電子文件與電子檔案管理
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電子文件與電子檔案管理范文第1篇
一、電子文件基礎(chǔ)理論概說
隨著辦公自動(dòng)化和CAD計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)的普及，越來越多的社會(huì)活動(dòng)和科技生產(chǎn)活動(dòng)的記錄將產(chǎn)生于電子工作環(huán)境，人們進(jìn)行交流的手段也將從紙質(zhì)走向電子媒體，多數(shù)文件的部分生命將以電子形式度過，由此檔案工作人員將不得不關(guān)注并盡早介入電子文件的管理。對(duì)我國檔案工作者來說，隨著我國金卡、金橋、金關(guān)、金建工程的發(fā)展，以及國家“十一五”計(jì)劃要求到2010年CAD設(shè)計(jì)在機(jī)械、電子、航天、航空、汽車、船舶、紡織、建筑工程設(shè)計(jì)活動(dòng)中的普及率及覆蓋率達(dá)100%或90%，電子文件和檔案的管理問題將日益突出，從現(xiàn)在開始我們應(yīng)該充分重視電子文件及檔案的管理問題，否則我們將難以迎接信息技術(shù)給我們帶來的挑戰(zhàn)，難以對(duì)付電子文件給我們帶來的難題。電子文件具有如下特征：1.依賴性與不可識(shí)別性。電子文件相對(duì)于紙質(zhì)文件而言具有信息與載體相分離，不能直觀閱讀的特點(diǎn)，必須依賴于技術(shù)才能識(shí)別和利用。2.所用技術(shù)的不穩(wěn)定性。電子文件的有效利用必須依賴于一定的技術(shù)和設(shè)備，然而設(shè)備和技術(shù)的壽命一般都不超過10年。3.載體形式多樣性且體積小。4.載體不穩(wěn)定性且壽命短。電子文件相對(duì)于紙質(zhì)文件而言，對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性、抗破壞、抗病毒等條件要求很高，且壽命一般不超過20年。載體脆弱且不穩(wěn)定。5.信息的易控性、可變性與易丟失性。6.動(dòng)態(tài)性與虛擬文件特征。電子文件以電子形式存在具有動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，是一種虛擬文件。
二、電子文件對(duì)檔案管理工作的影響
（一）電子文件的出現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的挑戰(zhàn)
1.電子文件的永久保存和永久利用上面臨的問題。傳統(tǒng)檔案保護(hù)工作十分強(qiáng)調(diào)工作的目標(biāo)是對(duì)檔案載體如何“延年益壽”，因?yàn)檩d體與所記錄的信息就是一體，有了載體就有了可用的信息。對(duì)電子文件而言，載體的耐久性可以通過再生性保護(hù)手段，無限延長(zhǎng)其壽命。然而其載體與信息相分離，必須依賴于一定的技術(shù)（軟件和硬件）才能識(shí)讀，僅保存載體，離開了電子文件的工作環(huán)境，載體的保存將沒有意義，其上的信息無法進(jìn)行利用，等于沒有保存。因此傳統(tǒng)的保護(hù)觀念必須更新才能適應(yīng)電子文件的挑戰(zhàn)。眾所周知，任何文件和檔案保存的最終目的都是供人利用。因此電子文件和檔案的保護(hù)觀念應(yīng)該是首先樹立如何保護(hù)所存信息能被長(zhǎng)久或永遠(yuǎn)的安全可用。其保護(hù)工作的構(gòu)成要素因而包括以下幾個(gè)方面:載體的保護(hù)、技術(shù)（軟件和硬件）的保護(hù)、工作環(huán)境的保護(hù)、保障數(shù)據(jù)安全（數(shù)據(jù)可靠、真實(shí)、不丟失、不被篡改）。
2.檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)面臨嚴(yán)峻考驗(yàn)。在電子文件時(shí)代，與傳統(tǒng)的文檔管理不同，檔案工作者應(yīng)成為高素質(zhì)、復(fù)合型的專門人才，除了具有基本的文化科學(xué)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)外還應(yīng)有較高的外語水平、豐富的法律知識(shí)和熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，否則就根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能維護(hù)電子檔案的完整與安全，與各種危害電子檔案的諸多因素進(jìn)行有效斗爭(zhēng)。
3.檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)與辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不兼容。進(jìn)入21世紀(jì)，檔案系統(tǒng)提出文檔一體化的管理模式。電子文件歸檔必須了解電子文件產(chǎn)生的背景、數(shù)據(jù)格式，以及相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)。但目前的情況是大多數(shù)單位的檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)各自為政，辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上運(yùn)行的電子文件是為服務(wù)，政務(wù)工作結(jié)束，電子文件就停留在辦公網(wǎng)絡(luò)中。機(jī)關(guān)檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)是檔案行政部門為使檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)資源共享推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，系統(tǒng)環(huán)境不同，因而形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，造成辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容。
（二）電子文件對(duì)檔案管理工作帶來的機(jī)遇
