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企業(yè)檔案信息化范文第1篇

1 信息化檔案管理的特點

1.1 一體化的管理模式

在過去,企業(yè)檔案管理的實現(xiàn)是不同部門對其內部文件進行整理、分類并歸檔的過程。而信息化的檔案管理則改變了這一狀態(tài),信息化的管理模式可以將企業(yè)的文件,部門的基本文檔進行有機的結合,從而實現(xiàn)歸檔與管理的同步,將不同部門對于同一事務或者同一事務的不同角度的記錄歸入檔案數(shù)據庫中,實現(xiàn)檔案管理的一體化。通過對檔案管理自動化系統(tǒng)的應用,實現(xiàn)公文和業(yè)務性文件整理與歸檔工作在同一時間完成,既可以節(jié)省大量的時間,節(jié)省勞動力,而且提高了檔案管理的準確性。從事檔案管理的工作人員可以從繁雜的工作中抽離出來,從而獲得更多的學習時間,加強檔案管理信息資源的開發(fā)。與此同時,負責檔案管理工作的部門也能夠通過自動化系統(tǒng)對公文以及業(yè)務性文件的管理狀態(tài)進行隨時的掌控,以便盡快的做出指導,實現(xiàn)檔案管理的預見性。

1.2 方便存儲與查找

企業(yè)的行政部門與業(yè)務部門,可以通過對檔案管理自動化系統(tǒng)的應用,將已經形成的有查考利用價值的文件隨時存儲到服務器上。而檔案管理工作人員他也可以把原有檔案的掃描件存儲到服務器上。這樣,只需要通過身份驗證,用戶就可以通過企業(yè)內部的局域網查找所需要的檔案信息,即節(jié)省了時間,又節(jié)省了資源,真正實現(xiàn)了信息化檔案管理給企業(yè)的工作帶來的方便。

1.3 檔案業(yè)務管理自動化

企業(yè)檔案管理工作非常復雜,其全過程不僅包括統(tǒng)計、鑒定、借閱還包括了參考資料的編研工作,甚至是資料的銷毀,這都需要管理人員定期對檔案的情況進行分析,而且企業(yè)領導的決策提供參考資料。實現(xiàn)檔案信息化管理模式,可以對檔案進行隨時隨地的管理,例如各種數(shù)據的統(tǒng)計、各種報表的打印、借閱登記、催還提醒等,這樣可以便于領導或各部門通過電腦獲取所需要的資料和數(shù)據,避免了因為距離問題而造成的時間浪費。

2 企業(yè)檔案管理信息化存在的問題

2.1 檔案管理的信息化意識不足

實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項簡單的工作,需要大量的時間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設備改造、產品銷售等直接投資上,疏于對檔案的管理,忽視對檔案管理人員的業(yè)務培訓,導致管理人員缺乏經驗、缺乏服務意識,使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實上雖然檔案管理信息化的應用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過對檔案的合理管理能夠為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。

2.2 檔案管理信息載體的破損

在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網絡技術的應用,許多企業(yè)實現(xiàn)了工程設計、施工和產品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會因為各種原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用,嚴重的還會導致系統(tǒng)運行出現(xiàn)問題。

2.3 標準化建設不夠完善

檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉變過程中,必須有相關的規(guī)范與標準對其進行指導。信息化是一個非常嚴密的信息系統(tǒng),各個業(yè)務環(huán)節(jié)的相關信息為數(shù)據處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現(xiàn),為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據計算的標準卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務流程以及工作程序標準、數(shù)據交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內部或企業(yè)之間的數(shù)據交換或資源共享造成諸多不便,甚至會嚴重制約企業(yè)獲得更多的經濟效益和社會效益。

3 改善企業(yè)檔案管理信息化建設的建議

通過對企業(yè)檔案管理信息化建設過程中出現(xiàn)的問題的分析,可以看出,只有在一定范圍內實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置,完善檔案管理人員的培訓,才能徹底實現(xiàn)檔案管理的信息化,具體來說可以從以下幾個方面著手。

3.1 完善檔案管理制度

所有工作的順利展開與進行都離不開規(guī)范的要求和對標準的參考,企業(yè)檔案管理也不例外。實現(xiàn)檔案管理信息化的前提是健全的管理制度與明確的部門職責,而同時這也是檔案管理部門為企業(yè)提供更高級別的服務的先決條件。所以,為了在激烈的市場競爭中立于不敗之地,現(xiàn)代化的企業(yè)必須要建立健全檔案管理制度,尤其要制定檔案自動化管理制度,通過合理的制度規(guī)范檔案管理信息化的實現(xiàn)。

