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摘要：作為?；飞藤Q(mào)企業(yè)的財務(wù)管理工作者，如何從財務(wù)角度做好內(nèi)部控制中的內(nèi)部信息傳遞控制，達到賬賬相符、賬實相符，資金、票據(jù)、往來賬目日清月結(jié)，除了基本的財務(wù)軟件，還要利用現(xiàn)代信息技術(shù)和excel表格，做好企業(yè)的信息與溝通，為實現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)部控制目標提供數(shù)據(jù)支持，為企業(yè)正常持續(xù)經(jīng)營提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：危化品商貿(mào)企業(yè)；內(nèi)部信息傳遞控制；信息技術(shù)；財務(wù)流程

一、理論概述

《危險化學品安全管理條例》第三條：本條例所稱危險化學品，是指具有毒害、腐蝕、爆炸、燃燒、助燃等性質(zhì)，對人體、設(shè)施、環(huán)境具有危害的劇毒化學品和其他化學品。“內(nèi)部控制”是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工共同實施的、旨在實現(xiàn)控制目標的過程。建立和實施一套統(tǒng)一、高質(zhì)量的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系，有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風險防范能力，促進我國企業(yè)進入國際市場、參與國際競爭?！靶畔⑴c溝通”作為內(nèi)部控制五要素之一，是企業(yè)及時、準確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進行有效溝通，是實現(xiàn)內(nèi)部控制的重要條件?！皟?nèi)部信息傳遞控制”是企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系中企業(yè)業(yè)務(wù)層面控制之一，是企業(yè)內(nèi)部各管理層級之間通過內(nèi)部報告形式傳遞生產(chǎn)經(jīng)營管理信息的過程。

二、?；飞藤Q(mào)企業(yè)現(xiàn)狀

危化品商貿(mào)企業(yè)一般不設(shè)倉庫，都是由專用車輛從采購地直接運輸?shù)戒N售地。車輛及運輸從業(yè)人員一直在供應商與客戶之間奔波，導致財務(wù)經(jīng)營信息資料傳遞不及時。商貿(mào)企業(yè)利潤率一般都比較低，資金周轉(zhuǎn)率要求比較高，采購都是款到發(fā)貨，銷售回款賬期也比較短，所以，不管發(fā)票是否開具，往來賬基本是日清月結(jié)。危化品是化學品，它的單價跟石化品一樣和國際期貨接軌，每天都在變動。

三、excel表格設(shè)計及財務(wù)管理流程

鑒于危化品商貿(mào)企業(yè)上述的現(xiàn)狀，企業(yè)內(nèi)部信息傳遞控制依靠ERP等財務(wù)軟件是達不到企業(yè)內(nèi)部控制目標的。為了避免內(nèi)部信息傳遞過程中出現(xiàn)以下這些風險：（1）內(nèi)部報告系統(tǒng)缺失，功能不健全，內(nèi)容不完整，可能影響生產(chǎn)經(jīng)營有序進行；（2）內(nèi)部信息傳遞不通暢、不及時，可能導致決策失誤、相關(guān)政策措施難以落實。為了達到企業(yè)內(nèi)部信息傳遞控制的目標，應當根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、風險控制和業(yè)績考核要求，結(jié)合?；飞藤Q(mào)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特性，采用現(xiàn)代信息技術(shù)，例如：微信、QQ、丁丁等工作群，利用功能強大的excel表格功能，設(shè)計一套危化品專用的excel表格體系，結(jié)合ERP等財務(wù)軟件制定一套財務(wù)管理流程。

（一）excel表格體系

采購明細表的作用：（1）可以核算采購商品的明細數(shù)量金額，登記付款明細，及時結(jié)算應付賬款的實時余額；（2）可以直觀綜合反映采購金額和對方發(fā)票的開具金額，本月合計的采購合計數(shù)據(jù)是本月末已經(jīng)采購但是對方?jīng)]有提供發(fā)票的余額，本月合計的開票合計數(shù)據(jù)是本月已經(jīng)提供的發(fā)票金額，本月合計的商品名稱單元格的數(shù)據(jù)是采購金額和開票金額的合計數(shù)額，也即本月合計采購金額。財務(wù)軟件里面可以單項查詢到：采購金額、開票金額、付款金額，未開票金額、已開票金額的余額。但在實際經(jīng)營管理中，查詢的應付賬款余額都指的是開票和未開票合計在一起后的實時余額。填制采購明細表時，當收到對方開具的發(fā)票后，在采購欄里填寫發(fā)票金額的負數(shù)，開票欄里填寫發(fā)票金額的正數(shù)；也可以理解為：收到發(fā)票時，在途商品（采購）減少，庫存商品（開票）增加。發(fā)貨明細表與采購明細表的格式和作用是一樣的，就是開具發(fā)票時，理解為發(fā)出商品（發(fā)貨）減少，應收賬款（開票）增加就可以了。

