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辦公室管理范文第1篇

隨著人類社會(huì)的進(jìn)步，被稱為"辦公室"的活動(dòng)空間成為人們工作的處所和謀生的舞臺(tái)。為了更高效地完成千頭萬(wàn)緒的辦公室工作，辦公室管理的重要性越來(lái)越不容忽視。

針對(duì)不同的單位，不同職能的辦公室應(yīng)采取不同的管理辦法，但不論什么形式的管理辦法都應(yīng)基于辦公室――定位準(zhǔn)，謀全局，當(dāng)助手，敢負(fù)責(zé)，善協(xié)調(diào)，求實(shí)效，強(qiáng)素質(zhì)，樹形象，建規(guī)章，創(chuàng)環(huán)境的工作目標(biāo)制定。

關(guān)于具體的操作辦法由于篇幅有限在此不做贅述，一般來(lái)講，應(yīng)該從以下方面加強(qiáng)辦公室的管理：

一是要建立健全規(guī)章制度，好的制度是辦公室管理的前提，如沒(méi)有好的制度就沒(méi)有好的管理成效也將會(huì)影響到整個(gè)單位的效率.一套好的制度是保證管理工作好壞的重要環(huán)節(jié)。

二是要建立健全人員分工，合理的人員分工是辦公室有效管理的重要途徑，要明確分工，各司其職，共同面對(duì)工作任務(wù)。

三是要建立健全激勵(lì)機(jī)制，良好的激勵(lì)機(jī)制是提高辦公室管理工作效率的重中之重，辦公室工作是一項(xiàng)煩瑣的工作而且特別注重細(xì)節(jié)的工作，但又沒(méi)有太大的成效，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如一些有效益的部門，領(lǐng)導(dǎo)往往看不到辦公室的成績(jī)，但辦公室又是一個(gè)單位重要的部門，它工作的好壞直接影響到單位的其他工作和其他部門工作的開展，不斷對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行鼓勵(lì)是很有必要的，使他們充滿工作熱情才能將潛力發(fā)揮到極限。

參考文獻(xiàn)：

[1] 趙延斌. 對(duì)國(guó)企辦公室管理的初探[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào). 2009（09）.

辦公室管理范文第2篇

在日常生活中，醫(yī)院扮演著一個(gè)既特殊又重要的角色。雖然醫(yī)院不是專門以盈利為目的的機(jī)構(gòu)，但在履行救死扶傷職責(zé)和義務(wù)的同時(shí)又要確保能夠養(yǎng)活自己。雖然不是軍隊(duì)，卻有與軍隊(duì)一樣嚴(yán)格的編制。醫(yī)院是否能夠扮演好自己在社會(huì)中的角色，科學(xué)合理的醫(yī)院管理至關(guān)重要，而醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院管理中重要的樞紐部門具有以下4大特點(diǎn)。①綜合性。辦公室領(lǐng)導(dǎo)的工作涉及范圍廣泛，既包含政治經(jīng)濟(jì)，又具有實(shí)質(zhì)性的業(yè)務(wù)工作；在有政務(wù)處理的同時(shí)還有事務(wù)需要解決。因此，醫(yī)院辦公室管理工作具有極強(qiáng)的綜合性，這就要求醫(yī)院辦公室工作者必須具備良好的綜合能力素質(zhì)和職業(yè)道德素養(yǎng)。②政策性。辦公室要履行協(xié)助各級(jí)層的領(lǐng)導(dǎo)和院長(zhǎng)的重要職責(zé)，并貫徹和落實(shí)黨和國(guó)家的各項(xiàng)政策、方針、路線，因此具有政策性。③服務(wù)性。辦公室主要是為本醫(yī)院各部門領(lǐng)導(dǎo)及院長(zhǎng)服務(wù)，不能離開領(lǐng)導(dǎo)而單獨(dú)存在。此外，醫(yī)院辦公室工作者還要面對(duì)整個(gè)醫(yī)院所有的科室和部門，不僅要為院領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)、有效的服務(wù)，更要為奮斗在臨床一線的員工做好服務(wù)工作。④被動(dòng)性。由于辦公室直接受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，主要是為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，運(yùn)轉(zhuǎn)也是圍繞領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行的，工作內(nèi)容比較被動(dòng)。而醫(yī)院辦公室工作應(yīng)在被動(dòng)的工作中爭(zhēng)取主動(dòng)性。例如，對(duì)例行的公式性、程序性的工作要提前做好準(zhǔn)備。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交代的任務(wù)或其他非程序性工作，要不斷提高預(yù)見(jiàn)性，打有準(zhǔn)備的仗?？傊?，辦公室工作者要時(shí)刻做好準(zhǔn)備來(lái)應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況。

