利用城建檔案存在的問題論文
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一、城建檔案利用質量不高
（一）收集與利用明顯錯位。檔案收集來源不均衡，影響檔案利用的質量和有效性。從整體情況看,檔案資料收集存在地上多、地下少的情況，而來館利用檔案的工作人員則查尋地下檔案多過地上檔案。地下管線普查結果雖然解決了一時之需，但建立和完善動態(tài)管理更有利于提供及時高效的服務。以銅陵市長江路人防地下工程為例，施工前施工單位調閱了所有沿街工程地質勘察報告、地下管線等檔案，為指導長江路人防工程的施工提供了大量直接有效的信息。但是，還是有部分地下管線資料缺失，不得不邊施工邊探查。
（二）檔案質量仍然不高。目前銅陵市城建檔案館藏檔案重點是民用建筑，由于開發(fā)強度高，開發(fā)單位資質參差不齊，部分檔案在制作時就存在漏項,甚至空白。同時，檔案館本身也存在只重視館藏數(shù)量,盲目收集,范圍過于粗放的問題。有利用價值的資料難以準確、完整的接收進館,質量難以保證，從而進一步制約了檔案的利用。
（三）檔案載體過于單一。紙質檔案收集比較多,特種載體檔案少,滿足不了城建檔案信息化管理的需要。
二、檔案信息化建設力度不能滿足現(xiàn)實檔案利用的需要
（一）信息化建設中,硬件投入滯后。城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉,而目前其硬件配置、網(wǎng)絡組建仍然滯后。僅靠有限的人力實施海量城建檔案資源收集、整理、保管、利用顯然不能適應信息化快速發(fā)展的要求。
（二）信息化建設中,軟件或系統(tǒng)開發(fā)節(jié)奏過緩。軟件或系統(tǒng)開發(fā)是對傳統(tǒng)檔案管理手段的提升,需要縱向和橫向的分步實施,也就是說需要從整個系統(tǒng)或地區(qū)統(tǒng)籌安排,而目前軟件或系統(tǒng)開發(fā)缺乏積極應對，信息化只實現(xiàn)了目錄信息化。
（三）既有標準亟待統(tǒng)一。如國土和規(guī)劃所用標準有差異，市政道路與交通道路的標準不相同等，這些對信息化利用造成了一定的障礙。
三、城建檔案利用的法律、法規(guī)過于原則化，對實際操作的指導性不強
（一）信息公開要求?！吨腥A人民共和國政府信息公開條例》早在2007年1月17日國務院第165次常務會議就通過，自2008年5月1日起施行。《條例》從基本原則、公開的范圍、公開的方式和程序、監(jiān)督和保障等方面進行了明確的規(guī)定，是我國政府信息公開的基本法規(guī)。規(guī)定：“各級人民政府應當加強對政府信息公開工作的組織領導。國家按照“公開為原則，不公開為例外”的基本要求，大力推行政務公開工作。電子政務是信息公開的重要載體。按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、面向公眾、保障安全”的要求，在加強電子政務建設的同時，構建網(wǎng)上信息公開平臺。但條例沒有實施細則，具體的辦法需要地方政府制定。針對城建檔案的管理沒有形成政府規(guī)范性的文件予以指導。
（二）《中華人民共和檔案法》頒布于1987年，歷時27年，其中針對檔案開放內容過于寬泛。國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。經(jīng)濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于,30年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務院批準施行。檔案館應當為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供方便。中華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。對于城建檔案館如何操作沒有可以具體的操作規(guī)程。城建檔案與個人檔案不同，絕大部分是公共信息，其公開的范圍和比例應當遠寬于檔案法的要求。
（三）檔案利用的手續(xù)沒有統(tǒng)一規(guī)定。到城建檔案館利用檔案，如果利用單位產(chǎn)權的檔案要求出具單位介紹信和本人身份證，如果利用個人產(chǎn)權的檔案要求出具房產(chǎn)證、產(chǎn)權的身份證和人身份證，如果在辦理房產(chǎn)證之前，可出具購票發(fā)票、合同等相當于房產(chǎn)屬性說明材料等。
（四）檔案利用過程中的憑證作用沒有法律規(guī)范。檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。檔案具有憑證作用，中國人常說：“空口無憑，立字為據(jù)”。檔案的準確性、真實性才能保證它的憑證作用。
