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公司檔案管理流程范文第1篇

【關(guān)鍵詞】電子文件；應(yīng)用；電力公司檔案管理

前言

電力在我國(guó)的城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中扮演著極其重要的角色，我們必須要著重發(fā)展電力資源，從而為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供源源不斷的發(fā)展動(dòng)力。因此如何完善對(duì)電力公司的檔案管理，正確的利用電子文件記錄電力公司的應(yīng)用流程，成為電力行業(yè)發(fā)展的一個(gè)急需解決的問題。電力公司不斷的對(duì)檔案管理中電子文件的應(yīng)用做出改革，利用現(xiàn)代信息技術(shù)和科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)電力單位檔案管理工作實(shí)施新的條例。檔案管理逐漸轉(zhuǎn)向電子文件應(yīng)用方面，主要利用數(shù)字化和信息化來對(duì)檔案進(jìn)行集中管理。下面主要對(duì)檔案管理中電子文件的應(yīng)用流程作出分析。

1電子文件收集

我們?cè)趧?chuàng)建電力公司的檔案管理過程中，要充分利用信息化時(shí)代帶來的電子文件檔案管理應(yīng)用功能。首先應(yīng)在平時(shí)的管理工作中，對(duì)日常的電子文件進(jìn)行收集積累。每當(dāng)電力公司完成一項(xiàng)任務(wù)或者是企業(yè)發(fā)展走向一個(gè)新的領(lǐng)域時(shí)，要及時(shí)的將發(fā)展過程中的經(jīng)驗(yàn)保存下來。這種檔案管理主要是利用電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)收集。在平常的管理工作中大多管理者會(huì)使用電腦等信息化設(shè)備來對(duì)電力公司的日常任務(wù)做出規(guī)范，對(duì)未來的發(fā)展方向做出有效引導(dǎo)。而這些信息的發(fā)出全部是依靠電子文件進(jìn)行操作，電子文件成為傳播的載體。因此我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理中，首先要及時(shí)的對(duì)檔案的電子文件進(jìn)行收集。將其他格式的電子文件載體轉(zhuǎn)化為檔案管理中的電子化信息元素，確保檔案管理中的電子文件不遺漏，不遺失，保障檔案管理的安全性。電子文件在整個(gè)電力公司檔案管理發(fā)展過程中的作用不可忽視，我們必須要加強(qiáng)電子文件收集能力。

2電子文件初步鑒定

電力公司的檔案都是一些較為精密的電力數(shù)據(jù)和電力統(tǒng)計(jì)，我們?cè)谶M(jìn)行電子文件初步鑒定時(shí)必須認(rèn)真鑒定電子文件的真實(shí)性和正確性。確保電子文件要符合電力公司的數(shù)據(jù)信息發(fā)展規(guī)律。首先要確保電子文件的內(nèi)容和平時(shí)電力公司的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完全吻合，完全是對(duì)以前的發(fā)展過程中電子文件進(jìn)行的復(fù)制歸檔。要使電子文件的內(nèi)容結(jié)構(gòu)和背景信息與原始信息進(jìn)行初步鑒定，確認(rèn)與形成的原始狀況保持一致。電子文件的真實(shí)性得到證明之后，我們要開始鑒訂電子文件的完整性。一個(gè)不完整的電子文件不能有效的說明電力公司的發(fā)展軌跡，無(wú)法使電力公司的發(fā)展?fàn)顩r用數(shù)據(jù)表達(dá)出來。因此一定要對(duì)電子文件的完整性進(jìn)行鑒定，確保電子文件的可靠性。最后還要鑒定電子文件的有效性。檔案管理中一定要存在檔案人個(gè)人資料，以便確保檔案的有效性。檔案管理需要的是還原真實(shí)的原始材料，建立完善的管理技術(shù)系統(tǒng)。我們要致力于電子文件的正確鑒定，使電力公司能在以后的發(fā)展中正確調(diào)用電子文件檔案。

3電子文件存檔

電子文件存檔是電力公司單位檔案工作的重要內(nèi)容，促使電力公司的檔案管理得以健康發(fā)展。電子文件存檔主要包括文本型電子文件存檔，音頻型電子文件存檔和圖像型電子文件存檔，這三種方式的電子文件存檔是電力公司目前主要的存檔方式。下面我們主要對(duì)電子文件存檔工作作出分析。

3.1文本型電子文件存檔

文本型電子文件是電力公司檔案存檔的主要方式，在檔案管理中起著重要作用。隨著計(jì)算機(jī)的迅速發(fā)展，越來越多的電力公司開始利用計(jì)算機(jī)的快捷性原理，編寫文本文件來進(jìn)行檔案收集和存檔工作。文本型電子文件就是利用數(shù)字，文字和符號(hào)表達(dá)式的綜合運(yùn)用，從而形成一個(gè)完整的文本文檔，然后文本文檔進(jìn)行分類整理。在電腦網(wǎng)盤上選擇一個(gè)存放電子文件的系統(tǒng)盤，并將企業(yè)重命名為檔案的主要標(biāo)題。然后再在主目錄里設(shè)置各種分目錄，開始將對(duì)應(yīng)的文本型電子文件存放到相應(yīng)目錄中。文本型電子文件存檔后，越來越多的應(yīng)用型數(shù)據(jù)會(huì)被存入到大型數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。文本型電子文件存檔是目前檔案管理最常用的一種方式，因此我們必須要加強(qiáng)對(duì)電力公司電子文件存檔的管理。