2醫(yī)院辦公室的職能

醫(yī)院辦公室的實(shí)際工作職能與文秘的工作職能較為相似，工作中要做好醫(yī)院各部門之間的協(xié)調(diào)，例如：要做好醫(yī)院人力資源協(xié)調(diào)、醫(yī)院內(nèi)部各部門各科室之間的溝通協(xié)調(diào)、對(duì)醫(yī)院的統(tǒng)籌進(jìn)行協(xié)調(diào)規(guī)劃等。綜合性極強(qiáng)不僅具有行政職能、管理職能還具有服務(wù)職能。醫(yī)院辦公室工作人員要依據(jù)政府頒發(fā)的法令政策與上級(jí)部門的指令制定與本院相關(guān)的規(guī)章制度，同時(shí)要安排各部門員工進(jìn)行全院性的會(huì)議并制作好會(huì)議計(jì)劃及會(huì)議記錄、協(xié)調(diào)醫(yī)院內(nèi)部各部門的工作、負(fù)責(zé)兄弟醫(yī)院與上級(jí)機(jī)關(guān)等外來(lái)的接待工作以及向上級(jí)部門匯報(bào)總結(jié)報(bào)告等工作。

3醫(yī)院辦公室的作用

醫(yī)院管理是指管理者通過(guò)組織、籌劃、分配等環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)，對(duì)醫(yī)院的人力資源進(jìn)行優(yōu)化配置，為確保醫(yī)院的迅速發(fā)展對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的各部門工作進(jìn)行協(xié)調(diào)規(guī)定，力求將醫(yī)院的資源配置達(dá)到最優(yōu)化的利用。隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院的數(shù)量及規(guī)模越來(lái)越大，對(duì)于醫(yī)院的管理難度也相對(duì)變得更加復(fù)雜，醫(yī)院管理工作的難度也相應(yīng)增加。醫(yī)院辦公室作為綜合性的辦公機(jī)構(gòu)，自然在醫(yī)院管理中具有十分重要的作用和地位。主要表現(xiàn)在以下5個(gè)方面。

3.1信息提供作用

隨著時(shí)展，醫(yī)療水平也逐漸提高，醫(yī)院工作的節(jié)奏也明顯加快，對(duì)醫(yī)院辦公室工作的要求也隨之提升。醫(yī)院辦公室應(yīng)及時(shí)掌握與了解醫(yī)院的各類信息，如果有些信息處理得不及時(shí)，處理方式不到位，就有可能影響到整個(gè)醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。醫(yī)院辦公室想要做好信息傳遞工作，就必須明確自己的職能、定位好自己的角色、在工作時(shí)踏實(shí)積極、勇于創(chuàng)新，確保寶貴的信息資源發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值和作用。與此同時(shí)，辦公室要重視信息的收集和反饋，確保上情下達(dá)與下情上達(dá)緊密結(jié)合起來(lái)，以此促進(jìn)上級(jí)主管部門與醫(yī)院之間、醫(yī)院各科室之間、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與職工之間進(jìn)行有效的溝通。

3.2助手作用

由于醫(yī)院辦公室工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的一部分，要承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)工作中需要執(zhí)行的具體任務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，確保領(lǐng)導(dǎo)不陷入繁雜、瑣碎的工作中，而有更多的時(shí)間和精力思考和處理重大的問(wèn)題，所以醫(yī)院辦公室承擔(dān)著助手的作用。辦公室工作要聽從領(lǐng)導(dǎo)的決策和安排，幫其收集并調(diào)查各種相關(guān)的信息資料，提前做好準(zhǔn)備工作，方便領(lǐng)導(dǎo)有效決策，同時(shí)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好管理和實(shí)施等方面的準(zhǔn)備工作。

3.3參謀作用

辦公室工作不僅要執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示并落實(shí)其命令，還要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。比如：在醫(yī)院某一個(gè)項(xiàng)目需要落實(shí)之前，辦公室工作者要廣泛收集其資料，準(zhǔn)備好幾套方案交與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱，最終選取出最合適的方案。同時(shí)醫(yī)院辦公室工作者還應(yīng)深入到基層關(guān)心和了解基層員工的意見(jiàn)和需求，可召集基層員工每月開展一次非正式的交流會(huì)議，會(huì)上大家可以提出自己的意見(jiàn)和建議?？梢詫?duì)于醫(yī)院的某項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行投訴或者表示自己不滿意的原因等，通過(guò)醫(yī)院辦公室將這些建議和意見(jiàn)進(jìn)行歸納總結(jié)，反饋到上級(jí)部門，同時(shí)為其提供相應(yīng)的改進(jìn)意見(jiàn)與方案，讓領(lǐng)導(dǎo)批閱，從而有效協(xié)調(diào)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與基層員工之間的關(guān)系。另外，醫(yī)院辦公室在領(lǐng)導(dǎo)即將做出重大決策時(shí)，對(duì)醫(yī)院內(nèi)外部情況進(jìn)行實(shí)地考察，綜合收集到的各種情況，為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確有效的信息，保證計(jì)劃實(shí)施后要及時(shí)進(jìn)行跟蹤記錄，確保發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整，項(xiàng)目順利進(jìn)行。

