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公司檔案如何管理范文第1篇

[關(guān)鍵詞] 檔案 流程 信息化

隨著油田開發(fā)建設(shè)，基建工程項目建設(shè)的作用越來越大，如何加強基建工程檔案資料管理是油田檔案管理系統(tǒng)的一項重要的工作。為此，在做好工程建設(shè)的同時，必須做好工程檔案的形成、積累、收集、整理與歸檔等工作。

一、工程建設(shè)檔案管理面臨的問題

石油開發(fā)中心成立時間晚，又經(jīng)歷了跨躍式發(fā)展，產(chǎn)量逐年攀升，隊伍不斷壯大，隨著管理逐漸從粗放型向精細化轉(zhuǎn)變，領(lǐng)導對檔案管理工作重視也逐漸加大，于2008年根據(jù)實際需要投入大量資金成立了檔案室，可以說檔案管理工作是從零起步、從頭開始，成立之初面臨很多困難和問題：

1.重工程建設(shè)，輕檔案管理，檔案管理意識淡薄

石油開發(fā)中心成立以來一直保持著高速發(fā)展，為使工程項目盡快發(fā)揮效益，往往更注重工程的有形建設(shè)，忽視檔案資料的作用，檔案管理意識相對淡薄，沒有把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中，特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務(wù)重等情況下，只重視建設(shè)項目的進度、質(zhì)量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作。

2.檔案歸檔不及時，質(zhì)量存在缺陷

中心建設(shè)參建單位多，且工期長、人員變動大，因此各單位對建設(shè)過程中形成的資料也未及時收集和妥善保管，檔案管理與工程建設(shè)不能同步進行，歷史欠賬很多，很多工程根本沒有檔案。這些現(xiàn)象導致工程檔案不能真實地反映現(xiàn)狀和不能發(fā)揮應有的依據(jù)及憑證作用，給日后的維護和利用帶來困難等問題。

3.檔案管理制度不健全

由于檔案室屬于起立時間較晚的部門，各項檔案管理規(guī)章制度幾乎為零，歸檔標準、歸檔范圍不明確，缺乏完善的流程及實用的約束機制，造成執(zhí)行不到位，檔案資料不能按規(guī)定及時移交和定期整理歸檔。

4.重紙質(zhì)文件歸檔，輕電子歸檔

一直以來，有個誤區(qū)檔案就是收集工程建設(shè)過程的紙制資料進行歸檔，沒有必要要求電子文檔歸檔，檔案管理的現(xiàn)代化水平不高，紙質(zhì)檔案與電子文件檔案未同步管理。

5.利用檔案意識差，檔案利用率低

往往歸檔的檔案只是放在那里，遇到問題也沒有單位或部門想到利用檔案。工程檔案信息未實現(xiàn)共享，未能發(fā)揮應有作用。

二、工程建設(shè)檔案管理措施

1.加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

沒有規(guī)矩，不成方圓。石油開發(fā)中心檔案室成立伊始，就把制度建設(shè)放在重中之重。根據(jù)國家及行業(yè)的有關(guān)法律、法規(guī)同，結(jié)合中心工程建設(shè)情況實際，從頭開始，完善制度，建立科學、合理、適用、可操作性強的工程建設(shè)檔案管理制度，對組織體系、職責、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程都進行明確規(guī)定，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循。

2.實施同步跟蹤管理，做好過程控制

項目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，等到工程項目要竣工驗收，才知道項目檔案還有整理要求，需要專業(yè)的項目檔案驗收，這時往往積累了很多工作需要處理，要做很多無用功。因此，為實現(xiàn)工程檔案及時歸檔和案卷的真實性、完整性、準確性，需做好工程檔案提前介入、過程控制、同步跟蹤、事后把關(guān)，使其滲透于工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)中。