3.2音頻型電子文件存檔

音頻型電子文件是以聲音和視頻等方式來記錄各種信息的電子文件檔案。電力公司在管理和施工活動(dòng)中，經(jīng)常會(huì)利用各種出聲音文件和視頻文件對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。這種電子文件具有更加直觀和真實(shí)的感覺，具有極其強(qiáng)大的說服力。音頻型電子文件的存檔要遵循嚴(yán)格的存檔規(guī)范，不能將不完整的聲音文件和視頻文件存檔到檔案中。因?yàn)殡S著電力公司的發(fā)展可能會(huì)導(dǎo)致檔案管理過程中，一些人會(huì)利用職務(wù)之便，隨意改造個(gè)人檔案。從而對(duì)電力公司的檔案管理造成損害。音頻型電子文件的存檔最后要將不同的電子文件進(jìn)行分類，同時(shí)對(duì)每個(gè)音頻進(jìn)行編號(hào)。按照編號(hào)的順序進(jìn)行電子檔案存檔，將整理好的電子文件集中拷貝到U盤或者是電腦盤中，然后將其存檔到檔案。同時(shí)也要對(duì)電子檔案進(jìn)行多次保存，確保電力公司不會(huì)因?yàn)閿?shù)據(jù)丟失而造成巨大損失。音頻型電子文件在電力公司檔案管理也使用的較為廣泛，我們要開始加強(qiáng)音頻操作基礎(chǔ)知識(shí)。

3.3圖像型電子文件存檔

圖像型電子文件的存檔和音頻型電子文件的存檔有著很大的相似度，都是利用特殊的載體來記錄各種信息的電子檔案。電力公司在平時(shí)的管理中，要把平時(shí)的圖像利用信息化設(shè)備儲(chǔ)存下來。圖像文件能使調(diào)用者直觀地了解檔案中的數(shù)據(jù)信息，從而迅速完成檔案查詢。要對(duì)圖像進(jìn)行時(shí)間順序編號(hào)，在不同的圖像下方添加備注，以便后來的調(diào)用查閱。隨著手機(jī)的廣泛應(yīng)用，越來越多電力公司職員開始利用手機(jī)進(jìn)行保存數(shù)據(jù)。他們?cè)谄綍r(shí)往往是往往習(xí)慣使用手機(jī)對(duì)平時(shí)的檔案進(jìn)行拍照，然后上傳到個(gè)人空間像冊(cè)。這種圖像會(huì)在他們的個(gè)人設(shè)備上長(zhǎng)久的保存下去。因此這種文件存檔方式穩(wěn)定性也極高。圖像對(duì)于加強(qiáng)圖像電子文件的發(fā)展也尤為重要，促進(jìn)了電力公司的檔案管理工作。

4電子文件的檔案審核

電子文件存檔后，已經(jīng)形成了一個(gè)完整的電子檔案。電力公司往往會(huì)將檔案歸納總結(jié)，全部核定封裝成為公司的檔案手冊(cè)。在最后的管理工作中，歸檔單位要嚴(yán)格按照歸檔的項(xiàng)目類型對(duì)其檔案進(jìn)行鑒定與檢查。這是檔案管理工作中做的最后一次修改，只有在各部門審核合格后才會(huì)將檔案投入使用。如果各部門發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容和格式中還存在錯(cuò)誤，要及時(shí)的與相關(guān)部門進(jìn)行溝通。最后審核合格后將檔案上交給管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)再次進(jìn)行核查，如若無(wú)誤后，將審核結(jié)果填入歸納檔案中。這是電子文件投入使用的最后一個(gè)步驟，只有在這一過程驗(yàn)收合格后，才能將電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案。電子文件的檔案審核工作在電子文件的檔案管理中起著最后的決定性因素，我們一定要重視電子文件的檔案審核工作。

5結(jié)束語(yǔ)

電子文件具有極其強(qiáng)大的快捷性和穩(wěn)定性，電子文件的使用對(duì)于檔案管理工作的實(shí)施起著關(guān)鍵性作用。電力公司可依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行分類總結(jié)，從而提取符合電力公司發(fā)展的文件。在檔案管理過程中，要尤其重視各種電子文件的應(yīng)用流程，處理好各種電子文件間的關(guān)系，確保電力公司能夠建立完善的檔案管理制度。

參考文獻(xiàn)

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公司檔案管理流程范文第2篇

【關(guān)鍵詞】工程檔案；檔案銷毀；檔案信息化

一、工程檔案的分類

在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，可稱為工程文件。工程文件經(jīng)過系統(tǒng)整理、歸檔后形成工程檔案。在工程文件整理、歸檔過程中，我們公司根據(jù)不同類型的文件按照不同方式的整理歸檔，因此就會(huì)形成不同類型的工程檔案。①工程設(shè)計(jì)成品檔案：指在工程勘測(cè)設(shè)計(jì)過程中形成的產(chǎn)品文件（包括圖紙、文本文件及相對(duì)應(yīng)的電子文件），分為底圖、藍(lán)圖、白圖、文本文件。②工程原始檔案：指在工程建設(shè)過程及建成結(jié)果的真實(shí)記錄，也是工程投產(chǎn)運(yùn)行、維修、管理、擴(kuò)改建和技改工作的重要依據(jù)，具有法律憑證作用和歷史價(jià)值，分為工程設(shè)計(jì)依據(jù)性文件、工程設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)來往文件和質(zhì)量控制文件、技術(shù)接口資料、計(jì)算書、結(jié)合工程設(shè)計(jì)進(jìn)行的科研試驗(yàn)材料、工地代表材料、設(shè)計(jì)回訪及其他材料類文件。我們公司這次銷毀的文件是屬于符合銷毀條件的工程設(shè)計(jì)成品檔案。

二、工程檔案的現(xiàn)狀

經(jīng)過50多年的發(fā)展，公司的檔案累積到三十四萬(wàn)多個(gè)卷冊(cè)，庫(kù)房的面積也逐步擴(kuò)大到1200平方米，但由于近年公司推行總承包項(xiàng)目模式，歸檔資料急速增多，庫(kù)房的壓力仍然巨大。而且在檔案的發(fā)展的過程中，文件歸檔模式不斷發(fā)生變化，從發(fā)展之初歸檔手描繪圖紙，到中期歸檔硫酸圖紙，再到近代歸檔藍(lán)圖，最后發(fā)展到現(xiàn)在只歸檔白圖。伴隨著科技的發(fā)展，歸檔的介質(zhì)在不斷地演變，在每一次進(jìn)步過程中，都必須處理好之前保留下來檔案的銷毀問題。近幾年，公司提倡“白圖代替藍(lán)圖”的做法已經(jīng)全面實(shí)施，而之前保留下的藍(lán)圖和硫酸圖可以進(jìn)行鑒定銷毀工作。在此背景下，部門組織了相關(guān)人員實(shí)施了該次檔案銷毀工作。

