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第二條 申購物品須事先填制物品申購單,經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室簽字后交財(cái)務(wù)部,物品單價(jià)在300元以上(含300元)須總經(jīng)理審核簽字,未經(jīng)審批,擅自購買者不得報(bào)銷。財(cái)務(wù)人員審核時(shí)應(yīng)對(duì)照已收到的申購單。購買物品原則上由辦公室辦理,專業(yè)用品自行購買后至辦公室辦理登記后財(cái)務(wù)核報(bào)。
第三條 員工因工作需要不能回公司就餐的,可憑發(fā)票每人每餐報(bào)銷10元。外出聯(lián)系工作,應(yīng)乘坐公交車輛,按實(shí)報(bào)銷,若有特殊情況,經(jīng)部門經(jīng)理事先同意方可乘坐出租車輛,報(bào)銷時(shí)須在發(fā)票上寫明出發(fā)地、目的地。
第四條 業(yè)務(wù)招待費(fèi):因工作需要招待客戶或贈(zèng)送禮品,費(fèi)用在1000元以上者應(yīng)事先填制特批單,報(bào)總經(jīng)理審核簽字后交財(cái)務(wù)部,財(cái)務(wù)人員審核時(shí)應(yīng)對(duì)照已收到的特批單。員工因工作需要所支付的業(yè)務(wù)招待費(fèi)在報(bào)銷時(shí)須向部門經(jīng)理、審核人員主動(dòng)說明,并由經(jīng)辦人及部門經(jīng)理在該張發(fā)票背后簽字。
第五條 市外差旅費(fèi):?jiǎn)T工因公赴外省、市出差,路程超過六小時(shí)及需要過夜的可購買硬臥火車票,輪船票不超過三等艙位;遇有急事需乘飛機(jī)的,必須事先填制特批單,經(jīng)總經(jīng)理簽字后交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)人員審核報(bào)銷時(shí)須對(duì)照已收到的特批單。住宿費(fèi)每日標(biāo)準(zhǔn)為150元,伙食補(bǔ)貼每日80元,上述兩項(xiàng)費(fèi)用可累計(jì)使用。
第六條 員工參加有關(guān)于本職工作的進(jìn)修需經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理同意,并至管理部登記備案,所發(fā)生培訓(xùn)費(fèi)用按公司制定有關(guān)規(guī)定予以報(bào)銷。
第七條 員工因病就診發(fā)生的費(fèi)用按公司有關(guān)醫(yī)療費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定執(zhí)行。
一、實(shí)施背景
近年來,國(guó)家電網(wǎng)公司依法從嚴(yán)治企工作力度不斷加大,高頻次開展依法治企綜合檢查和財(cái)務(wù)專項(xiàng)檢查,對(duì)規(guī)范財(cái)務(wù)管理、加強(qiáng)從預(yù)算到報(bào)銷的財(cái)務(wù)全流程管理提出了更高要求。隨著外界要求的不斷提升,公司在依法治企,特別是財(cái)務(wù)管理方面還存在諸多薄弱環(huán)節(jié),體現(xiàn)在財(cái)務(wù)報(bào)銷管理上,主要有以下三個(gè)方面。一是預(yù)算在財(cái)務(wù)管理方面的引領(lǐng)作用還不突出,計(jì)劃、執(zhí)行打折扣的現(xiàn)象依然存在;二是上級(jí)單位和公司不斷完善各類成本費(fèi)用的使用規(guī)定,在執(zhí)行層面形成了一個(gè)龐大的制度體系,但是非專業(yè)人員在了解掌握上存在一定困難;三是公司按子公司運(yùn)行的時(shí)間還不長(zhǎng),“車間式”管理陋習(xí)依然存在,由于習(xí)慣性違章而造成違反財(cái)務(wù)制度的現(xiàn)象還比較突出。
二、規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷全過程管控具體做法和工作創(chuàng)新
朝陽供電公司針對(duì)在財(cái)務(wù)管理方面存在的問題,深入調(diào)研,集思廣益,著力優(yōu)化財(cái)務(wù)管理模式,不斷豐富管理舉措,以預(yù)算管理為主線、以歸口管理為統(tǒng)領(lǐng),規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷全過程管控,助力公司規(guī)范管理水平和整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率提升。
(一)以預(yù)算管理為主線,保證支出合理有序