1.大大降低檔案管理的管理成本。電子文件檔案是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、存貯、傳輸?shù)臄?shù)碼序列，其管理主要是在文檔一體化的框架下，通過計(jì)算機(jī)文檔監(jiān)控系統(tǒng)對(duì)文件和檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下自動(dòng)著錄、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)借閱，最終以磁帶、磁盤、光盤等形式來存貯和保管，這不僅避免了文書部門和檔案部門的大量數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，文件重復(fù)整理歸檔等許多重復(fù)的工作，而且檔案管理部門也不必要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力來建造庫房、進(jìn)行裝訂等工作。
2.縮短檔案的檢索速度，實(shí)現(xiàn)資源共享。數(shù)字化信息使人們可以在任何時(shí)候、任何地點(diǎn)通過網(wǎng)絡(luò)傳遞迅速獲得所需要的信息。同一份檔案可以在同一時(shí)刻為眾多人利用，人們通過網(wǎng)絡(luò)可以利用保存于數(shù)千里、甚至上萬里外的地方的檔案，檔案保存地點(diǎn)的遠(yuǎn)近不再成為制約人們利用的因素。
3.提高工作效率，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。由于電子文件內(nèi)容與載體的可分離性，文件的內(nèi)容將以數(shù)據(jù)單元的形式自由地存貯、分類、編輯、檢索和傳遞，并通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度整序，不再需要像對(duì)紙質(zhì)文件那樣的分類整理?？梢酝瓿晌募淖詣?dòng)著錄、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)檢索、自動(dòng)借閱和自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，縮短文件歸檔的運(yùn)作周期。建立的文件級(jí)目錄檢索體系，能極大地提高檔案的檢索速度和查準(zhǔn)率、查全率。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。
三、對(duì)電子文件管理的若干思考
（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
筆者認(rèn)為，即使在電子時(shí)代，也少不了作為主體的人的能動(dòng)作用的發(fā)揮，畢竟電子產(chǎn)品與電子技術(shù)最終還是要以人為本，為人服務(wù)。所以，在信息時(shí)代，同樣要求有著高素質(zhì)的人才來操縱信息化、發(fā)展信息技術(shù)。在檔案管理方面，筆者以為應(yīng)從以下兩方面綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)：一方面應(yīng)當(dāng)提高電子檔案信息安全意識(shí)。由于電子文件具有上述特點(diǎn)，對(duì)利用過程中的控制比紙質(zhì)檔案要困難得多，檔案工作人員又缺乏足夠的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，有時(shí)不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，因此必須具有明確的信息安全意識(shí)。目前對(duì)提高電子檔案應(yīng)持謹(jǐn)慎態(tài)度，在無確定把握時(shí)可限制利用方式，以防出現(xiàn)泄密、信息失真、損失、病毒入侵等方面的問題。具有保密要求的電子檔案，上網(wǎng)時(shí)需要穩(wěn)妥的安全保密措施。其次，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用具有廣闊的前景。但是每一種利用方式的應(yīng)用都要靠人的設(shè)計(jì)和操作，因此，檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)電子檔案理論知識(shí)學(xué)習(xí)，努力開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，逐步創(chuàng)造條件，為利用者提供更多、更方面的服務(wù)。
（二）應(yīng)用“前端控制”理論介入電子文件的運(yùn)作和管理。
按傳統(tǒng)檔案的管理模式，檔案的管理與文件的管理是相分離進(jìn)行的。鑒于電子文件的特點(diǎn)，我國檔案學(xué)研究人員提出在電子文件的管理中應(yīng)用“前端控制”理論，使檔案管理工作的要求延伸到文件管理的前端，從文件生成起建立文件檔案，對(duì)重要的文件實(shí)現(xiàn)全程管理。檔案行政部門積極地應(yīng)用“前端控制”理論對(duì)電子文件實(shí)行管理，并提出符合檔案管理的原則要求，包括從電子文件的形成、運(yùn)行到歸檔管理，指定專人或?qū)ｉT機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。在電子文件的形成、積累、歸檔、保管過程中，及時(shí)備份數(shù)據(jù)和對(duì)設(shè)備環(huán)境的備份，以保證電子文件歸檔的質(zhì)量，電子文件生成用統(tǒng)一的專用軟件歸檔管理；已歸檔的電子文件的管理，應(yīng)有嚴(yán)格地制度和有效的技術(shù)措施保證其信息的原始性、真實(shí)性、完整性。長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和拷貝一起歸檔，確保歸檔電子文件的完整性、有效性。在網(wǎng)絡(luò)上定期把符合歸檔要求的電子文件信息聯(lián)機(jī)傳送，并按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的載體上，脫機(jī)保存。具有保密要求的電子文件，必須有安全保密措施，上網(wǎng)時(shí)必須符合國家安全保密的有關(guān)規(guī)定，確保電子文件的安全。
（三）加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件的安全防護(hù)工作。