3.2 加強監(jiān)管工作

在企業(yè)建立局域網時,要有計劃的實施檔案一級管理,對于文件從形成到歸檔的全過程要實施監(jiān)管,尤其是從文件行程的最初階段,以保證文件的整個生命周期都能在可控范圍內,使整個過程都做到規(guī)范化、標準化并努力貫徹執(zhí)行。

3.3 理順工作流程

不同企業(yè)的工作流程不一樣,相應的檔案管理自動化程序也是不一樣的,所以要明確各部門工作的先后順序,例如檔案部門與文書,只有這樣才能保證檔案管理信息化過程中避免走彎路。檔案管理要與企業(yè)所講

轉貼于

求的效應原則保持一致,盡量以最少的投入來保證企業(yè)對于信息資源需求的滿足。理順檔案管理工作的流程,首先要做好數(shù)據收集與資料庫的維護工作;另外要充分利用計算機的功能,根據企業(yè)發(fā)展的需求,及時編寫一些檔案文件匯編,并提供企業(yè)領導用于決策所需要的信息。

3.4 實現(xiàn)管理工具的信息化

從事檔案管理工作的人員除了要做好文件的分類、歸檔等工作外,還要積極參加檔案管理軟件的功能開發(fā)工作中,充分了解企業(yè)檔案管理的全過程和檔案專業(yè)管理的全部內容。在工作當中,要及時征求各部門的意見,分析檔案管理與各部門之間的聯(lián)系,并將分析結果交給軟件開發(fā)人員作為依據選擇最合理的設計方案,使設計出的軟件能夠最大程度滿足企業(yè)的需要,從而真正實現(xiàn)管理的自動化和信息化。

企業(yè)檔案信息化范文第2篇

【Keywords】enterprise management； enterprise archives； information management

【中?D分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0132-02

1 引言

檔案管理信息化是指在檔案管理過程中全面應用計算機等現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源的收集、整理、著錄、鑒定、利用等進行處置、管理，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。

2 企業(yè)檔案管理信息化的必要性

隨著社會信息化發(fā)展步伐的不斷加快，各種檔案資料的不斷增多，紙質檔案自然老化和人為損害、查找利用率低的問題日益突出，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法滿足檔案管理的現(xiàn)實需求，檔案管理模式應當由以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變。首先，檔案管理信息化可以省去人工整理檔案的時間，減少檔案管理所需的人力、物力 、財力，可以改進檔案管理工作，進一步提升檔案管理工作的效率。其次，檔案管理信息化能節(jié)約存儲空間，快捷傳輸，方便檢索，提高查詢速度和準確率，既可以節(jié)省空間，減少管理成本，又能節(jié)約資源，為企業(yè)管理決策提供可靠的信息，提高檔案的使用價值。再次，檔案管理信息化能實現(xiàn)檔案信息資源的實時性與動態(tài)性，隨著計算機技術和網絡技術的廣泛應用，有利于實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，便于對信息資源的整理和加工，讓利用者以更快捷的方式獲取所需要的信息資料，提高服務的智能化和人性化水平。

3 如何實現(xiàn)檔案管理信息化

檔案管理信息化包括檔案資源數(shù)字化、管理科學化、信息安全化和利用網絡化。

3.1 檔案資源信息數(shù)字化

一是館存檔案資源數(shù)字化。隨著計算機技術和信息技術在檔案工作中的應用，檔案數(shù)字化已成為一種必然趨勢。檔案數(shù)字化指采用掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術、數(shù)據庫技術、多媒體技術對以紙質檔案、照片、錄音、錄像等為載體的各種檔案進行數(shù)字化加工，將其轉化為能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。根據2005年國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《關于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》（檔發(fā)[2005]1號）、《全國檔案信息化建設實施綱要》（國檔發(fā)[2002]8號）等文件的要求，企業(yè)應將“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列為主要任務，采用現(xiàn)代信息處理手段，本著統(tǒng)一規(guī)劃、分級建設、安全保密的方針，以文檔一體化為原則，推動現(xiàn)有庫房檔案的數(shù)字化進程，逐步完成館藏檔案數(shù)字化和著錄工作。為保障數(shù)字化進度和效率，企業(yè)要優(yōu)先開展開放檔案、珍貴檔案、易損檔案、高利用率檔案的數(shù)字化處理，待條件成熟后，再對剩余檔案進行數(shù)字化處理，逐步拓寬檔案數(shù)字化覆蓋面。在推進檔案數(shù)字化工作過程中，要嚴格遵守保密規(guī)定，遵循工作標準，做到流程規(guī)范、存儲格式統(tǒng)一、字段完整，保障檔案數(shù)字化的質量。實施數(shù)字化既減少了對檔案原件的損壞，節(jié)約了保管費用，降低了檔案原件丟失的風險，又推進了檔案信息化建設[1]。