充分發(fā)揮預(yù)算在財(cái)務(wù)管理中的引領(lǐng)作用,加強(qiáng)全流程管理,把好報(bào)銷管理的入口關(guān)。1.科學(xué)編制預(yù)算科學(xué)、合理的預(yù)算是保證員工報(bào)銷工作的基礎(chǔ)和前提。為了提升預(yù)算管理的前瞻性、實(shí)效性和指導(dǎo)性,朝陽供電公司提早謀劃、通盤考慮、統(tǒng)籌兼顧,以標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)、以厲行節(jié)約措施為參考,科學(xué)編制預(yù)算。一是加強(qiáng)專業(yè)部門歸口管理。依據(jù)費(fèi)用性質(zhì),將可以歸口管理的專項(xiàng)費(fèi)用統(tǒng)一由部門歸口管理,歸口管理的專項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算額度列入該部門的年度預(yù)算總額。二是加大成本費(fèi)用管控力度。加強(qiáng)部門預(yù)算審核力度,重視精益化管理和勤儉節(jié)約導(dǎo)向,合理壓降管理性費(fèi)用。三是加強(qiáng)預(yù)算時(shí)間進(jìn)度管理。增加成本預(yù)算安排的時(shí)間管理維度,提高現(xiàn)金流量預(yù)算管理精度。四是建立主動(dòng)溝通反饋機(jī)制。在審核各部門預(yù)算中,堅(jiān)持實(shí)事求是、充分溝通的原則,有效組織預(yù)算編、審雙方互動(dòng),力求審核結(jié)果科學(xué)合理。2.嚴(yán)格控制預(yù)算為加強(qiáng)公司預(yù)算管理,強(qiáng)化內(nèi)部控制,提高預(yù)算的預(yù)警監(jiān)控能力,建立科學(xué)高效、規(guī)范有序的全面預(yù)算管理體系,朝陽供電公司結(jié)合自身發(fā)展的需要,提出“全成本”預(yù)算管理思路,將所有用于公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各項(xiàng)成本開支,不論其資金來源、性質(zhì),都納入統(tǒng)一的預(yù)算管理,全面反映公司整體的費(fèi)用消耗水平,全面控制成本的支出水平。一是構(gòu)建預(yù)算管控體系。將預(yù)算項(xiàng)目以指標(biāo)的形式下達(dá)給各預(yù)算責(zé)任部門,明確其預(yù)算管理的責(zé)任和義務(wù)。二是確保預(yù)算支出管控到位。在支付過程中對(duì)所有支付業(yè)務(wù)做到嚴(yán)格審核、及時(shí)上傳、準(zhǔn)確核算,嚴(yán)格執(zhí)行下達(dá)的部門預(yù)算,強(qiáng)化了預(yù)算執(zhí)行的剛性。三是建立預(yù)算執(zhí)行考核機(jī)制。預(yù)算考核實(shí)行月度統(tǒng)計(jì),季度、年度考核的方式,組織召開預(yù)算執(zhí)行和資金計(jì)劃工作協(xié)調(diào)會(huì)議,從資金支付情況、各部門資金調(diào)整計(jì)劃、預(yù)算內(nèi)容調(diào)整等三方面來分別通報(bào)了各部門預(yù)算執(zhí)行情況,四是開展預(yù)算執(zhí)行分析。協(xié)同業(yè)務(wù)部門開展預(yù)算執(zhí)行情況分析,提升預(yù)算執(zhí)行的質(zhì)量和效果。3.實(shí)現(xiàn)費(fèi)用預(yù)算與現(xiàn)金流預(yù)算無縫銜接將月度費(fèi)用預(yù)算與月度現(xiàn)金流預(yù)算有效結(jié)合,提高預(yù)算按照時(shí)間進(jìn)度執(zhí)行的效力。依據(jù)現(xiàn)金流量預(yù)算管理制度,通過月度現(xiàn)金流量預(yù)算管理,將預(yù)算按照時(shí)間進(jìn)行分解,將預(yù)算執(zhí)行通過現(xiàn)金流量預(yù)算管理落實(shí)到具體的項(xiàng)目和會(huì)計(jì)科目,實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理和現(xiàn)金流管理的無縫銜接;各部門以分解到月度的預(yù)算金額為依據(jù),匯總下月的資金需求。通過將年度預(yù)算分解到月度預(yù)算,公司全年的預(yù)算執(zhí)行壓力從年末分解到月末,提高了相關(guān)部門在預(yù)算執(zhí)行當(dāng)中的主動(dòng)性和執(zhí)行的精準(zhǔn)度,提升了企業(yè)的預(yù)算執(zhí)行能力和應(yīng)變能力。
(二)強(qiáng)化業(yè)務(wù)歸口和事前審批,優(yōu)化報(bào)銷管理流程
為落實(shí)公司依法治企的各項(xiàng)要求,加強(qiáng)公司費(fèi)用報(bào)銷管理,明確各項(xiàng)開支范圍和標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范費(fèi)用審批流程,朝陽供電公司完成了費(fèi)用報(bào)銷管理規(guī)定和審批流程的制定,費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定把每項(xiàng)費(fèi)用按照歸口部門與職責(zé)、包含內(nèi)容、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)銷單據(jù)要求、報(bào)銷管理要求、報(bào)銷審批流程、審批注意事項(xiàng)等多個(gè)維度規(guī)范了費(fèi)用報(bào)銷管理,重點(diǎn)強(qiáng)化了預(yù)算歸口管理和業(yè)務(wù)事前審批。