做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件的安全防護(hù)工作，首先要抓好電子信息存儲(chǔ)載體，特別是磁性載體，定期拷貝是保證磁性載體可靠性的行之有效的方法。嚴(yán)把電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長(zhǎng)期保存打下基礎(chǔ)。二是要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行安全，可設(shè)置登錄限制，使用文件權(quán)限的限制，在一定的范圍內(nèi)對(duì)服務(wù)器文件數(shù)據(jù)提供了保護(hù)。三是做好數(shù)據(jù)備份工作，保證信息安全。四是預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安裝防病毒軟件和其它先進(jìn)的防病毒措施，不允許隨使用外來的磁盤、光盤等，必須使用時(shí)嚴(yán)格地進(jìn)行病毒檢測(cè)，確認(rèn)安全方可使用。
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電子文件與電子檔案管理范文第2篇
摘 要 本文對(duì)電子文件的特點(diǎn)，電子文件的利用及安全保密等方面進(jìn)行了簡(jiǎn)要的闡述。
關(guān)鍵詞 電子文件 數(shù)字化檔案 安全
隨著企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)也隨即展開，并使電子文件更加廣泛應(yīng)用普及，這些是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、科研生產(chǎn)的原始數(shù)據(jù)，是企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理的重要基礎(chǔ)，能夠?yàn)槠髽I(yè)的后續(xù)發(fā)展提供借鑒，尤其在新品的開發(fā)和研制上，因此必須對(duì)電子檔案加以很好的保護(hù)和充分的利用。
一、電子文件的定義及特點(diǎn)
電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境下生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。它與紙質(zhì)文件相比，有如下特點(diǎn)：
1.電子文件不具備直觀性，必須依賴特定的計(jì)算機(jī)設(shè)備加以解讀。而且有些電子檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無形中丟失，非人工識(shí)讀性與紙質(zhì)文件有著本質(zhì)的區(qū)別。
2.電子文件可直接在計(jì)算機(jī)上迅速地處理和傳遞。而且具有易復(fù)制、修改、刪除等特點(diǎn)，使檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。因此對(duì)其真實(shí)性，可靠性有更高的要求。
3.電子文件的瀏覽不受時(shí)間地點(diǎn)的限制，可實(shí)現(xiàn)資源網(wǎng)絡(luò)共享，利用更加方便快捷。
4.電子文件對(duì)保存環(huán)境的要求更高，如溫濕度，防塵，防磁，防震等。
二、電子文件的利用及保密
電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要和必要的，而同紙質(zhì)檔案相比，它更加難以控制。全數(shù)字化的形態(tài)加大了日常維護(hù)的難度，在技術(shù)支持方面和人員素質(zhì)方面有較高的要求。
（一）技術(shù)支持方面的問題
電子文件為需求人員提供便利的同時(shí)，也導(dǎo)致了一些不容忽視的問題。其具有的共享性、交互性、多樣性、開放性等特點(diǎn)，使其對(duì)軟硬件平臺(tái)的依賴性更強(qiáng)，對(duì)支持其運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性要求更高。
1. 載體保護(hù)
首先要做好電子文件載體的軟件保護(hù)。電子文件的格式多種多樣，有文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖形、圖像文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等等。如歸檔時(shí)不加以控制，在以后相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，也許能夠讀取它們的軟件不再使用，就不能保證其可讀性。因電子技術(shù)更新很快，對(duì)歸檔的電子文件就要規(guī)范幾種常用的少量的文件格式，用幾種通用性較強(qiáng)的軟件讀取，增加電子文件長(zhǎng)期保存的可靠性、可控性。另外，要做好電子文件載體的物理保護(hù)。要盡可能防止電子文件載體劃擦記錄涂層，避免擠壓，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，與有害氣體隔離等。
2.信息保護(hù)
企業(yè)檔案是屬于商業(yè)秘密的范疇，是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的保障。為了防止企業(yè)檔案信息被竊取、刪除和修改，通過簽署確認(rèn)、設(shè)置密碼、身份驗(yàn)證、安裝殺毒軟件、服務(wù)器備份等保護(hù)措施，對(duì)電子文件的真實(shí)性，儲(chǔ)存安全性，防范非法訪問和病毒侵害都有很好的保護(hù)作用。（1）防止修改。將電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。（2）簽署確認(rèn)。由于電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，電子文件的原始記錄性和憑證作用將不再確定，因此需要對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證。只要數(shù)據(jù)未發(fā)生改變，則簽名信息依然存在。數(shù)字簽名技術(shù)是被公認(rèn)可靠的，被法律界所承認(rèn)的。（3）設(shè)置權(quán)限。根據(jù)業(yè)務(wù)職能的需求，設(shè)置不同操作權(quán)限。有管理級(jí)用戶、業(yè)務(wù)級(jí)用戶和瀏覽級(jí)用戶。各級(jí)用戶不能超越自己的管轄范圍。用戶在利用時(shí)，要特別注意不要泄密。（4）防病毒系統(tǒng)。安裝殺毒軟件，定期進(jìn)行病毒的檢測(cè)和清除。（5）數(shù)據(jù)備份。有條件的話，應(yīng)實(shí)現(xiàn)異地備份。即備份服務(wù)器與被備份服務(wù)器安裝在不同房間，以防止因火災(zāi)、水災(zāi)、高壓電等災(zāi)難造成同一房間內(nèi)的所有服務(wù)器同時(shí)損壞。條件允許的情況下，應(yīng)實(shí)現(xiàn)雙機(jī)熱備。如果實(shí)現(xiàn)雙機(jī)熱備存在困難，則必須利用數(shù)據(jù)庫和操作系統(tǒng)的維護(hù)計(jì)劃功能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)備份。