二是電子檔案軟件管理化。是指將數(shù)字化后的檔案和現(xiàn)有的電子檔案利用檔案管理系統(tǒng)軟件進行系統(tǒng)整理、排列、著錄、統(tǒng)計和提供利用，實現(xiàn)電子文件和電子檔案的規(guī)范化管理，逐步建成檔案信息網絡，實現(xiàn)檔案利用網絡化，這樣省時省力，減輕了檔案人員的勞動強度，大大提高了工作效率，檔案人員有時間深入挖掘檔案信息，加強檔案編研工作，精心選題，打造一批有助于弘揚正確歷史觀，有助于豐富職工精神文化生活的企業(yè)檔案編研成果，在企業(yè)文化建設、職工教育等方面發(fā)揮積極作用。

3.2 檔案管理科學化

檔案信息化讓檔案管理煥發(fā)了新的生機，企業(yè)應運用科學的管理方法和制度，推動檔案管理的發(fā)展。第一，整章建制，實現(xiàn)管理規(guī)范化。首先要結合檔案數(shù)字化實際需要，制定檔案數(shù)字化標準、工作規(guī)范和流程，避免數(shù)據在檔案數(shù)字化及后期管理過程中出現(xiàn)流失泄密的情況。第二，要建立電子檔案接收應用系統(tǒng)，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》規(guī)范歸檔電子文件的收集、整理、存儲、備份、鑒定、遷移、利用等工作。第三，要不斷補充、修訂和完善各項檔案信息化管理制度，規(guī)范各部門的職責、權力和義務，推動檔案管理信息化工作制度化、科學化和規(guī)范化。第四，加大物力財力投入力度。要實現(xiàn)檔案管理信息化，首先需要配備計算機、掃描儀、服務器、光盤、網絡等現(xiàn)代化設備。其次需要開發(fā)檔案管理的相關軟件和系統(tǒng)，以實現(xiàn)檔案自動立卷、排列、編目、檢索、標引、文檔一體化、信息資源共享等檔案業(yè)務和管理工作。第五，需要配備既懂檔案專業(yè)知識又懂計算機信息技術和網絡技術的綜合型人才。因此企業(yè)要加大技術、資金、人員等方面的投資和支持力度，加快檔案數(shù)字化、檔案管理標準化、檔案服務網絡化進程。第六，加強和提高檔案人員信息化管理意識和水平。數(shù)字化的檔案、電子檔案需要與檔案管理信息系統(tǒng)軟件連接建成健全的電子檔案數(shù)據庫，在企業(yè)局域網、專網利用計算機完成收集、整理、著錄、統(tǒng)計和提供利用等工作。這就要求檔案管理人員不僅要懂得檔案專業(yè)知識，掌握編號、排列、編目、統(tǒng)計、鑒定和提供利用等工作流程，還要懂得計算機技術、信息技術、網絡技術，能對檔案進行數(shù)字化處理，做好資料編號及存儲工作，建立數(shù)據庫和索引目錄，方便對檔案信息的查詢。目前多數(shù)檔案管理人員計算機水平較低，因此，企業(yè)要加強對檔案管理人員進行計算機相關學科的培訓，為推進檔案管理信息化奠定良好基礎[2]。