1.強(qiáng)化歸口管理充分發(fā)揮費(fèi)用歸口管理部門的職能作用,從費(fèi)用的預(yù)算初審、過程監(jiān)督,到預(yù)算調(diào)整,由歸口管理部門提出專業(yè)意見,朝陽供電公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部在此基礎(chǔ)上統(tǒng)籌平衡。歸口管理部門主要負(fù)責(zé)制定業(yè)務(wù)管理辦法與實(shí)施標(biāo)準(zhǔn),指導(dǎo)和監(jiān)督經(jīng)辦部門開展業(yè)務(wù)活動(dòng),對(duì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、必要性、合法性進(jìn)行審核,同時(shí)對(duì)管理的歸口費(fèi)用負(fù)有統(tǒng)計(jì)和分析的責(zé)任。2.加強(qiáng)事前審批重點(diǎn)是強(qiáng)化業(yè)務(wù)事前審批,任何業(yè)務(wù)部門和個(gè)人均不得超預(yù)算、超標(biāo)準(zhǔn)審批項(xiàng)目和支出。明確了業(yè)務(wù)招待費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)等10類支出的業(yè)務(wù)事前審批單據(jù),并對(duì)業(yè)務(wù)事前審批流程和審批權(quán)限進(jìn)行了細(xì)化規(guī)定。
(三)以細(xì)化管理為前提,提高費(fèi)用報(bào)銷效率和規(guī)范性
針對(duì)部分業(yè)務(wù)人員對(duì)費(fèi)用報(bào)銷制度了解不深的問題,朝陽供電公司突出了對(duì)財(cái)務(wù)管控措施的推廣,加大宣傳力度,為突出其實(shí)用性和實(shí)效性,編制分發(fā)《公司費(fèi)用報(bào)銷指導(dǎo)手冊(cè)》(以下簡(jiǎn)稱《手冊(cè)》),提高了執(zhí)行效率。1.突出“四個(gè)涵蓋”一是涵蓋國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)。企業(yè)一切的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)必須在國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的框架內(nèi)運(yùn)行,各類費(fèi)用的發(fā)生都必須以不違反法律法規(guī)的規(guī)定為前提。手冊(cè)包括了公司法、合同法等經(jīng)濟(jì)法律法規(guī)和稅收、會(huì)計(jì)核算等各類相關(guān)制度規(guī)定。二是涵蓋國(guó)家電網(wǎng)公司和公司規(guī)章制度。國(guó)家電網(wǎng)公司和公司根據(jù)國(guó)家各項(xiàng)法律法規(guī),結(jié)合企業(yè)實(shí)際而制定的規(guī)章制度,是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體指引?!妒謨?cè)》包括了內(nèi)部控制、資金管理、項(xiàng)目管理的相關(guān)規(guī)定,以及差旅費(fèi)、福利費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等各類業(yè)務(wù)管理辦法。三是涵蓋總結(jié)近年各項(xiàng)檢查暴露的問題。將近年來各類審計(jì)、財(cái)務(wù)檢查、依法治企專項(xiàng)檢查中暴露的問題進(jìn)行梳理匯總,將整改要求在《手冊(cè)》中明確,使之作為制度性規(guī)定固化下來。四是涵蓋厲行節(jié)約系列要求。結(jié)合“八項(xiàng)規(guī)定”以及強(qiáng)化“三公”管理的規(guī)定,量化部分支出標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格控制相關(guān)支出。2.突出業(yè)務(wù)流程以業(yè)務(wù)流程為單元,采用表格形式將報(bào)銷要求明晰列示?!妒謨?cè)》除了包括報(bào)銷管理的規(guī)定文件外,將業(yè)務(wù)招待費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)等28類費(fèi)用的報(bào)銷要求,以表格形式清晰展示,既便于業(yè)務(wù)人員對(duì)照?qǐng)?zhí)行,也統(tǒng)一了財(cái)務(wù)人員的審核標(biāo)準(zhǔn),全面提升公司費(fèi)用報(bào)銷工作效率。3.突出內(nèi)控建設(shè)和業(yè)務(wù)要求根據(jù)公司全面內(nèi)控建設(shè)的相關(guān)要求,針對(duì)不同支出報(bào)銷流程中的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn),《手冊(cè)》明確了成本費(fèi)用支出審批單等8大類資金支出審批單據(jù)。單據(jù)將項(xiàng)目類資金支付信息進(jìn)行了整合,基本解決了ERP系統(tǒng)中成本確認(rèn)與資金支付割裂的問題,線下審批與系統(tǒng)流程的結(jié)合,保障了公司各類報(bào)銷業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控到位。