3．復(fù)制保護(hù)
由于電子環(huán)境日新月異，存貯介質(zhì)會(huì)老化，落后，電子數(shù)據(jù)格式要定期升級(jí)和更換，即在不同軟、硬件上進(jìn)行復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。
（二）人員素質(zhì)方面的問題
為適應(yīng)檔案數(shù)字化管理模式，要不斷提高檔案人員素質(zhì)，要有一支具有高素質(zhì)的專業(yè)化知識(shí)、并能熟練地運(yùn)用高科技手段處理企業(yè)電子檔案的人才隊(duì)伍。
一方面制定人才培養(yǎng)計(jì)劃，提高檔案管理水平。主要在計(jì)算機(jī)能力上，檔案人員要越來越深入地利用網(wǎng)絡(luò)開展存儲(chǔ)、處理、和傳遞利用工作，因此，檔案人員必將從文件的管理者變成了信息的管理者。
電子文件與電子檔案管理范文第3篇
關(guān)鍵詞 數(shù)字檔案室 電子文件 管理
在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛的形勢(shì)下，數(shù)字檔案室作為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)和管理，并通過網(wǎng)絡(luò)提供利用服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)，發(fā)揮著不容忽視的作用。對(duì)于電力企業(yè)來說，在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和管理過程中，形成了大量的電子文件，成為數(shù)字檔案室重要的工作對(duì)象和建設(shè)內(nèi)容。筆者結(jié)合所在的企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理情況，對(duì)兩者的關(guān)系進(jìn)行探討。
一、積極建設(shè)數(shù)字化平臺(tái)，作為數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的基礎(chǔ)
一方面，搭建數(shù)字信息平臺(tái)是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件檔案管理的工作起點(diǎn)。圍繞電子政務(wù)、電子商務(wù)建設(shè)的要求，我公司緊跟信息技術(shù)和電力工作的新發(fā)展，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)研發(fā)，將數(shù)字檔案室建設(shè)作為企業(yè)信息化建設(shè)的有機(jī)組成部分，以“檔案管理系統(tǒng)”納入“信息化應(yīng)用系統(tǒng)”統(tǒng)一籌劃開發(fā)，多次配合省公司工作調(diào)試模塊設(shè)計(jì)，使系統(tǒng)最大限度地貼合檔案工作需求，逐步實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)和電力企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，基本形成了較為完整規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫。在數(shù)字化檔案室的建設(shè)中，檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展豐富了檔案管理方式，為各門類檔案數(shù)字資源提供了“充分考慮需求、直觀面向用戶、集中統(tǒng)一便捷”的信息展示平臺(tái)。
另一方面，搭建數(shù)字信息平臺(tái)是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的落腳點(diǎn)。我公司的檔案信息平臺(tái)雖然是由國網(wǎng)公司統(tǒng)一建立和維護(hù)的，但在在實(shí)際工作中，檔案工作人員結(jié)合檔案管理工作特點(diǎn)，圍繞“檔案管理”模塊功能和加強(qiáng)電子文件管理等重點(diǎn)工作，認(rèn)真驗(yàn)證現(xiàn)有系統(tǒng)，同時(shí)圍繞信息的前端控制和全程維護(hù)，完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環(huán)節(jié)應(yīng)用提出功能需求，便于國家電網(wǎng)公司進(jìn)行系統(tǒng)的完善。同時(shí)，對(duì)已有的電子文件和數(shù)字化后的檔案，開發(fā)檔案掛接、統(tǒng)計(jì)分析、查找利用等功能，實(shí)施了電子數(shù)據(jù)與信息系統(tǒng)的整體掛接和查閱利用，充分發(fā)揮案卷級(jí)、文件級(jí)電子目錄和電子圖像數(shù)據(jù)庫的作用，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的集中管理。根據(jù)信息系統(tǒng)的程度、安全風(fēng)險(xiǎn)等因素，落實(shí)信息管理安全保密措施，保障應(yīng)用系統(tǒng)的安全運(yùn)行，提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。
二、積極構(gòu)建保障體系，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的有序展開