3.3 信息安全化

隨著檔案管理信息化的實現(xiàn)，信息化之后檔案資料的安全問題就變得尤為突出，在企業(yè)局域網環(huán)境下，傳輸、存儲和提供利用電子檔案信息，可能造成檔案信息的泄露、失真等不安全情況，影響檔案信息資料的真實性與有效性。因此，要采取一定的措施確保檔案信息安全。第一，建立相關制度。首先應制定確保檔案在數(shù)字化過程中信息安全的制度，如嚴禁“一機兩網”，檔案數(shù)字化所用的計算機和網絡要與其他網絡物理隔離，嚴禁數(shù)字化加工人員帶有存儲功能的設備進入加工區(qū)等制度；其次應制定檔案信息與網絡連接和使用過程中安裝防病毒軟件、外接優(yōu)盤、移動硬盤等相關規(guī)章制度，以確保檔案信息安全。第二，設置訪問權限。根據不同崗位和級別，分別設置一般訪問者、特殊訪問者和管理者權限，只有當訪問者的身份通過檔案訪問權限驗證后，才可進入檔案查詢系統(tǒng)利用相對應的已開放的電子檔案，這樣可以有效預防不相關人員隨意查閱電子檔案，提高了電子檔案信息的安全性。第三，采取異地備份。首先是可以避免因當?shù)刈匀粸暮?、社會災害等造成的威脅檔案信息安全的風險；其次是可以避免因操作不當、病毒侵害等造成的電子檔案信息的丟失和損壞風險，從而最終確保電子檔案信息的完整性、準確性和可用性[3]。

3.4 利用網絡化

利用網絡化是指企業(yè)通過局域網實施企業(yè)檔案信息的管理、檢索和提供利用，利用者不需去檔案部門實地查找，在局域網或專用網上即可實現(xiàn)利用。利用網絡化具有查找方便、檢索速度快、可靠性高、保密性強等優(yōu)勢，能夠最大限度地滿足企業(yè)干部職工合法的各種利用檔案的需求，有利于他們了解檔案，增強檔案觀念，進一步認識檔案的價值，從而擴大?n案工作的影響力，為企業(yè)檔案管理信息化工作創(chuàng)造良好條件。

企業(yè)檔案信息化范文第3篇

0引言

隨著科學技術的不斷發(fā)展，我國企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方法已經越來越不適應社會的發(fā)展，為了促進企業(yè)檔案管理的發(fā)展，提升檔案管理的工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經濟效益，企業(yè)必須要轉變思路，加快檔案管理信息化進程，推動企業(yè)更快、更好地發(fā)展。新形勢下，加強企業(yè)檔案管理信息化建設是企業(yè)進行檔案管理改革的重要內容，也是企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設的必要性

1.1 是企業(yè)信息化發(fā)展的要求

檔案是企業(yè)重要的參考資料。當前，隨著辦公自動化的發(fā)展和網絡技術的普及，企業(yè)在生產經營活動中產生了大量的文件和數(shù)據，是企業(yè)進行各項生產和經營活動的基礎，為企業(yè)提供了重要的參考依據，具有長期的保存價值。

1.2 是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理發(fā)展的需要

社會形勢的不斷發(fā)展和網絡技術的革新，促進了各行各業(yè)的進步。企業(yè)傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式已經越來越不適應企業(yè)現(xiàn)代化管理的需求，加強企業(yè)檔案管理工作對于提升企業(yè)的工作效率，實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化具有重要的現(xiàn)實意義。檔案管理工作是企業(yè)日常工作的重要組成部分，因此要加快企業(yè)信息化管理，適應市場經濟的需求，滿足企業(yè)的發(fā)展。隨著各類信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應用，企業(yè)的各類文件逐漸增加，給企業(yè)的資料查詢帶來了一定的困擾。為了促進企業(yè)檔案資源的利用率，必須要加大檔案信息化建設。另外，由于近年來，網絡技術的發(fā)展，信息技術已經滲透到企業(yè)發(fā)展的方方面面，所以必須要加強對檔案的數(shù)字化建設，提升企業(yè)檔案管理的軟硬件條件，促進企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

1.3 工作效率及工作成本的需要

加強檔案管理信息化建設，有效地提升了企業(yè)的工作效率，節(jié)省了企業(yè)的工作成本。我國企業(yè)傳統(tǒng)的紙質檔案資料在收集的過程中不僅需要大量的人力、物力、財力，在查詢過程中也會耗費大量的時間，因此阻礙了企業(yè)的發(fā)展。信息技術在企業(yè)檔案管理中應用以后，極大地提升了企業(yè)的辦事效率，為企業(yè)日后資料的查詢也提供了很大的方便。另外，由于企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，檔案的數(shù)量也在無形之中增長，這就要求企業(yè)擴大檔案儲存室面積和設備，增加檔案管理人員，給企業(yè)增加了很多成本支出。信息化在檔案管理中的普及，不僅減少了企業(yè)的成本，還方便了工作人員的查詢，實現(xiàn)了資源共享，提升了工作效率。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 檔案管理信息化制度不夠完善