三、規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷全過程管控取得的工作成效
(一)預(yù)算管理的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性得到了進(jìn)一步提升
一是依托財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)成本編制年度成本預(yù)算,增強(qiáng)了預(yù)算編制的科學(xué)性、合理行和精準(zhǔn)性。二是將年度預(yù)算與月度現(xiàn)金流預(yù)算有效結(jié)合,提高預(yù)算按照時(shí)間進(jìn)度執(zhí)行的效力,確保資金流入流出實(shí)時(shí)可控能控,降低風(fēng)險(xiǎn),提高了預(yù)算事前、事中控制力。三是通過全面分析及時(shí)掌握預(yù)算執(zhí)行情況,并通過趨勢(shì)預(yù)測(cè),及時(shí)調(diào)整預(yù)算安排,為高質(zhì)量完成年度預(yù)算提供有力保障。四是通過不斷完善全面預(yù)算管理,促進(jìn)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理工作不斷改進(jìn),提高了公司預(yù)算管控水平。
(二)業(yè)務(wù)部門財(cái)務(wù)管理的主動(dòng)性和規(guī)范性得到進(jìn)一步提升
一是歸口業(yè)務(wù)預(yù)算編制更加精細(xì),業(yè)務(wù)部門全程參與預(yù)算的編制和審核,提高了各項(xiàng)預(yù)算的精準(zhǔn)性和合理性。二是業(yè)務(wù)部門進(jìn)行支出的事前審批、事后審核,增強(qiáng)了報(bào)銷審核的專業(yè)性,提高了審核的效率和精細(xì)度。三是業(yè)務(wù)部門參與預(yù)算執(zhí)行診斷分析和過程控制,切實(shí)提高預(yù)算管理的效率和質(zhì)量。
(三)費(fèi)用報(bào)銷的嚴(yán)肅性和效率得到了進(jìn)一步提升
一是全面提高業(yè)務(wù)執(zhí)行效率,減少業(yè)務(wù)人員反復(fù)學(xué)習(xí)查找相關(guān)文件依據(jù)的時(shí)間和理解偏差。二是切實(shí)降低違規(guī)風(fēng)險(xiǎn),將相關(guān)法律、法規(guī)、制度、規(guī)定有效整合、明確列示,將風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)以單據(jù)形式固化,大幅減少各類報(bào)銷業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中違規(guī)違章情況發(fā)生。三是統(tǒng)一財(cái)務(wù)審核標(biāo)準(zhǔn),避免因財(cái)務(wù)人員理解差異造成的審核口徑不統(tǒng)一問題,提高財(cái)務(wù)報(bào)銷工作效率。
四、結(jié)語
公司各廠、處、室:
公司《費(fèi)用報(bào)銷管理制度》對(duì)員工出差期間發(fā)生業(yè)務(wù)招待費(fèi),如何計(jì)算出差補(bǔ)貼問題規(guī)定不明確,為完善制度,特作出如下說明。
該通知執(zhí)行后,員工出差期間發(fā)生業(yè)務(wù)招待費(fèi)的,出差補(bǔ)貼參照公司《費(fèi)用報(bào)銷管理制度》第三章第九條第二款內(nèi)容“外出參加會(huì)議、培訓(xùn)業(yè)務(wù),若會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)及住宿費(fèi)中包含伙食費(fèi)或免費(fèi)提供用餐的,不予報(bào)銷出差補(bǔ)貼;只提供中餐或晚餐的按50%報(bào)銷出差補(bǔ)貼”計(jì)算,并作出如下說明。
1.出差過程中發(fā)生業(yè)務(wù)招待費(fèi),業(yè)務(wù)招待費(fèi)審批申請(qǐng)單需注明招待陪同人員,若審批時(shí)無法確認(rèn)或者實(shí)際有變動(dòng)的,在申報(bào)差旅費(fèi)和業(yè)務(wù)招待費(fèi)時(shí)作出相關(guān)說明。
