前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇開展會計信息化的基本條件范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發(fā)現(xiàn)更多的寫作思路和靈感。

開展會計信息化的基本條件范文第1篇

關(guān)鍵詞：電算會計技能；調(diào)查；建議

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3198（2007）07-0179-02

1 調(diào)查目的

根據(jù)財政部《關(guān)于大力發(fā)展我國會計電算化事業(yè)的意見》，到2010年要80%以上的基層單位基本實現(xiàn)會計電算化。各類職業(yè)院校對會計類人員電算會計技能的培養(yǎng)越來越重視，但是教學(xué)實踐中仍存在一些誤區(qū)，相關(guān)學(xué)校有針對性地開展該技能調(diào)研也比較少，使得畢業(yè)生在電算會計崗位中沒能很好發(fā)揮自身作用。

2 調(diào)查范圍與手段

我們主要面向浙江杭州、寧波、溫州、紹興、臺州等地區(qū)的中小企業(yè)進(jìn)行調(diào)研，調(diào)查主要采用訪談的形式與企業(yè)中高層管理人員、財會工作人員進(jìn)行面對面直接交流，累計走訪企業(yè)100余家。同時，我們也通過郵寄的方式向?qū)W校歷屆會計專業(yè)畢業(yè)生及各類企業(yè)發(fā)放調(diào)查問卷1000余份，收回有效問卷853份，從而取得了大量的信息資料，為電算會計技能的教育教學(xué)改革提供了依據(jù)。

3 調(diào)查數(shù)據(jù)及結(jié)論

通過調(diào)查，有幾個突出的表現(xiàn)：

(1)財務(wù)軟件操作技能，是企業(yè)順利開展會計電算化工作的首要條件。

當(dāng)被調(diào)查者被問到“為保障會計電算化工作順利進(jìn)行，會計人員必須具備下列哪些技能”時，各選項的選擇比例分別為：

“財務(wù)軟件的實際操作能力”以89.1%的比例，高居榜首。這說明軟件操作能力作為實施會計電算化的基本條件，其重要性得到了廣大企業(yè)及財會人員的認(rèn)同。

同時，通過統(tǒng)計被調(diào)查企業(yè)所采用的會計軟件發(fā)現(xiàn)：用友、金蝶、速達(dá)、管家婆、新中大等軟件在我省均占有較大的市場份額。顯然，學(xué)校不可能將每一種財務(wù)軟件的操作方法都教給學(xué)生；學(xué)生也不可能把市場上所有的財務(wù)軟件都學(xué)一遍。

(2)手工會計過渡到電算會計的系統(tǒng)實施能力十分重要。

上述選項中“手工會計過渡到電算會計的系統(tǒng)實施能力”以80.3%的比例排在第二位，說明對電算會計人員而言，這一能力也是相當(dāng)重要的。

據(jù)我們調(diào)查，在已實行會計電算化的企業(yè)中，真正脫離手工記賬的企業(yè)僅27%，另有大約73%的企業(yè)處于人機(jī)并存的記賬狀態(tài)。為此，我們還對企業(yè)中各軟件子系統(tǒng)的應(yīng)用情況進(jìn)行了調(diào)查。結(jié)果如下：

調(diào)查獲知，不同的企業(yè)實行會計電算化的程度和范圍都不一樣，財務(wù)系統(tǒng)中的賬務(wù)處理、工資、報表等系統(tǒng)應(yīng)用最為廣泛，其他系統(tǒng)應(yīng)用面相對較低。為什么會如此呢？通過訪談，我們了解到這其中有兩個原因。第一，企業(yè)資金有限，只能在部分領(lǐng)域?qū)嵭袝嬰娝慊坏诙?，會計人員的能力有限，無法全面實施會計電算化。在這兩個原因中第二個原因是最主要的。這說明，會計人員的系統(tǒng)實施能力已經(jīng)影響到了企業(yè)信息化建設(shè)的步伐。

不光如此，調(diào)查還顯示，在尚未開展會計電算化的企業(yè)中有近95%的企業(yè)打算在將來實施會計電算化，這部分企業(yè)一旦開始實行電算化，他們亦將面臨一個“系統(tǒng)實施”的問題。

(3)計算機(jī)軟硬件維護(hù)能力也比較重要。

計算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備是企業(yè)開展會計電算化工作的重要工具。掌握一定的計算機(jī)技能對會計人員而言肯定是有益的。為此，我們設(shè)計了4個問題：