三、工程檔案的銷毀程序

現(xiàn)階段，公司的工程檔案存在硫酸圖、藍(lán)圖和白圖交差存放的情況，為了保持檔案的原始性，部門做出了保存硫酸圖和白圖替代藍(lán)圖后的白圖，銷毀藍(lán)圖的決定。在銷毀藍(lán)圖之前，部門對(duì)硫酸圖進(jìn)行了掃描整理，統(tǒng)一掛接在文檔系統(tǒng)，方便查閱利用。在保存了硫酸圖和電子文件的基礎(chǔ)上，作為與硫酸圖交差重復(fù)的藍(lán)圖就符合了銷毀條件。而且部門的文檔出版模式是“先歸檔后出版”，因此現(xiàn)階段經(jīng)文檔中心出版的白圖都在文檔系統(tǒng)上保留電子文件，做到了與之前文件的統(tǒng)一對(duì)接，保持了文件格式的統(tǒng)一性。有了以上條件做保證，部門組織的工程檔案銷毀工作可以順利展開，具體的銷毀程序：1、抄取有底圖卷冊(cè)的館藏號(hào)；2、對(duì)藍(lán)圖銷毀卷冊(cè)清單進(jìn)行排序，添加相關(guān)字段，形成藍(lán)圖卷冊(cè)銷毀清單；3、從庫(kù)房?jī)?nèi)拿出卷冊(cè)，卷冊(cè)不區(qū)分原始檔案、成品檔案，按照館藏號(hào)從小到大順序全部拿出來；4、對(duì)照藍(lán)圖銷毀清單，將需要銷毀的卷冊(cè)抽出并進(jìn)行處理，處理情況如下：①只有圖紙的，整冊(cè)銷毀；②所有設(shè)計(jì)變更單銷毀；③有文本的卷冊(cè)，銷毀圖紙，保留目錄和文本；④更換不適合的檔案袋，重新填寫檔案袋上面的信息；⑤對(duì)藍(lán)圖卷冊(cè)進(jìn)行處理后，在藍(lán)圖卷冊(cè)銷毀清單上注明銷毀信息，包括卷冊(cè)領(lǐng)取人、銷毀方式（整冊(cè)銷毀還是銷毀圖紙、保留文本）5、將不需要處理和還有文本的檔案重新上架，定位；6、藍(lán)圖卷冊(cè)銷毀工作完成后，對(duì)照銷毀清單更新文檔系統(tǒng)信息。至此，檔案銷毀工作流程全部走完，這次銷毀工作一共銷毀了8萬(wàn)卷冊(cè)檔案，為庫(kù)房節(jié)約了約1000米密集架長(zhǎng)度的空間。

四、工程檔案銷毀總結(jié)

總結(jié)這次工程檔案銷毀工作，檔案數(shù)字化、信息化是這次工程檔案銷毀的關(guān)鍵，智慧文檔管理系統(tǒng)的搭建為簡(jiǎn)化檔案管理流程提供了平臺(tái)?？萍技夹g(shù)的發(fā)展，為優(yōu)化檔案管理提供了機(jī)遇。以這次工程檔案銷毀為例，由于能夠借助檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，檔案數(shù)字化使紙質(zhì)檔案的保存變得不再是必不可少，而且檔案數(shù)字化也使檔案保管利用提供了便利，據(jù)統(tǒng)計(jì)：部門在2012至2013年推行電子文件借閱前后紙質(zhì)文件與電子文件借閱對(duì)比是4：1變成1：4。所以信息化平臺(tái)的建立簡(jiǎn)化了檔案接收、整編、保管、利用及銷毀的整個(gè)流程。

工程檔案的銷毀工作應(yīng)納入常態(tài)化。有別于其他類型的檔案，工程檔案存在許多短期保存年限的檔案，因此合理的存放，及時(shí)的統(tǒng)計(jì)銷毀，可以緩解檔案庫(kù)房的壓力，解決檔案“有進(jìn)不出”的問題。另外，檔案銷毀工作納入常態(tài)化也是減少檔案保管成本的有效途徑。以前國(guó)有企業(yè)缺乏效益觀念，檔案管理不計(jì)成本的模式已經(jīng)不適合當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。保管檔案需要多方面費(fèi)用的支出，如保存空間、裝具、人力資源等因素。隨著檔案數(shù)量的不斷增長(zhǎng)，檔案庫(kù)容日趨飽和，檔案數(shù)量的無(wú)限增長(zhǎng)與有限的保存能力之間產(chǎn)生矛盾，檔案鑒定銷毀工作應(yīng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，從效益出發(fā)，把檔案銷毀工作納入常態(tài)化，并使之制度化、規(guī)范化、常態(tài)化，有效降低檔案保管成本投入是當(dāng)務(wù)之急。

前移檔案管理要求，讓檔案銷毀工作更加便利。檔案銷毀作為檔案管理流程中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，完善檔案銷毀制度，是實(shí)現(xiàn)到期檔案“應(yīng)銷盡銷”不留“尾巴”的基本要求。完善檔案銷毀制度，應(yīng)將檔案銷毀工作納入檔案管理整個(gè)流程考慮。如在文件接收時(shí)，考慮符合歸檔電子文件要求的文件只歸檔電子文件；從前端入手，實(shí)現(xiàn)工程檔案按期限分類封裝。由于工程檔案的量大類別多，實(shí)行按期限分類封裝，在源頭上消除檔案銷毀的瓶頸，是建立工程檔案銷毀的長(zhǎng)效機(jī)制、實(shí)現(xiàn)快速銷毀的根本所在；加強(qiáng)信息技術(shù)支持，降低檔案銷毀人工的作業(yè)強(qiáng)度，提高檔案銷毀效率。如公司引入條形碼等技術(shù)手段，在檔案形成時(shí)即進(jìn)行準(zhǔn)確定位，以便后期分類封裝和期滿分揀中機(jī)械的普及應(yīng)用，最大限度地減少人工操作。前移檔案管理要求，是提高檔案銷毀效率的重要途徑。

