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采購管理及采購流程范文第1篇

【關(guān)鍵詞】 全面風(fēng)險(xiǎn)管理； ERP； 采購流程； 內(nèi)部控制

一、風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制

風(fēng)險(xiǎn)是對(duì)企業(yè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生影響的事項(xiàng)發(fā)生的不確定性，危險(xiǎn)和機(jī)會(huì)并存，是一個(gè)全面的概念。風(fēng)險(xiǎn)控制，就是企業(yè)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略確保全面風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)所采取的，針對(duì)企業(yè)在實(shí)現(xiàn)其既定目標(biāo)過程中可能遭遇到的風(fēng)險(xiǎn)而制定和實(shí)施的，保證風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案或風(fēng)險(xiǎn)管理策略得到正確執(zhí)行的相關(guān)措施。

全面風(fēng)險(xiǎn)管理對(duì)企業(yè)的重要性是毋庸置疑的，其關(guān)系到企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，關(guān)系到企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展。企業(yè)實(shí)施全面風(fēng)險(xiǎn)管理主要是來自外部的壓力和內(nèi)部的需要，長遠(yuǎn)來看，起決定性作用的是內(nèi)部需要。

在風(fēng)險(xiǎn)管理方面，我國一些企業(yè)已經(jīng)進(jìn)行了積極的探索和實(shí)踐，取得了初步成效。對(duì)如何控制和管理風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)由起初的認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)、重視風(fēng)險(xiǎn)管理逐步轉(zhuǎn)入到如何建立全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系。企業(yè)不可能一直處于無風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)境中，因而要采取有效措施控制風(fēng)險(xiǎn)以求得生存與發(fā)展。風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)控機(jī)制建設(shè)的融合是一個(gè)必然的趨勢(shì)，我國現(xiàn)行的內(nèi)控體系逐步地向全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系升級(jí)和完善也是一個(gè)必然的趨勢(shì)。

二、ERP環(huán)境下的采購業(yè)務(wù)流程

ERP管理系統(tǒng)的實(shí)施在很大程度上改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，使企業(yè)不再圍繞某一業(yè)務(wù)功能或者職能部門運(yùn)行。一個(gè)完整的ERP系統(tǒng)亦即是人力資源、財(cái)務(wù)、銷售、制作、分銷以及供應(yīng)鏈管理等的集成，實(shí)現(xiàn)了跨職能部門業(yè)務(wù)處理。

ERP管理系統(tǒng)的采購系統(tǒng)實(shí)際是由采購管理和應(yīng)付賬款兩個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成的，同時(shí)，采購作業(yè)與存貨管理也有著密切的關(guān)系，可以說，企業(yè)采購業(yè)務(wù)的成本在很大程度上取決于存貨管理的質(zhì)量。圖1為采購系統(tǒng)與其他相關(guān)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系。

無論對(duì)工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，采購環(huán)節(jié)都是企業(yè)價(jià)值實(shí)現(xiàn)的開始，采購成本的高低對(duì)企業(yè)最終的利潤有直接影響。因而采購子系統(tǒng)是ERP的重要組成部分之一，在保障信息正常流動(dòng)、降低成本、提高資金利用率以及提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益方面起著極其重要的作用。在ERP中，采購管理子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程是從生產(chǎn)部門的物資需要出發(fā)、對(duì)企業(yè)的物資采購活動(dòng)進(jìn)行規(guī)劃的一系列活動(dòng)，圖2即為ERP下采購/付款業(yè)務(wù)的一般流程。

ERP環(huán)境下的采購業(yè)務(wù)流程首先是根據(jù)采購計(jì)劃提出請(qǐng)購，經(jīng)審核后，按照ERP系統(tǒng)設(shè)定的請(qǐng)購價(jià)格錄入請(qǐng)購單并生成采購訂單，之后根據(jù)訂單內(nèi)容對(duì)供應(yīng)商發(fā)來的貨物進(jìn)行數(shù)量上的點(diǎn)收和質(zhì)量上的驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后的物資入庫，反之進(jìn)行退貨處理。流程的具體描述為：

（一）請(qǐng)購

首先由倉庫管理部門提出訂貨要求，然后根據(jù)其要求編制請(qǐng)購單，再對(duì)請(qǐng)購單進(jìn)行審批。審批過程是對(duì)該筆請(qǐng)購交易的認(rèn)可過程，也是對(duì)該筆請(qǐng)購交易的控制過程。為了驗(yàn)證該業(yè)務(wù)中庫存商品的種類、規(guī)格的正確性以及請(qǐng)購商品數(shù)量的可接受性，ERP系統(tǒng)通常設(shè)有庫存管理模塊，對(duì)庫存商品進(jìn)行管理和控制。

（二）編制采購訂單

采購部門在收到請(qǐng)購單后，對(duì)經(jīng)過審批的請(qǐng)購單發(fā)出采購訂單。對(duì)每張采購訂單采購部門應(yīng)確定最佳供應(yīng)來源。對(duì)大額、重要采購項(xiàng)目應(yīng)采用競(jìng)價(jià)方式確定供應(yīng)商，以保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)性和成本的低廉。

（三）驗(yàn)收商品

驗(yàn)收部門代表企業(yè)接收供應(yīng)商發(fā)運(yùn)來的商品，應(yīng)當(dāng)逐一比較所收商品與采購訂單的要求是否相符，并編制收貨報(bào)告。

（四）儲(chǔ)存已驗(yàn)收的商品

單獨(dú)設(shè)立存放商品的存儲(chǔ)區(qū)，確保實(shí)物資產(chǎn)的安全與完整。在ERP系統(tǒng)中預(yù)設(shè)定期盤點(diǎn)提醒模塊，同時(shí)，應(yīng)由不同的部門來履行對(duì)已經(jīng)到期商品的盤點(diǎn)工作。

（五）對(duì)采購發(fā)票的處理

通過采購入庫單與采購發(fā)票的比較，把采購入庫業(yè)務(wù)與采購發(fā)票業(yè)務(wù)聯(lián)系在一起，也把物流與資金流聯(lián)系在一起，即“采購結(jié)算”。

（六）對(duì)付款業(yè)務(wù)的處理

通過采購發(fā)票與付款單的核銷，更新與供應(yīng)商的往來賬，同時(shí)把采購發(fā)票業(yè)務(wù)與采購付款業(yè)務(wù)聯(lián)系在一起，生成記賬憑證轉(zhuǎn)總賬系統(tǒng)。

三、風(fēng)險(xiǎn)管理視角下的ERP采購流程主要風(fēng)險(xiǎn)及其控制措施

采購與付款業(yè)務(wù)對(duì)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告真實(shí)可靠和資產(chǎn)安全完整性有重要影響，對(duì)其進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制至關(guān)重要。這需要企業(yè)管理層把風(fēng)險(xiǎn)控制作為全面風(fēng)險(xiǎn)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，針對(duì)企業(yè)在采購與付款循環(huán)中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)而制定相關(guān)措施并加以可靠實(shí)施，保證風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案或風(fēng)險(xiǎn)管理策略得到正確執(zhí)行。由于風(fēng)險(xiǎn)分為可控風(fēng)險(xiǎn)與非可控風(fēng)險(xiǎn)，因而企業(yè)應(yīng)當(dāng)（也只能）對(duì)可控風(fēng)險(xiǎn)采取適當(dāng)?shù)木哂嗅槍?duì)性的措施控制，確保將剩余風(fēng)險(xiǎn)控制在可接受水平之內(nèi)。以下主要從采購業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)和采購技術(shù)架構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)兩方面來進(jìn)行分析。

（一）采購業(yè)務(wù)流程方面的風(fēng)險(xiǎn)

基于ERP中的采購流程，不同環(huán)節(jié)主要有如下幾種風(fēng)險(xiǎn)：

1.訂購物資過程中的風(fēng)險(xiǎn)。例如前期研究、信息的反饋、資金供應(yīng)等會(huì)影響采購計(jì)劃。在此情況下，企業(yè)可采取如下控制措施：

（1）作為經(jīng)濟(jì)訂貨量（EOQ）等傳統(tǒng)系統(tǒng)的補(bǔ)充，利用信息技術(shù)建立存貨水平檢測(cè)系統(tǒng)來監(jiān)控存貨水平。對(duì)大宗采購必須做各種采購數(shù)量對(duì)成本影響的成本分析。