檔案管理信息化制度的完善與否也在一定程度上制約了檔案管理工作的有效進行。長期以來，我國很多企業(yè)一直采用的是傳統(tǒng)的檔案管理方法，沒有將現(xiàn)代信息技術與檔案管理相結合，因此在信息技術日益發(fā)展的今天就會出現(xiàn)很多問題，使得檔案管理工作無法適應新時代的發(fā)展，檔案在企業(yè)發(fā)展過程中也沒有發(fā)揮其最大功效，甚至有些企業(yè)只是將檔案管理工作當作一種形式，影響了企業(yè)日常管理工作的有效進行。

2.2 檔案管理信息化建設缺乏資金支持

檔案管理信息化建設過程中由于缺乏資金支持，使得檔案管理信息化建設的效率不高。企業(yè)進行檔案管理的過程中需要大量的資金和設備作為支持。但是很多企業(yè)的檔案信息化建設由于缺少資金，使得信息化建設的步伐緩慢。另外，部分企業(yè)雖然也設置了相關的經費進行檔案管理信息化建設，但是這些經費遠遠不能滿足檔案管理信息化建設的要求，因此影響了檔案管理信息化工作的開展。

2.3 檔案管理人員的綜合能力有待加強

要提升企業(yè)檔案管理信息化建設的有效性，必須要提升檔案管理人員的綜合素質。這是因為檔案管理人員在檔案信息化建設過程中發(fā)揮著非常重要的作用。但是，在企業(yè)信息化建設過程中仍然存在一些問題影響了檔案管理信息化建設的效率。比如，檔案管理人員的專業(yè)素質不高，使得他們在實際的工作過程中會出現(xiàn)多種問題，如果這些問題得不到及時解決，就會影響檔案管理的效果。此外，由于檔案管理人員對計算機技術掌握不夠扎實，導致在使用辦公軟件的過程中就會出現(xiàn)一些問題，阻礙檔案管理信息化建設的有效進行。因此，企業(yè)必須要提升檔案管理人員綜合素質，讓檔案管理人員逐漸學習現(xiàn)代化信息技術，及時掌握一些最新的檔案管理技術，并將其應用到實際工作中來，這樣不僅能夠節(jié)省大量的時間，還能夠節(jié)約大量的人力和物力，最終還能取得較好的工作效果。

2.4 檔案管理信息化建設的技術缺失

檔案管理信息化建設的過程中，由于技術缺失使得檔案管理的效率得不到很快地提升。這是當前檔案管理信息化建設中面臨的一個非常重要的問題。在企業(yè)檔案管理信息化建設過程中，需要的技術比較專業(yè)，由于人員和設備配備不到位，導致企業(yè)信息化建設工作不能得到有效落實。另外，由于企業(yè)信息化建設技術指導和技術管理缺失，導致檔案管理信息化建設沒有完全發(fā)揮其作用。因此，我們說檔案管理信息化建設技術和管理缺失，影響了檔案管理信息化建設的進程。

3 加強企業(yè)檔案管理信息化建設的對策

3.1 建立完善的信息化檔案管理機制

完善的檔案信息化管理制度對于檔案管理工作效率的提升有著重要作用。為了建立完善的檔案管理信息化制度，可以從以下幾個方面做起：

第一，對原有紙質檔案資源進行妥善保管，另外，還要對一些硬盤中的信息資料進行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及時對檔案資料進行備份，防止由于計算機損壞帶來的損失；第三，建立健全的檔案管理信息化使用制度，在使用檔案資料的過程中要嚴格按照制度進行，對檔案資料的使用要做好審批和登記工作，使檔案資料保持完整性和安全性，減少由于疏忽帶來的損失。

3.2 加大對檔案管理信息化的資全投入

加大資金投入是企業(yè)進行檔案管理信息化的基礎。首先，企業(yè)要充分利用政府提供的資金支持，加快檔案管理信息化建設；其次，企業(yè)要利用現(xiàn)有的經費進行軟硬件設備的配備，使資金使用達到最大化。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質直接決定了檔案管理信息化建設的效率。首先要提升檔案管理人員的責任意識和職業(yè)道德觀念；其次，要加強對檔案管理人員信息化建設培訓，提升他們的檔案管理專業(yè)知識和實踐能力；再次，加強檔案管理人員計算機專業(yè)技能培訓，使其掌握最基本的檔案管理辦公軟件操作技能，保證檔案管理現(xiàn)代化建設的有效進行，進而才能促進企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