公司檔案管理流程范文第3篇

一、信息化時(shí)代文書檔案管理的問題

1.文書檔案管理工作的重視度

文書檔案管理工作是檔案管理工作的重要組成部分，文書檔案管理涉及多個(gè)方面，如黨工管理、行政管理、會(huì)計(jì)憑證、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)材料等，因此文書檔案管理也需要各個(gè)部門的配合。然而很多企業(yè)的文書檔案工作得不到有關(guān)部門的重視，認(rèn)為文書檔案工作不是特別重要，涉及文件歸檔部門的相關(guān)人員也常常缺乏相關(guān)的檔案知識(shí)和常識(shí)。這樣的情形會(huì)導(dǎo)致文書檔案歸檔不規(guī)范、文件資料不健全等問題。文書檔案至關(guān)重要，文書檔案包含了企業(yè)重大事情的完整記錄，也囊括了企業(yè)所有制度的變化發(fā)展等重要資料。要解決信息化時(shí)代文書檔案管理存在的問題，首先要從提高站位，重視文書檔案開始。

2.信息化時(shí)代文書檔案的流程制度

在信息化時(shí)代來臨之前，文書檔案在歸檔前后都是紙質(zhì)形式存在，信息化時(shí)代后許多文書檔案以電子化的形式呈現(xiàn)，但是相應(yīng)的制度和流程還有待進(jìn)一步完善。一是所有與文書檔案相關(guān)的部門要以最有效率的方式完成文件的收集、立卷工作，以前是紙質(zhì)文件直接整理立卷，文件電子化后，文書檔案的整理需要有適應(yīng)協(xié)同辦公相應(yīng)的流程。二是文書檔案歸檔不夠規(guī)范，不同部門歸檔的文書檔案質(zhì)量參差不齊，有甚至出現(xiàn)資料不全的現(xiàn)象，需要制定相應(yīng)完善的流程和制度來規(guī)范相應(yīng)情況。

3.信息化時(shí)代下文書檔案的安全性

隨著企業(yè)電子辦公平臺(tái)辦公模式的開啟，各類文件更多地在信息平臺(tái)及網(wǎng)絡(luò)上留痕及傳播。電子文書檔案本身也具有不穩(wěn)定性，電子文書檔案容易被人為改動(dòng)，文書檔案管理人員對(duì)于借閱時(shí)是否設(shè)置有相應(yīng)的安全性流程都應(yīng)該具有相應(yīng)的安全意識(shí)以及安全知識(shí)，嚴(yán)格按照操作流程和檔案管理制度實(shí)施管理。再者在信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，計(jì)算機(jī)的安全也直接決定著文書檔案的安全，處理文書檔案的電腦是否連接外網(wǎng)、是否有相應(yīng)的硬件和軟件的安全措施也都變得格外重要。

二、信息化時(shí)代文書檔案管理的幾點(diǎn)措施

1.增強(qiáng)對(duì)文書檔案的重視

信息化時(shí)代下，不僅檔案管理部門需要重視文書檔案的管理，與文件歸檔相關(guān)的各個(gè)部門都需要重視文書檔案管理。企事業(yè)單位的各個(gè)部門需要充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的價(jià)值。做好文書檔案工作的宣傳和動(dòng)員，增強(qiáng)對(duì)各類文書檔案管理部門人員的培訓(xùn)和考核，優(yōu)化激勵(lì)機(jī)制，強(qiáng)化檔案人員隊(duì)伍的建設(shè)，從思想上重視文書檔案，從根源上減少文書檔案不規(guī)范的可能性。這樣同時(shí)也可以增強(qiáng)檔案管理人員的自主性和價(jià)值感，讓文書檔案管理人員更好地服務(wù)于檔案事業(yè)。

2.加強(qiáng)對(duì)文書檔案信息化建設(shè)的投入

信息化時(shí)代的步伐不可阻擋，企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)文書檔案信息化的投入。首先是在硬件部分的投入，不論是文書檔案管理人員的配置，文書檔案管理需要的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的資金，還是文書檔案后期維護(hù)的網(wǎng)絡(luò)升級(jí)等等，都需要相應(yīng)人力與資金等各方面的投入。配置可以勝任相應(yīng)崗位的文書檔案人員，可以使文書檔案在管理過程中規(guī)范有效，投入了相應(yīng)的信息化資金，有利于現(xiàn)代文書檔案的保存，也便于文書檔案充分發(fā)揮其為民服務(wù)的作用。

3.制定完善的文書檔案管理流程制度

公司檔案管理流程范文第4篇

財(cái)務(wù)信息化在過去一段時(shí)間取得了巨大的進(jìn)步，符合時(shí)代潮流的財(cái)務(wù)核算和分析的軟硬件不斷更新，很多企事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)都在用先進(jìn)的財(cái)務(wù)分析軟件進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和分析。財(cái)務(wù)信息化的巨大進(jìn)步極大地提升了企事業(yè)和政府機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)管理的效率和水平，其積極意義是有目共睹的。但是由于體制機(jī)制的滯后和技術(shù)成熟度的限制，會(huì)計(jì)檔案電子化的進(jìn)程相當(dāng)緩慢，成為財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展的瓶頸。財(cái)政主管部門敏銳地把握了會(huì)計(jì)檔案電子化的趨勢(shì)，并出臺(tái)極具現(xiàn)實(shí)意義的政策措施。

2015年12月，財(cái)政部、國(guó)家檔案局對(duì)原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)，以下簡(jiǎn)稱原《管理辦法》）進(jìn)行了修訂，以財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱新《管理辦法》），已于2016年1月1日起施行。

新《管理辦法》肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理。

新《管理辦法》允許符合條件的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，如對(duì)以下七類會(huì)計(jì)檔案可只建電子檔案。