（2）貨物訂購不正?；蛘叱^一定金額時(shí)需要說明理由。為避免員工出于個(gè)人利益而訂購物資，可授權(quán)簽字或加強(qiáng)審批，并可要求詳細(xì)說明訂購該物資的目的。

2.選擇了并不適當(dāng)?shù)墓?yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)。此時(shí)企業(yè)可采取的措施如下：

（1）建立并強(qiáng)化利益沖突政策，明確利益沖突行為以及參與這些行為的后果。實(shí)際上，我國很多大型企業(yè)已經(jīng)通過實(shí)踐并在此環(huán)節(jié)建立了較好的規(guī)范制度。

（2）建立供應(yīng)商可信度及產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)首先應(yīng)對(duì)供貨商的生產(chǎn)能力水平、產(chǎn)品質(zhì)量、可用性、按期交貨率等建立評(píng)價(jià)指標(biāo)，然后利用采購管理系統(tǒng)中的歷史數(shù)據(jù)選擇最佳評(píng)價(jià)方法，最后結(jié)合上兩步中的供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)和評(píng)價(jià)方法選擇確定最佳供應(yīng)商。在實(shí)踐中，有部分企業(yè)為自己建立了“首選供應(yīng)商名單”以供選擇。

（3）可以與選定的供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟，例如企業(yè)可以選擇信譽(yù)好、安全可靠的物流承運(yùn)人建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，從而達(dá)到降低成本的效果。

（4）及時(shí)更新供應(yīng)商信息。供應(yīng)商管理是供應(yīng)鏈采購管理中一個(gè)相當(dāng)重要的環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)包括供貨范圍、供貨能力、供貨質(zhì)量以及與本企業(yè)合作的歷史記錄在內(nèi)的供應(yīng)商的各種信息及時(shí)更新。

3.存貨管理的風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)包括驗(yàn)收商品時(shí)驗(yàn)收了未訂購或者不合格的物資或者存貨被偷竊、毀損等。此時(shí)可采用的風(fēng)險(xiǎn)控制措施包括：

（1）嚴(yán)格對(duì)比收貨單與已審批的采購訂單。文檔匹配是一項(xiàng)基本而重要的內(nèi)部控制措施，例如應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格比對(duì)已收到的貨物是否有對(duì)應(yīng)的采購訂單。

（2）確認(rèn)收貨前要仔細(xì)檢查，驗(yàn)收人員要明確掌握可接受的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，必要時(shí)抽取樣本來驗(yàn)證商品是否滿足標(biāo)準(zhǔn)。

（3）為采購的商品購買保險(xiǎn)。這是對(duì)萬一發(fā)生損害的物資所做的財(cái)物補(bǔ)償。

（4）對(duì)存貨和授權(quán)、保管與使用功能進(jìn)行分離。職責(zé)分離是重要的內(nèi)部控制程序，資產(chǎn)的實(shí)物保管、使用授權(quán)、日常記錄工作應(yīng)當(dāng)分離。

（5）建立內(nèi)部審計(jì)部門。SOX法案對(duì)公司中建立內(nèi)部審計(jì)的重要性有詳細(xì)說明。

（6）利用先進(jìn)的信息技術(shù)管理存貨。例如使用存貨條形碼技術(shù)或者為存貨建立射頻識(shí)別（RFID）標(biāo)簽，現(xiàn)在的“物聯(lián)網(wǎng)”技術(shù)就在很大程度上依賴于RFID的應(yīng)用，其通過RFID標(biāo)簽、射頻掃描儀等設(shè)備分類遙感從而獲取數(shù)據(jù)。在這種技術(shù)下，企業(yè)可以全程追蹤存貨從收貨部門到倉庫的全部過程。

（7）規(guī)范存貨編碼。存貨編碼是ERP信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)，是保證系統(tǒng)有條不紊運(yùn)行的首要條件。在ERP物流系統(tǒng)中，所有存貨信息的交流和傳遞都是通過對(duì)存貨的編碼來實(shí)現(xiàn)的，尤其體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)識(shí)別和檢索存貨的首要途徑就是存貨的編碼。

4.付款審批的風(fēng)險(xiǎn)。在此環(huán)節(jié)企業(yè)可采取如下風(fēng)險(xiǎn)控制措施：

（1）在簽發(fā)支票前應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格核對(duì)相關(guān)文檔（包括采購訂單、收貨單以及發(fā)票）。當(dāng)三種單據(jù)俱全并各自匹配時(shí)，表明采購訂單上的貨物已收到，此時(shí)可按發(fā)票顯示金額付款。

（2）合理確認(rèn)付款期限以獲得折扣。企業(yè)可以利用軟件等信息技術(shù)合理規(guī)劃，在現(xiàn)金折扣期滿前付款。

（3）通過網(wǎng)上銀行進(jìn)行支付。實(shí)際上在線支付不僅使付款流程更有效率，它更是對(duì)付款實(shí)施的強(qiáng)大的內(nèi)部控制。

（二）采購技術(shù)架構(gòu)方面的風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)的使用涉及到整個(gè)企業(yè)的全部業(yè)務(wù)流程，高度集成的功能和系統(tǒng)使用戶無論在企業(yè)的哪個(gè)角落都能獲得訪問系統(tǒng)并有可能控制或改變賬套的業(yè)務(wù)參數(shù)。其網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用結(jié)構(gòu)可以便捷地實(shí)現(xiàn)各個(gè)不同業(yè)務(wù)模塊之間的信息的即時(shí)傳遞，可以使企業(yè)的內(nèi)控體系實(shí)時(shí)反映運(yùn)營狀況。但是，顯然ERP下采購環(huán)節(jié)的高度集成性和分布式的系統(tǒng)技術(shù)結(jié)構(gòu)同樣會(huì)為企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)，主要體現(xiàn)為以下幾種：

1.ERP系統(tǒng)下的采購功能模塊使得任何一點(diǎn)出現(xiàn)問題都會(huì)影響到其他模塊的正常運(yùn)行

此外，ERP系統(tǒng)還應(yīng)具有擴(kuò)展功能設(shè)計(jì)。由于企業(yè)所屬行業(yè)不同、規(guī)模不同、生產(chǎn)過程不同、自身的供應(yīng)鏈不同，所以實(shí)際選用的ERP系統(tǒng)并不相同。而且各個(gè)企業(yè)對(duì)ERP的應(yīng)用程度也不相同，直接影響到供應(yīng)鏈采購管理方式和所構(gòu)建的ERP系統(tǒng)功能。因此要實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)的供應(yīng)鏈采購管理，首先要分析企業(yè)采購管理的信息化進(jìn)程，尤其是對(duì)ERP系統(tǒng)功能及其應(yīng)用現(xiàn)狀做詳細(xì)了解，才能找到最佳的ERP系統(tǒng)的供應(yīng)鏈采購管理方式、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和操作功能的切入點(diǎn)，以保證最后設(shè)計(jì)出實(shí)用有效的ERP系統(tǒng)功能。

2.復(fù)雜的ERP系統(tǒng)使得采購系統(tǒng)控制和審計(jì)人員必須具有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，造成采購系統(tǒng)審計(jì)難度加大

綜上所述，不同的企業(yè)因其性質(zhì)不同、業(yè)務(wù)規(guī)模不同而具有不同的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)界定風(fēng)險(xiǎn)控制的內(nèi)容或要素，并針對(duì)不同風(fēng)險(xiǎn)制定應(yīng)對(duì)策略。風(fēng)險(xiǎn)管理過程只有在將風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)計(jì)量以及風(fēng)險(xiǎn)控制戰(zhàn)略全面整合起來時(shí)才能有效。本文所提到的供應(yīng)鏈的采購環(huán)節(jié)，其風(fēng)險(xiǎn)控制的影響將體現(xiàn)在生產(chǎn)過程、模式識(shí)別、質(zhì)量控制、風(fēng)險(xiǎn)分析等環(huán)節(jié)中，對(duì)企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)流程意義深遠(yuǎn)。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在全面風(fēng)險(xiǎn)管理的視角下，樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，選擇合適的應(yīng)對(duì)策略和采取正確的應(yīng)對(duì)措施。

