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財務(wù)檔案室要求范文第1篇

一、組織領(lǐng)導(dǎo)

成立以章麗琴副局長為組長，縣局各科（室）負(fù)責(zé)人參加的創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，兼辦公室主任、任辦公室副主任，各科（室）兼職檔案管理員為成員。

二、工作目標(biāo)

2011年12月份完成數(shù)字化檔案室創(chuàng)建工作并通過上級部門驗(yàn)收。

三、工作安排

（一）6月份初完成相應(yīng)軟硬件設(shè)施配置。借鑒市局經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，完成安裝泰宇工商行政管理檔案管理軟件，該軟件要符合工商OA系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)軟件的對接和數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。此項(xiàng)工作由網(wǎng)監(jiān)辦配合辦公室提供信息技術(shù)保障。

（二）6月份中旬前完成數(shù)字化檔案管理制度的擬制和完善。內(nèi)容包括：電子文件歸檔制度、檔案安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度、電子檔案鑒定銷毀制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)和信息設(shè)備維護(hù)制度等。

（三）8月底前完成建立多媒體數(shù)據(jù)庫。將照片檔案數(shù)字化，新建聲頻、視頻檔案，此項(xiàng)工作由網(wǎng)監(jiān)辦配合辦公室提供操作指導(dǎo)。

（四）9月底前完成第一期紙質(zhì)檔案掃描約200萬頁。紙質(zhì)檔案掃描工作分為兩期，共400萬頁，第一期200萬頁明細(xì)如下：

（五）12月底前完成第二期紙質(zhì)檔案掃描約200萬頁。內(nèi)容包括新增的和存量的企業(yè)檔案，其他業(yè)務(wù)檔案包括行政處罰決定書、市場登記檔案、廣告經(jīng)營單位檔案、會計年報表、工資發(fā)放單、基建前期審批、后期資料及權(quán)證等。

四、工作要求

（一）高度重視，相互配合。數(shù)字化檔案室的創(chuàng)建工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，各部門負(fù)責(zé)人要高度重視，密切配合。要嚴(yán)格按照相關(guān)制度，及時向局綜合檔案室移交相關(guān)檔案資料，特別是活動的相關(guān)數(shù)碼照片、聲頻、視頻資料要及時移交，以確保檔案信息完整齊全、安全有效。

財務(wù)檔案室要求范文第2篇

一、對檔案集中統(tǒng)一管理，符合檔案形成規(guī)律

一個單位的檔案，就是單位在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成以科技檔案為主體，包括前期工程、計劃統(tǒng)計、往來文書、財務(wù)管理、勞動工資和黨、政、工、團(tuán)等方面檔案，過去人們研究高速公路管理單位檔案，往往是把它理解為技術(shù)檔案、文書檔案和財會檔案等幾個部分，而最被重視的是技術(shù)檔案，其它在運(yùn)營管理中形成的檔案往往被忽視。所以習(xí)慣上各類檔案分散保管。比如，前期工程的文件由計劃部門管理，設(shè)備檔案由設(shè)備科保存，財務(wù)檔案在財務(wù)科管理，沒有將全部單位檔案按整體來管理，而是按檔案自然來源由形成部門管理。從實(shí)踐上講，高速公路建設(shè)和管理不論是前期工程，工程施工還是進(jìn)行新技術(shù)改造，從項(xiàng)目提出、計劃跑辦到施工的具體實(shí)施都是圍繞整個單位的生產(chǎn)、運(yùn)營而進(jìn)行的，單位生產(chǎn)建設(shè)運(yùn)營活動的發(fā)展不是某一方面因素作用的結(jié)果，而是在一定條件下受單位多種因素制約和影響的。因此，檔案信息是多方面的、多層次的，又是互相聯(lián)系、呈現(xiàn)出整體特征。就是說，整個單位的各項(xiàng)活動都是為生產(chǎn)服務(wù)，形成的檔案也必然應(yīng)該是一個不可分割的整體，它反映了一個單位生產(chǎn)的過程。這是單位檔案的自然形成規(guī)律，如果硬性把他們分成幾塊分別進(jìn)行管理，就違背了單位檔案形成規(guī)律，這種管理是不科學(xué)、不實(shí)際的。它沒有反映出整個單位真實(shí)面貌，不是健全的單位檔案工作。