①貴單位是否單獨設(shè)置計算機(jī)技術(shù)人員崗位：

這說明，很多小企業(yè)因為自身資金實力問題，或者是考慮到其他原因，并沒有單獨設(shè)置計算機(jī)崗位。這在計算機(jī)大量在財務(wù)工作中采用的今天，對會計人員是非常不利的。

②企業(yè)中對財務(wù)軟件的日常維護(hù)工作是否由軟件銷售公司負(fù)責(zé)？

此調(diào)查結(jié)果說明，企業(yè)的軟件維護(hù)工作主要由軟件銷售公司負(fù)責(zé)，但是，一些細(xì)小的計算機(jī)問題（比如病毒攻擊、設(shè)備連接等），不可能也不好意思直接找軟件銷售公司解決，否則會引起對方的反感，更會無端浪費企業(yè)的時間和精力。此時，若財會人員自己能懂得一些簡單必要的計算機(jī)知識，就能起到如虎添翼、錦上添花的作用。

③電算會計操作人員是否有必要掌握一定的計算機(jī)技術(shù)？

④下列哪些計算機(jī)技術(shù)，你認(rèn)為有必要掌握?

學(xué)校若能針對此類內(nèi)容，為會計專業(yè)學(xué)生量身定制一門計算機(jī)課程，將有利于提高學(xué)生的職業(yè)能力。本人為此專門找到了12位從事計算機(jī)專業(yè)教學(xué)的高職教師。他們認(rèn)為，若能安排一門3學(xué)時/周的實踐課程，學(xué)生掌握上述計算機(jī)技能是完全可行的。

4 電算會計技能培養(yǎng)建議

根據(jù)上述調(diào)查結(jié)果，建議各類職業(yè)院校的會計專業(yè)針對電算會計技能設(shè)置三類課程（如下表）。

第一類為技能基礎(chǔ)課，主要介紹一般的計算機(jī)操作技術(shù)和會計信息系統(tǒng)（ERP軟件）的模塊劃分和數(shù)據(jù)聯(lián)系。學(xué)?？梢栽O(shè)置計算機(jī)文化基礎(chǔ)、會計信息系統(tǒng)兩門課程，其目的是使學(xué)生了解目前我國財務(wù)軟件的系統(tǒng)劃分和內(nèi)部的數(shù)據(jù)聯(lián)系，同時使其具備與崗位要求相適應(yīng)的計算機(jī)技能。

第二類為技能核心課程，主要介紹目前我國主流財務(wù)軟件的具體操作方法，應(yīng)重點選取兩種軟件（如用友和金蝶）進(jìn)行比較教學(xué)，可將其分為財務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)和供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)兩門課程，使學(xué)生學(xué)習(xí)由淺入深，掌握財務(wù)軟件應(yīng)用的一般規(guī)律。

開展會計信息化的基本條件范文第2篇

【摘要】隨著我國會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展,會計業(yè)務(wù)執(zhí)行主體發(fā)生了變化,使得會計檔案的管理工作也發(fā)生了變化,手工會計下所采用的檔案管理辦法已不適應(yīng)電算化會計的需要。因此,必須加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)的檔案建設(shè),即加快會計檔案管理的信息化建設(shè),以適應(yīng)新時期會計電算化提出的新要求,建好用好電子財務(wù)檔案,提高財務(wù)檔案管理工作水平和財務(wù)管理工作效率,更好的服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)檔案電算化檔案管理信息化

所謂會計電算化,是指計算機(jī)技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用,即采用電子計算機(jī)替代人工記賬、算賬、報賬,以及對會計信息進(jìn)行分析和利用的工程。會計電算化后,提高了會計核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率,減輕財會人員的勞動強(qiáng)度,使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來,更好地參與單位的經(jīng)營決策,加強(qiáng)財務(wù)管理。加強(qiáng)會計檔案管理信息化是企業(yè)會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要,是時展的必然,是會計檔案管理發(fā)展方向。管好用好財務(wù)檔案是企業(yè)財會工作向高水平發(fā)展的重要前提。

一、會計電算化特點

1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化

在傳統(tǒng)手工會計工作環(huán)境下,科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財務(wù)報表分析均需要進(jìn)行人工匯總計算,使得財務(wù)人員的工作量很大,同時也容易造成數(shù)據(jù)上的計算錯誤。在電算化會計環(huán)境下,只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計算機(jī)財務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會計分錄,通過憑證的審核、修改、確認(rèn)由計算機(jī)自動完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機(jī)自動完成,同時可以根據(jù)需要生成會計報表,這大大降低了財務(wù)人員的工作量,也避免了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。