【參考文獻(xiàn)】

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采購管理及采購流程范文第2篇

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；內(nèi)部控制；信息化；采購管理

中圖分類號(hào)：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）12-00-01

一、管理信息系統(tǒng)在采購過程中的實(shí)現(xiàn)

企業(yè)以贏利為目的采購物資、服務(wù)等用于生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，由此決定了企業(yè)采辦要面臨一定的采購風(fēng)險(xiǎn)，為有效地控制采購風(fēng)險(xiǎn)，必須建立一系列內(nèi)部控制規(guī)則從而實(shí)現(xiàn)對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)的有效控制；對(duì)于石油企業(yè)所處的能源行業(yè)，采購支出一般占整體營業(yè)額的30%-50%左右，采購管理是石油企業(yè)尤其是集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制中最為重要的一環(huán)，根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃及管理要求建立采辦管理模式，在此基礎(chǔ)上設(shè)立現(xiàn)代的采購管理制度，并通過管理信息系統(tǒng)等信息化的手段將采購管理制度、管理流程貫徹到每一個(gè)過程與控制節(jié)點(diǎn)，成為現(xiàn)代石油企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購內(nèi)部控制的重要途徑。下述將就國內(nèi)某石油公司構(gòu)建采購管理信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)過程，力求在采購管理信息系統(tǒng)與采購內(nèi)控管理的有機(jī)結(jié)合方面作探索。

（一）采購管理信息系統(tǒng)建設(shè)的組織

采購管理信息系統(tǒng)與采購內(nèi)部控制制度的建立是企業(yè)采購管理的兩個(gè)重要子系統(tǒng)，其相互獨(dú)立而又相互關(guān)聯(lián)，實(shí)施起來牽扯到企業(yè)管理的各個(gè)部門及各個(gè)層次，需要大家的共同配合，因此兩個(gè)子系統(tǒng)的實(shí)施必須有企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)者的深入理解與支持，必須成立一個(gè)最高領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的組織機(jī)構(gòu)，調(diào)動(dòng)各方面的資源，保證系統(tǒng)的順利進(jìn)行。

采購管理信息系統(tǒng)建設(shè)組織機(jī)構(gòu)的建立，要考慮企業(yè)的規(guī)模與當(dāng)前企業(yè)的管理現(xiàn)狀，信息化建設(shè)項(xiàng)目多為階段性項(xiàng)目，因此其建設(shè)一般模式是項(xiàng)目組建設(shè)模式，即組織機(jī)構(gòu)多為項(xiàng)目組、項(xiàng)目部等形式，通過項(xiàng)目運(yùn)作，待項(xiàng)目完成成熟后移交到企業(yè)內(nèi)部信息化部門或?qū)I(yè)運(yùn)行維護(hù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行運(yùn)行維護(hù)?，F(xiàn)在石油企業(yè)多為集團(tuán)化企業(yè)，集團(tuán)下設(shè)多個(gè)分公司，項(xiàng)目組的組成要以集團(tuán)內(nèi)位于核心管理層的采購部門及信息管理部門人員為主，其中要包括管理信息系統(tǒng)的策劃分析人員、程序員等及采購管理人員。項(xiàng)目組一般由集團(tuán)總經(jīng)理、CEO或級(jí)別相當(dāng)?shù)娜藛T擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，以此確保采購管理信息系統(tǒng)的順利推動(dòng)。

（二）系統(tǒng)需求調(diào)研與企業(yè)采購管理流程重塑

在內(nèi)控管理上為適應(yīng)采購管理信息系統(tǒng)，企業(yè)管理工作必須逐步完善以下工作：　管理工作的程序化；管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化；表單、記錄及報(bào)表文件的統(tǒng)一化；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料的完善化和代碼化。這樣才能實(shí)現(xiàn)通過采購管理信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理節(jié)點(diǎn)、過程及流程的有效控制，避免風(fēng)險(xiǎn)，確保內(nèi)控原則的落實(shí)。

采購信息系統(tǒng)項(xiàng)目組首先要對(duì)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略及采購戰(zhàn)略有一個(gè)了解，對(duì)企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分析，確定企業(yè)目前的采購管理模式。系統(tǒng)需求調(diào)研與企業(yè)采購管理流程的重新塑造主要采用調(diào)研問卷、走訪座談及查看資料三種形式結(jié)合。

調(diào)研問卷的內(nèi)容包括企業(yè)目前的組織機(jī)構(gòu)、采購管理模式、采購管理流程、采購管理人員及采購從業(yè)人員關(guān)注的問題等進(jìn)行初步的了解，調(diào)研問卷的發(fā)放范圍應(yīng)確保覆蓋全部采購部門，其他采購相關(guān)部門也應(yīng)有一定的覆蓋面。

“過程方法”是組織內(nèi)諸過程的系統(tǒng)的應(yīng)用，連同這些過程的識(shí)別、相互作用及管理。在采購管理流程重新塑造中應(yīng)用“過程方法”，就是要按照：采購管理過程的識(shí)別、采購管理流程的梳理、流程改造、形成新的采購管理流程，這樣一個(gè)軌跡去逐步推進(jìn)。在各個(gè)階段的工作中貫穿始終的原則是：以“過程方法”為核心思想，做到“縱向到底，橫向到邊”。對(duì)企業(yè)所屬所有分支機(jī)構(gòu)的采購過程、流程進(jìn)行充分辨識(shí)。繪制企業(yè)整體的采購管理流程圖，考慮控制環(huán)境、控制活動(dòng)兩個(gè)內(nèi)控因素，各風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的控制。對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化、合并，形成新的采購管理流程。并以此為依據(jù)，重新以體系化、標(biāo)準(zhǔn)化的形式編寫采購管理制度，統(tǒng)一記錄表格及統(tǒng)計(jì)報(bào)表的格式。形成采購管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ)。

在“體系化”采購管理制度應(yīng)用的基礎(chǔ)上，將采購管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、過程控制及流程控制等內(nèi)部控制貫穿在整個(gè)需求分析報(bào)告中，涵蓋以下具體內(nèi)容：采購管理流程的業(yè)務(wù)描述、功能需求、數(shù)據(jù)需求、性能需求及運(yùn)行需求。需求分析報(bào)告作為采購管理信息系統(tǒng)實(shí)施的基礎(chǔ)性文件，編寫完成后，經(jīng)過項(xiàng)目組初步審核，經(jīng)公司主管采購業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核并批準(zhǔn)。

（三）系統(tǒng)程序及結(jié)構(gòu)特點(diǎn)

下圖為采購信息管理系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)的邏輯模型。

采購管理信息系統(tǒng)采用B/S的架構(gòu)模式，方便該管理信息系統(tǒng)的部署、維護(hù)和升級(jí)工作。在軟件業(yè)務(wù)流程上，根據(jù)采購管理信息系統(tǒng)特點(diǎn)定制了“工作流”引擎，其具有組織機(jī)構(gòu)設(shè)置靈活，能實(shí)現(xiàn)復(fù)雜多變的流程設(shè)置。在管理信息系統(tǒng)電子化流程時(shí)，把采購管理的流程分拆成若干各關(guān)鍵工作過程，由系統(tǒng)把這些關(guān)鍵工作過程串聯(lián)起來，對(duì)于單個(gè)工作過程根據(jù)需要穿插以審批“工作流”，這樣就形成了對(duì)采購各管理流程的信息化實(shí)現(xiàn)?！肮ぷ髁鳌蓖苿?dòng)的模式在實(shí)際應(yīng)用中收到了很好的效果，提高采購效率在18%左右。

二、結(jié)束語

隨著企業(yè)信息化的進(jìn)程不斷推進(jìn)，采購管理水平的不斷提高，會(huì)不斷地改進(jìn)和重寫管理流程。這也給管理信息系統(tǒng)的不斷提升提供了一個(gè)新的問題，如何開發(fā)出一套應(yīng)用性更強(qiáng)、軟件業(yè)務(wù)重組更開闊的管理信息系統(tǒng)解決方案。隨著企業(yè)信息化水平的提高，軟件工程的不斷進(jìn)步，相信企業(yè)管理信息系統(tǒng)將會(huì)與企業(yè)的內(nèi)控結(jié)合的更加緊密，為企業(yè)內(nèi)控管理，風(fēng)險(xiǎn)管理起到更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