首先，領(lǐng)導(dǎo)重視為各項(xiàng)工作的有序開展創(chuàng)造條件。我公司始終由主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，將檔案工作納入到全年工作計(jì)劃當(dāng)中，使檔案工作與企業(yè)各項(xiàng)工作同布置、同落實(shí)；每年印發(fā)《檔案工作要點(diǎn)》，召開檔案工作會(huì)議，明確檔案工作目標(biāo)和內(nèi)容；積極推行責(zé)任考核制度，將文件材料歸檔工作列入各部門考核內(nèi)容，形成了檔案工作發(fā)展的有效機(jī)制。在數(shù)字檔案室建設(shè)初期，我公司檔案工作人員專程赴省公司、市檔案局學(xué)習(xí)咨詢，了解紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)容、程序與方式，學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化工作的有效經(jīng)驗(yàn)與成果利用，確保檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目實(shí)施的科學(xué)高效。在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，還專門組織召開了檔案數(shù)字化建設(shè)工作研討會(huì)，邀請(qǐng)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門、市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處等單位的領(lǐng)導(dǎo)和專家參加，充分聽取各方意見，全力優(yōu)化檔案數(shù)字化工作。公司還組織專人以數(shù)字化檔案室建設(shè)為主題開展課題研究，通過對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理現(xiàn)狀、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)以及檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐等情況進(jìn)行分析探討，研究思考數(shù)字化檔案室建設(shè)的目標(biāo)、原則和方法等內(nèi)容，力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展相結(jié)合，為數(shù)字化檔案室建設(shè)奠定了理論基礎(chǔ)。
其次，強(qiáng)化指導(dǎo)監(jiān)督。數(shù)字檔案室建設(shè)涉及企業(yè)多個(gè)部門，形成工作合力至關(guān)重要。一方面，明確各部門的工作職責(zé)，由辦公室總體牽頭負(fù)責(zé)實(shí)施檔案數(shù)字化全過程的進(jìn)度與質(zhì)量控制；由信息管理部門給予數(shù)字化數(shù)據(jù)的系統(tǒng)存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)的技術(shù)保障，配合做好數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和運(yùn)行管理。另一方面，作為垂直管理的大型國有企業(yè)，在做好市公司機(jī)關(guān)本部數(shù)字檔案室和電子文件管理工作的同時(shí)，積極開展對(duì)所屬單位檔案工作的指導(dǎo)，與檔案數(shù)字化項(xiàng)目服務(wù)單位簽訂《檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目安全保密協(xié)議》和《保密承諾書》，明確保密范圍與保密責(zé)任、工作制度和工作流程等要求，并對(duì)各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，確保檔案信息全過程安全，對(duì)所有檔案進(jìn)行密級(jí)篩查，全面梳理和統(tǒng)計(jì)標(biāo)識(shí)密級(jí)文件，從源頭上區(qū)分檔案數(shù)據(jù)的安全保密層次。
再次，健全制度是完成各項(xiàng)工作的保障。在數(shù)字檔案室建設(shè)之初，企業(yè)就以國家檔案局、市檔案局有關(guān)電子文件管理的規(guī)定以及全市“十二五”檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)中關(guān)于國有企業(yè)全面推進(jìn)電子文件歸檔管理的要求為指導(dǎo)，嚴(yán)格參照國家檔案局技術(shù)規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案信息資源數(shù)字化工作；在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，按照國家檔案局和市檔案局的規(guī)定，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，明確發(fā)展方向，確保高效有序地開展數(shù)字檔案室建設(shè)的各項(xiàng)工作。此外，進(jìn)一步維護(hù)數(shù)字檔案室建設(shè)的成果，規(guī)范電子文件管理的制度；形成“信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案的方式”，對(duì)信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案數(shù)據(jù)提出要求，嚴(yán)格規(guī)定查閱范圍，科學(xué)設(shè)定利用權(quán)限，規(guī)范電子檔案的管理。
三、不斷提升效能，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理持續(xù)發(fā)展
一是強(qiáng)化統(tǒng)籌規(guī)劃。數(shù)字化檔案室因?yàn)樾畔⒂涗浄绞脚c傳遞方式的改變，其工作模式與傳統(tǒng)相比發(fā)生了根本變化。要加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和信息數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，根據(jù)電子文件管理與數(shù)字檔案室建設(shè)的功能要求，進(jìn)一步完善電子文件歸檔管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；要實(shí)施紙質(zhì)檔案與電子文件的配套管理，將新型檔案數(shù)據(jù)科學(xué)納入檔案管理范疇，實(shí)現(xiàn)檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案利用同步，提高信息管理的層次和水平，拓展檔案利用共享渠道。