2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)發(fā)生了變化

手工會計方式下,數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現(xiàn)記錄錯誤的可能性加大,而且同一類數(shù)據(jù)可能會重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì),保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間,還需進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會計工作環(huán)境下,數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”,磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間,也使數(shù)據(jù)存取方便,同時通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外,還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對磁盤進(jìn)行備份工作。

二、會計電算化會計檔案的特點

眾所周知,傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性,不得隨意篡改。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中,財務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財務(wù)檔案,實現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,是搞好企業(yè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。各級企事業(yè)單位實行會計電算化以后,由于產(chǎn)生了許多依附于計算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件,財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機(jī)上完成,隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本文根據(jù)工作的實踐,總結(jié)出會計電算化會計檔案具有以下顯著特點。

第一,較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案,會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。

第二,傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。

第三,會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。

第四,電子財務(wù)檔案便于計算、分析,快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財務(wù)檔案上網(wǎng),通過計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

第五,電子財務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞。

正如上面所述,電子財務(wù)檔案或財務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點,但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴性,即需要一定的軟硬件環(huán)境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點,同時它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實行電算化的時間越長,會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多,即會計電算化檔案更需要科學(xué)的管理。因此,即使實現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。

三、電算化會計檔案工作的內(nèi)容

1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理,建好數(shù)據(jù)庫,并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)

檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ),其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體,實現(xiàn)檔案管理的信息化,必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務(wù)檔案室就是財務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地,是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,必須建立企業(yè)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫,可以按企業(yè)財務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫,如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會計賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立,立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入,將本單位的財務(wù)檔案資料都錄入計算機(jī)。

2、搞好財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),提高檔案使用效率

檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò),一方面可以將業(yè)務(wù)上級的文檔以及本級各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù),也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務(wù)檔案信息咨詢?？傊?網(wǎng)絡(luò)財務(wù)檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時空差,實現(xiàn)財務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越,整合財力資源、人力資源,提高財務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。

3、搞好財務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè),做到定量分析與定性分析相結(jié)合,科學(xué)管理使用檔案

財務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸,最終要提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗來處理問題是不行的,必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ),以計算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段,建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對一個問題提出多種方案,并對方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化,最大限度地提高財務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。

四、如何做好電算化會計檔案工作

電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物,又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn),在經(jīng)濟(jì)活動中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續(xù)進(jìn)行的保證,是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證,是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。因此,必須做好會計憑證的收集和整理、會計賬簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。

1、加強(qiáng)企業(yè)財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從財務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全財務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財務(wù)軟件升級,保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。

2、做好電算化會計檔案的收集

所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)(如一個會計年度),把計算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上,從而形成脫離于原計算機(jī)系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。

3、做好電算化會計檔案的管理與保存

由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,貼上保護(hù)字樣,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。

此外,還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。因此,本文建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。

4、做好電算化會計檔案的整理和利用

電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進(jìn)行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢,使決策者在遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實現(xiàn)會計電算化會計檔案的再利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況:(1)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號一致,此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。

5、提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)

財務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍,是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財務(wù)部門要補(bǔ)充具有計算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強(qiáng)財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。建立合理的財務(wù)檔案管理人員的效績考核評價規(guī)定,對財務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績好的單位和個人要及時進(jìn)行表彰,激勵大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對計算機(jī)信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案工作、財務(wù)管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。

五、電算化會計檔案應(yīng)注意的問題

1、實行會計電算化之后,存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份

根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定,賬務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi),存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯;雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點保管。

2、會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患

會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計算機(jī)。計算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性,一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因,將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理,會計工作不能進(jìn)行。數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效主要依賴于財務(wù)軟件的質(zhì)量和性能。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒,將會嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全,若不能及時排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會計數(shù)據(jù)主要保存在計算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞,保存的會計數(shù)據(jù)將會丟失,如果沒有相關(guān)備份的話,將給會計電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失,嚴(yán)重影響到企業(yè)的會計工作。磁性介質(zhì)以磁信號存儲信息,如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對整個計算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如計算機(jī)病毒的防范。

3、電算會計檔案必要有專人管理

會計電算化系統(tǒng)的實施主體是“人”,但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良,規(guī)章制度如何完善,作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),非法取得口令,都是不行的。因此,企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對檔案工作人員的選用與培養(yǎng),增強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達(dá)到電算會計檔案管理系統(tǒng)的主體誠信。這就要求會計電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應(yīng)由專人管理,并制定相應(yīng)的管理制度。

4、加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)

網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務(wù)數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻,隔離會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系,限制外界透過防火墻對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法訪問;采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問題、設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患,保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運行。