3.紙制與電子檔案同步管理，改變存儲和利用方式

開發(fā)一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印，又能準確、快速地進行數(shù)據(jù)審核、轉(zhuǎn)儲、查詢、統(tǒng)計等操作的檔案管理軟件。要加強電子檔案的管理,實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，開發(fā)重要檔案全息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)重要檔案的全息機檢，真正實現(xiàn)檔案資源共享,為工程建設(shè)管理服務(wù)。石油開發(fā)中心目前所有工程檔案已實現(xiàn)PDF與紙制文件同步歸檔，沒有對應電子文件的工程檔案一律不予接收。而電子檔案在檔案利用過程也逐漸發(fā)揮了應有作用，節(jié)約人力，方便快捷。今后檔案管理也會更加重視電子檔案的作用，加強數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案資源的存儲數(shù)字化，徹底改變存儲和利用方式，讓檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

4.開發(fā)利用檔案信息，充分發(fā)揮檔案作用

做好檔案資料的收集、歸檔工作最終目的是為了更好地開發(fā)利用檔案信息，而通過利用檔案體現(xiàn)檔案的作用反過來也會促進檔案管理工作。工程參建單位技術(shù)、施工人員對工程項目的管理、設(shè)計及施工組織的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術(shù)人員利用。對于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時準確地提供給工程技術(shù)人員，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。每當工程技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，真正讓檔案從工程建設(shè)中來，再服務(wù)于工程建設(shè)中去，促使檔案管理更上新臺階。

5.推行信息化集成系統(tǒng)，提升安全級別

檔案館的安全管理工作無外乎外部安全管理和內(nèi)部安全管理兩個方面。外部安全管理主要包括：門、窗、空氣質(zhì)量的安全管理工作，內(nèi)部安全管理包括：工作環(huán)境（人身健康），庫房空氣質(zhì)量（防塵、防蟲）、溫濕度變化（防潮、防高溫）、安全防護（防盜、防鼠）、消防安全（防火）、用電安全防護等。石油開發(fā)中心檔案館注重硬件建設(shè)，建成一個具有庫房溫濕度數(shù)據(jù)監(jiān)測、自動采集，新風、回風殺菌、過濾與控制系統(tǒng)，安全電視監(jiān)控系統(tǒng)，出入口控制即門禁控制系統(tǒng)、用電安全監(jiān)控系統(tǒng)，火災報警與消防聯(lián)動控制系統(tǒng)等多功能的信息化集成管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了安全、高效、可靠、經(jīng)濟、節(jié)能、環(huán)保，很好的解決了恒溫恒濕、安全防護、消防滅火、用電安全等管理過程中諸多無法解決的老大難問題，提高了管理效率，提升了庫藏檔案材料安全級別，降低了設(shè)備維修成本，為管理人員提供了安全、舒適、健康的工作環(huán)境。標志著檔案館管理模式向現(xiàn)代化、標準化、規(guī)范化、信息化、節(jié)能低碳集成管理模式發(fā)展。

6.加強隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

要做到專職和專業(yè)。專職，是指檔案管理人員要單獨定崗定編定職能，上級部門要從資金、材料、硬件投入等方面給予保證，確保整個工作有較好的延續(xù)性；專業(yè)，就是要明確檔案管理員既要管、更要理，檔案管理是一種綜合性很強的學科，涉及到法律、物理、化學等多門學科，決不是某些人認為的那種“只要是把接收到的東西全都看住了就行”，要體現(xiàn)出檔案管理的專業(yè)性。為此，要派具有較強專業(yè)知識的人員負責此項工作，做到高起點、嚴要求，以利于工程檔案管理的規(guī)范化和標準化。

同時要加強業(yè)務(wù)培訓，首先是檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識的培訓，使檔案管理人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認識，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展。其次對工程技術(shù)、參建單位人員進行檔案知識培訓，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴格按標準執(zhí)行。

檔案管理工作一項龐大的系統(tǒng)工程，除以上措施外，最重要一點還是增強各參建單位檔案意識，要加大宣傳力度，加強對參建單位及人員進行檔案法律法規(guī)的宣傳教育，爭取各方面的配合與支持，提高他們做好工程建設(shè)檔案管理的自覺性和責任感。只有檔案管理的所有參與部門都提高重視程度，才能真正做好檔案管理工作。

公司檔案如何管理范文第2篇

一、強化對文秘工作的認識

文秘工作是以企業(yè)領(lǐng)導工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導者決策服務(wù)的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有本文由收集整理以下幾方面：

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導機構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導機關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢項目的設(shè)計或客戶前來咨詢規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領(lǐng)導機關(guān)的工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導者的決策提供輔工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>

