng)一部分檔案都具有重要的保存價(jià)值和使用價(jià)值。傳統(tǒng)檔案管理方式具有一定封閉性，這些檔案中的一些重要信息難以被充分發(fā)掘，而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理使一些檔案變活，檔案中的信息能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)被提取出來(lái)，進(jìn)而使檔案管理的效益得到充分發(fā)揮，對(duì)學(xué)校事業(yè)和教育事業(yè)的發(fā)展起著重要的促進(jìn)作用。4.全面實(shí)現(xiàn)信息資源共享。學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理方式主要以紙張為載體，相關(guān)人員在使用檔案時(shí)復(fù)制和修改的成本都很高，不利于信息資源共享。而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理之后管理載體由紙張變?yōu)橛?jì)算機(jī)，相關(guān)人員要想使用某一檔案時(shí)不再需要通過(guò)復(fù)印、抄錄等方式進(jìn)行使用，只需要被授權(quán)后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)取相關(guān)信息，使不同地點(diǎn)的人們進(jìn)行自由交流、信息傳遞和協(xié)同工作，全面實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

二、學(xué)校檔案管理工作開展過(guò)程中應(yīng)用電子檔案的優(yōu)勢(shì)與要求

1.電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理方式來(lái)說(shuō)，電子檔案管理不僅具有存儲(chǔ)容量大的特點(diǎn)，而且更具便捷性和靈活性。使用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息檢索更加智能，而且由于電腦內(nèi)存大可以大批量存儲(chǔ)各類檔案資源。同時(shí)，學(xué)校還可以根據(jù)自身實(shí)際情況對(duì)電子檔案管理平臺(tái)進(jìn)行修改，使系統(tǒng)更能夠滿足檔案使用需要，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。2.電子檔案管理的要求。學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理并未對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平提出一定要求，因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案是紙質(zhì)的，檔案管理人員只需要具備基本的素質(zhì)做好分類、日常管理等基本工作就可以了。但是實(shí)現(xiàn)電子檔案管理之后單純具備基本素質(zhì)已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要，不僅需要具備計(jì)算機(jī)操作能力，能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件，而且還需要掌握一些統(tǒng)計(jì)、法律等相關(guān)知識(shí)才能滿足電子檔案管理要求。