二、綜合檔案室建設(shè)需要解決的問題

綜合檔案室，是國家各機(jī)關(guān)、事業(yè)單位統(tǒng)一保管和管理本單位各種門類檔案的獨(dú)立實(shí)體。建立綜合檔案室，就是將一個單位里的文書、會計、科技及其它門類、載體檔案集中起來統(tǒng)一保管和管理，并提供利用，為單位服務(wù)。

建立綜合檔案室，為單位檔案工作奠定了基礎(chǔ)，而更好地發(fā)揮檔案室的作用，使庫內(nèi)檔案為單位發(fā)展服務(wù)，才是檔案工作的根本?？墒墙鼛啄陙?，一些單位領(lǐng)導(dǎo)只顧抓經(jīng)濟(jì)效益，檔案意識淡薄，單位檔案工作長期得不到應(yīng)有的重視，多數(shù)單位完整的檔案管理體系如同虛設(shè)，只有檔案人員獨(dú)立支撐著單位的檔案工作，一些單位檔案人員調(diào)動頻繁，人員素質(zhì)差，檔案工作不能發(fā)揮作用，更談不上為單位生產(chǎn)提供服務(wù)。有的單位檔案管理混亂，庫房保管條件不符合八防要求，檔案收集工作困難等等。這些問題如不采取必要措施，勢必影響綜合檔案室建設(shè)。

1、加大檔案工作的宣傳力度

單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，是檔案工作好壞的關(guān)鍵。檔案部門要采取多種形式和利用現(xiàn)代化設(shè)備對檔案工作進(jìn)行大力宣傳。推廣、介紹一些作用發(fā)揮好的單位經(jīng)驗(yàn)，利用一切可能的機(jī)會多說多講，宣傳檔案法規(guī)、宣傳檔案的特點(diǎn)及社會效益，提高單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，使其自覺關(guān)心和支持檔案工作。

2、檔案部門要加強(qiáng)宏觀管理力度

檔案部門與單位主管機(jī)關(guān)聯(lián)合監(jiān)督、管理檔案工作是單位檔案工作取得的成功經(jīng)驗(yàn)。檔案部門可以配合單位主管部門定期布置、檢查檔案工作；把單位檔案工作納入單位領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任制，與獎懲掛鉤，也可以采取現(xiàn)場會，組織單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員到較好的單位學(xué)習(xí)觀摩，以借外力推動較差單位的檔案工作。這些方法效果明顯，可大力推廣。

3、開發(fā)檔案信息資源，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。

單位綜合檔案室是單位的信息中心，以前被動式的服務(wù)方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的需要，檔案人員要轉(zhuǎn)變觀念，變被動型為主動型、開放型服務(wù)。主動參與單位生產(chǎn)經(jīng)營活動，掌握單位各項(xiàng)工作需求，主動把檔案信息送上門，把死檔案變成活信息，為單位的生產(chǎn)、經(jīng)營、新產(chǎn)品開發(fā)獻(xiàn)計獻(xiàn)策，發(fā)揮檔案應(yīng)有的效益。只有這樣檔案工作才能引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，被社會認(rèn)可，提高檔案工作的地位。

4、提高檔案人員的自身素質(zhì)。

檔案工作做不出成績，起不到單位的助手作用，領(lǐng)導(dǎo)怎能支持、關(guān)心檔案工作。這將造成一種惡性循環(huán)，使檔案工作處于更加被動局面，因此，必須提高檔案人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)檔案工作的需要。

檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，加之檔案內(nèi)容的變化、知識的更新，更需要檔案人員一是要全面掌握檔案業(yè)務(wù)技能；二是要有默默無聞的奉獻(xiàn)精神。只有檔案人員的自身素質(zhì)提高了，檔案工作的發(fā)展才有保證。

財務(wù)檔案室要求范文第3篇

學(xué)校檔案管理工作是全縣檔案管理工作的重要組成部分，也是學(xué)校持續(xù)性地開展工作，工作不斷上水平上臺階的一項(xiàng)重要工作。我校領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視，成立了以學(xué)校校長為組長，各分管副校長和工作人員共同參與管理的專門的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。檔案工作通過辦公室牽頭，進(jìn)行管理和運(yùn)作，分管年級、團(tuán)隊、教務(wù)、財務(wù)、政教、后勤等工作的教師具體地參與檔案工作。對檔案工作實(shí)行綜合管理，檔案集中在學(xué)校綜合檔案室。年級、教務(wù)、財務(wù)、后勤、政教、團(tuán)隊的檔案定時移交到學(xué)校檔案室進(jìn)行統(tǒng)管統(tǒng)用。