2.出差過程中發(fā)生業(yè)務(wù)招待費(fèi)的伙食補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)按次進(jìn)行核減,多次業(yè)務(wù)招待事后一次補(bǔ)充申請(qǐng)的,申請(qǐng)單中須注明招待次數(shù),如因報(bào)銷時(shí)間差而未核減的出差補(bǔ)貼,將在業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷時(shí)核減。
3.財(cái)務(wù)處將對(duì)不誠信報(bào)銷者按公司《費(fèi)用報(bào)銷管理制度》誠信報(bào)銷相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。
特此通知。
該通知自2020年9月15日起執(zhí)行。
關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)銷售;企業(yè)管理;財(cái)務(wù)管理
一、關(guān)于銷售人員費(fèi)用報(bào)銷的探討
會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性原則要求會(huì)計(jì)核算應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行,使會(huì)計(jì)信息與所反映的對(duì)象在時(shí)間上保持一致,以免會(huì)計(jì)信息失去時(shí)效。凡會(huì)計(jì)期內(nèi)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)在該期內(nèi)及時(shí)登記入賬,不得拖至后期,并要做到按時(shí)結(jié)賬,按期編報(bào)會(huì)計(jì)報(bào)表,以利決策者使用。特別是當(dāng)今信息社會(huì),會(huì)計(jì)資料若不及時(shí)記錄,會(huì)計(jì)信息不及時(shí)加工、生成和報(bào)送,就會(huì)失去時(shí)效,可能會(huì)影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者利用會(huì)計(jì)信息進(jìn)行決策。財(cái)務(wù)部門可以根據(jù)國(guó)家相關(guān)會(huì)計(jì)制度和稅務(wù)制度,及時(shí)核算收入、成本、稅金,但對(duì)于各項(xiàng)期間費(fèi)用,特別是銷售人員所產(chǎn)生的業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)等,有時(shí)就可能出現(xiàn)力不從心的情況。財(cái)務(wù)人員可以根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模、歷史費(fèi)用報(bào)銷數(shù)據(jù)及當(dāng)月銷售收入情況,大致判斷銷售人員應(yīng)該產(chǎn)生的相應(yīng)的業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)等費(fèi)用。對(duì)于某些企業(yè)來說,銷售人員的招待費(fèi)、差旅費(fèi)等報(bào)銷預(yù)算或標(biāo)準(zhǔn)給到財(cái)務(wù)部門后,對(duì)于絕大部分銷售人員來說,產(chǎn)生的招待費(fèi)、差旅費(fèi)等費(fèi)用應(yīng)在第一時(shí)間向公司遞交報(bào)銷單據(jù)申請(qǐng)報(bào)銷。但少數(shù)銷售人員因?yàn)閭€(gè)人自身的種種原因,他們可能遲遲不向公司遞交相關(guān)報(bào)銷單據(jù),致使財(cái)務(wù)人員無法及時(shí)入賬。這種情況下,財(cái)務(wù)人員為了盡可能把當(dāng)期發(fā)生的費(fèi)用當(dāng)期入賬,一般有以下兩種做法:一是根據(jù)報(bào)銷預(yù)算或者標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行費(fèi)用預(yù)提列入當(dāng)期期間費(fèi)用;二是財(cái)務(wù)人員通過多種方式催促、提醒業(yè)務(wù)員及時(shí)報(bào)銷。第一種預(yù)提費(fèi)用的做法,特別是長(zhǎng)期預(yù)提或年末掛賬的做法又會(huì)產(chǎn)生一些問題:現(xiàn)行企業(yè)所得稅法對(duì)預(yù)提費(fèi)用的稅前扣除并沒有直接、明確和具體的規(guī)定,所以,對(duì)企業(yè)預(yù)提的費(fèi)用只要能夠符合稅法規(guī)定稅前扣除的一般原則,就應(yīng)該可以稅前扣除。但是,日常實(shí)務(wù)中對(duì)企業(yè)年末仍有余額的預(yù)提費(fèi)用,各地稅務(wù)機(jī)關(guān)的認(rèn)識(shí)和態(tài)度往往不一,多數(shù)地區(qū)的稅務(wù)機(jī)關(guān)采取了從嚴(yán)從緊的政策,如往往以企業(yè)沒有實(shí)際支付、費(fèi)用金額沒有確定、未取得合法報(bào)銷憑證等情況為由,規(guī)定對(duì)企業(yè)已提取但年末仍未付出的預(yù)提費(fèi)用在匯算清繳時(shí)一律納稅調(diào)整。