三、學(xué)校開展電子檔案管理工作過(guò)程中存在的幾點(diǎn)問題

1.檔案管理理念存在滯后性。目前，一些學(xué)校還沒有樹立正確的檔案管理理念，管理層沒有認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的重要性，對(duì)此項(xiàng)工作的進(jìn)展不太關(guān)注，沒有對(duì)如何全面實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提出一定要求，難以提高檔案管理人員的工作積極性。同時(shí)，一些檔案管理人員將電子檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)定位在對(duì)檔案進(jìn)行分類、整合方面，沒有意識(shí)到電子檔案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主觀能動(dòng)性較差，難以起到推進(jìn)全面實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的作用[1]。2.電子檔案管理規(guī)章制度有待完善?，F(xiàn)階段各級(jí)學(xué)校都在不斷完善自身檔案管理工作，努力構(gòu)建一套較為完善的檔案管理系統(tǒng)，并制定了相應(yīng)的電子檔案管理制度。但是很多學(xué)?，F(xiàn)有的電子檔案管理制度還不能完全滿足實(shí)際工作需要，有的學(xué)校存在著管理員權(quán)限責(zé)任不明的情況，一旦出現(xiàn)電子檔案丟失、篡改等情況難以落實(shí)到個(gè)人。還有的學(xué)校在電子檔案規(guī)章制度中沒有對(duì)一些新增的電子檔案類型進(jìn)行準(zhǔn)確定位，對(duì)于一些較為特殊的黨政活動(dòng)、教學(xué)和科研檔案管理較為隨意，對(duì)電子檔案管理效率的提高非常不利。3.對(duì)電子檔案管理的監(jiān)管力度不夠。一些學(xué)校的管理層對(duì)自身電子檔案管理力度不夠，沒有實(shí)現(xiàn)電子文件的形成、收集、處理、歸檔等工作過(guò)程的全方位監(jiān)管，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，學(xué)校沒有安排相關(guān)人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，監(jiān)督其相關(guān)檔案信息是否及時(shí)進(jìn)行錄入、分類和歸檔。這樣一來(lái)就會(huì)間接導(dǎo)致一些人員不認(rèn)真開展工作，難以確保電子檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、安全性和共享性，不能使電子檔案的價(jià)值得以充分發(fā)揮；第二，有的學(xué)校管理層及時(shí)發(fā)現(xiàn)了電子檔案管理問題，但是由于缺乏相應(yīng)的懲罰措施，不能夠切實(shí)改變一些工作態(tài)度不端正人員的錯(cuò)誤行為，這樣也有可能導(dǎo)致電子檔案管理工作難以順利推進(jìn)[2]。4.電子檔案管理設(shè)施有待進(jìn)一步優(yōu)化。電子檔案的特性決定了對(duì)它的存儲(chǔ)、歸檔和使用離不開計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，要想更好地開展電子檔案管理工作必須重視軟硬件設(shè)備上的優(yōu)化。但目前我國(guó)很多地區(qū)的學(xué)校在電子檔案管理設(shè)施上的投入不夠，有的雖然已經(jīng)構(gòu)建了電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，一些系統(tǒng)已經(jīng)被淘汰不能滿足實(shí)際工作需要，而學(xué)校方面沒有安排專業(yè)技術(shù)人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和完善，進(jìn)而使電子檔案管理工作效率低下。同時(shí)，一些學(xué)校沒有投入一定資金用于電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施建設(shè)，沒有安裝和升級(jí)殺毒軟件和防火墻軟件，難以保證電子檔案在相對(duì)安全的環(huán)境中存儲(chǔ)和使用。還有的學(xué)校雖然能夠在電子檔案管理系統(tǒng)上下功夫，但是硬件設(shè)備存在著老化的情況，難以帶動(dòng)系統(tǒng)運(yùn)行，如果不及時(shí)對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，那么電子檔案管理工作將會(huì)面臨著癱瘓的危險(xiǎn)。5.電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。在這個(gè)現(xiàn)代化信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的大環(huán)境下，學(xué)校實(shí)現(xiàn)電子檔案管理對(duì)相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。但是一些學(xué)校的檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，不能掌握和運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行錄入、分類、處理及歸檔，嚴(yán)重影響了此項(xiàng)工作效率。同時(shí)，學(xué)校也沒有加大對(duì)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力及相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)力度，致使一些工作人員對(duì)于新升級(jí)系統(tǒng)的操作方法及檔案管理法律知識(shí)一無(wú)所知，不利于其順利完成檔案管理的任務(wù)[3]。