3.4橋梁作用

醫(yī)院辦公室工作其實(shí)是依照領(lǐng)導(dǎo)的指示，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)工作，比如該院院長(zhǎng)接到某一上級(jí)部門下達(dá)的要求與任務(wù)，要求院長(zhǎng)將其完成，院長(zhǎng)接收到該任務(wù)時(shí)首先要對(duì)其進(jìn)行規(guī)劃，規(guī)劃具體工作以后將指示下達(dá)到醫(yī)院辦公室，辦公室工作人員按照院長(zhǎng)下達(dá)的指令開展相關(guān)工作，工作具體分工后通知醫(yī)院的相關(guān)人員或者其他部門安排落實(shí)。醫(yī)院辦公室工作的重要作用之一就是將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示具體化，然后對(duì)相關(guān)的工作進(jìn)行具體化的安排。另外，醫(yī)院辦公室還要收集其他部門的建議或意見(jiàn)，包括醫(yī)院其他部門對(duì)于醫(yī)院整體運(yùn)作和管理的意見(jiàn)、對(duì)于醫(yī)院某一項(xiàng)目的意見(jiàn)和意見(jiàn)，也包括患者或者醫(yī)院工作者對(duì)于醫(yī)院的投訴與建議等，醫(yī)院辦公室要把這些意見(jiàn)進(jìn)行收集歸納，反饋給領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。

3.5協(xié)調(diào)作用

醫(yī)院辦公室還有一項(xiàng)重大的職能是協(xié)調(diào)，工作內(nèi)容包括:協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)院基層員工之間的關(guān)系、協(xié)調(diào)醫(yī)患之間的關(guān)系、協(xié)調(diào)醫(yī)院內(nèi)部各部門之間的關(guān)系等，協(xié)調(diào)工作在醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)及發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。在接收到領(lǐng)導(dǎo)的工作指示時(shí)要合理安排，若安排的不合理，易引起執(zhí)行部門或者其他部門的不滿，若不同的部門合作的同一項(xiàng)目出現(xiàn)工作摩擦?xí)r，醫(yī)院辦公室也要積極做好調(diào)解協(xié)調(diào)工作。另外，除了需要協(xié)調(diào)醫(yī)院內(nèi)部之間的關(guān)系，還要協(xié)調(diào)好醫(yī)患之間的關(guān)系。有很多醫(yī)院因?yàn)闆](méi)有正確合理地處理醫(yī)患之間的關(guān)系，受到社會(huì)大眾的譴責(zé)。因此，醫(yī)院辦公室應(yīng)積極主動(dòng)收集患者及家屬的意見(jiàn)與建議，在醫(yī)院多處設(shè)立意見(jiàn)收集箱，患者對(duì)于醫(yī)院的不滿之處或者對(duì)服務(wù)態(tài)度不好的醫(yī)務(wù)工作人員都可以進(jìn)行投訴。醫(yī)院辦公室工作者定時(shí)將意見(jiàn)箱的意見(jiàn)進(jìn)行總結(jié)歸納，期間存在的問(wèn)題盡量改進(jìn)，協(xié)調(diào)好醫(yī)患之間的關(guān)系。

4結(jié)語(yǔ)

辦公室管理范文第3篇

第一條：適用范圍

本制度適用于公司全體員工并嚴(yán)格遵守

第二條：職責(zé)部門

行政部負(fù)責(zé)全面管理和監(jiān)督公司水、電、暖以及耗材的使用和維護(hù)。

第三條：水電使用規(guī)定

1.員工均有義務(wù)留意辦公設(shè)備的用電狀況，不使用時(shí)將設(shè)備關(guān)閉，以避免長(zhǎng)時(shí)間待機(jī)造成的電力損耗。

2.員工應(yīng)關(guān)注辦公電腦的用電狀況，待機(jī)時(shí)應(yīng)關(guān)閉顯示器，長(zhǎng)時(shí)間不使用時(shí)(如因故外出)應(yīng)將電腦關(guān)閉。下班時(shí)應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電腦，不能使電腦開著過(guò)夜。

3.員工離開或下班時(shí)應(yīng)做到隨手關(guān)燈，人走燈滅。特別是最后離開公司的員工應(yīng)仔細(xì)巡查，關(guān)閉辦公場(chǎng)所、走廊和衛(wèi)生間電燈。白天室內(nèi)光線夠用時(shí)，盡可能不開燈而使用天然采光。

4.在沒(méi)有會(huì)議舉行的時(shí)候，會(huì)議室內(nèi)的照明、空調(diào)和其他用電設(shè)施都應(yīng)關(guān)閉，會(huì)議結(jié)束時(shí)應(yīng)及時(shí)將各種用電設(shè)備關(guān)閉。