但也有一些地區(qū)的稅務(wù)機(jī)關(guān)視預(yù)提費(fèi)用的具體情況,在分析判斷后決定是否允許稅前扣除,如根據(jù)費(fèi)用是否已實(shí)際發(fā)生,是否在次年匯算清繳前取得相關(guān)發(fā)票,或在次年匯算清繳前是否已實(shí)際支付等情況進(jìn)行判斷。總之,實(shí)務(wù)中對(duì)預(yù)提費(fèi)用是否可以稅前扣除及如何扣除的理解和執(zhí)行都較為混亂,不僅常常讓企業(yè)無所適從,而且也會(huì)給企業(yè)帶來很大的涉稅風(fēng)險(xiǎn)。第二種催促、提醒銷售人員報(bào)銷的做法,實(shí)際執(zhí)行中也存在很大的難度:財(cái)務(wù)部門出于核算的完整性及對(duì)工作負(fù)責(zé)任的態(tài)度,一般會(huì)先以短信、微信、QQ消息等形式提醒銷售人員及時(shí)報(bào)銷,大部分的銷售人員會(huì)照此辦理。但少數(shù)銷售人員,可能會(huì)對(duì)此類提醒消息置之不理,財(cái)務(wù)人員就必須以電話、當(dāng)面溝通等形式跟進(jìn)。這部分銷售人員常常以工作忙、沒時(shí)間準(zhǔn)備報(bào)銷單據(jù)、報(bào)銷單據(jù)尚未拿到等種種理由拖延,甚至個(gè)別銷售人員未及時(shí)報(bào)銷的真實(shí)原因是他們當(dāng)月手里現(xiàn)金寬余、不急著要求公司報(bào)銷費(fèi)用,也就懶得向公司及時(shí)遞交報(bào)銷單據(jù)了。財(cái)務(wù)核算的及時(shí)性與少數(shù)銷售人員報(bào)銷的隨意性,就造成了財(cái)務(wù)人員與這部分銷售人員之間的小沖突或矛盾,影響到企業(yè)內(nèi)各部門之間的和諧與穩(wěn)定。以上兩種情況現(xiàn)在在不少企業(yè)里仍然存在。那是否有其他更好的解決辦法呢?答案是肯定的。那就是要得到公司管理層的支持,建立健全相應(yīng)的報(bào)銷制度,內(nèi)容上要明確報(bào)銷時(shí)間、超期如何處罰等,并嚴(yán)格執(zhí)行。例如,某企業(yè)為解決費(fèi)用報(bào)銷的問題,制定了相應(yīng)的費(fèi)用報(bào)銷制度,其中關(guān)于報(bào)銷及時(shí)性,就規(guī)定如下:當(dāng)月25日前發(fā)生的費(fèi)用,當(dāng)月結(jié)賬前報(bào)銷,當(dāng)月25日后至結(jié)賬日前發(fā)生的費(fèi)用,確因時(shí)間較短,無法向公司提交單據(jù)報(bào)銷的,可于次月向公司報(bào)銷;對(duì)未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向公司申請(qǐng)報(bào)銷的,次月按90%予以報(bào)銷,再次月按80%予以報(bào)銷,費(fèi)用發(fā)生后3個(gè)月內(nèi)不提交報(bào)銷單據(jù)的,將不予報(bào)銷。此報(bào)銷制度執(zhí)行數(shù)月以后,不及時(shí)報(bào)銷的現(xiàn)象明顯減少,財(cái)務(wù)人員不用再為部分銷售人員不及時(shí)報(bào)銷費(fèi)用而頭痛。
二、關(guān)于銷售人員銷售計(jì)劃的探討
成都甲公司是生產(chǎn)啤酒的專業(yè)公司,成都A公司是甲公司在西南地區(qū)該啤酒某系列的獨(dú)家總經(jīng)銷商。甲公司與A公司的購銷模式為先款后貨,以A公司訂單的形式直接在甲公司工廠成品倉庫提貨。A公司根據(jù)甲公司的要求,當(dāng)月10日前報(bào)次月產(chǎn)品需求計(jì)劃,A公司下屬7個(gè)銷售大區(qū)的100多個(gè)二級(jí)經(jīng)銷商,仍以先款后貨方式在A公司提貨,7個(gè)銷售大區(qū)向A公司負(fù)責(zé)提貨計(jì)劃的部門(財(cái)務(wù)部)提交提貨計(jì)劃。甲公司與A公司之前合作的5年,關(guān)系良好,A公司提報(bào)的提貨計(jì)劃與實(shí)際提貨偏差率控制在10%以內(nèi),甲公司月底庫存控制在集團(tuán)公司考核指標(biāo)內(nèi)。2016年年初以來,啤酒行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)加劇,造成A公司市場(chǎng)銷售的波動(dòng)性加大,A公司各銷售大區(qū)在提貨計(jì)劃準(zhǔn)確率方面出現(xiàn)較大偏差,致使甲公司3月底庫存遠(yuǎn)超考核指標(biāo),隨后A公司找甲公司進(jìn)行溝通,得到了甲公司的理解和支持。但4月底,A公司的實(shí)際提貨與提貨計(jì)劃又出現(xiàn)較大偏差,甲公司再度被其集團(tuán)公司考核。甲公司從自身完成考核目標(biāo)出發(fā),單方面對(duì)A公司提交的5月份提貨計(jì)劃進(jìn)行了削減,最終致使A公司因個(gè)別產(chǎn)品斷貨而造成部分損失。