三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點。

二、強化檔案管理職能作用的發(fā)揮

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。

首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導部門的精神；為設(shè)計人員提供學習進修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進經(jīng)濟效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

三、認真履行文檔職責，優(yōu)質(zhì)服務(wù)企業(yè)文明建設(shè)

公司檔案如何管理范文第3篇

四川劍南春集團公司的檔案工作，這幾年也聲名鵲起，在檔案界，特別是企業(yè)檔案界，知名度較高。作為一個名牌企業(yè)，企業(yè)如何對其檔案工作進行位置安排、功能布局？念好“檔案經(jīng)”對企業(yè)帶來了什么？近日，本刊記者到劍南春集團公司，對負責檔案工作的企業(yè)原黨委書記、現(xiàn)工會主席何天正進行專門采訪。

挖掘檔案資源營造企業(yè)文化

四川綿竹產(chǎn)酒的歷史悠久，從現(xiàn)有的文獻記載和考古發(fā)掘來看，其釀酒史可以追溯到4000多年前，劍南春的歷史也有2000多年。

對于這樣一個有著悠久歷史和豐富文化內(nèi)涵的企業(yè)，其歷史和文化資源的積累、開發(fā)與利用具有得天獨厚的條件和優(yōu)勢。作為一個在國內(nèi)外都很知名的企業(yè)，當然不會錯過這個機會。劍南春公司是如何挖掘檔案文獻資源，為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)的？何天正先生娓娓地向記者道來。

四川綿竹釀酒史最早見諸唐代文獻。唐代李肇著《國史補》，對唐代正史以外的歷史進行補記。書中，特別提到當時一些著名的好酒，“劍南之燒春”赫然名列其中。公元779年，唐德宗面諭群臣，要他們把劍南燒春是否上貢的問題，當做一樁國家大事來討論。從盛唐至民國，在2000多年的時間里，綿竹的釀酒歷史綿延不絕，佳話不斷。

1958年，劍南春酒廠（當時稱做四川綿竹縣地方國營酒廠）的師傅，在傳統(tǒng)釀酒工藝的基礎(chǔ)上進行改進、創(chuàng)新，釀造出一種“芳、冽、甘、醇”的酒品，色、香、味俱佳，經(jīng)四川大學龐教授考證，訂名為“劍南春”，“劍南春”正式呱呱墜地。由于劍南春出色的品質(zhì)，劍南春一步步地，從川西一隅，風行于海內(nèi)外，為識者和飲者稱道。

近年來的考古發(fā)掘再次佐證了綿竹悠久的釀酒歷史。2003～2004年，有關(guān)專家對四川劍南春酒坊遺址“天益老號”進行考古勘探、發(fā)掘，清理出一大批白酒釀造工藝遺跡，該老窖窖池群落規(guī)模大，設(shè)施完備，是我國古代釀酒工藝和城市考古的一次重要發(fā)現(xiàn)，因而被評為2004年“全國十大考古發(fā)現(xiàn)”之一。其中有一塊南北朝時期永明五年（公元488年）的紀念磚，證明天益老號酒坊可以上溯到唐朝以前。

從檔案的角度看，這些文物資料也是實物檔案。利用文物、文獻、檔案等資源，劍南春公司開辟了頗有規(guī)模的“酒史展覽廳”、“劍南春榮譽展覽室”、“劍南春及其系列產(chǎn)品展覽室”、“館藏照片檔案展覽室”等展覽，起到了教育職工、感染來者、宣傳企業(yè)的良好作用。

在電視、平面媒體、車站等地方，“唐時宮廷酒，盛世劍南春”的廣告為世人熟知，“這樣的廣告詞，讀起來朗朗上口，記得住，對市場推廣、消費者的認知起到了很大作用，是對企業(yè)文化進行提煉和升華的結(jié)果，是產(chǎn)品宣傳和企業(yè)文化緊密結(jié)合的一個佳作?！焙翁煺嬖V記者。