5.公司接待室在無(wú)人使用的情況下，其室內(nèi)的照明、空調(diào)等應(yīng)關(guān)閉。

6.節(jié)約用水，反對(duì)浪費(fèi)，用水后應(yīng)及時(shí)將水龍頭關(guān)閉。

第四條：復(fù)印機(jī)使用規(guī)定

1.復(fù)印時(shí)須本著節(jié)約原則，非重要文件應(yīng)考慮使用二手紙復(fù)印或雙面復(fù)印。

2.復(fù)印完畢務(wù)必按“OFF”鍵，使復(fù)印機(jī)進(jìn)入待機(jī)狀態(tài)。

3.除個(gè)人證件、畢業(yè)證、身份證、學(xué)歷證等個(gè)人資料需要復(fù)印外，禁止復(fù)印其他私人資料。嚴(yán)禁因私大量復(fù)印文件、小說(shuō)、書籍等非工作性文件。

第五條：空調(diào)使用規(guī)定

1.空調(diào)作為辦公設(shè)施，僅于辦公期間使用，不允許在非辦公時(shí)間使用空調(diào)，辦公人員離開或房間無(wú)人的情況下應(yīng)關(guān)閉空調(diào)，嚴(yán)禁室內(nèi)無(wú)人空調(diào)機(jī)照常開機(jī)。新晨

2.下班后，各空調(diào)區(qū)域最后一個(gè)離開的員工，應(yīng)自覺(jué)關(guān)閉各自辦公區(qū)域的空調(diào)，以杜絕浪費(fèi)。

3.使用空調(diào)，應(yīng)注意節(jié)約，夏天在28℃以上方可開啟空調(diào)制冷，制冷溫度設(shè)置不應(yīng)低于25℃;冬天在12℃以下方可開啟空調(diào)制熱，制熱溫度設(shè)置不應(yīng)高于30℃。

4.使用空調(diào)期間，要將辦公室的門窗關(guān)閉，以確保空調(diào)的使用效果。

5.落實(shí)空調(diào)使用管理責(zé)任制。單間辦公室以及會(huì)議室的空調(diào)以誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)為原則，公共辦公區(qū)域則由行政部負(fù)責(zé)管理。

6.不得隨意打開空調(diào)機(jī)殼或拆卸機(jī)件，要注意對(duì)空調(diào)的合理使用和維護(hù)，有異常應(yīng)速報(bào)知行政部，由行政部聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行修理。

第六條：衛(wèi)生清潔管理規(guī)定

1.公司員工都有維護(hù)衛(wèi)生環(huán)境的權(quán)利和義務(wù)。

辦公室管理范文第4篇

關(guān)鍵詞：高校 辦公室管理 研究綜述

中圖分類號(hào)：C931 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

高校具有人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)的三大職能，一直承擔(dān)著服務(wù)國(guó)家、造福社會(huì)的重大任務(wù)。改革開放30多年來(lái)，高校引領(lǐng)科技創(chuàng)新，為社會(huì)培養(yǎng)了大量人才，為社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)做出了突出貢獻(xiàn)。高校辦公室是學(xué)校的綜合協(xié)調(diào)部門，負(fù)責(zé)辦理學(xué)校黨委和行政的日常工作。其主要職能是：圍繞學(xué)校整體部署和中心工作，積極發(fā)揮學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手、學(xué)校的信息樞紐、部門的綜合協(xié)調(diào)、決策的督促檢查等作用，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)部門，服務(wù)師生，做好管理和服務(wù)的各項(xiàng)工作。高校辦公室的管理水平直接影響到學(xué)校各項(xiàng)工作的開展、學(xué)校各項(xiàng)作用的發(fā)揮以及高校的辦學(xué)水平等等。因此高校不但要注重教學(xué)科研，還需要提升管理水平，尤其是高校辦公室的管理水平。對(duì)高校辦公室職能管理進(jìn)行研究，提高高校辦公室的管理水平，對(duì)進(jìn)一步加強(qiáng)高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)的職能有重大意義。

一、高校辦公室概念界定

高校辦公室是指高等教育的院校辦公室，包括黨委辦公室和校（院）長(zhǎng)辦公室。本文的高校辦公室僅指的是高校黨委辦公室和校（院）長(zhǎng)辦公室，不含高校中的二級(jí)單位各院（系）辦公室。

當(dāng)前，在高校教育事業(yè)不斷改革與發(fā)展的過(guò)程中，高校辦公室作為高校里重要的一個(gè)管理機(jī)構(gòu)，也面臨著許多新的挑戰(zhàn)，尤其是對(duì)辦公室管理人員的素質(zhì)要求極高。