二是強(qiáng)化技術(shù)保障。要適應(yīng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和多媒體技術(shù)等的發(fā)展，配置滿足數(shù)字檔案海量存儲(chǔ)、查詢、管理要求的服務(wù)器和光盤、硬盤等存儲(chǔ)備份設(shè)備，并實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作從文件收發(fā)、歸檔整理到電子存儲(chǔ)等多環(huán)節(jié)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的功能，為建設(shè)數(shù)字化檔案室提供良好的運(yùn)行環(huán)境；要遵循統(tǒng)籌開發(fā)的建設(shè)原則，將檔案管理與本單位信息化建設(shè)總體格局相結(jié)合，并關(guān)注數(shù)據(jù)系統(tǒng)的特殊性和專業(yè)性，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)分析，對(duì)不同類型數(shù)據(jù)進(jìn)行分層保管，努力建設(shè)資源配置合理、使用科學(xué)便捷的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)文檔的實(shí)體生成、管理運(yùn)轉(zhuǎn)、信息利用的一體化。
三是強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)。數(shù)字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發(fā)生改變，其工作模式與傳統(tǒng)工作相比也發(fā)生了顯著變化，對(duì)于檔案工作人員來說也需要積極確立全新的管理觀和服務(wù)觀。要根據(jù)新時(shí)期檔案業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，提升檔案工作人員對(duì)數(shù)字檔案室的認(rèn)識(shí)，根據(jù)檔案工作的客觀規(guī)律和檔案特點(diǎn)進(jìn)行合理組織、計(jì)劃與控制，研究檔案信息化發(fā)展的趨勢(shì)，思考完善檔案信息管理的方法；要主動(dòng)緊跟信息發(fā)展步伐，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，具備更專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和更豐富的信息技術(shù)知識(shí)，為科學(xué)開展檔案管理提供強(qiáng)有力的智力支撐，不斷提升檔案工作效率。
（作者單位為國網(wǎng)湖北省電力公司黃岡供電公司）
參考文獻(xiàn)
[1] 李天一.數(shù)字檔案館建設(shè)的探索與實(shí)踐[J].蘭臺(tái)世界，2015（S1）：38-39.
電子文件與電子檔案管理范文第4篇
1、電子文件檔案管理系統(tǒng)的主要優(yōu)勢(shì)以及特點(diǎn)
1.1提高了辦公效率。傳統(tǒng)的文件檔案管理工作需要復(fù)雜的工作手續(xù)，這主要表現(xiàn)在工作人員很難進(jìn)行文件檔案的編號(hào)，而且效率非常低。若要查找相關(guān)的文件檔案也是非常的復(fù)雜，需要在文件檔案管理室進(jìn)行復(fù)雜的檢索，查找一份文件檔案需要非常長(zhǎng)的時(shí)間[2]。而電子文件檔案管理系統(tǒng)可以對(duì)文件檔案進(jìn)行快速的掃描，并將其儲(chǔ)存到硬盤中，調(diào)取相關(guān)文件檔案時(shí)只需要簡(jiǎn)單的檢索便可以查看相應(yīng)的文件檔案。1.2便于文件檔案進(jìn)行補(bǔ)漏增缺。文件檔案并不是一成不變的，在較長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展過程中文件檔案的信息會(huì)發(fā)生一定程度的改變，如果采用傳統(tǒng)的文件檔案管理工作的話就需要將卷宗打開并重新制作，這樣的話會(huì)導(dǎo)致分類規(guī)律發(fā)生較大的改變，不利于日后進(jìn)行相關(guān)文件檔案的檢索。而電子文件檔案管理工作則只需要重新掃描就可以繼續(xù)存檔，檢索時(shí)仍然很簡(jiǎn)單。1.3有利于保持文件檔案的原始狀態(tài)。傳統(tǒng)的文件檔案管理工作中需要將文件裁剪成統(tǒng)一的模式，這樣做的目的是保證文件檔案的美觀性，為了將文件檔案整齊的存放[3]，在裁剪過程中就容易出現(xiàn)對(duì)原始文件檔案的損壞。而電子文件檔案管理工作不需要手工對(duì)文件檔案進(jìn)行裁剪，只需要進(jìn)行掃描就可以進(jìn)行存檔。1.4有利于文件檔案的信息保密。傳統(tǒng)的文件檔案管理工作中將全部的信息歸納在卷宗之中，人們?nèi)羰遣檎揖碜谥械哪骋徊糠仲Y料便可以查看到卷宗中的剩余資料，這將泄露文件檔案的信息。而電子文件檔案管理工作是將卷宗中的各個(gè)部分隔離的，人們查找相關(guān)文件檔案不會(huì)查看到該卷宗中其余的信息，有效避免了信息的泄露。1.5有利于文件檔案的信息交流與共享。傳統(tǒng)的文件檔案管理工作是將卷宗整理之后存放在特定的位置，若其他地區(qū)的人們想要調(diào)取相關(guān)的文件檔案資料是非常麻煩的[4]。而電子文件檔案管理工作是將文件檔案的信息存放在電腦的硬盤之中，1.6有利于文件檔案管理一體化的實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)的文件檔案管理的各個(gè)部分的工作是分開的，這樣浪費(fèi)了大量的工作時(shí)間，無法得到較高的工作效率。而電子文件檔案管理工作可以將文件檔案管理的各個(gè)工作有效的結(jié)合在一起，使得文件檔案的管理更加快速有效。
2、電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