我校定期對檔案管理工作的責(zé)任人和分管工作的負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)《檔案管理辦法》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《現(xiàn)代化管理制度》等，促使大家對檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，明確形成共識，形成合力。

為保障工作的扎實(shí)開展，學(xué)校認(rèn)真貫徹落實(shí)執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)，定期組織我校的領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員學(xué)習(xí)《檔案法》和《河南省檔案條例》及國家有關(guān)檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。參加縣檔案局的檔案管理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)。我校制定了《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作人員崗位責(zé)任制》等制度，并將制度上掛到墻，便于直觀地掌握和領(lǐng)會，并嚴(yán)格落實(shí)。編定了保管期限表，保障了檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、借閱、利用和保密等環(huán)節(jié)的連接，確保萬無一失。

二、配齊設(shè)備，做好充分的物質(zhì)保障

學(xué)校設(shè)立專門的檔案室，配齊專門的檔案柜，并將閱覽室與檔案室相分離，注重了防火、防盜、防高溫、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等措施的落實(shí)。

三、努力提高基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，走內(nèi)涵式發(fā)展的道路

我校對所使用的文件材料及時歸檔，歸檔率達(dá)到100%。書寫材料和紙張都嚴(yán)格按照規(guī)定去使用。在交接時應(yīng)有完備交接手續(xù)。經(jīng)手雙方都要有明確的責(zé)任。我校檔案文件完整，并嚴(yán)格按要求進(jìn)行分類。組卷規(guī)范、合理，符合標(biāo)準(zhǔn)要求，文件編排有序，卷內(nèi)文件排列有序，并按照要求進(jìn)行了編號，卷內(nèi)文件目錄、備考表填寫規(guī)范清晰，卷內(nèi)文件整齊，無金屬裝訂物。編目規(guī)范，排架合理，案卷封面填寫規(guī)范、清晰，案卷標(biāo)題簡明、準(zhǔn)確，案卷排列有序。對所有檔案進(jìn)行安全管理，杜絕出現(xiàn)霉變、褪色、污損、蟲蛀現(xiàn)象。

四、注重檔案的實(shí)效性和應(yīng)用價值

我校檔案管理工作滿足利用者的需要。建立了總目錄、分類目錄，和檢錄的方法程序。搜尋查找極其方便。檔案管理工作人員熟悉所管理范圍檔案及相關(guān)的業(yè)務(wù)，能夠迅速準(zhǔn)確地查找到所需要的文件。并能及時根據(jù)檔案利用的需求，主動提供檔案信息服務(wù)，采取多種措施，保障不耽誤工作。我校檔案注重實(shí)效性，對所需求的信息進(jìn)行搜集后都集中入檔，都是取人之長，補(bǔ)己之短。檔案管理工作，隨著手段的現(xiàn)代化，不斷提高其利用的價值，在工作實(shí)踐中，積累了檔案，也能從檔案中發(fā)掘力量和財富。

五、取得成績

多年來，我校檔案工作在市、縣檔案局的指導(dǎo)幫助下，取得了一定的成績。連續(xù)多年被縣檔案局評為“檔案管理先進(jìn)單位”。

六、存在的不足

財務(wù)檔案室要求范文第4篇

1.現(xiàn)狀

1.1收集難

部門歸檔不夠及時、主動和完整。據(jù)調(diào)查，農(nóng)場中能夠主動歸檔且按時按質(zhì)按量的部門僅為少數(shù)；大多數(shù)部門都是你催他才交，你要什么他才給你什么，不少部門都要三請四催，個別部門還一拖再拖，甚至不了了之。如此一來，常常影響檔案室正常的組卷、編號的整理工作，甚至拖延整個檔案室工作計劃的完成。