四、對(duì)學(xué)校開展電子檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

1.樹立正確的電子檔案管理理念。目前，學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極樹立正確的檔案管理理念，管理層要認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的重要性，加大對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)展情況的關(guān)注力度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員檔案管理重要性的宣傳力度，采取會(huì)議等方式落實(shí)檔案管理精神，明確電子檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)，探究合適的電子檔案管理模式和方法。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)對(duì)自身電子檔案管理提出一定要求，督促檔案管理人員積極開展工作調(diào)動(dòng)其工作積極性，確保電子檔案管理工作順利開展。2.完善電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。建立健全電子檔案管理機(jī)制是解決電子檔案管理問題的重要途徑。對(duì)此，各地區(qū)學(xué)校應(yīng)當(dāng)仔細(xì)研讀國(guó)家相關(guān)部門頒發(fā)的《全國(guó)檔案信息化實(shí)施綱要》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件，在此基礎(chǔ)上完善自身電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員的權(quán)責(zé)進(jìn)行明確，給予相關(guān)人員管理員權(quán)限，一旦在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題能夠責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，有效控制和防范電子檔案丟失、篡改等情況的發(fā)生。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)完善電子檔案規(guī)章制度中的內(nèi)容，對(duì)一些新增的電子檔案類型進(jìn)行準(zhǔn)確定位，使較為特殊的黨政活動(dòng)、教學(xué)和科研檔案準(zhǔn)確歸檔，進(jìn)而提高電子檔案的管理效率[4]。3.加大對(duì)電子檔案管理的監(jiān)督力度。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)安排相關(guān)人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，監(jiān)督其相關(guān)檔案信息是否及時(shí)進(jìn)行錄入、分類和歸檔，并將其業(yè)務(wù)進(jìn)行情況與其績(jī)效相掛鉤，提高其工作的主觀能動(dòng)性，確保學(xué)校電子檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、安全性和共享性，使電子檔案的價(jià)值得以充分發(fā)揮；其次，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)針對(duì)電子檔案管理工作制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于一些工作完成出色的人員要給予其一定的精神和物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，樹立典型，對(duì)于一些工作拖拉的人員要嚴(yán)懲，從根本上杜絕其工作態(tài)度不認(rèn)真情況的發(fā)生，進(jìn)而提升電子檔案的管理效率。4.優(yōu)化電子檔案管理設(shè)施。學(xué)校應(yīng)當(dāng)投入一定資金用于電子檔案管理設(shè)施的優(yōu)化。在軟件方面，應(yīng)當(dāng)專業(yè)技術(shù)人員定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和完善，使系統(tǒng)能夠緊跟時(shí)展，間接起到提高電子檔案管理工作效率的目的。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)重視自身電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施建設(shè)，安裝和升級(jí)殺毒軟件和防火墻軟件，保證電子檔案能夠在相對(duì)安全的環(huán)境中存儲(chǔ)和使用。在硬件方面，學(xué)習(xí)應(yīng)當(dāng)對(duì)一些已經(jīng)老化和淘汰的設(shè)備進(jìn)行清點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際需要購(gòu)進(jìn)一些先進(jìn)的硬件設(shè)備，使硬件設(shè)備能夠與系統(tǒng)相匹配，為學(xué)校電子檔案管理工作順利開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。5.提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視對(duì)電子檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)，加大對(duì)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力及相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)力度，邀請(qǐng)專業(yè)人士采取講座或?qū)嵉刂笇?dǎo)等多樣化方式來(lái)提升檔案管理人員對(duì)于新升級(jí)系統(tǒng)功能的認(rèn)識(shí)、運(yùn)用能力并普及檔案管理相關(guān)法律知識(shí)。同時(shí)，學(xué)校在檔案管理人員的選聘上也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格要求，不能只看其學(xué)歷，更應(yīng)當(dāng)通過(guò)面試及實(shí)習(xí)等方式考察其實(shí)務(wù)能力，盡可能地選擇一些業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員擔(dān)任相應(yīng)職務(wù)，為學(xué)校電子檔案管理工作全面推進(jìn)提供一定保障。

參考文獻(xiàn)

[1]鄭長(zhǎng)彬.淺談電子文件的真實(shí)性特點(diǎn)以及由此引發(fā)的法律地位問題[J].學(xué)校檔案,2012(3).

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[3]劉敏.論高職院校電子檔案的管理與保護(hù)[J].東方企業(yè)文化,2013(14).

電子檔案管理要求范文第2篇

電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)是相對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質(zhì)檔案在保存時(shí)間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時(shí)存在諸多不便；其四，紙質(zhì)檔案在保存上相對(duì)繁瑣，易造成資源浪費(fèi)。

針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢(shì)，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢(shì)，具體包括：其一，電子檔案不受存儲(chǔ)空間的限制，受自然條件的影響也相對(duì)較?。黄涠?，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案?jìng)浞莺?jiǎn)便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢(shì)；其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢(shì)。

當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢(shì)，但在檔案原始性、真實(shí)性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢(shì)。

2電子檔案在管理中可能遇到的問題

2.1對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢(shì)頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒有完全成熟，加之一些單位對(duì)電子檔案管理的重視程度不足，沒有對(duì)檔案室進(jìn)行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實(shí)質(zhì)性的管理突破。

2.2電子檔案自身的管理問題

電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來(lái)了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲(chǔ)和保管問題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。

2.3檔案管理人員的管理水平問題

新時(shí)期的檔案管理特點(diǎn)給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時(shí)更新自身的業(yè)務(wù)知識(shí)儲(chǔ)備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢(shì)得不到有效發(fā)揮。

3加強(qiáng)檔案室電子檔案管理的措施建議

3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度

檔案在每個(gè)單位都占非常重要的地位，因此想加強(qiáng)檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對(duì)電子檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，特別對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過(guò)加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性及部門的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結(jié)合電子檔案的管理特點(diǎn)，必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理部門的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對(duì)檔案操作程序流程進(jìn)行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，為實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2檔案室電子檔案管理的技術(shù)措施