采購管理及采購流程范文第3篇

【關(guān)鍵詞】高校政府采購 管理系統(tǒng) 研發(fā) 應(yīng)用

1 項(xiàng)目開發(fā)背景

為適應(yīng)我國高等教育快速發(fā)展和招生規(guī)模不斷擴(kuò)大的需要，國家用于高校儀器設(shè)備購置和維護(hù)維修經(jīng)費(fèi)也成倍增加。根據(jù)政府采購和財(cái)政性資金使用的要求，完成一項(xiàng)采購任務(wù)需經(jīng)過指標(biāo)分配，用款計(jì)劃、采購申報(bào)、采購執(zhí)行等一系列環(huán)節(jié)，涉及采購單位、計(jì)劃財(cái)務(wù)處、采購管理、采購執(zhí)行等多個(gè)部門。傳統(tǒng)的手工管理方式，難以全面把握整個(gè)采購流程，難以提高采購效率，難以做到采購數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，很難適應(yīng)與政府采購工作公開、透明的要求和形勢(shì)發(fā)展的需求。所以，開發(fā)高校政府采購管理系統(tǒng)，適應(yīng)高校采購管理提出的新要求，突破傳統(tǒng)采購工作遇到的瓶頸，已成為當(dāng)前高校政府采購必需解決的突出問題。

2 系統(tǒng)目標(biāo)

高校政府采購管理系統(tǒng)是一個(gè)集采購單位、計(jì)劃財(cái)務(wù)處、采購管理部門和采購執(zhí)行部門、評(píng)標(biāo)專家、供應(yīng)商等多方參與的一體化系統(tǒng)，業(yè)務(wù)流程涉及采購項(xiàng)目的指標(biāo)分配，用款計(jì)劃、采購申報(bào)、采購執(zhí)行等。因此，在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)堅(jiān)持“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分階段、分步驟、聯(lián)合建設(shè)及資源共享”的原則，確保數(shù)據(jù)創(chuàng)建的獨(dú)立性、唯一性和繼承性。

系統(tǒng)要求操作要簡(jiǎn)便、界面要友好、并且安全實(shí)用，能對(duì)采購項(xiàng)目的一系列環(huán)節(jié)的全過程進(jìn)行有效的控制和跟蹤；在指標(biāo)分配，用款計(jì)劃、采購申報(bào)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)對(duì)操作人員的身份進(jìn)行認(rèn)證，降低采購風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性能；系統(tǒng)需提供及時(shí)、準(zhǔn)確和詳細(xì)的數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表功能，為高校采購管理提供必要的數(shù)據(jù)支持，提高采購管理水平。

3 采購流程設(shè)計(jì)

采購管理系統(tǒng)需要構(gòu)建個(gè)人辦公門戶及五大支撐平臺(tái)：采購管理基礎(chǔ)平臺(tái)、統(tǒng)一流程管理平臺(tái)、統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換平臺(tái)、統(tǒng)一報(bào)表服務(wù)平臺(tái)、統(tǒng)一消息服務(wù)平臺(tái)。另構(gòu)建預(yù)算管理、采購管理及采購執(zhí)行等三個(gè)主要業(yè)務(wù)子系統(tǒng)。

采購管理的流程比較復(fù)雜，為保證采購管理系統(tǒng)能夠滿足整個(gè)采購流程的控制需要，通過詳細(xì)的調(diào)研，確定了該系統(tǒng)按圖1所示的流程進(jìn)行設(shè)計(jì)。

指標(biāo)分配：由計(jì)劃財(cái)務(wù)處發(fā)起，根據(jù)中央及地方經(jīng)費(fèi)的到達(dá)情況，在系統(tǒng)中進(jìn)行一級(jí)經(jīng)費(fèi)指標(biāo)分配，經(jīng)費(fèi)主管部門完成二級(jí)項(xiàng)目指標(biāo)的分解并分配至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

用款計(jì)劃：由用戶發(fā)起，各用戶根據(jù)經(jīng)費(fèi)主管部門分配的可用二級(jí)項(xiàng)目指標(biāo)，在系統(tǒng)中發(fā)起用款計(jì)劃申報(bào)流程，經(jīng)由經(jīng)費(fèi)主管部門及各職能部門審批后，由計(jì)劃財(cái)務(wù)處下發(fā)預(yù)算并開立經(jīng)費(fèi)卡。從流程中看出，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫采購申請(qǐng)后，申請(qǐng)單將自動(dòng)流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，等待各級(jí)管理者審批。各級(jí)管理者同樣通過系統(tǒng)完成相關(guān)操作，從而縮短了審批申請(qǐng)的時(shí)間。

采購申報(bào)：由用戶發(fā)起，各用戶根據(jù)計(jì)劃財(cái)務(wù)處下達(dá)的可用項(xiàng)目預(yù)算（經(jīng)費(fèi)卡），在該系統(tǒng)中發(fā)起設(shè)備采購申報(bào)流程，經(jīng)由采購管理部門受理后，根據(jù)不同的情況，交由采購中心、競(jìng)價(jià)系統(tǒng)或招標(biāo)機(jī)構(gòu)等采購執(zhí)行機(jī)構(gòu)或系統(tǒng)進(jìn)行采購。

采購執(zhí)行：由采購執(zhí)行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)錄入采購執(zhí)行信息，即招標(biāo)、合同履行等數(shù)據(jù)。另外，采購中心、競(jìng)價(jià)系統(tǒng)負(fù)責(zé)執(zhí)行的項(xiàng)目，采購執(zhí)行信息由本系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)同步，保證數(shù)據(jù)完整。整個(gè)采購過程的相關(guān)信息都永久保存在系統(tǒng)中，可隨時(shí)查閱、調(diào)用，便于對(duì)采購過程的監(jiān)管。

4 系統(tǒng)設(shè)計(jì)的關(guān)鍵技術(shù)

（1）校內(nèi)各系統(tǒng)的接口設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)同步。校內(nèi)如已有統(tǒng)一身份論證平臺(tái)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、專項(xiàng)資源信息管理系統(tǒng)、采購執(zhí)行系統(tǒng)等，應(yīng)實(shí)現(xiàn)與其動(dòng)態(tài)對(duì)接，及時(shí)更新數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整性、唯一性和數(shù)據(jù)同步等。如SSO單點(diǎn)登錄接口：教職工用戶登錄統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)后，可通過系統(tǒng)內(nèi)置的“采購管理系統(tǒng)”圖標(biāo)直接SSO免登錄進(jìn)入本系統(tǒng)。再如人事部門及教職工系統(tǒng)、專項(xiàng)資源信息管理系統(tǒng)、采購執(zhí)行系統(tǒng)等第三方系統(tǒng)提供接口，由本系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換服務(wù)定期實(shí)時(shí)導(dǎo)入數(shù)據(jù)。對(duì)項(xiàng)目采購信息的共享輸出：本系統(tǒng)提供接口，由其它對(duì)應(yīng)系統(tǒng)定時(shí)負(fù)責(zé)導(dǎo)出數(shù)據(jù)。

（2）網(wǎng)上協(xié)議競(jìng)價(jià)系統(tǒng)的對(duì)接。高校政府采購中，金額小的零星采購項(xiàng)目很多，其年均采購量達(dá)數(shù)千筆，采購管理部門很難做到單單監(jiān)督。對(duì)這些項(xiàng)目一般通過網(wǎng)上協(xié)議競(jìng)價(jià)采購。通過競(jìng)價(jià)系統(tǒng)采購能從手段上徹底解決采購過程中行為不規(guī)范的問題，抑制了設(shè)備價(jià)格，降低采購成本，有效提高采購質(zhì)量和管理效率。但網(wǎng)上協(xié)議競(jìng)價(jià)的最大問題是基于校內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行的采購管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，如何與校外網(wǎng)運(yùn)行的競(jìng)價(jià)系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)交換，其接口和數(shù)據(jù)安全問題也是本次系統(tǒng)開發(fā)要突破的技術(shù)點(diǎn)之一。