1.2整理繁雜

許多文件材料的形成和部門立卷不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，有些部門甚至不組卷。具體表現(xiàn)為：載體不夠標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，紙張規(guī)格大小不一，書寫不規(guī)范，字跡耐久性差，圖紙疊放不符合要求，組卷混亂或不組卷等。這樣，檔案室的工作人員必須花大量時間和精力于繁瑣的收集、整理等環(huán)節(jié)中，甚至完全兼任了某些部門的立卷工作。日復(fù)一日，年復(fù)一年，除了整理還是整理，整個檔案室就是一個整理、加工的車間，忙忙碌碌、零零碎碎，檔案室工作的重心和開發(fā)利用檔案的職能也就在這忙碌和瑣碎中逐漸地偏離、淡化了。

2.原因

究其原因主要在于檔案室開展工作時，其監(jiān)督、指導(dǎo)職能得不到充分發(fā)揮，而導(dǎo)致文件材料的形成不規(guī)范，部門立卷工作的不到位，不標(biāo)準(zhǔn)等，從而大大增加了自身的工作量，以致沒有精力去發(fā)揮其最重要的職能――檔案信息資源的開發(fā)利用。具體分析如下：

2.1檔案意識及檔案法制意識薄弱

由于檔案室工作大多長期處于自我封閉的被動狀態(tài)，宣傳又少，造成實(shí)際上許多人對檔案、檔案法、檔案工作的認(rèn)識甚淺，對檔案的性質(zhì)和價值，檔案工作的諸多環(huán)節(jié)更是知之甚少，所以也就談不上積極和主動，守法和執(zhí)法了。再加上許多農(nóng)場的工作重心和領(lǐng)導(dǎo)的主要精力皆集中于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)工作中，起間接和輔助作用的檔案工作的地位相應(yīng)地也就較低，從而其監(jiān)督、指導(dǎo)職能的發(fā)揮也就沒有什么力度，整個檔案室工作既消極又被動。領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案員又消極被動，其他人員就更加不引以為重了。

2.2相關(guān)人員檔案知識缺乏，業(yè)務(wù)生疏

我場許多部門的檔案員都是兼任的，非檔案專業(yè)的人員對有關(guān)檔案知識和業(yè)務(wù)在無任何培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的情況下，是不可能有深入詳細(xì)的了解，因此在文件材料的形成和積累，立卷歸檔等具體工作中出現(xiàn)一些不符合檔案工作規(guī)范的現(xiàn)象是不可避免的，專、兼職檔案人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)不到位，以及流動頻繁，致使工作更加生疏，根本無法開展監(jiān)督和指導(dǎo)職能。

2.3檔案工作的有關(guān)規(guī)章制度不夠健全

檔案人員尤其兼職檔案員的職責(zé)不明確，工作考核不合理，都在很大程度上影響和制約了檔案工作的開展。

3.如何改變現(xiàn)狀

簡而言之，就是要加強(qiáng)檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)職能和主觀能動性。

3.1轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識

一方面領(lǐng)導(dǎo)帶頭轉(zhuǎn)變觀念，真正重視檔案，把檔案工作擺到重要議事日程上來。另一方面檔案員要盡快自我轉(zhuǎn)變，從自身做起，樹立強(qiáng)烈的檔案意識，增強(qiáng)檔案法制觀念，正確認(rèn)識并擺正檔案及檔案工作的性質(zhì)、地位和作用，摒棄被動消極的思想，積極發(fā)揮主觀能動性，緊緊圍繞檔案室的兩項(xiàng)主要職能要制訂計劃、決定工作重心，并嚴(yán)格執(zhí)行。

再有要加強(qiáng)宣傳，促進(jìn)全場干部職工的轉(zhuǎn)變，多渠道多方式的宣傳檔案法及其實(shí)施辦法，檔案工作規(guī)范，檔案的性質(zhì)、地位和作用等，如：我場檔案室編制《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》學(xué)習(xí)材料，組織全場干部職工學(xué)習(xí)，編制檔案法試題在教工中開展知識競賽，在《農(nóng)場信息報》上開辟專欄定期介紹檔案知識，大力宣傳檔案工作的作用意義，從而極大地增強(qiáng)了全場干部職工的檔案意識和檔案法制觀念。