A公司召集管理層會(huì)議,分析得出除了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇、銷售不穩(wěn)定的因素外,個(gè)別銷售大區(qū)對(duì)銷售計(jì)劃重視不夠是造成實(shí)際提貨與計(jì)劃提貨出現(xiàn)較大偏差的主要原因。同時(shí),之前各銷售大區(qū)當(dāng)月的實(shí)際提貨進(jìn)度,由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)提醒、跟進(jìn)、催促,造成財(cái)務(wù)部門在此方面花費(fèi)的時(shí)間較多,一定程度上影響到財(cái)務(wù)部門的其他工作,甚至有個(gè)別大區(qū)對(duì)財(cái)務(wù)部的提醒、跟進(jìn)、催促置之不理,造成財(cái)務(wù)部門與銷售部門的不愉快。為此,A公司管理層授權(quán)財(cái)務(wù)部門制定關(guān)于提貨計(jì)劃完成率的考核辦法。A公司財(cái)務(wù)部門制定的考核辦法主要要點(diǎn)為:1.除當(dāng)月提貨計(jì)劃已于前1月提報(bào)外,增加當(dāng)月15日調(diào)整修正當(dāng)月提貨計(jì)劃(已得到甲公司支持,當(dāng)月生產(chǎn)計(jì)劃分兩次進(jìn)行),對(duì)未在規(guī)定時(shí)限內(nèi)調(diào)整修正當(dāng)月提貨計(jì)劃的,視為不調(diào)整修正當(dāng)月提貨計(jì)劃;2.對(duì)各大區(qū)調(diào)整修正后的提貨計(jì)劃進(jìn)行完成率考核:當(dāng)月月度提貨計(jì)劃完成率,±8%以內(nèi)(含)不作考核,即92%~108%不作完成率考核;超過+8%的,以200元為基數(shù),每超過+2%,增加100元。例如:如完成率為109%,則考核費(fèi)用為200+100=300元;低于-8%的,以600元為基數(shù),每低-2%,考核費(fèi)用增加100元。例如:如完成率為83%,則考核費(fèi)用為600+500=1100元,如完成率為70%,則考核費(fèi)用為600+1100=1700元;3.各大區(qū)如產(chǎn)生考核費(fèi)用,由財(cái)務(wù)部門在相應(yīng)大區(qū)當(dāng)月招待費(fèi)報(bào)銷預(yù)算里直接扣除。此制度執(zhí)行當(dāng)月,有兩個(gè)銷售大區(qū)因不達(dá)完成率被考核,并被財(cái)務(wù)部門實(shí)實(shí)在在地扣除了相應(yīng)的招待費(fèi)報(bào)銷預(yù)算。自此,各銷售大區(qū)對(duì)銷售計(jì)劃提報(bào)引起重視,并自覺跟進(jìn)實(shí)際完成情況,A公司在甲公司的提貨計(jì)劃未出現(xiàn)較大偏差。除了費(fèi)用報(bào)銷、銷售計(jì)劃外,財(cái)務(wù)與銷售人員在預(yù)算、銷售環(huán)節(jié)、信貸、市場(chǎng)開拓、財(cái)務(wù)核算等方面往往也存在沖突和矛盾。究其原因,主要有以下兩方面:(1)信息溝通不暢,造成雙方誤解;(2)企業(yè)缺少相關(guān)銷售方面的財(cái)務(wù)制度和流程。要想正確處理好上述各種矛盾和沖突,協(xié)調(diào)企業(yè)財(cái)務(wù)和銷售關(guān)系,可以從以下幾個(gè)方面入手:第一,企業(yè)的管理人員要樹立全局理念,堅(jiān)持企業(yè)發(fā)展和運(yùn)行的基本目標(biāo),從而正確處理好財(cái)務(wù)和銷售的矛盾;第二,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo),特別是財(cái)務(wù)和銷售部門的領(lǐng)導(dǎo),要正確看待和評(píng)價(jià)本部門員工,保護(hù)和支持他們工作的積極性和原則性,否則將會(huì)極大地挫傷雙方人員的工作熱情,甚至影響工作;第三,企業(yè)在發(fā)展過程中要具有前瞻性以及整體觀,切忌因?yàn)橐粫r(shí)取得好的成績(jī),就隨便改變企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)要定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn),把最新的發(fā)展戰(zhàn)略和相關(guān)的規(guī)章制度落實(shí)到每個(gè)員工身上。在提高他們專業(yè)知識(shí)的同時(shí),培訓(xùn)他們?nèi)姘l(fā)展的能力;第四,加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門和銷售部門的溝通和交流,培養(yǎng)他們換位思考的能力。