二、研究綜述

隨著我國(guó)高校的改革發(fā)展，對(duì)高校管理的研究越來(lái)越多，尤其是管理學(xué)在國(guó)內(nèi)的迅速發(fā)展，帶動(dòng)了對(duì)高校辦公室管理的研究。在中國(guó)知網(wǎng)CNKI和萬(wàn)方數(shù)據(jù)庫(kù)檢索關(guān)于“高校辦公室管理”進(jìn)行檢索，2000至今共有150多篇相關(guān)文章，其中碩士論文6篇，羅敬黨的《高校校（院）長(zhǎng)辦公室管理研究》（鄭州大學(xué)，2003），利用組織職能與目標(biāo)優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)對(duì)校（院）長(zhǎng)辦公室進(jìn)行研究。提出理順體制、轉(zhuǎn)變職能、明確目標(biāo)；提高辦公室人員素質(zhì)與技能；提高服務(wù)質(zhì)量和績(jī)效；做好評(píng)估，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理等四層面進(jìn)行改進(jìn)高校辦公室管理等。陳洪林的《目標(biāo)管理在高校辦公室中的運(yùn)用研究》（西南大學(xué)，2008），運(yùn)用目標(biāo)管理對(duì)高校辦公室進(jìn)行整體研究。具體從高校辦公室目標(biāo)管理的準(zhǔn)備、設(shè)定、實(shí)施、考評(píng)、反饋等5個(gè)方面提出辦公室管理操作策略。侯燕的《我國(guó)高校辦公室管理問(wèn)題及對(duì)策研究》（曲阜師范大學(xué)，2010），對(duì)辦公室管理進(jìn)行了宏觀和微觀層面的研究。分別從辦公室的基本任務(wù)、辦公室機(jī)制建設(shè)、辦公室去行政體制建設(shè)等方面進(jìn)行論述。戴亞軍的《高校辦公室管理存在問(wèn)題及對(duì)策研究》（鄭州大學(xué)，2011），運(yùn)用科學(xué)管理理論對(duì)高校層面、辦公室層面及辦公室工作人員層面進(jìn)行分析研究。陳華的《知識(shí)管理視角下的我國(guó)高等院校辦公室管理研究》（南昌大學(xué)，2011），強(qiáng)調(diào)在知識(shí)管理視角下對(duì)高校辦公室管理進(jìn)行研究，從更新觀念、創(chuàng)新體制、提高人員素質(zhì)、引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)、構(gòu)建學(xué)習(xí)型辦公室、再造辦公室業(yè)務(wù)流程、重構(gòu)辦公室組織機(jī)構(gòu)等七個(gè)層面對(duì)高校辦公室進(jìn)行管理。馬小渭的《高校辦公室管理中的問(wèn)題及對(duì)策研究》（山東師范大學(xué)，2014），著重利用學(xué)習(xí)型組織和組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)理論對(duì)高校辦公室管理進(jìn)行研究，并從完善制度、完善職能、信息化建設(shè)、建立學(xué)習(xí)型高校辦公室等方面對(duì)高校辦公室管理提出對(duì)策。

很多學(xué)者對(duì)辦公室管理做了大量的研究，發(fā)表了許多期刊論文，下面試對(duì)其研究成果進(jìn)行梳理。

（一）關(guān)于高校辦公室管理機(jī)制的研究

傅學(xué)麗（2007）闡述了高校辦公室管理科學(xué)化指標(biāo)體系的重要性及重要內(nèi)容，利用現(xiàn)代管理理論促進(jìn)高校辦公室管理科學(xué)化。鄭薇薇（2007）認(rèn)為新形勢(shì)下要進(jìn)行辦公室管理創(chuàng)新，首先是進(jìn)行管理理論創(chuàng)新；其次是管理方式規(guī)范化、制度化和程序性，管理過(guò)程的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。郭志軍（2009）以更新管理理念為先導(dǎo)，是新形勢(shì)下改善高校現(xiàn)代管理的一個(gè)重要突破口。適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，變革管理理念。講究辦公室管理的績(jī)效，促進(jìn)高校辦公室管理走向科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、人文化。楊春惠（2011）認(rèn)為高校辦公室接待工作要樹立以人為本的接待工作新理念，推進(jìn)接待工作的可持續(xù)發(fā)展，建立統(tǒng)籌兼顧的接待工作新機(jī)制。王雙（2013）從目標(biāo)管理的角度探討高校辦公室管理，認(rèn)為目標(biāo)管理在高校辦公室管理中具有一定的可行性與必要性，它代表了高校辦公室管理中一場(chǎng)管理理念與管理方式的變革。吳志發(fā)（2014）認(rèn)為高校辦公室知識(shí)管理技能提高創(chuàng)新能力和反應(yīng)能力，增加人員技術(shù)素質(zhì)，符合新時(shí)代信息管理的理念，應(yīng)建立基于網(wǎng)絡(luò)的知識(shí)管理平臺(tái)，加強(qiáng)辦公室知識(shí)管理，提高高校辦公室的效率。