3.2完善規(guī)章制度，加大執(zhí)法力度

建立健全農(nóng)場檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作的開展亦“有法可依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究”。主要有：建立起由分管領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人、專兼職檔案員等組成的全場檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，形成由上而下的嚴(yán)密的層層監(jiān)督機(jī)制；健全檔案管理制度包括立卷歸檔制度等；明確檔案人員的崗位職責(zé)，尤其是建立兼職檔案員的崗位責(zé)任制和考核制度，以保證部門立卷工作的實(shí)現(xiàn)。如我場制定了《濃江農(nóng)場檔案管理實(shí)施細(xì)則》，詳細(xì)規(guī)定了檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用各環(huán)節(jié)的制度和檔案人員崗位職責(zé)，從而保證了檔案材料及時、完整、系統(tǒng)地移交到綜合檔案室。

3.3加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高工作水平

自我成才。專職檔案員要努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識，不斷參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握計算機(jī)應(yīng)用能力，提高辦公自動化程度，使用檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理和輔助立卷，爭取更多的時間從事檔案的信息開發(fā)，提高自身各方面素質(zhì)，成為合格乃至出色的檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)員，現(xiàn)代的科學(xué)的檔案管理員和信息的開發(fā)者。

促人提高。檔案室要通過各種形式和方法努力幫助兼職檔案員提高業(yè)務(wù)水平。如我場不但實(shí)現(xiàn)了兼職檔案員全部接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)的目標(biāo)，而且還在《濃江農(nóng)場檔案工作發(fā)展五年規(guī)劃》中專門制訂了“加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)，對專、兼職檔案員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)更新知識，加強(qiáng)計算機(jī)能力的培訓(xùn)，造就一支掌握現(xiàn)代化技術(shù)的面向新世紀(jì)的檔案工作隊伍”的長期培訓(xùn)規(guī)劃。

3.4著重業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，充分發(fā)揮檔案室在文件形成、積累和立卷歸檔中的作用

（1）以“早”爭主動，超前指導(dǎo)。即在文件材料形成前或中時的指導(dǎo)，盡量使許多問題和錯誤杜絕于萌芽階段，取得事半功倍之功效。如：我場檔案室在每個建筑工程竣工之前，就親自向基建科的內(nèi)業(yè)工作人員詳細(xì)交待有關(guān)建設(shè)檔案的書寫規(guī)范、歸檔要求等，這樣既提高了案卷質(zhì)量，又減少了歸檔后的許多不必要的再勞動。

財務(wù)檔案室要求范文第5篇

關(guān)鍵詞：檔案；管理；研究

中圖分類號：U673.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 國內(nèi)檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀

在當(dāng)今全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展形勢下，檔案不僅具有記錄信息資源和知識資產(chǎn)的價值，也是單位資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)的法律憑證依據(jù)。有效的檔案管理是單位法規(guī)遵從的關(guān)鍵，也是管理控制的根本。因此，有效的檔案管理是為單位的發(fā)展服務(wù)、能夠創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的重要工作。在推行現(xiàn)代企業(yè)制度“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)”的環(huán)境下，無論是企業(yè)還是科研院所，對檔案工作的作用和意義的認(rèn)識都在不斷提高，投入也顯著增加。

國家對檔案管理工作的法規(guī)建設(shè)非常重視。2009年，國家檔案局頒布了新的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，規(guī)定企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。近年來，中船集團(tuán)公司內(nèi)的企事業(yè)單位檔案工作發(fā)展很快，如708所、上海船廠、文沖船廠、黃埔船廠、廣船國際及龍穴造船等單位，都先后引進(jìn)了檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，檔案綜合管理水平不斷提高。

2 廣船院檔案工作基本情況和存在的主要問題

2.1 基本情況

我院自1974年建院至今已經(jīng)歷了四十多年的發(fā)展，其中組織機(jī)構(gòu)也發(fā)生多次的變化和調(diào)整，但檔案工作基本維持著初創(chuàng)時期的以產(chǎn)品技術(shù)檔案管理為中心的分門類、分部門歸口管理的模式。截止2014年，科技檔案室作為院二級管理機(jī)構(gòu)設(shè)于科技部門下，主要承擔(dān)產(chǎn)品技術(shù)檔案管理工作；公文、財務(wù)、黨群和勞資檔案，則由相應(yīng)的職能部門分管。