（3）數(shù)據(jù)的安全性。由于高校采購管理系統(tǒng)是在校內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行，而競(jìng)價(jià)系統(tǒng)、政府采購管理系統(tǒng)及政府采購信息網(wǎng)等在均校外網(wǎng)運(yùn)行。因此，在網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)上，采用采購內(nèi)網(wǎng)和校外網(wǎng)物理隔離與數(shù)據(jù)交換技術(shù)，做到采購內(nèi)網(wǎng)與校外互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，最大程度保障了采購數(shù)據(jù)的安全性，只將可對(duì)外的數(shù)據(jù)傳到政府采購?fù)饩W(wǎng)或競(jìng)價(jià)系統(tǒng)上，降低了采購數(shù)據(jù)泄露的可能性，同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中使用防火墻及防病毒軟件等安全措施，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)傳輸及數(shù)據(jù)訪問的安全性。

（4）用戶角色。在用戶角色定義中，系統(tǒng)采用統(tǒng)一身份論證平臺(tái)，系統(tǒng)授權(quán)及論證的唯一憑證即職工號(hào)登錄。按各部門管理的職責(zé)在系統(tǒng)中設(shè)置對(duì)應(yīng)的操作權(quán)限，通過系統(tǒng)管理員授權(quán)的用戶可以進(jìn)入系統(tǒng)，并對(duì)指定的模塊進(jìn)行操作。系統(tǒng)采用動(dòng)態(tài)授權(quán)機(jī)制，支持角色和權(quán)限的定義，實(shí)現(xiàn)信息權(quán)限的合理安排和操作權(quán)限的合理分配。用戶角色有：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、采購管理部門、經(jīng)費(fèi)使用部門、經(jīng)費(fèi)主管部門、職能主管部門、計(jì)劃財(cái)務(wù)處、采購執(zhí)行機(jī)構(gòu)等角色。

（5）歷史數(shù)據(jù)遷移。高校采購部門在多年的管理中已經(jīng)建立或采用了多種系統(tǒng)，積累了多年的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是寶貴的資源，應(yīng)該好好加以利用。在系統(tǒng)開發(fā)完畢并上線后，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)中心的基本數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和主要業(yè)務(wù)指標(biāo)，對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、匯總和轉(zhuǎn)換，與當(dāng)前業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)，得到數(shù)據(jù)中心甄別可以接受后，再通過必要的、正確的策略遷移到數(shù)據(jù)中心。

5 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

（1）開發(fā)模式選擇。根據(jù)采購工作流程的性質(zhì)，在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的選擇上，充分考慮到系統(tǒng)分布管理的需要，采用B/S體系結(jié)構(gòu)。同時(shí)，系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)將依托互聯(lián)網(wǎng)及學(xué)校內(nèi)網(wǎng)雙網(wǎng)進(jìn)行建設(shè)。

該系統(tǒng)采用多層架構(gòu)即數(shù)據(jù)層、應(yīng)用邏輯層、訪問層三層MVC的設(shè)計(jì)模式，使用純.NET開發(fā)，使用中間件技術(shù)，應(yīng)用系統(tǒng)符合.NET工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，遵循XML數(shù)據(jù)格式。

（2）開發(fā)工具選擇。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器采用Windows Server 2008 64位操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫管理軟件采用MS SQL Server 2005，應(yīng)用中間件采用IIS。數(shù)據(jù)傳輸平臺(tái)利用高校公共數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)。

6 結(jié)束語

本系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了政府采購過程的信息化管理，大大提高了采購效率，降低了采購成本，強(qiáng)化了資產(chǎn)管理，規(guī)范了采購數(shù)據(jù)信息，確保了采購數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，方便了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和查詢。同時(shí)，用戶可全面掌握采購進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)與采購管理部門信息互通和共享，有效解決了兩者之間信息不對(duì)稱的問題，增強(qiáng)了采購過程的透明度，加強(qiáng)了采購過程的監(jiān)督管理，提高了采購工作的質(zhì)量，有力地促進(jìn)了高校政府采購管理工作公開、透明、公平、公正。

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作者簡(jiǎn)介

付玉芳，女，講師，計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)碩士學(xué)位，從事采購管理與信息化工作。

阮慧，女，浙江大學(xué)采購管理辦公室主任，副研究員，化學(xué)工程碩士。

采購管理及采購流程范文第4篇

論文摘要：項(xiàng)目管理是當(dāng)今一個(gè)倍受關(guān)注的領(lǐng)域，項(xiàng)目采購管理又是其中一個(gè)重要的內(nèi)容方向，本文所探討的就是在項(xiàng)目采購管理中，從項(xiàng)目資金的合理使用角度出發(fā)，明確項(xiàng)目采購管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、科學(xué)流程和注意事項(xiàng)，以期降低采購成本，減少現(xiàn)金流出，提高項(xiàng)目資金使用效率。

項(xiàng)目管理是在有限的資源條件下，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列管理活動(dòng)。項(xiàng)目采購管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分。項(xiàng)目采購管理幾乎貫穿于整個(gè)項(xiàng)目生命周期，項(xiàng)目采購管理模式直接影響項(xiàng)目管理的模式和項(xiàng)目合同類型，對(duì)項(xiàng)目整體管理起著舉足輕重的作用。

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和對(duì)項(xiàng)目管理、采購管理認(rèn)識(shí)的不斷深入，采購在工程項(xiàng)目中的角色已經(jīng)從單純的支持服務(wù)發(fā)展成為新的利潤增長點(diǎn)，采購管理也發(fā)展成為成本控制和促進(jìn)項(xiàng)目效應(yīng)最大化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。

1.明確項(xiàng)目采購管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

企業(yè)規(guī)模越大，采購金額越高，管理者對(duì)程序的設(shè)計(jì)越為重視。這里將一般采購作業(yè)流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的關(guān)鍵環(huán)節(jié)闡述如下：

1.1根據(jù)不同工程項(xiàng)目或各工程項(xiàng)目工作包的特點(diǎn)，充分考慮成本控制、設(shè)計(jì)、施工等因素確定工程項(xiàng)目管理模式從而確定工程項(xiàng)目采辦模式，便于采辦成本控制。

1.2實(shí)施工程項(xiàng)目采購預(yù)算制，有了采購預(yù)算的約束，能提高工程項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化工程項(xiàng)目采購管理中資源的調(diào)配。從而達(dá)到控制工程項(xiàng)目采購成本目的。

1.3采購包的劃分。要根據(jù)設(shè)備材料的性質(zhì)、市場(chǎng)供貨商的供應(yīng)能力和經(jīng)濟(jì)批量劃分采購包。合理劃分采購包，可降低采購價(jià)格。

1.4充分利用好工程項(xiàng)目內(nèi)外部環(huán)境。在工程項(xiàng)目采購管理中充分利用采購環(huán)境，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。

1.5供應(yīng)商的優(yōu)化選擇和管理。工程項(xiàng)目前期供應(yīng)商一旦選錯(cuò)，將給工程項(xiàng)目建設(shè)造成嚴(yán)重影響，因此，招投標(biāo)尤其是國外設(shè)備招投標(biāo)要特別慎重。

1.6確立采購全流程成本的概念，應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)工程項(xiàng)目流程中的成本降低，是對(duì)總成本的控制，而不是單一的針對(duì)采購貨物或服務(wù)的價(jià)格。

2.細(xì)化項(xiàng)目采購管理中的的部門職責(zé)

科學(xué)合理的流程，明確細(xì)致責(zé)任化的分工，對(duì)于規(guī)范采購管理有著積極的作用。

2.1各部門:負(fù)責(zé)采購需求計(jì)劃提出、采購的參與、貨物的驗(yàn)收。

2.2專業(yè)管理部門:負(fù)責(zé)審核專項(xiàng)物資申請(qǐng)（必要性、替代性、可否調(diào)撥、數(shù)量、型號(hào)、品牌），出具專業(yè)意見；協(xié)助采購對(duì)新的專業(yè)設(shè)備或物料的采購。

2.3行政組:負(fù)責(zé)監(jiān)控各處采購計(jì)劃執(zhí)行情況；下達(dá)各處物品申購計(jì)劃額度；物品需求申請(qǐng)單審核，負(fù)責(zé)不定期市場(chǎng)調(diào)查和價(jià)格監(jiān)督。

2.4人事行政部采購組：負(fù)責(zé)采購?fù)ㄓ妙惞潭ㄙY產(chǎn)、低值易耗品、生產(chǎn)輔料等，進(jìn)行采購實(shí)施的全過程——詢價(jià)、供應(yīng)商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報(bào)銷。