一是形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；二是使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；四是采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；五是建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案；七是電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。

以上要求中：第一、七項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)，第二、三、六項(xiàng)是確保電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用，第四、五項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全。單位內(nèi)部生成的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存必須同時(shí)滿足第一至六項(xiàng)規(guī)定；單位外部接收的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存必須同時(shí)滿足第一至七項(xiàng)規(guī)定。

雖然會(huì)計(jì)檔案管理離真正的電子化管理尚有不少距離，但新《管理辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化的發(fā)展必將產(chǎn)生十分深遠(yuǎn)的影響。

電子會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)正史

1984年財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并于1998年進(jìn)行了第一次修訂。原《管理辦法》實(shí)施十多年以來，對(duì)規(guī)范和加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)檔案管理、促進(jìn)會(huì)計(jì)工作更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展發(fā)揮了積極作用。但隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案工作的方方面面均發(fā)生了較大變化，越來越多的會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管，形成了大量電子會(huì)計(jì)檔案，需要予以規(guī)范。

從2012年開始，財(cái)政部、國(guó)家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開展會(huì)計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作；2013-2014年，財(cái)政部、國(guó)家檔案局、國(guó)家稅務(wù)總局、國(guó)家發(fā)改委針對(duì)電子發(fā)票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織開展了電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案管理綜合試點(diǎn)工作。

2014年，財(cái)政部、國(guó)家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了征求意見稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社會(huì)兩次公開征求意見；2015年9月，又組織有關(guān)專家集中研究討論，最終形成新《管理辦法》。

會(huì)計(jì)檔案電子化的意義

會(huì)計(jì)檔案電子化是會(huì)計(jì)檔案管理的未來趨勢(shì)，對(duì)未來的財(cái)務(wù)管理具有不可估量的現(xiàn)實(shí)意義。

會(huì)計(jì)檔案電子化具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點(diǎn)，對(duì)于各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的執(zhí)行、報(bào)賬的發(fā)起依據(jù)、會(huì)計(jì)的審核要素、財(cái)務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均會(huì)產(chǎn)生重要影響―――除了節(jié)省成本，還有利于提升會(huì)計(jì)工作監(jiān)管成效，最大限度地防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（一）有利于降低管理成本、減少資源浪費(fèi)

紙質(zhì)電子檔案的耗材成本巨大，如農(nóng)商銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)每日?qǐng)?bào)表約有50種，各類月報(bào)70多種，年底報(bào)表更甚。每天紙質(zhì)打印資料近百頁(yè)，月底、年底甚至成千上萬(wàn)頁(yè)。一家中型支行網(wǎng)點(diǎn)每年需130多箱紙，成本近1萬(wàn)元，加上色帶、打印機(jī)等各類耗材，合計(jì)財(cái)務(wù)支出1萬(wàn)元以上，對(duì)于擁有30余個(gè)網(wǎng)點(diǎn)的縣級(jí)行而言，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案成本之高可見一斑。

電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理，將大大減少資源浪費(fèi)。新《管理辦法》允許符合條件的電子會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，這將節(jié)約大量紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會(huì)資源耗費(fèi)，推動(dòng)節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。

（二）有利于提升財(cái)務(wù)管理效率

在企事業(yè)財(cái)務(wù)管理實(shí)踐中，很多財(cái)務(wù)管理的流程都會(huì)產(chǎn)生紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這些檔案都需要專業(yè)的財(cái)會(huì)人員分門別類管理，財(cái)務(wù)部門要投入很多的人力、物力。此外，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管存放困難。伴隨近年來會(huì)計(jì)檔案成幾何倍數(shù)增加，會(huì)計(jì)傳票、憑證、報(bào)表等檔案資料的移交分類、整理歸檔、存放保管成為縣級(jí)行檔案管理人員的巨大工程，甚至出現(xiàn)因處理不當(dāng)導(dǎo)致檔案擺放雜亂、無(wú)序堆放等現(xiàn)象。由于具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案室匱乏，因而制約了當(dāng)前檔案規(guī)范化管理。

會(huì)計(jì)檔案電子化有利于優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程，以前需要現(xiàn)場(chǎng)辦理的，現(xiàn)在可以不用現(xiàn)場(chǎng)辦理，節(jié)省人力、物力。此外，電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)鬏?、保存相?duì)簡(jiǎn)潔、高效。相對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，電子會(huì)計(jì)檔案的便捷性非常突出，這有利于提升會(huì)計(jì)檔案的使用效率，進(jìn)而提升財(cái)務(wù)管理效率。

以電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案為例，如果將電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案以電文數(shù)據(jù)形式存放在會(huì)計(jì)檔案電子管理系統(tǒng)中，通過充分集成并關(guān)聯(lián)實(shí)體會(huì)計(jì)檔案，逐步形成安全規(guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理流程，這樣既滿足了調(diào)閱者方便快捷的查閱需求，又確保了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的安全保密。

這不僅會(huì)提升會(huì)計(jì)信息資料的傳遞速度，也將在相關(guān)部門打通快速通道，實(shí)現(xiàn)財(cái)政票據(jù)會(huì)計(jì)檔案在更大范圍內(nèi)的廣泛利用和高度共享，創(chuàng)造更加靈活便利的會(huì)計(jì)信息查閱環(huán)境，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案為主，加快轉(zhuǎn)向電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案并重，為實(shí)現(xiàn)真正意義上的“無(wú)紙化辦公”奠定基礎(chǔ)。

（三）有利于財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)的發(fā)展

國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化需要大數(shù)據(jù)的支撐，要通過廣度信息聚合、深度數(shù)據(jù)挖掘、扁平網(wǎng)絡(luò)傳遞，實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、管理精細(xì)化。企業(yè)發(fā)展也需要大數(shù)據(jù)的支撐，通過大數(shù)據(jù)的分析和處理，企業(yè)可以洞察新的商業(yè)機(jī)會(huì)、優(yōu)化企業(yè)決策等。新《管理辦法》將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍，將推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，可以為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價(jià)值的信息，也可以為企業(yè)的發(fā)展注入新的動(dòng)力。