2.2 存在的主要問題

分門類、分部門歸口的分散式管理模式存在比較多的問題，主要表現(xiàn)為：分散式的檔案管理造成較多的管理漏洞和真空地帶；各部門檔案管理人員變動大，工作無法有效傳承；沒有建立起全院統(tǒng)一的檔案管理制度和考核機(jī)制；檔案法規(guī)執(zhí)行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多檔案工作真空區(qū)，分類、分部門、各自為政的管理模式帶來兩方面的突出問題：第一，工作界面過于清晰，使檔案收集工作僅在公文、人事、財務(wù)和科技檔案方面開展，而在經(jīng)營、質(zhì)量體系、基本建設(shè)及規(guī)劃、信譽(yù)證照、投資和子公司管理等方面，檔案不完整，甚至缺失；第二，分類管理模式，導(dǎo)致部分檔案從產(chǎn)生、收集到管理均在同一部門內(nèi)部運(yùn)行，缺乏監(jiān)管機(jī)制，存在一定的管理風(fēng)險，特別是在文書檔案、財務(wù)檔案和黨群、勞資檔案方面的管理。

（2）缺乏全院統(tǒng)一的檔案管理制度，科技檔案室作為院檔案工作的業(yè)務(wù)歸口部門，由于沒有在制度上對其管理權(quán)限和職責(zé)予以明確，因此缺乏監(jiān)管依據(jù)和管理的權(quán)威性。檔案工作沒有明確的管理定位和與各項(xiàng)工作同計劃、同落實(shí)。

（3）長期以來，檔案工作沒有系統(tǒng)地納入院總體發(fā)展規(guī)劃中給予重視和安排，在推動檔案信息化發(fā)展方面缺乏具體措施和資金投入，檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、更新和改造缺乏條件，檔案保管的八防技術(shù)要求很難達(dá)到，不利于檔案的長期保管。

3 檔案綜合管理模式的建設(shè)

為改變廣船院原有檔案管理模式，通過對國家有關(guān)檔案管理法律、法規(guī)的深入研究，結(jié)合廣船院實(shí)際對檔案綜合管理模式開展研究，提出以下建設(shè)方案：

3.1 檔案工作組織體系建設(shè)

建設(shè)綜合檔案管理體系，首先要建立檔案工作組織體系，包括檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、專業(yè)管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和兼職管理員隊伍的建立。同時需要調(diào)動全體員工在檔案工作中的積極性，發(fā)揮主觀能動性作用。

（1）建立檔案工作委員會 ，由主管院領(lǐng)導(dǎo)任主任，相關(guān)部門中層領(lǐng)導(dǎo)和專家組成的專門工作委員會，是院檔案工作組織體系的頂層，對院的檔案工作行使領(lǐng)導(dǎo)權(quán)和決策權(quán)。

檔案工作委員會的主要職責(zé)包括但不限于：審定本院檔案工作發(fā)展規(guī)劃；審核本院檔案工作制度；審批檔案工作年度工作計劃；審批檔案鑒定工作小組工作方案；討論決定有關(guān)檔案工作的重要事項(xiàng)等。

（2）建立綜合檔案室，對全院科研設(shè)計和管理等各項(xiàng)工作中形成的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。根據(jù)我院機(jī)構(gòu)設(shè)置和運(yùn)行的實(shí)際情況，綜合檔案室的建立可以在目前檔案管理業(yè)務(wù)相對成熟的科技檔案室的基礎(chǔ)上，通過對其職能的擴(kuò)充和硬件條件的適當(dāng)補(bǔ)充，組建成立我院綜合檔案室，實(shí)現(xiàn)全院檔案的綜合管理。

2015年5月，按廣船院〔2015〕33號文的通知，信息管理處下設(shè)綜合檔案室，把公文、科研、產(chǎn)品、質(zhì)量、財務(wù)、資產(chǎn)、黨群以及實(shí)物等檔案納入綜合檔案室統(tǒng)一管理。綜合檔案室檔案業(yè)務(wù)管理范圍涉及全院的各個業(yè)務(wù)部門，其中職工人事檔案由于其特殊性，按照國家有關(guān)的法規(guī)仍由人事處獨(dú)立管理，其他部門（包括子公司）均需把工作中形成的檔案提交綜合檔案室管理。