2.5生管部采購組：負(fù)責(zé)采購設(shè)備治具類與計(jì)量儀器類固定資產(chǎn)、生產(chǎn)材料等，進(jìn)行采購實(shí)施的全過程——詢價(jià)、供應(yīng)商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報(bào)銷。

2.6行政庫房：負(fù)責(zé)辦理出、入庫手續(xù)；負(fù)責(zé)輔料、勞保品的存儲(chǔ)和管理；負(fù)責(zé)提供輔料庫存月報(bào)表和勞保庫存月報(bào)表。

2.7品保部：負(fù)責(zé)對(duì)到貨生產(chǎn)輔料的檢驗(yàn)以及協(xié)助索賠、出具檢驗(yàn)報(bào)告；參與計(jì)量儀器類資產(chǎn)采購支持。

2.8技術(shù)部：負(fù)責(zé)參與設(shè)備治具類資產(chǎn)采購，給予相關(guān)專業(yè)技術(shù)參數(shù)支持。

3.強(qiáng)化項(xiàng)目采購管理中的制度執(zhí)行

沒有規(guī)矩不成方圓。建立并完善配套的采購管理制度是開展項(xiàng)目管理工作的必要條件，強(qiáng)化制度執(zhí)行力是推行項(xiàng)目采購管理的有力保障。

3.1建立健全各項(xiàng)采購管理制度。項(xiàng)目一進(jìn)駐，就要按單位企業(yè)下達(dá)的責(zé)任成本預(yù)算指標(biāo)，制定一套采購成本管理辦法和制度。在操作過程中，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，不斷修正、改進(jìn)，通過實(shí)踐使之趨于完善，以確保制度科學(xué)可行性，真正起到規(guī)范項(xiàng)目成本管理的作用，最終達(dá)到提高施工項(xiàng)目成本管理水平的目的。

3.2全過程控制?？刂瓶偝杀驹谔接戫?xiàng)目采購管理中降低成本的問題時(shí)，應(yīng)該確立采購全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)項(xiàng)目采購流程中的成本降低，是對(duì)總成本的控制，而不是單一的針對(duì)采購貨物或服務(wù)的價(jià)格。

4.采購業(yè)務(wù)流程管理的注意事項(xiàng)

4.1注意流程的先后順序及時(shí)效控制。應(yīng)當(dāng)注意作業(yè)流程的流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時(shí)限。避免同一主管對(duì)同一采購案件作多次簽核；同一采購案件在不同部門有不同的作業(yè)方式；同一采購案件會(huì)簽部門過多，影響實(shí)效。

4.2價(jià)值與程序繁簡(jiǎn)相適應(yīng)。程序繁簡(jiǎn)或被重視的程度應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購項(xiàng)目的重要性或價(jià)值大小相適應(yīng)。凡涉及數(shù)量比較大，價(jià)值比較高或者易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應(yīng)有比較嚴(yán)密的處理監(jiān)督；反之，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。

4.3避免作業(yè)過程發(fā)生混亂。要注意變化性或彈性范圍，以及偶發(fā)事件的因應(yīng)法則。譬如在遇到“緊急采購”及“外部授權(quán)”時(shí)，應(yīng)有權(quán)宜的辦法或流程來特別處理。

4.4流程設(shè)計(jì)應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)實(shí)環(huán)境。應(yīng)當(dāng)注意流程的及時(shí)改進(jìn)，早期設(shè)計(jì)的處理流程，經(jīng)過若干時(shí)間段后，應(yīng)加以審視，不斷加以改進(jìn)，以適應(yīng)組織變更或作業(yè)上的實(shí)際需要。

4.5配合作業(yè)方式的改善。譬如當(dāng)手工的作業(yè)方式改變?yōu)樾畔⒒淖鳂I(yè)方式時(shí)，流程就需要做相當(dāng)程度的調(diào)整或重新設(shè)計(jì)。

5.結(jié)語

梅瑞狄斯在《項(xiàng)目管理——管理新視角》中提到：“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價(jià)格和最具競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商。”項(xiàng)目采購管理作為項(xiàng)目管理的一個(gè)重要組成部分，企業(yè)要獲得最大的經(jīng)濟(jì)利益，有效地降低材料采購成本是關(guān)鍵，就必須要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目采購的管理與控制，具體方法和可操作模式要根據(jù)單位實(shí)際情況區(qū)別對(duì)待，實(shí)踐摸索。

參考文獻(xiàn)：

采購管理及采購流程范文第5篇

關(guān)鍵詞：采購管理 業(yè)務(wù)流程 解決方案

一、引言

作為供應(yīng)鏈系統(tǒng)中的重要一環(huán)，采購環(huán)節(jié)是企業(yè)價(jià)值實(shí)現(xiàn)的開始。采購是指企業(yè)的物資供應(yīng)部門按生產(chǎn)部門的需求或已確定的物資采購計(jì)劃，取得生產(chǎn)經(jīng)營所需的各種物資的過程。采購業(yè)務(wù)中伴隨著采購成本的結(jié)轉(zhuǎn)及采購貨款的確認(rèn)和支付問題，所以在實(shí)際應(yīng)用中，采購管理模塊多與庫存管理、存貨核算及應(yīng)付款管理模塊集成使用，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的整合及數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)物流與資金流的全過程管理，規(guī)范企業(yè)管理。

通過對(duì)現(xiàn)有文獻(xiàn)的整理，本文發(fā)現(xiàn)我國學(xué)者對(duì)供應(yīng)鏈管理的研究較多，但主要側(cè)重于對(duì)供應(yīng)鏈系統(tǒng)流程優(yōu)化及應(yīng)對(duì)策略的研究，對(duì)ERP環(huán)境下供應(yīng)鏈模塊的具體使用和操作方面的研究較少。周彥（2013）、孫羽、孫紅梅（2014）先后從資金流、物流視角分析了用友ERP-U8環(huán)境下采購業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)的主要處理流程。柏菊（2015）從采購管理業(yè)務(wù)流程分析入手，列舉了采購管理單貨同行業(yè)務(wù)模式下的常見問題并針對(duì)性地提出了解決辦法和思路。這些文獻(xiàn)對(duì)研究學(xué)習(xí)采購管理模塊有著重要的借鑒意義，但還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。如柏菊（2015）的研究中對(duì)常見問題的分析多為日常業(yè)務(wù)中因?yàn)檫壿嬳樞蝈e(cuò)誤帶來的無法修改或刪除之類的錯(cuò)誤講解，對(duì)期初設(shè)置及月末結(jié)賬環(huán)節(jié)的錯(cuò)誤講解較少。孫羽、孫紅梅（2014）的研究主要側(cè)重于對(duì)流程的分析，但沒有涉及到對(duì)常見問題的分析解決。本文借鑒柏菊（2015）的寫作思路（問題――分析――解決辦法），并結(jié)合孫羽、孫紅梅（2014）的資金流、物流整合研究視角對(duì)用友ERP-U8 V10.1環(huán)境下采購管理模塊的常見問題進(jìn)行歸納整理，并提出一些解決辦法，期望能對(duì)ERP軟件使用者理順?biāo)悸贰⑻岣吖ぷ餍视兴砸妗?/p>

二、采購管理模塊的業(yè)務(wù)處理流程及數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系

采購管理是指企業(yè)采購部門根據(jù)生產(chǎn)車間的生產(chǎn)需要，搜尋供應(yīng)商與之洽談并達(dá)成購銷合同，督促供應(yīng)商如期送達(dá)貨物并按約付款的過程，因?yàn)樵谖镔Y流動(dòng)的過程中還伴隨著資金流動(dòng)即貨到付款（確認(rèn)應(yīng)付款現(xiàn)付或后期付款），所以采購管理模塊往往和庫存管理模塊、存貨核算模塊、應(yīng)付款管理模塊集成使用。一般來說，首先由生產(chǎn)部門發(fā)出采購需求，采購員提出采購請(qǐng)求，即采購請(qǐng)購活動(dòng)①；采購請(qǐng)求獲得批準(zhǔn)后，采購人員在市場(chǎng)上尋找相應(yīng)的供應(yīng)商并與之洽談達(dá)成采購意向，即采購訂貨活動(dòng)②，該活動(dòng)中雙方一般會(huì)約定付款方式、運(yùn)輸方式、批次等；之后采購員督促供應(yīng)商如期將貨物送達(dá)③并檢驗(yàn)入庫④，進(jìn)行采購結(jié)算⑤；貨物入庫后，財(cái)務(wù)人員根據(jù)采購發(fā)票及采購入庫單進(jìn)行采購成本的結(jié)轉(zhuǎn)⑥和應(yīng)付款項(xiàng)的確認(rèn)⑦；后期款項(xiàng)支付后雙方進(jìn)行核銷處理⑧。具體流程及對(duì)應(yīng)單據(jù)和數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系如上頁圖所示。