（四）有利于會(huì)計(jì)監(jiān)督和檢查

電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案將極大方便會(huì)計(jì)工作的監(jiān)督與檢查，為多層次、全方位加強(qiáng)會(huì)計(jì)管理提供全面、準(zhǔn)確的信息，實(shí)現(xiàn)“復(fù)核式監(jiān)督”和“實(shí)時(shí)監(jiān)督”，從而提高事后監(jiān)督的時(shí)效性，有效防范會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，所有的會(huì)計(jì)信息資料通過電子影像傳遞，加之系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，能夠有效防范相關(guān)管理、操作人員對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行人為修改，嚴(yán)密財(cái)務(wù)工作流程，確保會(huì)計(jì)賬務(wù)組織體系的完整性和嚴(yán)肅性。

會(huì)計(jì)檔案電子化的案例

中國(guó)聯(lián)通作為全國(guó)首批開展會(huì)計(jì)檔案電子化管理推廣實(shí)施工作的企業(yè)之一，在大力組織推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化工作方面做了大量的開拓性工作，結(jié)合其業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)的搭建與運(yùn)行，探索確定了“實(shí)物、系統(tǒng)、人”三位一體的會(huì)計(jì)電子檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案規(guī)則化、查詢簡(jiǎn)單化和管理規(guī)范化。這種探索實(shí)踐對(duì)于基層核算及財(cái)務(wù)管理者來說，不僅是極大的飛躍，也是會(huì)計(jì)檔案管理的趨勢(shì)。

2012年10月以前，廣西聯(lián)通的各類會(huì)計(jì)檔案均采用紙質(zhì)打印歸檔，實(shí)行手工編號(hào)造冊(cè)登記，整理難、移交遲，檢索難、統(tǒng)計(jì)繁，不利于規(guī)范化管理；紙質(zhì)檔案的打印、裝訂、保管造成了巨大的人力、物力、財(cái)務(wù)的資源消耗。隨著公司規(guī)模不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)快速發(fā)展，以及經(jīng)營(yíng)管理對(duì)多維信息需求的增加，會(huì)計(jì)工作需要按照專業(yè)、全成本屬性、客戶群、準(zhǔn)利潤(rùn)中心等進(jìn)行精細(xì)化核算，會(huì)計(jì)檔案資料日益增多。同時(shí)，大ERP各子系統(tǒng)、子模塊業(yè)務(wù)處理同時(shí)自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)分錄數(shù)量巨大，進(jìn)一步加大了憑證打印的數(shù)量和成本。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已滿足不了規(guī)范化管理的要求，既不利于進(jìn)一步深化實(shí)施會(huì)計(jì)信息化工作，也不利于公司降本增效工作的開展，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化勢(shì)在必行。

依托中國(guó)聯(lián)通統(tǒng)一建設(shè)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，與大ERP建立接口，使會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化、系統(tǒng)化管理成為可能。大ERP系統(tǒng)固化了公司業(yè)務(wù)處理流程，完整地記錄了營(yíng)收、采購(gòu)物資管理、工程管理、日常運(yùn)營(yíng)等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，建立了從會(huì)計(jì)原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿到會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)信息產(chǎn)生過程的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制流程，并通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫連接和定義自動(dòng)會(huì)計(jì)規(guī)則，實(shí)現(xiàn)從獲得原始憑證到形成最終財(cái)務(wù)報(bào)告全過程的系統(tǒng)自動(dòng)化處理，使會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性、完整性、真實(shí)性和會(huì)計(jì)核算效率得到了顯著提升。在信息安全方面，大ERP系統(tǒng)在建設(shè)之初就納入了公司整體的信息安全框架內(nèi)進(jìn)行管理。在系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)實(shí)施和運(yùn)行維護(hù)的全過程，從管理制度、操作流程和安全技術(shù)等各方面，貫徹安全保密的要求，加強(qiáng)安全保密管理，構(gòu)建了全程全網(wǎng)的信息安全和信息保密體系。此外，“一本賬一套表”工作，建設(shè)一級(jí)架構(gòu)系統(tǒng)，支撐集團(tuán)、省、地市三級(jí)應(yīng)用，有效支撐一套會(huì)計(jì)政策、一套核算規(guī)則、一套立體科目、一套風(fēng)險(xiǎn)控制體系、一本賬（即一套財(cái)務(wù)核算及業(yè)務(wù)管理信息）、一套表（即一套報(bào)表匯總體系，包括財(cái)務(wù)基礎(chǔ)報(bào)表、管理類報(bào)表、分析類報(bào)表）的“六統(tǒng)一”財(cái)務(wù)管理目標(biāo)，也為推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

會(huì)計(jì)檔案電子化，具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點(diǎn)，對(duì)于各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的執(zhí)行、報(bào)賬的發(fā)起依據(jù)、會(huì)計(jì)的審核要素、財(cái)務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均產(chǎn)生重要影響。項(xiàng)目推進(jìn)期，廣西聯(lián)通成立了“會(huì)計(jì)檔案電子化管理”項(xiàng)目推進(jìn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組和財(cái)務(wù)、綜合、信息化三個(gè)專業(yè)線工作組，統(tǒng)一推動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)施和日常管理工作。其中財(cái)務(wù)組經(jīng)過對(duì)204項(xiàng)紙介質(zhì)的梳理，制訂了《ERP系統(tǒng)記賬憑證及對(duì)應(yīng)單據(jù)管理辦法》，確保記賬憑證電子記錄、原始憑證手工管理這項(xiàng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的統(tǒng)一規(guī)范。

現(xiàn)階段，廣西聯(lián)通實(shí)現(xiàn)了以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、大ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的各類原始憑證和銀行回單，不需再打印相應(yīng)的紙質(zhì)憑證和賬簿，節(jié)約了大量的紙張及IT耗材成本。以區(qū)公司本部為例，實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化后，當(dāng)年一季度憑證數(shù)量均較上年同期減少了2/3。會(huì)計(jì)檔案電子化工作正逐步成為公司管理提升、優(yōu)化流程、提高效率的重要抓手。