（二）成立工作群

第一，成立以車牌號為名稱的車輛運輸工作群，有幾輛車就成立幾個工作群。每輛運輸車輛的運輸人員，財務(wù)部門及相關(guān)人員，采購部，銷售部，組成一個工作群，運輸人員在裝卸貨發(fā)生時，就把數(shù)量發(fā)到工作群里，當把貨物安全運卸到客戶處，就把發(fā)貨單和出車單填寫清楚完整拍照發(fā)到工作群里。第二，成立以采購部門的業(yè)務(wù)員為代表的采購工作群，群成員由采購主管、業(yè)務(wù)員、往來賬會計、出納、財務(wù)主管、總賬會計等組成。采購主管把每天的采購限價發(fā)到群里，業(yè)務(wù)員每天把采購計劃及采購單價發(fā)到群里，出納把付款信息發(fā)到群里，往來賬會計把業(yè)務(wù)員分管的供應商余額及時發(fā)到群里。第三，成立以銷售部門的業(yè)務(wù)員為代表的銷售工作群，群成員由銷售主管、業(yè)務(wù)員、往來賬會計、出納、財務(wù)主管、總賬會計組成。銷售主管把每天的銷售限價發(fā)到群里，業(yè)務(wù)員把每天的銷售計劃及銷售單價發(fā)到群里，出納把收款信息及時發(fā)到群里，往來賬會計把業(yè)務(wù)員分管的客戶余額發(fā)到群里。

（三）財務(wù)管理流程設(shè)計

運輸車輛根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生時的數(shù)據(jù)，及時完整地填制出車單、送貨單，并拍照發(fā)運輸工作群里；次月初，把紙質(zhì)的出車單及費用單據(jù)、送貨單送達財務(wù)，并做好費用報銷手續(xù)。采購部門主管及業(yè)務(wù)員及時把采購計劃及采購限價、采購單價及時發(fā)到采購工作群，根據(jù)往來賬會計發(fā)的即時余額，做好付款計劃并發(fā)放到群里。銷售部門主管及業(yè)務(wù)員及時把銷售計劃及銷售限價、銷售單價及時發(fā)到銷售工作群，根據(jù)往來賬會計發(fā)的即時余額，做好銷售回款計劃及催款計劃。出納及時把運輸人員的預支款及時發(fā)到運輸工作群，把付款金額及時發(fā)到采購工作群，把收款金額及時發(fā)到銷售工作群，出納還要做好收付款的日記賬，票據(jù)的日記備查賬，并及時和總賬會計、往來賬會計定期和不定期核對。往來賬會計，根據(jù)運輸工作群，采購工作群，銷售工作群的各個部門發(fā)布的信息，及時把采購數(shù)量金額、銷售數(shù)量金額分別登記到財務(wù)軟件的采購管理模塊和銷售管理模塊，同時把采購數(shù)量金額、銷售數(shù)量金額、采購付款金額、銷售收款金額、發(fā)票開具金額及時登記到excel表里中的應收賬款、應付賬款明細項里，并結(jié)算出應付賬款、應收賬款的即時余額，把即時余額分別發(fā)到采購工作群和銷售工作群；次月初，必須把財務(wù)軟件里的采購、銷售數(shù)據(jù)和excel明細表的數(shù)據(jù)核對并相符，把各明細賬和總賬會計進行核對并相符?？傎~會計把發(fā)票的開具和取得數(shù)據(jù)及時發(fā)到采購工作群和銷售工作群。根據(jù)各個工作群里的數(shù)據(jù)及時整理填制每輛車的“車輛裝卸運雜費用綜合表”，根據(jù)運輸車輛月初送達的紙質(zhì)單據(jù)，核對“車輛裝卸運雜費用綜合表”里的數(shù)據(jù)的準確性，并根據(jù)核對的準確數(shù)據(jù)和往來賬會計的明細賬相核對并相符，做好各項費用的報銷工作、根據(jù)人力資源部門的資料做好工資的核算發(fā)放等。財務(wù)主管根據(jù)“車輛裝卸運雜費用綜合表”提供的信息，匯總分析企業(yè)經(jīng)營狀況、毛利率，根據(jù)采購計劃、銷售計劃、付款計劃、收款計劃等，實際采購銷售數(shù)據(jù)，實際收付款的情況，計算存貨周轉(zhuǎn)率等，做好資金的籌劃工作，為企業(yè)決策者制定短期經(jīng)營計劃，中長期戰(zhàn)略提供數(shù)據(jù)支撐。

四、強化財務(wù)管理的建議

財務(wù)管理應根據(jù)每個企業(yè)的不同經(jīng)營特性，制定適合本企業(yè)的內(nèi)部控制措施和財務(wù)管理流程。要不斷對企業(yè)的內(nèi)部控制措施和財務(wù)管理流程的運行進行有效性的評價，不斷改進優(yōu)化內(nèi)部控制措施和財務(wù)管理流程；不能完全寄希望于財務(wù)軟件，要合理巧妙利用excel表格和工作群作為輔助工具，及時準確地提供財務(wù)數(shù)據(jù)，積極地參與到企業(yè)日常經(jīng)營活動中，而不是只做企業(yè)經(jīng)濟活動的事后記錄總結(jié)者。

參考文獻

[1]財政部會計資格評價中心.高級會計事務(wù)[M].北京：經(jīng)濟科學出版社，2021.

作者:劉麥芝 單位:襄陽錦融財務(wù)管理有限公司