三、采購管理模塊常見問題及解決辦法

采購管理模塊的流程一般包括期初設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理、期末處理三個(gè)環(huán)節(jié)。本文按照這一流程順序?qū)υ撃K中的常見問題及對(duì)應(yīng)解決方法進(jìn)行歸納整理。

（一）期初設(shè)置環(huán)節(jié)的常見問題及解決辦法

問題1：無法取消采購期初記賬。

分析：期初記賬是采購管理模塊期初初始化設(shè)置的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。期初記賬完畢，代表該月期初采購業(yè)務(wù)即上月采購入庫存貨已經(jīng)全部登記完畢，可以處理本月新的采購業(yè)務(wù)了。但在實(shí)際操作中往往會(huì)因?yàn)椴少徣藛T、庫管人員的自身疏忽導(dǎo)致應(yīng)登記業(yè)務(wù)尚未全部登記完就進(jìn)行期初記賬。這時(shí)要想進(jìn)行修改，因?yàn)樵撛乱延行略鰳I(yè)務(wù)導(dǎo)致取消期初記賬時(shí)系統(tǒng)提示不能取消。

解決辦法：根據(jù)提示查找對(duì)應(yīng)原因，如果是因?yàn)榇尕浐怂隳K已期初記賬導(dǎo)致采購管理模塊無法取消期初記賬，則應(yīng)在存貨核算模塊先取消存貨期初記賬。具體操作如下：在存貨核算模塊選擇初始設(shè)置期初數(shù)據(jù)期初余額，選擇“恢復(fù)”即可取消存貨期初記賬，返回采購管理模塊，取消采購期初記賬，再對(duì)要登記的存貨入庫單進(jìn)行補(bǔ)錄或修改。如果是因?yàn)椴少徆芾砟K本月某筆采購業(yè)務(wù)已完成采購結(jié)算導(dǎo)致采購期初記賬無法取消，則可通過“采購結(jié)算”菜單下的“結(jié)算單列表”子菜單刪除對(duì)應(yīng)的采購結(jié)算單，再返回期初狀態(tài)即可取消期初記賬。

對(duì)應(yīng)建議：取消采購期初記賬牽涉到本月采購業(yè)務(wù)是否處理、存貨核算模塊、應(yīng)付款管理模塊是否做了相應(yīng)操作，一旦該月已經(jīng)發(fā)生若干采購業(yè)務(wù)且已經(jīng)進(jìn)行后續(xù)成本結(jié)轉(zhuǎn)、付款并核銷，再對(duì)采購期初記賬進(jìn)行修改就相當(dāng)麻煩，需要逐步回滾操作，而且可能會(huì)影響相應(yīng)存貨的采購成本的結(jié)轉(zhuǎn)金額，所以在日常操作中，軟件使用者進(jìn)行期初記賬前應(yīng)再次核實(shí)期初全部入庫業(yè)務(wù)是否都已登記且無誤，而不能選擇事后補(bǔ)漏或修改，以免帶來不必要的麻煩。

問題2：不能錄入期初采入庫單，只能錄入采購入庫單。

分析：采購入庫單在采購期初“記賬前”和“記賬后”兩種狀態(tài)下錄入的單據(jù)是不同的。采購期初記賬前，選擇采購入庫采購入庫單，系統(tǒng)顯示“期初采購入庫單”，該狀態(tài)下可新增錄入上月已入庫的相應(yīng)存貨；而采購期初記賬后，再次選擇采購入庫采購入庫單，則系統(tǒng)只能錄入該月新增入庫的存貨。

解決辦法：取消采購期初記賬，選擇采購入庫采購入庫單，錄入期初已入庫的相應(yīng)存貨的數(shù)據(jù)。

（二）日常業(yè)務(wù)處理中的常見問題及解決辦法

問題1：不能在采購管理模塊錄入采購入庫單。

分析：采購入庫單錄入窗口中“增加”“修改”等按鈕均為灰色，代表不能進(jìn)行編輯。出現(xiàn)該問題的主要原因是采購管理模塊和庫存管理、存貨核算模塊集成使用導(dǎo)致的。如果集成使用，采購管理模塊中的“采購入庫單”菜單只能進(jìn)行查看操作，不能進(jìn)行編輯。對(duì)應(yīng)入庫單的錄入、修改和審核等操作都只能在庫存管理模塊中進(jìn)行。

解決辦法：在庫存管理入庫業(yè)務(wù)采購入庫單菜單中錄入或?qū)ο到y(tǒng)參照采購到貨單審核后自動(dòng)生成的采購入庫單進(jìn)行審核操作。

延伸問題：多模塊的集成使用是ERP系統(tǒng)中傳遞數(shù)據(jù)的需要，類似問題還有銷售管理模塊和庫存管理模塊集成使用時(shí)，銷售出庫單只能在庫存管理模塊中生成；在應(yīng)付款管理模塊單獨(dú)使用時(shí)應(yīng)付單據(jù)中可錄入修改的采購發(fā)票在采購管理、應(yīng)付款管理模塊集成使用時(shí)，只能在采購管理模塊中進(jìn)行編輯。

問題2：請(qǐng)購比價(jià)業(yè)務(wù)不能進(jìn)行請(qǐng)購比價(jià)生單。頁面顯示“此次操作沒有生成任何訂單！失敗原因如下：沒選中任何記錄或供應(yīng)商為空或者單價(jià)為零”。

分析：請(qǐng)購比價(jià)業(yè)務(wù)是指根據(jù)不同供應(yīng)商提供的同類貨物的價(jià)格，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)比，以“價(jià)格低”作為選定供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)而自動(dòng)生成此供應(yīng)商對(duì)應(yīng)的采購訂單。出現(xiàn)此類錯(cuò)誤，多是因?yàn)樵诒葍r(jià)環(huán)節(jié)系統(tǒng)中找不到供應(yīng)商價(jià)格對(duì)照表或者對(duì)照表中此類貨物的價(jià)格相同，導(dǎo)致系統(tǒng)無法選擇，生單失敗。

解決辦法：查看供應(yīng)商管理供應(yīng)商供貨信息供應(yīng)商存貨價(jià)格表，檢查或錄入該存貨不同供應(yīng)商的價(jià)格信息，保存后返回，重新比價(jià)生單。

問題3：不能參照采購訂單生成采購到貨單或入庫單。

分析：采購到貨單可以手工錄入，也可以根據(jù)活動(dòng)②中已審核的采購訂單參照生單。無法參照訂單生成到貨單可能是因?yàn)榛顒?dòng)②中填制的采購訂單尚未審核或已經(jīng)關(guān)閉，導(dǎo)致活動(dòng)③不能完成。尚未審核的單據(jù)不能傳遞到下一環(huán)節(jié)，同樣已經(jīng)審核但關(guān)閉的單據(jù)相當(dāng)于棄審或撤單也不能進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。不能由采購訂單參照生成采購到貨單、采購入庫單、采購發(fā)票，往往都是這種錯(cuò)誤導(dǎo)致的。

解決辦法：查看采購訂貨采購訂單列表中的對(duì)應(yīng)訂單，進(jìn)行審核或打開已關(guān)閉的采購訂單，重新參照采購訂單生成采購到貨單或采購入庫單。