賦予檔案部門掌控公司檔案事務(wù)的權(quán)威地位

劍南春集團注重對企業(yè)檔案文獻資源的開發(fā)與利用，并取得豐碩的成果，來源于公司對企業(yè)檔案信息工作的清晰認識和準確定位：“檔案是企業(yè)寶貴的精神和物質(zhì)財富，企業(yè)檔案信息工作不僅是企業(yè)科學管理的重要基礎(chǔ)，而且是體現(xiàn)企業(yè)科學管理水平的重要標志?！?/p>

在劍南春公司，檔案信息中心代表公司行使檔案方面的權(quán)力，擔負檔案信息儲存、利用和檔案行政管理、監(jiān)督的雙重職能。檔案管理部門一方面對公司檔案實體進行管理，一方面對整個公司的檔案業(yè)務(wù)進行控制，被真正地賦予權(quán)威的地位。何天正非常明確地說：“在劍南春公司，檔案信息中心是公司有權(quán)威的一個系統(tǒng)，不是一個冷僻的部門?！?/p>

除純粹的檔案業(yè)務(wù)外，劍南春公司還發(fā)揮檔案工作和檔案人員在信息收集、處理方面的比較優(yōu)勢，賦予檔案信息中心承擔公司的情報職能。檔案信息中心工作人員從網(wǎng)絡(luò)上、報刊上收集、整理與公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動相關(guān)的信息，為公司領(lǐng)導提供重要的經(jīng)濟信息、經(jīng)濟情報，便于領(lǐng)導決策和各項管理工作利用參考。

2002年，按照國家一級檔案庫房建筑標準，公司對原總裁辦公大樓進行改建，裝飾一新、功能齊全的劍南春檔案信息中心大樓被交付使用，劍南春公司的檔案工作邁上了一個新的臺階。

檔案部門權(quán)威地位的樹立，檔案業(yè)務(wù)和情報業(yè)務(wù)的積極開展，使劍南春公司獲益良多。近年來，檔案信息中心獲取有價值的信息近十萬條，3000多萬字，為公司的科學決策做出了巨大貢獻。2003年，按照中央和地方精神，劍南春公司依法規(guī)范，成功地從國有企業(yè)改制為股權(quán)多元化的民營企業(yè)，檔案信息工作發(fā)揮了絕對重要的作用。在近兩年的改制工作中，幾乎查閱了公司館藏的全部檔案，很多重要檔案還是多次查閱。公司董事長喬天明深有感觸地說：“如果沒有規(guī)范標準的企業(yè)檔案信息工作，我們的改制工作絕對不可能這么快、這么順利地完成?！?/p>

面對公司股權(quán)多元化和企業(yè)迅速擴張的需要，何天正代表公司對企業(yè)檔案信息工作提出更高的要求：“進一步抓住收集面，提高分析、整理、提煉信息的素質(zhì)。同時，強化對公司全部檔案工作的控制能力，提高管理水平?！?/p>

回饋社會，支持檔案事業(yè)

劍南春公司的檔案工作在為企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營活動提供服務(wù)的同時，也獲得了社會的關(guān)注和認同。1996年被評為全國首家“企業(yè)檔案工作目標管理國家一級”，1999年榮獲“全國檔案工作優(yōu)秀集體”，2003年再次獲得“全國檔案工作優(yōu)秀集體”。1999年，公司檔案信息中心主任趙志英與其他代表還受到同志的接見。

上個世紀90年代以來，一批又一批的檔案同行到劍南春公司學習、參觀，國家和地方的一些重要的檔案工作會議也選擇在此召開，海峽兩岸檔案縮微技術(shù)交流考察團、日本企業(yè)史料協(xié)議會也到劍南春公司進行交流。劍南春公司的檔案管理經(jīng)驗被觀摩、學習、借鑒，被社會和世界認識。

而劍南春公司支持檔案等社會公益事業(yè)，則表現(xiàn)和表達了一個民族企業(yè)回報社會的高度責任感和負責精神。

1999年，劍南春公司與中國檔案報社聯(lián)合舉辦“建國五十周年劍南春杯檔案工作知識競賽活動”，涉及全國三十多個省、市、區(qū)的檔案工作者；2001年，《中國檔案》雜志創(chuàng)刊50周年紀念活動，得到劍南春公司的協(xié)助與支持；2002年，為紀念《檔案法》頒布十五周年，劍南春公司與國家檔案局聯(lián)合舉辦了“劍南春杯”全國檔案法制知識競賽活動，全國有10萬多人參加；中國人民大學檔案學院“中國首屆檔案學博士論壇”也得到劍南春公司的大力協(xié)助……