推行會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)把握的重點(diǎn)

推行會(huì)計(jì)檔案電子化必須從實(shí)際出發(fā)，緊密結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況，制定周密可行的方案。

（一）推行會(huì)計(jì)檔案電子化應(yīng)堅(jiān)持的原則

1.安全性

會(huì)計(jì)檔案管理工作的首要任務(wù)就是保障會(huì)計(jì)檔案的安全，紙質(zhì)檔案需在防盜、防火、防潮、防鼠等方面加強(qiáng)防范，而電子檔案則更要在病毒防范、存儲(chǔ)介質(zhì)保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)、保障安全。通過采用入侵檢測(cè)、防火墻、加密和防病毒等技術(shù)手段，降低計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)受攻擊、侵犯的威脅，確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。同時(shí)，還要對(duì)工作流程加強(qiáng)監(jiān)管，確保安全運(yùn)轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)信息。工作流程的監(jiān)控管理，不僅保證了會(huì)計(jì)電子檔案完整、齊全和真實(shí)原始性，還確保了系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運(yùn)行。因此，關(guān)注流程管理的科學(xué)性是檔案管理人員的義務(wù)和責(zé)任。信息化背景下，檔案管理人員重點(diǎn)是對(duì)文件處理流程進(jìn)行提煉、梳理，并將處理中產(chǎn)生的檔案信息實(shí)施統(tǒng)一管理，所以為了保證數(shù)據(jù)的安全必須采取措施，如雙機(jī)熱備份、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離等，建立檔案數(shù)據(jù)中心，設(shè)置的權(quán)限體系要完整，配備專業(yè)人員維護(hù)管理，并建立會(huì)計(jì)電子檔案信息安全保障體系，確保電子檔案信息安全。

2.保密性

會(huì)計(jì)檔案資料泄密會(huì)給農(nóng)商銀行、員工以及客戶帶來巨大的潛在經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，可能造成不可估量的損失，因而應(yīng)從提高人員職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)人防、技防、物防等諸多方面做好保密工作。

3.規(guī)范性

會(huì)計(jì)檔案的存放管理必須保證其嚴(yán)肅性和規(guī)范性，必須符合財(cái)政主管部門的規(guī)定。

4.兼容性

會(huì)計(jì)檔案的管理工作還應(yīng)放開視野、兼容并蓄，既保留傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的必要存在，同時(shí)選擇性大力發(fā)展電子檔案和信息數(shù)據(jù)庫(kù)，甚至未來發(fā)展中還可能出現(xiàn)數(shù)字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術(shù)檔案等。

5.智能性

一是會(huì)計(jì)檔案入庫(kù)管理實(shí)現(xiàn)智能化，大力借助智能數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)媒介、速照掃描、數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔保存等先進(jìn)技術(shù)在日常辦公中實(shí)現(xiàn)實(shí)用價(jià)值。二是會(huì)計(jì)檔案查閱調(diào)閱實(shí)現(xiàn)智能化，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和現(xiàn)代電子傳輸技術(shù)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源共享和外部授權(quán)權(quán)限內(nèi)查詢的功能。

（二）推行會(huì)計(jì)檔案電子化應(yīng)注意的問題

1.要制訂詳細(xì)的執(zhí)行方案

會(huì)計(jì)檔案電子化，對(duì)企業(yè)來講是一件大事，馬虎不得。企業(yè)必須從自身實(shí)際出發(fā)，分析本企業(yè)檔案管理存在的問題，整合本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度，形成完整的解決方案。必要時(shí)，可以到相關(guān)單位考察學(xué)習(xí)，以便借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。

2.要重視軟硬件建設(shè)

會(huì)計(jì)檔案電子化必須有合適的軟硬件支撐。會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的核心秘密，如果企業(yè)沒有先進(jìn)的軟硬件支撐，其安全性、規(guī)范性等均難以保證，一旦發(fā)生泄密等，對(duì)企業(yè)的不利影響非常大。

3.要重視人員培訓(xùn)

會(huì)計(jì)檔案電子化需要財(cái)務(wù)檔案管理人員具備新的管理知識(shí)和技能。這就需要對(duì)原有的會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和提升，讓其盡快掌握電子檔案管理的知識(shí)和技能。

會(huì)計(jì)檔案電子化是會(huì)計(jì)檔案管理的未來趨勢(shì)，是不以任何人的意志為轉(zhuǎn)移的客觀事實(shí)。企事業(yè)單位要把握這一趨勢(shì)，并結(jié)合本單位的實(shí)際情況適時(shí)推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理工作逐漸向電子化轉(zhuǎn)變。

參考文獻(xiàn)：

公司檔案管理流程范文第5篇

信息時(shí)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，給新時(shí)代企業(yè)檔案的數(shù)字化管理帶來了發(fā)展契機(jī)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的書寫記載變成了計(jì)算機(jī)的信息存儲(chǔ)。方便了企業(yè)檔案的查詢和使用，還提高了企業(yè)的辦事效率。所以，在信息化的今天，如何進(jìn)行企業(yè)檔案的數(shù)字化管理將成為企業(yè)發(fā)展中所關(guān)注的關(guān)鍵問題。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的必要性

企業(yè)檔案的數(shù)字化管理就是在企業(yè)的檔案管理過程中使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)把傳統(tǒng)使用文字、數(shù)字和圖片等紙質(zhì)方式的存貯轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息儲(chǔ)存。比如，指紋錄制、照片記錄以及檔案管理系統(tǒng)等。對(duì)企業(yè)各類紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，為其建立集中數(shù)字檔案館勢(shì)在必行，檔案數(shù)字化管理，在優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、提高管理者素質(zhì)、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用、保護(hù)原紙質(zhì)檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用分析