3.4 加強對檔案管理信息化建設的技術指導

企業(yè)檔案管理信息化建設的有效進行依賴信息化建設的技術指導?？梢詮囊韵路矫婕訌姍n案管理信息化建設技術指導：一是明確信息化建設所需技術，只有制定了明確的目標才能有效地指導實際行動；二是聘請相關的技術人員或是專業(yè)人員進行技術指導，讓檔案管理人員熟悉相關的軟件設備和硬件設備，這樣才能夠在檔案管理信息化建設中做到游刃有余。

企業(yè)檔案信息化范文第4篇

【關鍵詞】企業(yè)人事檔案 信息化 管理要略

中圖分類號：F279.23 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2013）35-165-01

隨著社會的進步，現(xiàn)代企業(yè)管理機制的不斷完善和規(guī)范，人力資源管理作為企業(yè)管理職能中的組成部分，已經成為關乎企業(yè)長遠發(fā)展的重要管理項目。加強企業(yè)人才隊伍管理，關鍵是要加強企業(yè)人事檔案管理。目前，在網絡科技日新月異、咨訊交流方便快捷的時代，加強企業(yè)人事檔案管理的重點就是實現(xiàn)人事檔案的信息化管理。

一、檔案信息化管理的現(xiàn)實意義

長期以來，人事檔案工作總是隱居于各項工作背后，以“機密”對待，很少與外界建立聯(lián)系。在管理方面重紙質檔案的收集和整理、輕電子檔案的建立，寶貴的信息資源埋藏在案卷里，影響了人力資源的開發(fā)，大大制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。企業(yè)人事檔案是企業(yè)選人、用人、開發(fā)人力資源的基礎，也是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。21世紀是信息社會的時代，信息化管理滲透到社會的各行各業(yè)，社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網絡及時準確地獲得多種信息。人事檔案的信息化管理，其核心內容就是通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網絡化，對人事工作中產生的各類信息，特別是對人事工作中產生的豐富檔案信息，進行存儲、加工、檢索、傳輸，為企業(yè)人事檔案工作提供及時高效的服務，以實現(xiàn)檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。

二、人事檔案信息化管理的優(yōu)勢

1、信息全面化

建立人事檔案管理系統(tǒng)，可以全面反映一個人各方面的情況。相對固定的一些基本情況，如姓名、性別、身份證號、家庭住址和聯(lián)系電話等，并動態(tài)管理學歷、工作簡歷、職務任免、工資、職稱、獎懲、保險等情況，將歷次變動情況隨時在信息系統(tǒng)里反映。在錄入信息時把好“入門關”和“更新關”，把記載在案卷里的紙質人事檔案信息一一分解，從而形成一份電子化的人事檔案。

2、查詢快速化

傳統(tǒng)的檔案查詢方式是由管理人員從一本一本的分類目錄中，找出所需檔案的索引編號，然后根據編號到庫房中查找，既費時又費力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需在計算機上輸入姓名、身份證號、檔案號等任一字段，便能立刻顯示出所需要的人事檔案信息，一目了然，無需翻開案卷逐頁查找。紙質檔案信息化，一方面能夠減少紙質案卷因調閱次數(shù)頻繁而造成的磨損，保護紙質檔案，達到長期保存使用的目的；另一方面提高了查詢速度，減輕了管理人員的工作量。

3、統(tǒng)計多樣化

統(tǒng)計分析工作是人力資源管理工作的重要組成部分，而統(tǒng)計的基本信息來源于人事檔案。按照傳統(tǒng)的工作方法完成一項統(tǒng)計工作，往往需要投入大量的人力、物力和時間，周期長，過程繁瑣，且準確性、時效性差。統(tǒng)計手段的落后直接影響了工作的成效。各種統(tǒng)計資料，用的時候出不來，出來的時候又用不上，制約了人力資源的開發(fā)。利用人事檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計功能，能按照年齡、學歷、職稱、工作單位、政治面貌等多個字段逐個或者綜合統(tǒng)計，自動生成各類報表，并可轉化成各類圖表，提供給各級領導和用人單位分析和決策，提高了人力資源配置的合理性和有效性。

三、檔案信息化管理的關鍵問題

1、原始性問題

電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統(tǒng)紙質檔案的原始性人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。

2、真實性問題

電子檔案極易失真。將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程中稍有失誤即會導致檔案信息失實，電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)檔案，電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后不留痕跡。

3、完整性問題

電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障：電子文件經常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4、安全性問題

電子數(shù)據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

四、加強檔案信息化管理的方法

1、完善人事檔案管理制度是信息化的基礎

在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業(yè)人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設提供更好的服務，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎。