劍南春人把“生產(chǎn)一流產(chǎn)品，為國家做貢獻，為企業(yè)創(chuàng)效益，為自己創(chuàng)造美好的生活”作為自己的價值觀。他們始終認為，劍南春公司作為國內(nèi)外很有影響的中國民族企業(yè)，其發(fā)展壯大，得益于整個國家的發(fā)展和社會的進步，因此，回報國家、回報社會，是一個有良知的企業(yè)應盡的責任。

公司檔案如何管理范文第4篇

延長油礦是中國四個具有獨立勘探開采石油天然氣資質(zhì)的單位之一，具有悠久的歷史。中國陸上第一口油井于1905年在延長縣七里村完鉆，距今已有106年。檔案部門主要負責油田各類檔案資料的接收、征集、整理、立卷、歸檔工作。由于油田歷史悠久，所以各類檔案資料較為繁多，檔案工作量較大。

檔案部門從1985年成立至今，共形成和保管文書類、科技類、會計類、基建類、設(shè)備類、專門類等檔案3萬余卷。自2000年起用西安創(chuàng)怡科技有限責任公司與檔案事業(yè)部聯(lián)合研發(fā)的《世紀科怡》檔案管理軟件。

自2001年以來局域網(wǎng)的建成和OA系統(tǒng)的開發(fā)使用，逐步形成積累了一批電子文件。對于電子文件如何收集歸檔？歸檔后如何管理？如何保證電子檔案的原始性、真實性、完整性？如何開發(fā)利用？如何在紙質(zhì)實體文件和電子文件并列運行的過渡時期內(nèi)進行綜合管理？等等都迫切需要我們提出科學、合理的意見和辦法。

二、檔案管理軟件實施情況

目前檔案管理軟件能實現(xiàn)電子文檔一體化管理，由7個功能模塊構(gòu)成，即文件接收、歸檔管理、檔案管理、檔案利用、檢索終端、利用終端、系統(tǒng)維護等。

1、文件接收

（1）電子文件接收――提供對本單位辦公自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生的歸檔電子文件的接收；

（2）非電子文件接收――提供其他單位來文的紙質(zhì)文件及本單位產(chǎn)生的紙質(zhì)文件的接收；

（3）老檔案的接收――提供檔案室以前年度產(chǎn)生的未進入計算機管理系統(tǒng)的老檔案的錄入及接收功能。

2、文件歸檔組卷（件）

歸檔方案設(shè)置：

（1）歸檔方案表――根據(jù)本檔案館藏檔案的結(jié)構(gòu)建立無卷歸檔的方案；

（2）合并同類――提供系統(tǒng)自動組合卷（件）功能；

（3）自動歸檔――根據(jù)分類方案自動提供對歸檔文件歸檔時，賦文件檔號、轉(zhuǎn)庫功能；

（4）臨時歸檔――提供對歸檔文件的隨時接收、隨時歸檔、賦文件檔號、轉(zhuǎn)庫功能。

3、檔案管理

（1）檔案檢索

綜合檢索――提供檔案庫全部著錄項目的邏輯組合檢索；分類檢索――提供實體分類中各分類字段的分類查錄、自動排序檢索功能；清晰檢索――提供檔案庫著錄項目中各字段則清晰檢索。簡易檢索――按檢索者日常習慣簡單點擊就能進行查找檢索。

（2）檔案鑒定

保管期限表――根據(jù)國家規(guī)定的檔案保管期限表設(shè)定每卷（件）檔案的保管期限。

（3）檔案退庫：在已歸檔庫內(nèi)對不符合要求的檔案，作退庫處理，或轉(zhuǎn)檔案處理庫重新處理，符合要求后再入庫。

（4）檔案接收進庫

歸檔檔案接收―接收每年度的新檔案并轉(zhuǎn)入進庫；各檔案的接收一接收以前年度老檔案并轉(zhuǎn)入總進庫；備份檔案的接收―接收從備份庫轉(zhuǎn)入進庫的檔案。