3.2.1電子檔案硬件管理及保管

電子檔案易受溫度、磁場(chǎng)等多方因素影響，存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，同時(shí)文件本身易受電腦病毒攻擊破壞，因此除了要在檔案室設(shè)置專門的保管區(qū)域，還行配備安全性較高的電腦設(shè)備，因此需要結(jié)合檔案室的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行科學(xué)的選擇，既要保證穩(wěn)定性，還要保證兼容性，例如，使用一次性寫入光盤，具有較高的穩(wěn)定性和只讀性。保管時(shí)注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲、防震等工作。

3.2.2做好數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作

數(shù)據(jù)備份恢復(fù)主要是針對(duì)電子檔案特點(diǎn)，利用技術(shù)手段來(lái)保障檔案信息安全的策略。在進(jìn)行備份時(shí)，可以通過(guò)雙備份制來(lái)同時(shí)實(shí)現(xiàn)封存與借閱?？紤]到網(wǎng)絡(luò)安全問題，需建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，保障檔案室的各項(xiàng)關(guān)鍵信息在出現(xiàn)意外時(shí)可以對(duì)信息進(jìn)行恢復(fù)。

3.2.3加強(qiáng)檔案室網(wǎng)絡(luò)安全管理

首先，要為檔案室安裝殺毒軟件，建立防火墻，通過(guò)這些基本的安全措施保障檔案室網(wǎng)絡(luò)安全，避免電子檔案受到攻擊；其次，可以通過(guò)驗(yàn)證用戶信息等手段對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行多層加密，對(duì)檔案的訪問或閱讀設(shè)置權(quán)限，積極采用密匙管理，保證檔案的真實(shí)性和原始性；最后，做好文件的安全監(jiān)控工作，在推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過(guò)程中，基于安全性考慮，采用雙軌制歸檔法，發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢(shì)的同時(shí)不忽視紙質(zhì)檔案的作用。

3.3加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

電子檔案的管理與傳統(tǒng)的檔案管理存在很大差異，這是給新時(shí)期的檔案管理人才提出的更高要求。首先，檔案管理人員除了要具備原有扎實(shí)的檔案管理業(yè)務(wù)能力外，還要對(duì)以計(jì)算機(jī)為代表的信息技術(shù)有較為全面的掌握，能夠適應(yīng)電子檔案管理所帶來(lái)的新發(fā)展、新變化，除了需要有關(guān)單位加強(qiáng)對(duì)管理人員的教育培訓(xùn)，檔案管理人員自身也要積極主動(dòng)的去學(xué)習(xí)、融入、提高；其次，電子檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了新要求，檔案管理人員除了要具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)和廉潔作風(fēng)外，還需結(jié)合電子檔案管理工作的特點(diǎn)，具備良好的責(zé)任意識(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，保密意識(shí)等；最后，新時(shí)期的檔案室電子檔案管理工作發(fā)展變化飛快，這種變化一方面提升了對(duì)檔案的需求，另一方面也對(duì)傳統(tǒng)思想、制度、模式等造成了巨大變革，這就需要檔案室的管理工作人員樹立創(chuàng)新精神與創(chuàng)新意識(shí)，推動(dòng)電子檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

電子檔案管理要求范文第3篇

摘 要 隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)的普及和信息技術(shù)的發(fā)展，各項(xiàng)工作都步入信息化的行列，當(dāng)然，檔案管理也不例外。電子檔案管理模式在很大程度上提高了傳統(tǒng)檔案管理模式的工作效率，為檔案管理工作提供了便利，但是與此同時(shí)也使檔案管理存在著安全隱患。本文主要闡述了電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理各自的特點(diǎn)，并從中分析他們的異同，進(jìn)而歸納出兩種檔案管理模式的利弊。

關(guān)鍵詞 電子檔案 傳統(tǒng)檔案 檔案管理 利弊

隨著社會(huì)的發(fā)展，日常辦公逐漸趨于自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化，日常辦公幾乎屬于無(wú)紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計(jì)算機(jī)上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質(zhì)文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強(qiáng)電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的高效、準(zhǔn)確、安全是我們?cè)跈n案管理工作中應(yīng)該著重思考的問題。 電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實(shí)體檔案緊密聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的識(shí)別、處理，并要求能夠在網(wǎng)絡(luò)上傳遞。電子檔案的特點(diǎn)主要有：第一、信息不能人工識(shí)別，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在記錄時(shí)都是采用人工可識(shí)別的符號(hào)，而電子檔案要通過(guò)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換才能夠被人識(shí)別;第二、信息的存儲(chǔ)具有高密度性，節(jié)省了存儲(chǔ)的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無(wú)必然聯(lián)系，隨時(shí)可以分離，能夠復(fù)制存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，方便進(jìn)行異地之間的傳輸和管理，節(jié)省時(shí)間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統(tǒng)檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術(shù)記錄檔案，保持了檔案的生動(dòng)性[1]。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的相同之處