2、依托專業(yè)人才是信息化的有力保證

由傳統(tǒng)的檔案實體管理轉變?yōu)樾畔⒐芾恚豢空莆諅鹘y(tǒng)檔案管理技能的檔案人員是難以適應的。因此，要實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，企業(yè)必須具有高素質的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理員和者的角色轉換，要提高人事檔案管理人員的計算機應用能力，能用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。對專業(yè)人才的培訓主要分為兩個方面：一是基礎理論和業(yè)務技能培訓。檔案人員應具備扎實的檔案學基礎理論知識，還應懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關的技術；二是現(xiàn)代化信息技術培訓。培訓重點應放在數(shù)據的規(guī)范采集、軟件的正確運用及網絡知識的運用等方面。通過培訓使檔案人員能夠掌握計算機技術在檔案管理工作中的應用，掌握檔案管理應用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家里手，確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常的運行。只有擁有相應素質的人才，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效地實施檔案管理信息化工作，為企業(yè)服務。

3、建設人事檔案管理系統(tǒng)是信息化的重點

利用計算機技術對人事檔案進行信息儲存、查找，進而實現(xiàn)網絡化管理，是當前人事檔案管理信息化的重點。一方面，通過該系統(tǒng)能夠實現(xiàn)文件檔案管理一體化。在辦公自動化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。另一方面，檔案部門可以將可查閱的檔案原件掃描后存儲到服務器上。當用戶通過身份確認就可以在企業(yè)局域網的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為企業(yè)生產建設提供了快捷、高質量的服務。

企業(yè)檔案信息化范文第5篇

關鍵詞：港口企業(yè)；檔案信息化；建設研究

中圖分類號：F552；G270.7 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）001-0000-01

前言

港口企業(yè)檔案的信息化建設具有重要意義，進入信息時代，高科技需要推廣到各個領域以改變以往的低效率的局面，港口企業(yè)作為特殊的經濟組織，建立信息化的檔案符合其發(fā)展，也是檔案與時俱進的體現(xiàn)，也是加快城市發(fā)展速度的一種方式，所以要想進行港口企業(yè)的檔案的信息化建設，需要進行信息化建設的規(guī)劃，然后將其進行協(xié)調推進，將信息化和管理相結合，讓信息化真正發(fā)揮其高效的作用，注重信息化建設中人才的培養(yǎng)，只有足夠的人才，才能將信息化搞徹底。

一、港口企業(yè)的檔案信息化建設的重要性

1.符合企業(yè)發(fā)展要求

港口企業(yè)在國家政策指導下進入了新的機遇期，許多港口都抓住機遇進行發(fā)展，這使得港口的建設與布局較大的調整，港口企業(yè)也參與到轉型和升級的行列中，需要具競爭力的提升。但在實際中有部分企業(yè)的檔案管理工作只限于對資料的收集、整理、保存等，]有很好的進行檔案的信息化的規(guī)劃，隨著貿易往來合作的加深，港口的貨物流通量增大，使得港口的檔案信息量面臨猛增的局面，傳統(tǒng)的模式不能順應新的發(fā)展要求，所以對港口檔案進行信息化建設已是發(fā)展的基本需要，港口企業(yè)的檔案是對企業(yè)工作的最直接的記錄，只有信息化程度達到一定要求才能使港口企業(yè)在復雜的市場環(huán)境中提高管理效率，做出最合理的決策，才能讓企業(yè)的文化得以傳承與發(fā)展，所以企業(yè)的檔案管理符合企業(yè)的發(fā)展之需。

2.符合檔案事業(yè)發(fā)展

將港口企業(yè)進行信息化是企業(yè)在信息化時代建設的重要內容，檔案信息化建設是在檔案信息資源的基礎上展開，其主要目標是擴大檔案信息的開發(fā)利用力度，更加方便快捷的進行檔案信息的查閱利用的服務，以往的檔案管理是多手續(xù)的，效率普遍較低，不能趕上企業(yè)的發(fā)展步伐，不能適應當前的發(fā)展，所以解決檔案的信息化是港口企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求[1]。

3.是城市發(fā)展的要求

如今的世界是一個開放的共同體，經濟全球化的不斷深入，讓現(xiàn)代港口向著更好的方向發(fā)展和過渡，港口的發(fā)展和城市的建設已經合為一體，科學技術在信息領域的應用讓時代進入高度信息化，信息化水準也是衡量一個地區(qū)或國家的現(xiàn)代化水平，所以將檔案信息進行信息化建設是城市發(fā)展的客觀要求。