電子文件檔案管理系統(tǒng)能夠較好的保存文件，所以電子文件檔案管理系統(tǒng)在現(xiàn)今得到了較多的應(yīng)用，下面將詳述電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。2.1管理流程設(shè)計(jì)。電子文件檔案管理系統(tǒng)的管理流程是非常重要的，系統(tǒng)內(nèi)部的工作人員需要進(jìn)行文件收集、檔案鑒定、檔案整理以及案卷編目等工作。那么電子文件檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部人員就要嚴(yán)格按照檔案管理工作的先后順序，首先就是收集檔案資料，然后鑒定檔案資料的真?zhèn)?，再就是整理文件檔案的內(nèi)容；最后才是對(duì)文件檔案進(jìn)行編目。電子文件檔案管理一定要按照流程進(jìn)行，如果沒有嚴(yán)格按照流程進(jìn)行就有可能會(huì)使得電子文件檔案的準(zhǔn)確性降低。為了預(yù)防非法用戶進(jìn)入電子文件檔案管理系統(tǒng)或者保護(hù)電子文件檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)安全就要進(jìn)行防毒及殺毒的操作，這樣不僅可以保證電子文件檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)的安全性，而且還可以保護(hù)用戶電腦的安全性。2.2業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)。電子文件檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程包括電子文件檔案的收集、電子文件檔案的鑒定以及電子文件檔案的整理，這三個(gè)業(yè)務(wù)需要內(nèi)部人員的合作才能夠有效的完成。在電子文件檔案的收集階段要利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)工作人員的日常工作進(jìn)行電子文件歸檔，然后按照電子文件檔案的內(nèi)容來統(tǒng)計(jì)資料，完成上述任務(wù)后就要對(duì)電子文件檔案進(jìn)行歸檔[5]。電子文件檔案的鑒定過程中工作人員要判斷電子文件檔案的價(jià)值，對(duì)于沒有保存價(jià)值的文件檔案予以銷毀以此來節(jié)省電子文件檔案管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)空間。電子文件檔案的整理則需要工作人員對(duì)有價(jià)值的電子文件檔案進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保管，并定期查看文件檔案是否損壞。電子文件檔案管理系統(tǒng)主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和文件檔案管理技術(shù)來進(jìn)行的，為了更好的完善電子文件檔案管理系統(tǒng)就要不斷的創(chuàng)新其系統(tǒng)設(shè)計(jì)，這樣才能夠使得電子文件檔案管理系統(tǒng)更加完善。
作者：陳德紅 單位：遼河農(nóng)墾管理區(qū)安監(jiān)局
電子文件與電子檔案管理范文第5篇
關(guān)鍵詞：電子;檔案;管理;原則;體系
我國檔案工作的基本原則對(duì)于電子檔案的管理同樣具有宏觀指導(dǎo)作用，紙質(zhì)檔案管理的一些業(yè)務(wù)原則在電子檔案管理中也具有生命力。電子檔案管理應(yīng)該納入我國現(xiàn)行的檔案管理體系，由各級(jí)檔案管理部門分別集中管理。
1．電子檔案管理原則
電子檔案是指具有保存價(jià)值的、已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在管理、生產(chǎn)和科學(xué)技術(shù)等活動(dòng)中形成了越來越多的電子文件。這種文件存儲(chǔ)在特定介質(zhì)上并加以命名，需要時(shí)，只要指出其文件名，即可將文件調(diào)出來供閱讀或打印用，將電子文件歸檔后即形成電子檔案。在電子檔案中，全部信息是以數(shù)字式代碼加以存儲(chǔ)的，信息的編碼和解碼過程都由計(jì)算機(jī)完成，利用時(shí)須借助計(jì)算機(jī)等機(jī)器設(shè)備轉(zhuǎn)換成原有的文字或圖像形態(tài)，因此人們亦將電子檔案稱為“機(jī)讀檔案”或“數(shù)字式檔案”。根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，在其管理活動(dòng)中還應(yīng)遵循以下原則。
1．1完整性原則
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，機(jī)關(guān)電子文件的制作可由各部門甚至個(gè)人獨(dú)立完成，從而使電子文件的分布呈分散化趨勢(shì)。此外，在電子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件實(shí)體”的概念將不再存在。這種分散化和非實(shí)體化特征，使得對(duì)電子文件完整性的把握不像紙質(zhì)文件那樣直觀，因此在電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)要采取相應(yīng)措施確保其完整齊全。不僅存儲(chǔ)在電子文件介質(zhì)上信息要完整，與其相關(guān)的程序、軟件以及紙質(zhì)文件也應(yīng)完整無缺地歸檔和接收進(jìn)館。
1．2可讀性原則
目前各機(jī)關(guān)使用的計(jì)算機(jī)硬件和軟件不同，由此生成的電子文件的存儲(chǔ)格式也不相同。計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，造成了硬件、軟件的不斷更新?lián)Q代，新設(shè)備對(duì)舊設(shè)備有時(shí)也不具有兼容性。由于電子文件在存儲(chǔ)和識(shí)讀方面對(duì)系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會(huì)變成無法識(shí)讀的“死文件”。因此，在電子檔案管理中要特別注意確保其可讀性。例如：在收集范圍中，除了反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的記錄外，還必須包括這些記錄的支持軟件；在收集要求中，除了對(duì)信息內(nèi)容方面的要求外，還包括對(duì)信息格式方面的要求；鑒定工作除了對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行價(jià)值分析外，也要對(duì)其可讀性進(jìn)行技術(shù)分析等?？傊?，每一個(gè)管理環(huán)節(jié)都要對(duì)日后的檔案利用負(fù)責(zé)，要保證檔案長(zhǎng)期的可識(shí)讀性。