電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統(tǒng)檔案的真實(shí)記錄才能保證電子檔案的真實(shí)可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統(tǒng)檔案管理相同，只不過(guò)是通過(guò)信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理所包含的內(nèi)容相同，電子檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案的信息進(jìn)行歸納，擴(kuò)大了信息容量，實(shí)現(xiàn)了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時(shí)間上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案的管理能夠根據(jù)文件完成的時(shí)間隨時(shí)歸檔，而傳統(tǒng)檔案管理要在整個(gè)過(guò)程結(jié)束后制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的表格在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸檔，在時(shí)間上缺少靈活性。由此可見，電子檔案隨時(shí)歸檔的好處是可以避免因時(shí)間問題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案都是采用編碼對(duì)其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性缺失，而傳統(tǒng)檔案都是按照一定的次序進(jìn)行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實(shí)、安全和完整。因此，在進(jìn)行電子歸檔時(shí)，必須要隨時(shí)進(jìn)行加密和認(rèn)證，以保證其真實(shí)有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案的保管主要是以光盤或磁盤為載體，但是這類載體易老化變質(zhì)，而且在更換介質(zhì)的過(guò)程中可能會(huì)影響文件的可讀性，而傳統(tǒng)檔案的保管需要保證紙質(zhì)文件不受損壞，在轉(zhuǎn)移的過(guò)程中不丟失，對(duì)人工的要求比較高[2]。因此，在對(duì)電子檔案進(jìn)行保管時(shí)，要求有關(guān)部門使用統(tǒng)一的格式對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，必要的時(shí)候可以打印一份紙質(zhì)檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案在查詢使用過(guò)程中，可以在獲得權(quán)限之后，登錄檔案管理中心查閱相關(guān)信息，而傳統(tǒng)檔案在查詢過(guò)程中，需要先向上級(jí)申請(qǐng)，獲得批準(zhǔn)后通過(guò)檔案號(hào)人工查找，浪費(fèi)了大量時(shí)間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊

采用電子檔案管理節(jié)省了大量時(shí)間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區(qū)和不同部門之間進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當(dāng)今社會(huì)的低碳環(huán)保理念，無(wú)紙化辦公在節(jié)約了資金的同時(shí)，減少了樹木的采伐，保護(hù)了森林資源[3]。

然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國(guó)電子檔案管理起步晚，在法律監(jiān)管上落后于一些發(fā)達(dá)國(guó)家，電子檔案管理面臨著很多挑戰(zhàn)，如何保證電子檔案的法律效應(yīng)是一個(gè)重要的問題。電子檔案還存在著易丟失或因時(shí)間問題無(wú)法讀取的問題，所以在管理過(guò)程中要注意對(duì)文件予以保護(hù)和備份。此外，在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對(duì)管理人員的技術(shù)提出了較高要求，要對(duì)電子檔案采取加密和設(shè)置防火墻等措施。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，電子檔案管理方式的出現(xiàn)大大提高了辦公的效率，而且有效節(jié)約了森林資源，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理。因此，我們要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究，推進(jìn)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、安全化、準(zhǔn)確化管理，使之更好地服務(wù)于社會(huì)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李丹一.對(duì)比研究電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利與弊[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）：88-88.

電子檔案管理要求范文第4篇

高校會(huì)計(jì)檔案是在高校從事教學(xué)、科研、行政管理和培訓(xùn)等其他會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的、記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的原始發(fā)票、合同等具有保存價(jià)值的各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。根據(jù)新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案主要包括紙制檔案和電子檔案兩種形式。

1 新舊《會(huì)計(jì)檔案管理》辦法的對(duì)比分析

1.1 總體情況對(duì)比

新《會(huì)計(jì)檔案管理》辦法共31條，在原來(lái)的基礎(chǔ)上增加了十條，主要做了以下幾方面的修訂：首先，新辦法進(jìn)一步完善了會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍，明確了電子檔案也是會(huì)計(jì)檔案的一部分；其次，增加并明確了對(duì)電子檔案的管理要求；此外，新辦法還完善了會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序、明確了會(huì)計(jì)檔案出境的管理要求、調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限，延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限。