（3）建立兼職檔案員系統(tǒng)，目的是為了使我院產(chǎn)品設(shè)計和管理各項(xiàng)工作的檔案能夠有效的收集和歸檔，落實(shí)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中管理檔案工作三納入、四參加、四同時要求。兼職檔案員的主要職責(zé)包括：直接參與所在部門或項(xiàng)目的檔案收集和歸檔工作；監(jiān)督檔案制度的落實(shí)；承擔(dān)所在部門和項(xiàng)目的歸檔檔案預(yù)組卷工作等。

2015年8月完成了部門兼職檔案員的報備工作，并組織了一次部門兼職檔案員的內(nèi)部培訓(xùn)工作。

（4）調(diào)動全員參與檔案工作，依據(jù)國家檔案法賦予每個員工的檔案工作義務(wù)和責(zé)任，制定相應(yīng)的措施，在企業(yè)內(nèi)部通過宣貫使員工了解檔案工作是一項(xiàng)全員參與的工作，不僅局限于檔案部門和專職人員，從而落實(shí)全體員工的檔案工作職責(zé)。

本院檔案工作組織體系示意圖如圖1所示：

3.2 綜合檔案管理制度體系建設(shè)

制度建設(shè)是開展綜合檔案管理的基石，我院現(xiàn)有的檔案管理制度是由各個分管部門分別編制，例如：科技方面的有《科技檔案管理制度》；公文管理方面的有《辦公室公文檔案管理的有關(guān)規(guī)定》、《文書、檔案管理規(guī)則》；人事管理方面的有《干部人事檔案管理辦法》等。這些制度管轄范圍以外的其他檔案，則缺乏收集和管理制度依據(jù)，尚未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下的、完整的管理制度體系。而現(xiàn)有的部分管理制度編制年代距今已久，存在一些與現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不相適應(yīng)的問題，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合本院的實(shí)際情況進(jìn)行全面的修改和完善。

2015年5月，我院頒布了《廣船院檔案工作管理制度》及《廣船院檔案工作規(guī)范》兩份文件，規(guī)定了檔案形成者、檔案管理者及檔案利用者的工作要求和責(zé)任，使我院的綜合檔案管理工作能夠依據(jù)制度體系順利開展。其中：《廣船院檔案工作管理制度》規(guī)定了我院各層級檔案工作的責(zé)任、工作界面、借閱管理及檔案工作考核獎懲措施；《廣船院檔案工作規(guī)范》則依據(jù)DA/T42-2009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，并結(jié)合我院各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展的實(shí)際情況制定，《規(guī)范》首先規(guī)定了黨群工作、行政、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備、會計、職工管理等類別文件的歸檔范圍、歸檔責(zé)任部門和保管期限，然后對各門類文件的形成與積累、整理與歸檔、歸檔時間、歸檔交接、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)流程作出了詳細(xì)規(guī)定，對文件收集責(zé)任部門與檔案管理部門在檔案工作各個環(huán)節(jié)中所承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行了細(xì)致劃分，有效避免了互相推諉、推卸責(zé)任等情況的發(fā)生，更好地保障了檔案工作的順利開展，《規(guī)范》同時對檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備等工作提出了具體要求。

3.3 綜合檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，我院根據(jù)綜合檔案管理需要，增加檔案庫房面積，配備相適應(yīng)的檔案密集架。近兩年新增庫房面積共88.425 m2，新增檔案排架長度453 m。同時對溫濕度控制、安全警報監(jiān)控等設(shè)施進(jìn)行了改造，更好地滿足防盜、防火、防潮、防蟲等“八防”管理要求。

4 結(jié)論

當(dāng)今，檔案的知識資產(chǎn)和信息資源屬性已逐步被大家認(rèn)識，質(zhì)量體系審核時有一句話“沒有記錄的事件等于沒有發(fā)生”，這句話近乎苛刻卻又是基本原則。沒有檔案記錄，就沒有了以史為鑒的發(fā)展記錄，沒有了企業(yè)的知識資產(chǎn)和信息資源。一個單位的檔案工作開展情況，很大程度上反應(yīng)了單位的管理水平，因此對檔案工作加以重視，把檔案工作搞好，是本院發(fā)展的需要，目前我院已經(jīng)按照研究方案開展綜合檔案管理工作，成效顯著。

參考文獻(xiàn)