（二）關(guān)于高校辦公室人員及人員機(jī)構(gòu)的研究

黃力昕（2006）從組織協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)新能力、公關(guān)能力、運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)能力等不同方面進(jìn)行了探討。王旭民（2007）針對(duì)高校辦公室主任進(jìn)行探討，認(rèn)為高校辦公室主任必須找準(zhǔn)自己的位置，具備過(guò)硬的思想道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力素質(zhì)。張敏（2011）提出高校辦公室秘書需要定位好自己的服務(wù)者、督辦者、參謀者角色，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)和實(shí)踐，提高自身素質(zhì)，從而更好地?fù)?dān)負(fù)起高校辦公室秘書的重任。王俊紅（2012）指出高校辦公室文秘人員要努力提高政治素質(zhì)、道德素質(zhì)和能力素質(zhì)，同時(shí)要不斷地學(xué)習(xí)各種理論知識(shí)，要在干中學(xué)、學(xué)中干，還要把長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃和短期目標(biāo)相結(jié)合，全面提升自己的素養(yǎng)，提升高校辦公室工作水平。徐媛媛（2013）強(qiáng)調(diào)提高人員素質(zhì)，認(rèn)為高校辦公室工作人員的素質(zhì)直接影響到學(xué)校整體管理水平。在新形勢(shì)下要不斷提升人員工作水平，從而保證辦公室管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）關(guān)于高校辦公室管理職能的研究

張占武（2014）認(rèn)為強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，把辦公室工作分解為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的輔政職能、服務(wù)部門的管理協(xié)調(diào)職能、服務(wù)教學(xué)等三個(gè)方面進(jìn)行論述，從而提高辦公室管理職能。夏健生（2012）認(rèn)為高校需要從創(chuàng)造良性競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、良好的工作條件、解決生活中的實(shí)際困難、積極落實(shí)責(zé)任制、推進(jìn)績(jī)效考核等五個(gè)方面強(qiáng)化辦公室的管理職能。楊新軍（2013）強(qiáng)調(diào)通過(guò)高校辦公室人員隊(duì)伍的建設(shè)、人員政治思想和覺(jué)悟、服務(wù)意識(shí)、工作方式創(chuàng)新來(lái)充分發(fā)揮辦公室職能。楊明（2014）認(rèn)為從樹立正確的管理觀念、增強(qiáng)工作的積極性、提高辦公室人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與專業(yè)水平、健全管理制度、明確工作方向等方面來(lái)保障高校辦公室工作的正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

國(guó)內(nèi)針對(duì)高校辦公室管理的研究很多，學(xué)者們從不同角度提出了很好的建議，但是主要基于某一個(gè)理論，或者研究對(duì)象局限于某一所高校，或者針對(duì)辦公室某一方面的工作。存在研究不夠系統(tǒng)、對(duì)實(shí)際工作指導(dǎo)性不強(qiáng)等問(wèn)題。 一是高校辦公室管理研究尚需進(jìn)一步豐富研究理論。現(xiàn)有高校辦公室管理研究欠缺運(yùn)用管理理論進(jìn)行的研究。目前，羅敬黨、陳洪林、王雙運(yùn)用目標(biāo)管理管理理論，戴亞軍、傅學(xué)麗運(yùn)用科學(xué)管理理論，馬小渭運(yùn)用學(xué)習(xí)型組織和組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)理論對(duì)高校辦公室管理進(jìn)行研究。缺少運(yùn)用流程再造、組織設(shè)計(jì)與變革、激勵(lì)理論等管理前沿的指導(dǎo)理論進(jìn)行系統(tǒng)的研究。二是高校辦公室管理研究尚需深入系統(tǒng)的研究。從研究深度來(lái)看，高校辦公室管理研究居于某一個(gè)方面的工作或者人員進(jìn)行研究的居多，未能系統(tǒng)、全面、深入地對(duì)整個(gè)高校辦公室管理進(jìn)行研究。研究范圍狹小，針對(duì)本單位研究居多，尚缺乏對(duì)某個(gè)區(qū)域或者多所高校辦公室進(jìn)行的研究，導(dǎo)致研究結(jié)果可借鑒性不強(qiáng)、實(shí)用性不高，所以有待對(duì)高校辦公室進(jìn)行系統(tǒng)整體的研究。

總而言之，高校辦公室是管理部門的中樞，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是溝通黨政的橋梁、聯(lián)系群眾的紐帶，是學(xué)校各項(xiàng)管理工作的指揮、執(zhí)行系統(tǒng)。高校辦公室管理水平直接影響到整個(gè)學(xué)校工作運(yùn)轉(zhuǎn)的效率與辦學(xué)水平，關(guān)系到高校改革與發(fā)展的成敗。應(yīng)結(jié)合高校實(shí)際情況，運(yùn)用新現(xiàn)代管理思想和先進(jìn)管理理論，全面、系統(tǒng)地提出加強(qiáng)辦公室管理的對(duì)策，完善高校辦公室各項(xiàng)機(jī)制和管理，提高管理效能，促進(jìn)高校又好又快發(fā)展。