1.2 管理要求對(duì)比

新辦法從會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面增加了對(duì)電子檔案的管理規(guī)定。明確了電子檔案在滿足一定條件時(shí)，單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存，進(jìn)一步肯定了電子檔案的有效性和可替代性；電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)于特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交；電子會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

1.3 管理期限對(duì)比

為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際利用需求，新辦法明確了會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類。新辦法明確了對(duì)于需要定期保管的企業(yè)和其他組織的會(huì)計(jì)檔案中，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年，銀行對(duì)賬單等保管期限為10年。

2 當(dāng)前高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

2.1 會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全

高校缺乏學(xué)校內(nèi)部的具體的會(huì)計(jì)檔案管理制度，目前高校財(cái)務(wù)管理基本已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化管理，但是卻沒有相應(yīng)的電子會(huì)計(jì)檔案管理辦法，沒有根據(jù)自己的實(shí)際情況將會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的程序文件和數(shù)據(jù)庫(kù)等電子資料納入學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理辦法中，還只是停留在按照舊辦法僅對(duì)會(huì)計(jì)的紙制版材料進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管等。

2.2 高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)

高校會(huì)計(jì)檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案人員及設(shè)施投入不足。目前，大部分高校的會(huì)計(jì)檔案管理人員大都是會(huì)計(jì)人員兼任，會(huì)計(jì)檔案只停留在對(duì)紙制檔案的保管，不具備電子會(huì)計(jì)檔案管理的專用?O備。那些兼任的會(huì)計(jì)人員更多的只懂會(huì)計(jì)的專業(yè)知識(shí)，而缺乏檔案管理知識(shí)。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案管理人員更換和流動(dòng)過(guò)于頻繁，再加上大都沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理要求缺乏系統(tǒng)的認(rèn)知，再加上會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量逐漸增多，高校會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量無(wú)法保證。高校容易忽視對(duì)專門的會(huì)計(jì)檔案的管理，沒有專門的經(jīng)費(fèi)投入，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理的水平很低。

2.3 高校缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理

大部分高校都已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，有相應(yīng)的財(cái)務(wù)核算軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和結(jié)算。這些會(huì)計(jì)軟件可以實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表的電子化保存，高校會(huì)定期將會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表打印輸出并裝訂成冊(cè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的紙制化保存，但是對(duì)于賬目的原始發(fā)票等支持材料并沒有掃描形成電子化管理，電子檔案與紙制檔案不同步，裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案沒有實(shí)現(xiàn)電子化管理。各高校使用的財(cái)務(wù)軟件全套文檔資料及財(cái)務(wù)原始數(shù)據(jù)和備份數(shù)據(jù)也沒有連同會(huì)計(jì)檔案同時(shí)歸檔管理并分別存放于三個(gè)以上地點(diǎn)。高校針對(duì)電子檔案的管理意識(shí)和制度都還不夠，沒有專門的電子檔案電子化管理制度及設(shè)施等。

3 規(guī)范并優(yōu)化高校會(huì)計(jì)檔案的建議和對(duì)策

3.1 提高并加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

高等學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理屬于檔案管理的一部分，應(yīng)受到相關(guān)部門的高度認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)投入。它是國(guó)家各類檢查以及科研結(jié)題審計(jì)的重要支撐材料，是學(xué)校制定方針政策的重要信息資源。因此高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)并增加對(duì)會(huì)計(jì)檔案的投入，妥善安全保管、科學(xué)有序存放，保證會(huì)計(jì)檔案的完整性，方便及時(shí)查閱和利用。