二、港口企業(yè)的檔案信息化建設的方法

1.規(guī)劃檔案的信息化建設

檔案的信息化建設具有長期性和全局性的特點，是一種系統(tǒng)化的工程，所以合理的規(guī)劃是檔案信息化建設的重要前提，進行；數(shù)字化應用于港口企業(yè)的檔案建設是港口企業(yè)管控體系的重要部分，所以需要和信息化系統(tǒng)同時規(guī)劃并進行推進，讓其相輔相成。要將港口企業(yè)的檔案信息化建設提升至企業(yè)的增強核心競爭力的層面，讓其更加高效快捷，實現(xiàn)資源的共享功能，要統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化建設的管理與實施步驟，將建設任務明確劃分到各個部門，注重檔案信息化建設中的實施細則及相應的章程。檔案信息化管理是對企業(yè)自身建設的積淀與升華的途徑之一，檔案信息化建設對企業(yè)而言還有傳播的功能，能轉變以往的觀念，進行有計劃的高準則的信息化規(guī)劃，構建檔案的服務平臺，促進工作的效率。

2.協(xié)調推進信息化

在檔案的信息化建設中，現(xiàn)存檔案信息的數(shù)字化和新增的檔案的電子化之間的關系是重點協(xié)調內容。要兩邊同時抓，做到在處理存量檔案的信息化的進程中規(guī)范新增檔案的電子化管理，檔案的信息化的接收平臺和保管平臺的設施的齊全性是保證其順利進展的基礎，要在數(shù)據技術整合的基礎上將新增檔案與已有的檔案進行有機結合，檔案的信息化就是要求在檔案的建設中涉及的標準化將更加嚴格，所以需要更高層次的信息化準則。要將檔案信息的接收、傳遞、儲存與利用結合在一起，要將數(shù)據庫等的建設作為重點，充分利用先進的計算機技術，將檔案信息系統(tǒng)組織起來，檔案信息的保密工作也要得到重視，防止企業(yè)的機密泄露，這就需要建立穩(wěn)定的系統(tǒng)，硬件設施也要可靠[2]。

3.將信息化與管理結合

進行檔案的管理，不是簡單的將檔案如同物體一樣儲藏起來，也不是簡單地流水式的管理，而是要檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮提供決策參考等作用，檔案的信息化是時代對其的要求，是港口企業(yè)面向現(xiàn)代化進行管理的必然，所以就要求相應的管理人員在其管理理念、服務范圍上及功能上進行創(chuàng)新，讓檔案的信息的承載能力得到提高，讓其作為一種重要的資源與財富發(fā)揮作用。將信息化與管理有機結合，提高檔案的服務利用水平。

4.注重人才的培養(yǎng)

企業(yè)之間的競爭，歸根結底是人才的競爭，所以提高人才的基本素養(yǎng)是提升企業(yè)競爭力的有效手段。在港口企業(yè)檔案信息化建設的過程中提高管理人員的素質是促進檔案的信息化進程的關鍵，港口企業(yè)要按照企業(yè)的實際狀況制定符合本企業(yè)發(fā)展需求的人才隊伍建設標準，要始終明確培養(yǎng)目的及方向，逐漸完善檔案信息化人才隊伍建設的制度和機制，做好檔案人員的培訓，要將計算機技術、網絡技術、數(shù)字化技術、信息管理以及現(xiàn)代先進管理技術納入到人才培養(yǎng)中，讓港口企業(yè)的檔案管理人員符合現(xiàn)代管理的需求，讓其服務意識和發(fā)展意識得到增強，只有重視人才的培養(yǎng)才能讓檔案信息更具開發(fā)利用價值，才能讓其發(fā)揮最大的經濟效益。

三、結語

檔案信息對于任何企業(yè)而言都比較重要，所以開辟其利用價值的方法之一就是檔案的信息化建設。港口企業(yè)作為發(fā)展迅速的經濟組織之一，在促進社會發(fā)展中具有重要作用。建立檔案的信息化，是港口企業(yè)順應發(fā)展之需，也是促進檔案事業(yè)在新的時代背景下必須進行的一項措施，也是城市發(fā)展的需要，所以有必要進行檔案信息的信息化建設。要規(guī)劃好檔案的信息化建設，同時要協(xié)調推進其發(fā)展，其次要將其與管理相結合，在檔案的信息化建設中要注意人才的培養(yǎng)。

參考文獻：