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辦公室管理范文第5篇

【關(guān)鍵司】辦公室；文件；管理；歸檔；研究

中圖分類號(hào)：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1006-0278（2015）06-010-02

一、文件管理工作的內(nèi)容

通常來(lái)說(shuō)，對(duì)于辦公室文件的歸檔是指各個(gè)部門的辦公室的工作人員對(duì)于本機(jī)關(guān)的有保存價(jià)值的文件，進(jìn)行整理以及歸檔處理。所以說(shuō)，能夠正確的理解并且把握新時(shí)代的文件歸檔工作，對(duì)于建立比較完善的文件歸檔管理工作的管理機(jī)制具有非常重要的作用。

（一）制定文件管理制度

進(jìn)行文件管理工作，通常會(huì)有這兩點(diǎn)，即文件管理人員以及辦公室的領(lǐng)導(dǎo)。文件管理人員主要負(fù)責(zé)進(jìn)行文件材料的分類整理，使得文件井井有條。而辦公室的領(lǐng)導(dǎo)是能夠從大局上對(duì)部門的文件進(jìn)行處理，比如說(shuō)對(duì)于管理的制度等方而。

（二）運(yùn)行文件的管理

文件運(yùn)行是使得文件材料能夠發(fā)揮其作用的重要的途徑。進(jìn)行文件運(yùn)行有很多種形式方法，并且這些形式還是具有一定的階段性的。所以說(shuō)，對(duì)于不同階段的文件材料使用不同的管理，這樣可以使得文件歸檔工作更加的完美，并且對(duì)于文件的價(jià)值的實(shí)現(xiàn)有極其重要的作用。

（三）暫存文件的管理

文件運(yùn)行不是一直進(jìn)行下去的，而是有一定的時(shí)限性的，當(dāng)文件實(shí)現(xiàn)了自身的作用后，就基本上進(jìn)入了一種暫存的狀態(tài)。暫存階段的文件是已經(jīng)實(shí)現(xiàn)自身的作用或者運(yùn)行告一段落的文件，但這并不是說(shuō)不會(huì)再使用它了，有的正好是相反的，有的文件反而有更高的使用頻率。為了使得暫存的文件能夠非常方便的被查找使用，所以一定要對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)放置。

（四）銷毀文件的管理

當(dāng)文件材料進(jìn)行辦結(jié)之后，要對(duì)其進(jìn)行分類。根據(jù)文件以后的價(jià)值，分為有保存價(jià)值的和沒(méi)有保存價(jià)值的這兩種。對(duì)于這兩種類型的文件，有保存價(jià)值的繼續(xù)保存，但是沒(méi)有價(jià)值的就不用繼續(xù)保存了，而是應(yīng)該被銷毀。

二、文件的日常管理辦法

想要使得文件平時(shí)的查找還有使用非常方便，就一定要做科學(xué)、規(guī)范的對(duì)文件進(jìn)行管理。

（一）跟蹤管理法

為了在工作的時(shí)候，能夠方便快捷的找到文件，要做到能夠熟練清楚的知道所有文件的動(dòng)向。所以說(shuō)一定要對(duì)文件進(jìn)行登記。在進(jìn)行登記的時(shí)候，可以使得專門的賬簿，也可以采用實(shí)記實(shí)銷的辦法。這種方法是對(duì)文件在使用的過(guò)程所有的落腳點(diǎn)的及時(shí)記錄。這樣可以為工作人員帶來(lái)很大的便利，能夠更加準(zhǔn)確的找到需要的文件。

文件跟蹤單是使用的卡片的形式，并且把同一類型的文件還有跟蹤單放在一起，當(dāng)文件被銷毀的時(shí)候，跟蹤單也同時(shí)被銷毀。

（二）定位管理法

把已經(jīng)被查閱的文件在被送回之后要根據(jù)以前已經(jīng)定好的位置放置起來(lái)，這就是定位管理。通常采用的辦法有：根據(jù)文件的大小制定合適厚度的盛放文件的盒子，并且在盒子上而進(jìn)行分類標(biāo)記上名稱，對(duì)于柜子中文件的使用期進(jìn)行分類，比如說(shuō)上半年和下半年等，然后再把柜子進(jìn)行分層，之后按照文件盒子上的名稱排次序，把相應(yīng)的文件盒放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩?/p>

（三）卡片管理法

為了能夠更加方便的進(jìn)行查找，對(duì)于文件的管理可以使用編制卡片的方法。即文件卡片，通過(guò)卡片的方式把文件的內(nèi)容與成分進(jìn)行展示。這也是目前的一種非常常見(jiàn)的文件查找的方法。

（四）制度管理法

建立健全文件的管理制度，比如說(shuō)進(jìn)行借閱，傳遞還有歸檔等方而的制度要不斷的完善，這樣能夠使得文件丟失等問(wèn)題避免出現(xiàn)。通常對(duì)于文件的管理制度有這些內(nèi)容：