（5）檔案的統(tǒng)計

保管期限統(tǒng)計――統(tǒng)計不同保管期限檔案的數(shù)量；文件類型的統(tǒng)計――分別統(tǒng)計不同分類檔案的數(shù)量；組織機構(gòu)檔案統(tǒng)計――分別統(tǒng)計各處室每年形成檔案的數(shù)量；歸檔年份統(tǒng)計――分別統(tǒng)計不同年度的檔案數(shù)量。

（6）檔案編目

按保管期限編目；按信息類型編目；按各種專題編目。

4、檔案利用

（1）檔案登記

（2）檔案借閱管理

（3）借閱檔案管理

（4）檔案利用統(tǒng)計

5、系統(tǒng)維護

（1）系統(tǒng)設(shè)置表管理――系統(tǒng)全部數(shù)據(jù)庫的用戶管理模式；

（2）系統(tǒng)用戶管理――系統(tǒng)用戶的建立、修改、刪除及用戶權(quán)限的設(shè)定；

（3）系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份――提供系統(tǒng)全部數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)備份及恢復。

三、探索與思考

1、首先一定要真正做到無紙化辦公、網(wǎng)絡(luò)上辦公，讓自動化各流轉(zhuǎn)系統(tǒng)真正運轉(zhuǎn)，這樣才能實現(xiàn)電子文件的真實性。我們要以建立數(shù)字化油田為契機，從設(shè)備、人員培訓到工作制度、思想意識等各個方面向這個目標不斷努力和靠攏，這樣就一定能實現(xiàn)檔案工作一體化管理。

公司檔案如何管理范文第5篇

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案；規(guī)范管理措施

一、前言

提到數(shù)字化檔案管理，大家應該不難猜到，這一工作一定離不開計算機系統(tǒng)，而數(shù)字化檔案管理出現(xiàn)的問題又大都表現(xiàn)為計算機方面的問題。就目前來看，我國數(shù)字化檔案管理中存在的問題大致有以下幾種：計算機系統(tǒng)的故障、防火墻設(shè)計不嚴密、系統(tǒng)更換導致重要檔案丟失等等，在此，本文針對這些問題提出以下幾點對應的解決措施：加強對計算機系統(tǒng)的維修與保護、提高防火墻的安全水平、更換系統(tǒng)時對檔案進行備份。

二、目前我國數(shù)字化檔案管理中存在的問題

（一）計算機系統(tǒng)的故障。計算機系統(tǒng)的故障是檔案管理中出現(xiàn)最多的問題，而計算機系統(tǒng)的故障一般可以分為兩種，一種是硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障，另一種是軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障。硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障的原因又分為以下幾種：系統(tǒng)硬盤不夠大不能容納大量的檔案數(shù)據(jù)、系統(tǒng)的處理器不能滿足超大數(shù)據(jù)量的運算、系統(tǒng)頻繁運轉(zhuǎn)時容易崩潰造成死機。軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障的原因一般是計算機系統(tǒng)安裝的檔案處理相關(guān)軟件存在設(shè)計的缺陷造成的，這種檔案處理軟件的算法可能存在不合理性，或是運算繁瑣會導致系統(tǒng)過熱而死機；另一種情況是相關(guān)軟件與系統(tǒng)的匹配不協(xié)調(diào)，這也會導致計算機系統(tǒng)出現(xiàn)故障，從而導致檔案的丟失。

（二）防火墻設(shè)計不嚴密。我們都知道，每臺電腦都應該有防火墻這種裝置，它是用來防止有黑客暗中入侵電腦或者防止電腦中病毒的，對于我們平常人來說，基本上不怎么可能會被黑客襲擊，而且中病毒造成的損失一般也不是很大，但是對企業(yè)和國家來說就不一樣了，一旦企業(yè)或者國家的網(wǎng)絡(luò)被黑客襲擊，導致計算機系統(tǒng)癱瘓或者造成重要信息泄露，那么這一損失是不可估量的，輕則導致企業(yè)蒙受巨大損失，重則導致企業(yè)破產(chǎn)，對國家來說就更家嚴重了，重要信息的泄露會對國家安全及未來的發(fā)展構(gòu)成巨大威脅。