同時(shí),財(cái)務(wù)人員要多關(guān)注市場(chǎng),并積極接受先進(jìn)的管理理念,掙脫傳統(tǒng)思想的束縛,幫助銷售部門解決他們?cè)谪?cái)務(wù)上遇到的問題,相互促進(jìn),實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展;銷售人員要了解財(cái)務(wù)部門的工作程序和思路,并加強(qiáng)財(cái)務(wù)核算的指數(shù),降低在銷售過程中遇到的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);第五,要妥善解決和協(xié)調(diào)好兩者的關(guān)系,還必須引入科學(xué)的可持續(xù)發(fā)展的績(jī)效考評(píng)機(jī)制,尤其對(duì)銷售人員,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要站在長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度,結(jié)合短期目標(biāo),制定出切實(shí)可行的業(yè)績(jī)考核和薪酬分配制度,建立起穩(wěn)定的肯吃苦、敢打硬仗的銷售團(tuán)隊(duì)。
三、結(jié)束語
綜上所述,財(cái)務(wù)部門完全可以根據(jù)銷售人員的實(shí)際情況,制定相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理制度,約束和規(guī)范銷售人員涉及財(cái)務(wù)制度和流程的行為,并加強(qiáng)信息溝通,以達(dá)到解決財(cái)務(wù)部門和銷售人員之間的一些沖突和矛盾的目的。
參考文獻(xiàn):
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為了節(jié)約開支,降低公司經(jīng)營(yíng)成本,少花錢,多辦事,辦好事,提高公司經(jīng)濟(jì)效益,制定本制度。
一、公司對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用開支實(shí)行計(jì)劃管理,各項(xiàng)開支原則上必須先報(bào)計(jì)劃,按批準(zhǔn)的計(jì)劃開支。各項(xiàng)費(fèi)用開支都必須取得合法原始憑證,經(jīng)辦人必須在原始憑證上注明開支用途,財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷必須認(rèn)真審核,保證開支憑證完整、準(zhǔn)確、合法。
二、較大的費(fèi)用開支實(shí)行先報(bào)計(jì)劃后開支,具體分兩種情況:1000元以上的費(fèi)用開支,由有關(guān)部門提出計(jì)劃報(bào)告(須說明用途和詳細(xì)預(yù)算),報(bào)總經(jīng)理、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后開支,憑批準(zhǔn)的計(jì)劃經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核后報(bào)銷。200——1000元的費(fèi)用開支,由有關(guān)部門提出計(jì)劃報(bào)告(須說明用途和詳細(xì)預(yù)算),報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后開支,憑批準(zhǔn)的計(jì)劃經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核后報(bào)銷。
三、較小的費(fèi)用開支實(shí)行審核報(bào)銷,200元以下的費(fèi)用開支,由經(jīng)辦人和部門負(fù)責(zé)人簽字,經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核,報(bào)總經(jīng)理審批后,到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。
四、旅差費(fèi)實(shí)行定額包干(標(biāo)準(zhǔn)另定),市內(nèi)交通發(fā)給定額補(bǔ)助,不再報(bào)銷出租車費(fèi),特殊情況報(bào)出租車費(fèi)需總經(jīng)理批準(zhǔn)。市外出差,需提出書面報(bào)告,經(jīng)部門經(jīng)理簽字,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可出差。出差回來后,憑批準(zhǔn)的報(bào)告和差旅費(fèi)報(bào)銷單,經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核后,報(bào)銷差旅費(fèi)。
辦公室電話使用計(jì)費(fèi)機(jī),發(fā)卡定額。手機(jī)費(fèi)實(shí)行限額報(bào)銷,按照《基準(zhǔn)外工資標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。
。
水表、電表由行政部管理登記,負(fù)責(zé)與供水、供電部門核對(duì)數(shù)據(jù),并按時(shí)交納水電費(fèi),憑正式發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。