1．3可靠性原則
可靠性是檔案的生命。由于電子文件易于修改并可不留痕跡、文件的簽署以及進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)后信息的控制需要專門技術(shù)等原因，人們對(duì)電子文件的證據(jù)性、可靠性問題尚存有很大的疑慮。這個(gè)問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術(shù)措施、國家制訂必要的認(rèn)定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應(yīng)的制度保障也是十分重要的。在電子檔案管理的全過程中，要嚴(yán)格制度、堵塞漏洞，不僅要把住收集關(guān)，確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實(shí)有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子檔案的可靠性。
2．電子檔案管理體系
電子檔案管理應(yīng)該納入我國現(xiàn)行的檔案管理體系，由各級(jí)檔案管理部門分別集中管理。目前，在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的起步階段需要注意以下問題：
2．1集中統(tǒng)一管理電子檔案的問題
近年來，隨著辦公自動(dòng)化(OA)和計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)(CAD)、計(jì)算機(jī)輔助制造(CAM)技術(shù)的普及，使用計(jì)算機(jī)制作文件的機(jī)關(guān)越來越多，大部分機(jī)關(guān)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門；也就是說，大部分電子文件沒有歸檔，處于分散保存狀態(tài)。從檔案工作的發(fā)展看，各機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)造條件將具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，實(shí)行對(duì)電子檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案館也需要對(duì)接收電子檔案的問題開展調(diào)查研究、前期論證和創(chuàng)造軟硬件技術(shù)環(huán)境。電子檔案的統(tǒng)一管理有利于對(duì)這部分?jǐn)?shù)字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機(jī)關(guān)、各地區(qū)對(duì)于電子檔案管理進(jìn)行全面的統(tǒng)籌規(guī)劃，有利于加速檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。
2．2紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔問題
目前大部分機(jī)關(guān)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，是因?yàn)樵陔娮游募淖C據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備、通訊設(shè)備等方面仍存在這樣那樣的問題。在這些問題沒有得到有效地解決之前，這種紙質(zhì)文件和電子文件“同時(shí)服役”的狀況有存在的合理性和必要性：一方面，在沒有充分的技術(shù)保障和科學(xué)的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質(zhì)文件歸檔保存。另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義。這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)期不可避免的一種現(xiàn)象，不應(yīng)看作不必要的重復(fù)?？梢灶A(yù)見，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當(dāng)一個(gè)時(shí)期。隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會(huì)有越來越多的電子文件獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為檔案，但多種介質(zhì)檔案并存的狀況將長(zhǎng)期存在。雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個(gè)管理系統(tǒng)，二者既有聯(lián)系，又各有特點(diǎn)，這給各級(jí)檔案管理部門提出了許多新的課題。電子檔案的管理原則上應(yīng)納入現(xiàn)行的檔案管理體系，能夠并軌的就實(shí)行并軌。
2．3實(shí)行文件、檔案一體化管理問題
在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中，文件與檔案的界限難以截然分清，電子文件的大量出現(xiàn)及其長(zhǎng)久保存的需要將促使多年來提倡的文件、檔案一體化管理進(jìn)入實(shí)質(zhì)性階段。事實(shí)上，將電子文件和電子檔案分而管之無論在理論上還是實(shí)踐中都是難以成立的。在對(duì)電子文件的全程管理中，計(jì)算機(jī)軟硬件的配置、網(wǎng)絡(luò)和節(jié)點(diǎn)的規(guī)劃、文件格式和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的確定以及索引的編制等都需要從文件形成階段開始統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等大量的“檔案管理性工作”也需要在文件的形成或運(yùn)轉(zhuǎn)階段進(jìn)行，因此電子文件管理必須選擇文件、檔案一體化模式。
這種一體化絕不是文件管理與檔案管理的簡(jiǎn)單相加，而是在全程管理和前端控制原則指導(dǎo)下對(duì)整個(gè)管理流程的重構(gòu)。根據(jù)具體情況，有些單位還可實(shí)行包括情報(bào)、資料在內(nèi)的電子信息一體化管理。
參考文獻(xiàn)