（三）系統(tǒng)更換導致重要檔案丟失。近年來，隨著科技的不斷發(fā)展進步，計算機系統(tǒng)也在不斷地提高中，因此，各個單位為了跟上時代的步伐，同時也為了加快辦公的效率，都對計算機系統(tǒng)進行了更新?lián)Q代，在更新過程中，有一些檔案管理員可能會因為一時的疏漏而忘記將一些檔案做好備份，從而導致一些重要的檔案在升級系統(tǒng)的過程中不幸丟失。另一種情況是管理人員在升級系統(tǒng)時僅僅在電腦上做出了備份，而沒有將其復制到硬盤中進行保存，在新系統(tǒng)重裝時，電腦出現(xiàn)格式化的情況，這才導致檔案的丟失。除此之外，在計算機系統(tǒng)升級時，有可能會存在升級失敗的情況，即新的系統(tǒng)無法安裝完成，而舊的系統(tǒng)已經(jīng)卸載，這使計算機有可能會死機，從而有可能導致檔案的丟失。

三、數(shù)字化檔案規(guī)范管理措施

（一）加強對計算機系統(tǒng)的維護。要想解決計算機系統(tǒng)的故障，就必須加強對計算機系統(tǒng)的維護，針對計算機系統(tǒng)的兩種原因，本文分別進行解決。對于硬件系統(tǒng)的故障，我們不難看出這一問題是比較容易解決的，因為只要更換了足夠良好的硬件就可以了，比如更換更大的系統(tǒng)硬盤，更換更加快速的處理器，這樣就可以使得計算機的硬件系統(tǒng)能夠滿足檔案管理的需求。而軟件系統(tǒng)的問題也是不太難解決的，需要提高成本，購置更加合理適用的檔案管理軟件，另一方面，需要軟件設(shè)計公司不斷創(chuàng)新，不斷提高軟件的運行效率及運行的流暢度，同時還要提高軟件與計算機系統(tǒng)的匹配程度，這樣才能使軟件系統(tǒng)運行更流暢，更方便地處理檔案。

（二）提高防火墻的安全水平。防火墻關(guān)系到計算機系統(tǒng)的安全，進而關(guān)系到公司機密的安全，出現(xiàn)問題的幾率雖然小，但是問題的嚴重性卻是十分的大，其危害上文已經(jīng)提到過，這里也不再多說，下面就解釋一下應該如何面對這樣的問題。要想提高防火墻的安全水平，系統(tǒng)公司和一些電腦管理軟件公司必須擔起責任，因為用戶的電腦上的防火墻或者是其他殺毒軟件都來源于這里，用戶信任他們的產(chǎn)品，購買并使用，而因為這一防火墻的不安全而造成了損失，這一責任無論如何無法逃脫，而且不僅僅要負責，在負責的同時還要全力改進軟件的功能，修復漏洞，這樣才能使公司信譽不到。

（三）更換系統(tǒng)時對檔案進行備份。在更換系統(tǒng)時進行備份，這應該是一個人們都知道的常識，因為誰希望自己的文件資料都丟失呢？這是一個比較容易解決的問題，但是卻是一個無法肯定其不會發(fā)生的問題，因為這與管理人員息息相關(guān)，誰能保證管理人員一定不會出現(xiàn)差錯呢？所以要想避免這一問題，可以在電腦中設(shè)置程序：當要進行系統(tǒng)更新時，讓電腦自動將所有文件檔案備份下來；備份原來的電腦程序，在系統(tǒng)更新失敗時，自動恢復原系統(tǒng)。這樣就可以避免因系統(tǒng)的更新問題而導致重要檔案的丟失。

四、結(jié)語

雖然解決了以上這些問題，但是這不代表就沒有其他問題了，還需要加強的是檔案管理員的安全意識，使得檔案管理員能夠在問題發(fā)生前做出規(guī)避風險的措施，從而降低檔案遺失或被盜所帶來的損失；另一方面，要加強國民的守法意識，并且要設(shè)立法律法規(guī)對盜竊檔案的人員給予嚴懲，決不能不聞不問，縱容這些不法分子的惡行，否則，很有可能對國家安全構(gòu)成威脅。

參考文獻