1.建立文件借閱簿。通過(guò)對(duì)于已經(jīng)借出的文件文件進(jìn)行分類，然后準(zhǔn)確的在借閱簿上進(jìn)行登記，這樣能夠準(zhǔn)確的及時(shí)的知曉文件的去向。

2.借閱文件要注意以下幾點(diǎn)：

（1）仔細(xì)。所有人在借閱文件或者是資料的時(shí)候，統(tǒng)一在借閱簿上進(jìn)行記錄，辦理簽字手續(xù)。

（2）嚴(yán)謹(jǐn)。對(duì)于借閱的期限要進(jìn)行控制，還有就是“密級(jí)”文件不是任何人都能夠借閱的，可以向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行請(qǐng)示，領(lǐng)導(dǎo)同意才能夠借出，并且在進(jìn)行手續(xù)辦理的時(shí)候，一些必要的注意事項(xiàng)一定要注意說(shuō)清楚。

（3）清查。對(duì)于保存的文件一定要及時(shí)的進(jìn)行整理，可以每周或者每月進(jìn)行清查核對(duì)，如果出現(xiàn)問(wèn)題就要要立刻上報(bào)，使得問(wèn)題被及時(shí)的解決。

三、文件的存放

進(jìn)行文件存放，就是對(duì)不同的文件的保存還有放置。進(jìn)行文件的存放時(shí)，放置的房間應(yīng)該選擇一些合適的設(shè)備，這些設(shè)備要堅(jiān)固，適合文件的存放。地點(diǎn)的挑選上，通常是單獨(dú)選擇一室，門窗都要安全，所以說(shuō)最好要安裝上防護(hù)欄桿，房門最好有鐵皮。放置文件的工具有文件夾還有檔案盒?，F(xiàn)在很多的辦公室都不約而同的安置了鐵皮柜等進(jìn)行文件的安放，千萬(wàn)不能夠散放，一定要用合適的裝具，并且還有最重要的一點(diǎn)就是，在文件都存放好了之后，一定要做好標(biāo)記，不然非常不易查找。

四、文件管理工作流程

（1）將欲立卷文件材料全部擺開

進(jìn)行文件材料立卷是文件歸檔處理的第一步，簡(jiǎn)單說(shuō)就是把部門去年的文件材料等需要保存立卷的部分，擺放在在一個(gè)大的工作案上。有一點(diǎn)要十分的注意，那就是一定要全而，不能夠出現(xiàn)遺漏文件的情況，不然整理出來(lái)的檔案是不齊全的，在事后還需要再次的補(bǔ)充，會(huì)非常的麻煩。當(dāng)擺放好了之后，需要對(duì)這些文件材料進(jìn)行核對(duì)，即與去年的立卷哦類目等相互比較，看是否一致，有沒(méi)有缺少的部分，如果有就要及時(shí)的找出來(lái)，補(bǔ)充完整。

（2）調(diào)整文件材料類別

在對(duì)文件進(jìn)行了立卷分類之后，還要進(jìn)一步的處理，畢竟一年的文件內(nèi)容不可能在進(jìn)行了一年的運(yùn)轉(zhuǎn)之后還是與年初進(jìn)行預(yù)測(cè)的完全相同，所以說(shuō)，在對(duì)文件進(jìn)行一次調(diào)整是非常有用的。

（3）對(duì)應(yīng)立卷文件材料進(jìn)行組卷

這一環(huán)節(jié)可以說(shuō)是非常關(guān)鍵，同時(shí)這個(gè)環(huán)節(jié)也是非常的復(fù)雜。因?yàn)樵谶M(jìn)行這個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)候，不僅需要對(duì)文件材料的不相同的地方進(jìn)行考慮，還要注意到文件本身的原有價(jià)值。所以說(shuō)在進(jìn)行組卷工作的時(shí)候，一定要非常的認(rèn)真仔細(xì)，組卷的結(jié)果怎么樣，會(huì)直接關(guān)系到案卷的質(zhì)量的。

（4）修補(bǔ)文件材料和拆除金屬物

在進(jìn)行裝訂的時(shí)候，如果裝訂線的外而還有字跡的話，要進(jìn)行一下處理，比如說(shuō)進(jìn)行加邊或者修補(bǔ)等等，總之，不能夠放任不管；還有就是有一些表格，因?yàn)楸容^大，所以要合理的進(jìn)行折疊，使得文件整齊，從而延長(zhǎng)它的使用時(shí)間。還有就是文件上原有的訂書釘?shù)冉饘俚臇|西要清理干凈，因?yàn)闀r(shí)間過(guò)長(zhǎng)的話會(huì)對(duì)文件進(jìn)行腐蝕，使得文件的壽命縮短。還有一種就是不整潔，非常皺的文件，應(yīng)該展開并且弄平整，然后在放置。