3.2 建立并健全高校會(huì)計(jì)檔案的管理制度

各高校應(yīng)根據(jù)新的《會(huì)計(jì)檔案管理》辦法的要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，出臺(tái)或修訂具體的會(huì)計(jì)檔案管理制度文件以供參考和查閱。同時(shí)制定會(huì)計(jì)檔案工作目標(biāo)，將會(huì)計(jì)檔案管理工作納入學(xué)校內(nèi)部治理范圍，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，做到有法可依，有章可循。具體制度可包括：（1）完善會(huì)計(jì)檔案檢查監(jiān)督制度。由高校財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門的主要負(fù)責(zé)人聯(lián)合，開展會(huì)計(jì)檔案檢查，并將檢查結(jié)果記錄在案留存，不斷地促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作水平的提高。（2）建立和完善會(huì)計(jì)檔案保管制度。在會(huì)計(jì)檔案保管上，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案及其數(shù)據(jù)元，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與其讀取平臺(tái)一并保存，應(yīng)實(shí)行雙重備份，異地保管的制度。（3）建立會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)部牽制制度。應(yīng)建立以內(nèi)部管理、會(huì)計(jì)控制和審計(jì)監(jiān)督為核心的內(nèi)控體系。以經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度、不相容職務(wù)和崗位為風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，具有相互牽制和監(jiān)督作用的會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)部牽制機(jī)制。

3.3 加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

高等學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理人員大都是專業(yè)的會(huì)計(jì)人員，缺乏檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)，缺乏全面綜合會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)。因此，高校應(yīng)配備專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，保證會(huì)計(jì)檔案管理人員既懂得會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)知識(shí)，又懂得檔案管理的專業(yè)知識(shí)，進(jìn)而提高本單位的會(huì)計(jì)檔案管理水平。

3.4 加大會(huì)計(jì)檔案管理工作的投入

高校應(yīng)提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的高度認(rèn)識(shí)，加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的投入，改善會(huì)計(jì)檔案管理工作環(huán)境，既要適應(yīng)安全保管會(huì)計(jì)檔案的需要，又要提高會(huì)計(jì)檔案管理水平和效率。保證足夠的會(huì)計(jì)檔案存放空間，同時(shí)配備專用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，方便查閱。

3.5 提高會(huì)計(jì)檔案管理的信息化程度

高等學(xué)校應(yīng)該根據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，采用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化、信息化與數(shù)字影像技術(shù)，不斷實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新。

電子檔案管理要求范文第5篇

近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和辦公自動(dòng)化設(shè)備在企業(yè)中的大量應(yīng)用，企業(yè)在日常的經(jīng)濟(jì)管理和科研生產(chǎn)中產(chǎn)生了大量的電子文件，對(duì)這些電子文件進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理是我們做好企業(yè)電子檔案管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。而對(duì)企業(yè)而言，做好電子檔案管理工作，有利于保證企業(yè)檔案的安全性，促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升；有利于實(shí)現(xiàn)紙張檔案和電子檔案的轉(zhuǎn)換，方便企業(yè)檔案的管理和輸入；有利于企業(yè)相關(guān)資料的查詢；有利于提高現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的使用率；能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的目標(biāo)，能夠在很大程度上拓寬電子服務(wù)范圍，提高檔案部門的地位，提高企業(yè)的現(xiàn)代化水平，確保企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代的發(fā)展潮流。但是由于種種原因，企業(yè)在電子檔案管理工作中還存在一些問題，我們只有重視問題，有效地改善和解決問題，才能促進(jìn)企業(yè)電子檔案管理工作加快發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，從而更好地為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。本文就對(duì)當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，也結(jié)合個(gè)人的工作實(shí)踐提出幾點(diǎn)對(duì)策建議。

二、當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理存在的問題

1、對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)不足

電子檔案作為一種新生的事物，以其自身的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)（如具有可復(fù)制性、操作方便、實(shí)現(xiàn)資源共享、方便快捷、節(jié)約存儲(chǔ)空間的特征）正在逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。然而，當(dāng)前還有一些檔案工作者思想觀念陳舊、意識(shí)淡??；對(duì)電子檔案的管理不夠重視；對(duì)新生事物也不好好接受，始終認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的比較妥當(dāng)，致使電子檔案管理長(zhǎng)期停滯不前；計(jì)算機(jī)操作水平低等，這給企業(yè)電子檔案工作帶來(lái)了很大阻礙，影響了企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。

2、電子檔案鑒定責(zé)任不清楚和歸檔管理工作滯后

電子檔案的鑒定是根據(jù)鑒定的內(nèi)容對(duì)其真假和價(jià)值判斷的一項(xiàng)工作，檔案鑒定的難度大、要求高，并且需要企業(yè)相關(guān)各部門的積極配合。然而，在企業(yè)電子檔案管理中鑒定責(zé)任不是很清楚，致使電子檔案鑒定工作不能順利開展，甚至處于滯后狀態(tài)，這樣日積月累使得要鑒定的電子檔案逐漸增多，負(fù)擔(dān)加重，進(jìn)而加大了規(guī)范管理的難度。另外，由于對(duì)電子檔案的保管期限、背景信息、元數(shù)據(jù)以及歸檔范圍缺乏一套行之有效的規(guī)章制度，有的企業(yè)雖然有規(guī)章制度，但也是停留在僅有的制度上，對(duì)電子檔案的完整性、真實(shí)性和有效性沒有進(jìn)行及時(shí)檢驗(yàn)，導(dǎo)致電子檔案管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展。