在信息社會(huì)中的檔案數(shù)字化管理已經(jīng)不再陌生。比如企業(yè)的人事管理，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理企業(yè)自動(dòng)化辦公等等。數(shù)字化的企業(yè)檔案管理模式不單單克服了傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中的人工查找困難以及查找方式局限性大的問題，還使得企業(yè)的檔案管理更加的精細(xì)化。數(shù)字化的企業(yè)檔案管理順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，但同時(shí)不能完全否定企業(yè)的紙質(zhì)檔案管理，比如企業(yè)的合同管理、文書檔案管理，底圖管理、工程檔案等也需要保持傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理作備份。因此，我們需要對(duì)企業(yè)檔案中如何進(jìn)行數(shù)字化管理以及數(shù)字化管理的具體內(nèi)容進(jìn)行確定。

四、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)分析

首先，企業(yè)檔案的數(shù)字化管理大大地提高了企業(yè)的辦公效率。數(shù)字化檔案管理中使用的數(shù)據(jù)庫(kù)比如EXCEL以及OA等，使得檔案管理的工作更加的便捷。其次，數(shù)字化的檔案管理對(duì)檔案存儲(chǔ)的原件保護(hù)措施得到了完善和增強(qiáng)。只要數(shù)字化系統(tǒng)中的硬盤設(shè)施不被破壞，數(shù)字化的檔案將不受到影響。傳統(tǒng)的新聞?lì)悪n案、產(chǎn)品類檔案的紙質(zhì)保管也可以借鑒數(shù)字化檔案管理的方法，做出數(shù)字化的信息，進(jìn)而使得合同、新聞、產(chǎn)品檔案管理更加的高效，同時(shí)提高檔案的保護(hù)措施強(qiáng)度。

五、如何開展企業(yè)檔案的數(shù)字化管理

（一）規(guī)范企業(yè)的檔案管理流程，使得管理效率得到提高。在逐步加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理過程中，需要逐漸使其規(guī)范化。所以，我們需要借助計(jì)算機(jī)等技術(shù)辦法，使得人力資源以及數(shù)字化加工設(shè)備（掃描設(shè)備）的能力得到提升，并根據(jù)檔案管理的內(nèi)容和方式進(jìn)行不斷的探索，最終使得工作流程規(guī)范化。這是保障企業(yè)數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵。以我單位的工程檔案為例。使用的是雙套雙備的管理開發(fā)模式。在具體的實(shí)施中，把紙質(zhì)的工程檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)將電子檔案上傳到自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中。這樣可以使得檔案更加的安全可靠，利用也更方便。把需要備份的電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行雙套備份，然后在紙質(zhì)轉(zhuǎn)化成電子的過程中還需要保持?jǐn)?shù)字化的效果。使得數(shù)字化的檔案管理工作更加的高效。例如大部分企業(yè)現(xiàn)在都利用內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行辦公，文書檔案已是在線歸檔，在線利用。再如：企業(yè)檔案數(shù)字化一條龍服務(wù)模式。所謂數(shù)字化“一條龍”服務(wù)模式就是對(duì)企業(yè)各個(gè)部門整理或掃描的檔案材料按順序完成收集、整理、掃描（數(shù)字化）、消毒殺蟲、數(shù)據(jù)備份等系列程序后，將紙質(zhì)檔案歸檔整編進(jìn)入檔案庫(kù)，備份檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)字化檔案服務(wù)器中，方便查閱利用。

（二）更新傳統(tǒng)的檔案管理思路，轉(zhuǎn)變檔案管理的理念。為了使得企業(yè)的數(shù)字化檔案管理更加的具有高效率，需要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行企業(yè)的數(shù)字化檔案管理。如何進(jìn)行檔案管理人員的培養(yǎng)，并使得其管理水平得到提高是我們需要關(guān)注的重點(diǎn)問題。首先，要將企業(yè)的檔案管理理念更新，并使得企業(yè)管理者的視野得到開闊。只有管理者充分重視企業(yè)的數(shù)字化檔案管理，才能使得企業(yè)內(nèi)部可以推行數(shù)字化的檔案管理。數(shù)字化的檔案管理技術(shù)也在大數(shù)據(jù)的促進(jìn)下變得日新月異，因此檔案管理者需要加快自身的步伐，使得自己的數(shù)字化檔案管理水平跟上時(shí)代的步伐，進(jìn)而提高企業(yè)的檔案管理水平。數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案各有利弊，除去一些特殊情況如打官司等要傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之外，數(shù)字化在利用的方便高效，是企業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)。

（三）充分地利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。計(jì)算機(jī)改變生活，網(wǎng)絡(luò)使得人與人之間的距離逐漸縮短，查閱文件已經(jīng)不需要去圖書館或者檔案室中進(jìn)行查詢，只需要連上網(wǎng)絡(luò)在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檢索。所以，企業(yè)檔案的數(shù)字化管理要充分的利用計(jì)算機(jī)的便捷性，進(jìn)而使得檔案的查詢和管理的流程逐漸變得高效率。但是，在此過程中，也需要注重企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全保密工作。例如當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案中的紙質(zhì)發(fā)票在逐步轉(zhuǎn)變成電子發(fā)票，這樣使得發(fā)票報(bào)銷程序更加的快捷。公司的工程檔案與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公相融合，進(jìn)行數(shù)字化的全程跟蹤管理，使公司對(duì)工程的進(jìn)展可以全面了解管控。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文對(duì)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行分析，首先介紹了企業(yè)檔案的數(shù)字化管理，接著對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用進(jìn)行分析，然后提出如何開展企業(yè)檔案的數(shù)字化管理。再具體執(zhí)行過程中，需要規(guī)范企業(yè)的檔案管理流程、更新傳統(tǒng)的檔案管理思路，轉(zhuǎn)變檔案管理的理念以及充分地利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。企業(yè)引進(jìn)檔案數(shù)字化管理時(shí)，需要跟進(jìn)時(shí)展的步伐，提高企業(yè)數(shù)字化管理的水平，進(jìn)而使得企業(yè)的檔案管理的效率更高。

作者:盧立紅 單位:河鋼集團(tuán)唐鋼公司