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本文作者：陳寰作者單位：深圳市寶安區(qū)建設(shè)檔案室

建立城建檔案信息化的中心

城建檔案館實(shí)現(xiàn)信息化的目的是提升管理水平，最終目標(biāo)則是更好地為城建規(guī)劃、建設(shè)與管理服務(wù)。通過信息化，城建檔案館更應(yīng)成為城市建設(shè)的“數(shù)據(jù)存貯中心”和“信息服務(wù)中心”。成為城市建設(shè)信息的“數(shù)據(jù)存貯中心”是城建檔案部門的基本職能，也是城建檔案部門存在的意義之所在。對(duì)這一點(diǎn)城建檔案界同仁們都有共性的認(rèn)識(shí)，也發(fā)表了很多論文，對(duì)此筆者不再深論。城建檔案信息化的建設(shè)將有效地促進(jìn)城建檔案的提供利用，它可以通過一個(gè)網(wǎng)絡(luò)支持平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理及信息服務(wù)。當(dāng)然，城建檔案的網(wǎng)絡(luò)提供利用也有因城建檔案的機(jī)密性、安全性等固有特性而有其局限性，相信隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，城建檔案的利用瓶徑問題也將會(huì)不斷得到解決。城建檔案信息化建設(shè)中，必須要明了“三分技術(shù)，七分管理，十二分?jǐn)?shù)據(jù)”的百練真經(jīng)，沒有豐富的城市管理數(shù)據(jù)存貯的保證，信息服務(wù)也成為了空中樓閣。

城建檔案信息化遵循一定的原則

首先要優(yōu)化管理模式，做好城建檔案的基礎(chǔ)工作。城建檔案的管理要有統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)館檔案要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理。沒有了城建檔案的規(guī)范化管理，信息化也是無從談起。其次需要總體規(guī)劃?？梢哉f城建檔案信息化千里之行始于規(guī)劃。實(shí)事求是、有特色、有遠(yuǎn)見的城建檔案信息化規(guī)劃確實(shí)是城建檔案信息化成功的重要因素，將直接影響城建檔案信息化的投入、風(fēng)險(xiǎn)、成效和進(jìn)程。信息化建設(shè)需要很大的投入，一次性投入大量的資金對(duì)城建檔案部門來說也是個(gè)沉重的負(fù)擔(dān)。因此，首先認(rèn)真分析業(yè)務(wù)流程，確定恰當(dāng)明確的應(yīng)用需求，選擇項(xiàng)目優(yōu)先次序，是制定城建檔案信息化規(guī)劃的關(guān)鍵。其次，城建檔案信息化規(guī)劃須從實(shí)際出發(fā)，因地制宜。最后，分清近期目標(biāo)和長遠(yuǎn)目標(biāo)。由于當(dāng)今信息技術(shù)發(fā)展變化的速度很快，而信息化規(guī)劃必須跟上自身發(fā)展和市場環(huán)境的變化，因此定期修改長遠(yuǎn)的信息化規(guī)劃，也是必需的。最后，城建檔案信息化建設(shè)必須遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、互聯(lián)互通”的原則。信息技術(shù)的發(fā)展可以說是日新月異，其發(fā)展速度可以說是突飛猛進(jìn)，在城建檔案信息化過程中應(yīng)用的軟件今日看起來實(shí)用，但明日也有可能更新的更加完美。為此，實(shí)施時(shí)要考慮下一個(gè)信息系統(tǒng)的應(yīng)用，而下一個(gè)信息系統(tǒng)的建設(shè)必須遵循上一個(gè)信息系統(tǒng)的編碼原則和技術(shù)規(guī)范，即所謂的“相互兼容”。

城建檔案信息化的建設(shè)需穩(wěn)步進(jìn)行

城建檔案信息化可以按照管理標(biāo)準(zhǔn)化階段、技術(shù)裝備階段、資源數(shù)據(jù)化階段和綜合信息化階段四個(gè)步驟進(jìn)行。(1)管理標(biāo)準(zhǔn)化階段。簡單地說就是規(guī)范基礎(chǔ)建設(shè)的過程。前文中也提過加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)的必要性。沒有規(guī)范的城建檔案的基礎(chǔ)管理，城建檔案信息化將是空中樓閣。(2)技術(shù)裝備階段。在此階段根據(jù)本館的的實(shí)際配備信息化所需的相應(yīng)的設(shè)備及軟件，如計(jì)算機(jī)及其輔助設(shè)備、服務(wù)器、光盤塔、應(yīng)用軟件等等。實(shí)際上，在此階段的工作非常關(guān)鍵，硬件倒不說，在軟件上選擇什么系統(tǒng)，其功能、升級(jí)服務(wù)與技術(shù)支持等等軟件系統(tǒng)比硬件更重要。如果沒有好的軟件支持，硬件再好也只不過是擺設(shè)而已。(3)資源數(shù)據(jù)化階段。就是將館藏的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化電子檔案的階段。在此階段需要一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，如轉(zhuǎn)換成何種格式、網(wǎng)絡(luò)是否支持其格式等等。(4)綜合信息化階段。此階段就是與信息技術(shù)、通訊技術(shù)充分結(jié)合的階段。綜合信息化過程就是實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化的最終過程。