3、電子檔案管理系統(tǒng)不穩(wěn)定，儲(chǔ)存載體安全管理存在隱患

電子檔案是對(duì)企業(yè)具有重要價(jià)值的信息資料，加強(qiáng)電子檔案的安全保障對(duì)企業(yè)至關(guān)重要。然而，當(dāng)前一些企業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)性能不完善，存在不穩(wěn)定現(xiàn)象，這樣一旦管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題或者管理措施不當(dāng)，都會(huì)給電子檔案的安全保管帶來(lái)巨大的影響或造成威脅。另外，相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的儲(chǔ)存載體安全存在隱患，比如：電子檔案的硬盤儲(chǔ)存，雖然在信息存取上很方便，但是也很容易泄露，這樣如果泄露了企業(yè)具有重要價(jià)值的檔案資源，就會(huì)給企業(yè)帶來(lái)諸多不利影響。而電子檔案的網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存雖然能夠很好地進(jìn)行備份儲(chǔ)存，但是一些重要的信息還會(huì)存在隱患，如被黑客攻破、遭受病毒侵襲等。

4、電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)達(dá)不到要求

檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接決定著檔案工作的質(zhì)量和水平，管理人員素質(zhì)的提高對(duì)提升檔案工作的整體效能發(fā)揮著無(wú)可替代的作用。然而，當(dāng)前企業(yè)中很多檔案管理人員年齡老化，綜合素質(zhì)不高、且沒有接受相關(guān)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，不懂計(jì)算機(jī)電腦技能，更無(wú)法簡(jiǎn)單的維護(hù)電子檔案信息，這很不利于企業(yè)電子檔案管理工作的有序開展。

三、加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理的對(duì)策建議

1、電子檔案人員要轉(zhuǎn)變思維方式，更新觀念

要提高檔案人員對(duì)電子檔案重要性的認(rèn)識(shí)，改變傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)的思維模式，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式。

2、做好電子檔案鑒定工作，提高電子檔案管理水平，進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案管理制度

相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案的鑒定難度更大。因此，就需要企業(yè)結(jié)合電子檔案管理的特點(diǎn)，依照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，制定屬于本企業(yè)的電子檔案鑒定方案，并且在方案執(zhí)行上，要求相關(guān)部門積極配合，分清責(zé)任，只有這樣，才能對(duì)電子檔案進(jìn)行及時(shí)檢驗(yàn)，才能有效做好電子檔案鑒定工作，從而提高電子檔案管理水平。另外，由于企業(yè)傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)電子檔案文件的管理，因此，就需要結(jié)合電子檔案發(fā)展的具體情況，建立一套行之有效的電子檔案管理制度，避免電子檔案信息失真的隱患，維護(hù)檔案信息的真實(shí)性和原始性，增強(qiáng)人們對(duì)電子檔案的信心。

3、建立檔案安全保障體系和嚴(yán)格的保管制度，維護(hù)企業(yè)電子檔案安全

建立健全檔案安全保障體系是維護(hù)企業(yè)電子檔案安全的需要，作為企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)檔案安全保障體系建設(shè)，確保各項(xiàng)檔案安全管理措施落到實(shí)處。要確保電子檔案歸檔后的安全，就要做好以下幾點(diǎn)：一是要嚴(yán)格把握儲(chǔ)存載體的質(zhì)量關(guān)；二是要規(guī)范存儲(chǔ)載體的保管條件；三是要定期加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保儲(chǔ)存載體不帶病毒和將儲(chǔ)存載體置于保護(hù)狀態(tài)；四是要對(duì)加密電子檔案進(jìn)行有效管理；五是為了確保記錄信息內(nèi)容的完整性、可讀性，以及載體無(wú)損傷，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行安全性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)信息或載體出現(xiàn)損壞，就要及時(shí)進(jìn)行維護(hù)、拷貝或者修復(fù)。

4、加強(qiáng)電子檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)