延伸問題：用友ERP系統(tǒng)內(nèi)置了單據(jù)參照生成功能，而單據(jù)參照生成往往需要根據(jù)流程中上一活動(dòng)中已經(jīng)審核處理的單據(jù)才能生成，這些單據(jù)在生成時(shí)要確保上一環(huán)節(jié)的單據(jù)已被審核處理或處于打開狀態(tài)。同樣后續(xù)單據(jù)一旦生成，上一環(huán)節(jié)單據(jù)如需修改則必須先刪除后續(xù)環(huán)節(jié)參照生成的單據(jù)才能進(jìn)行。

問題4：采購入庫單和采購發(fā)票不能自動(dòng)結(jié)算。

分析：采購結(jié)算是指采購核算人員根據(jù)采購發(fā)票和采購入庫單核算采購入庫成本，其結(jié)果就是采購結(jié)算單。自動(dòng)結(jié)算時(shí)系統(tǒng)根據(jù)符合結(jié)算條件的采購入庫單和采購發(fā)票進(jìn)行結(jié)算，也就是說二者必須同時(shí)存在才可自動(dòng)結(jié)算，缺一不可。

解決辦法：不能完成自動(dòng)結(jié)算，首先，應(yīng)考慮上述兩種單據(jù)是否都存在，可查看采購入庫單列表和采購發(fā)票列表；其次，應(yīng)考慮該單據(jù)是否已在采購發(fā)票錄入環(huán)節(jié)結(jié)算，已通過發(fā)票錄入窗口完成結(jié)算的單據(jù)不能再次結(jié)算；最后，應(yīng)對(duì)單據(jù)之間的隸屬性進(jìn)行檢驗(yàn)，即該發(fā)票是根據(jù)采購入庫單生成的，還是手工錄入的，如果是參照生成的且沒有結(jié)算，可通過“自動(dòng)結(jié)算”菜單完成結(jié)算，反之則需再增加結(jié)算條件才能完成結(jié)算。

問題5：不能對(duì)采購運(yùn)費(fèi)業(yè)務(wù)進(jìn)行手工結(jié)算。

分析：采購運(yùn)費(fèi)業(yè)務(wù)是指在存貨采購過程中外部運(yùn)輸部門對(duì)購貨單位的收費(fèi)，實(shí)際發(fā)生的運(yùn)費(fèi)按國家稅法有關(guān)規(guī)定可以進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣，也就是說運(yùn)費(fèi)是要進(jìn)行分?jǐn)偺幚聿⒂?jì)入采購成本的，自動(dòng)結(jié)算功能默認(rèn)處理采購入庫單和采購發(fā)票，對(duì)采購運(yùn)費(fèi)發(fā)票不能結(jié)算，此時(shí)應(yīng)選擇手工結(jié)算模式。首先進(jìn)行選單，過濾到相應(yīng)的采購發(fā)票、采購運(yùn)費(fèi)發(fā)票和采購入庫單，然后進(jìn)行運(yùn)費(fèi)的分?jǐn)?，最后再結(jié)算。如不能進(jìn)行手工結(jié)算，往往是因?yàn)橛脩粢呀?jīng)先將采購發(fā)票和采購入庫單進(jìn)行了結(jié)算，只過濾到剩下的采購運(yùn)費(fèi)發(fā)票未進(jìn)行處理。所以應(yīng)刪除已結(jié)算的該筆業(yè)務(wù)生成的結(jié)算單，選擇對(duì)采購發(fā)票、采購入庫單和采購運(yùn)費(fèi)發(fā)票先分?jǐn)偤筮M(jìn)行手工結(jié)算。

解決辦法：首先，查看采購結(jié)算單列表是否已對(duì)該筆業(yè)務(wù)的采購發(fā)票和采購入庫單進(jìn)行了自動(dòng)結(jié)算，如已完成結(jié)算應(yīng)先刪除對(duì)應(yīng)的結(jié)算單；其次，選擇采購結(jié)算手工結(jié)算選單、過濾顯示需結(jié)算的發(fā)票（含采購發(fā)票和采購運(yùn)費(fèi)發(fā)票）、入庫單選擇分?jǐn)偡绞剑ò磾?shù)量或金額）進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)傔M(jìn)行結(jié)算。

需要說明的是，“營改增”后，采購運(yùn)費(fèi)發(fā)票視同采購專用發(fā)票，也就是說把運(yùn)費(fèi)作為一種應(yīng)稅勞務(wù)，需要在存貨檔案里添加應(yīng)稅勞務(wù)這類存貨，并設(shè)置相應(yīng)的稅率（一般納稅人為11%），然后在“填制采購專用發(fā)票”中填制采購運(yùn)費(fèi)發(fā)票，再對(duì)采購入庫單、兩張采購專用發(fā)票一起進(jìn)行分?jǐn)?、手工結(jié)算。用友ERP-U8軟件雖然考慮了“營改增”的相關(guān)政策，但在目前的過渡期還是按照傳統(tǒng)的方法進(jìn)行處理。

問題6：不能對(duì)采購發(fā)票（采購入庫單）進(jìn)行修改。

分析：采購發(fā)票不能修改，往往是因?yàn)橐呀?jīng)按照業(yè)務(wù)流程的處理順序?qū)ζ溥M(jìn)行了后續(xù)的業(yè)務(wù)處理，如已對(duì)發(fā)票進(jìn)行了審核、結(jié)算，或根據(jù)該發(fā)票和對(duì)應(yīng)的入庫單完成了存貨記賬并制單，已經(jīng)對(duì)該發(fā)票對(duì)應(yīng)的應(yīng)付款項(xiàng)進(jìn)行了確認(rèn)和制單，即完成了后續(xù)業(yè)務(wù)活動(dòng)⑤⑥⑦⑧。如果要對(duì)發(fā)票進(jìn)行修改，則需進(jìn)行上述活動(dòng)的逆操作。如在應(yīng)付款管理模塊中取消該發(fā)票的審核，刪除相關(guān)憑證，在存貨核算模塊取消對(duì)發(fā)票和入庫單的單據(jù)記賬及刪除相關(guān)憑證，在采購管理模塊找到根據(jù)該發(fā)票和入庫單生成的采購結(jié)算單，才能完成對(duì)采購發(fā)票的編輯。

解決辦法：（1）打開該發(fā)票窗口，查看該發(fā)票是否已標(biāo)記為“已審核”“已結(jié)算”；（2）如標(biāo)記為“已審核”，則需打開應(yīng)付款管理模塊的“應(yīng)付單據(jù)審核”，勾選“已審核”過濾到對(duì)應(yīng)的采購發(fā)票，選擇并棄審，如已生成相關(guān)憑證則在“是否同步刪除已生成憑證是否繼續(xù)”選項(xiàng)中選擇“是”，刪除確認(rèn)應(yīng)付款的記賬憑證；（3）如標(biāo)記為“已結(jié)算”，查看根據(jù)該發(fā)票是否已完成了“采購結(jié)算”和存貨核算模塊中單據(jù)記賬及采購成本的確認(rèn)環(huán)節(jié)，如僅僅完成采購結(jié)算，但未在存貨核算模塊操作，則僅需在“采購結(jié)算單”列表中找到該筆結(jié)算單并刪除，即可對(duì)該發(fā)票進(jìn)行修改；如果還在存貨核算模塊進(jìn)行過相應(yīng)操作，則需在存貨核算模塊，選擇“憑證列表”中相應(yīng)的記賬憑證并刪除，接著在“業(yè)務(wù)核算”“恢復(fù)記賬”中恢復(fù)存貨記賬，然后才可取消結(jié)算，完成對(duì)該發(fā)票的修改。

（三）期末業(yè)務(wù)中的常見問題及解決辦法

問題：無法完成采購月末結(jié)賬。

分析：月末結(jié)賬環(huán)節(jié)不能結(jié)賬，往往是因?yàn)樵撛虏少彉I(yè)務(wù)未進(jìn)行完相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理，比如暫估業(yè)務(wù)是否已完成暫估成本的處理，到貨入庫的存貨是否已在存貨核算模塊完成采購成本的確認(rèn)，所有的采購業(yè)務(wù)是否已完成采購結(jié)算，所有的到貨入庫的存貨是否已在存貨賬簿中進(jìn)行單據(jù)記賬，所有的倉庫是否都已完成采購成本的期末計(jì)價(jià)等。

解決辦法：逐一排查原因并處理。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫羽，孫紅梅.用友ERP-U8.72供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)的處理流程[J].財(cái)會(huì)月刊，2014，（5）.