四、外借檔案存在遺失或受污的風險
（一）規(guī)劃系統(tǒng)外，借閱檔案基本上有借無還，沒有相關的制度約束，移失了部分珍貴的檔案，從2005年起銅陵市城建檔案館的檔案只用不借，可以復印，關鍵材料可加蓋證明專用章，加以佐證。
（二）在市規(guī)劃局內辦案過程中，檔案不能保證一直停留在借案人的手上，轉到誰人之手沒有信息反饋，使檔案去向進入相對盲區(qū)，進入盲區(qū)的時間過長就有可能被借閱者遺忘，造成檔案遺失，歷史上已確認遺失的檔案就有數(shù)十卷。辦案人員工作忙，幾個人所需的案卷委托一個人來借，用后檔案不能及時歸還。
（一）擴大檔案的收集范圍，改善館藏檔案結構豐富館藏、藏用結合是檔案工作的原則。一方面從調查研究入手，充分了解我市建設和檔案收集情況，理清收集工作思路，制訂科學的收集方案，采取積極有效的方法，有計劃、有步驟地開展檔案收集工作，還要采取各種形式，通過多種渠道，加強對散存在社會其它部門和個人手中的城市建設檔案及有關資料開展征集工作。另一方面從利用的要求變化入手，提高檔案工作的針對性和實效性。從目前情況看，首先是根據(jù)利用需求，有針對性地著力提高地下管線檔案收集的力度。目前已初步建立了地下管線檔案管理的專項制度，但普查后的日常收集管理機制還沒有完全形成，要根據(jù)近年來地下管線的新趨勢，加強與水利、電信、人防等部門的溝通，重點開展雨污分流、三網(wǎng)入戶、地下商業(yè)開發(fā)等重點工程的跟蹤服務，確保相關專業(yè)的檔案及時收集。其次是開展工業(yè)、民用建筑以外的檔案收集。如隸屬交通部門管理的公路段所形成的道路建設檔案，隸屬教育部門管理的各類學校所形成的教學樓實驗樓工程檔案,隸屬衛(wèi)生部門管理的醫(yī)院、保健站所形成的工程檔案，它們都從不同側面反映了城市的建設與發(fā)展變遷。另外還應根據(jù)城市文化品味的提升，加強對本地的地方特色檔案的調查、整理、收集，如本地的名勝古跡、有文化價值的老舊街區(qū)與建筑等，這些檔案內容的收集進館，更能豐富館藏內容和優(yōu)化館藏結構。最后，為提高工作的有序性，檔案的收集工作應制定年度的詳細工作計劃和目標管理，做到年度計劃與遠期工作目標相結合，形成有效的內部工作機制。只有通過廣泛的調查研究，摸清“家底”，搞清利用規(guī)律，才能理清收集工作的思路，為制度科學可行的收集工作方案，提供全面準確的依據(jù)，也只有進一步完善組織管理，才能保證收集工作的健康開展和利用效果的不斷提升。
（二）加強城建檔案數(shù)字化建設城建檔案的管理逐步向數(shù)字化管理模式轉變，建立一套完整的數(shù)字化城建檔案管理體系已經(jīng)成為各檔案館建設與發(fā)展的必然要求。銅陵市城建檔案館通過幾年的實踐，城建檔案數(shù)字化掃描已達5000多卷，檔案的檢查查詢更加方便了，可實現(xiàn)網(wǎng)絡即時查詢，查全率大大提高。下一步改進的重點包括以下幾點：一是建立數(shù)字檔案的入館標準，由相關單位從入館前就形成完整規(guī)范的數(shù)字化檔案，提高綜合效率；二是加快全市地理信息系統(tǒng)的建立，形成統(tǒng)一的數(shù)字平臺，方便檔案之間的銜接與對照；三是完善管理的各項軟硬件，在利用上盡早實現(xiàn)網(wǎng)上查詢與利用。
（三）加強制度建設，提高檔案透明度政府行政職能和行政方式的轉變，要求行政權力的運作依據(jù)、程序、過程、結果，除涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的外，都要依法公開，做到?jīng)Q策讓公眾參與、執(zhí)行受公眾監(jiān)督，保障公民對行政管理事務的知情權、參與權、監(jiān)督權，促進政府依法行政。這就要求檔案部門轉變以往對內服務為主的服務方向，及時接收政府及其職能部門形成的政策性、規(guī)范性、公益性文件，通過各種方式和途徑向社會公開，提高政府依法行政的效率和透明度，方便公民和法人辦事，增強公眾對政府法規(guī)、政策的認知和認同。而檔案部門要承擔起政務信息（包括現(xiàn)行文件和檔案信息）公開的職能職責，必須嚴格依法管檔。因此，應當在遵循《檔案法》及相關法律法規(guī)的基礎上，盡快起草制定適合本地的城建檔案公開辦法和實施細則，明確公開的具體范圍、內容和方式，制定詳細的程序，確保簡便、高效、合法、適度。
（四）強化檔案轉移控制檔案一旦入館就應嚴格控制，確保檔案的完整，避免利用中可能發(fā)生的缺損和污染。一是嚴格檔案利用憑證。檔案利用只提供復制件，不外借檔案。二是嚴格規(guī)范檔案原件查詢制度。在利用中盡量使用電子檔案和復印件，確需查看原件的，應當制定嚴格的查詢辦法，在規(guī)定的場所、有專人監(jiān)管的情況下查閱。三是建立完善外借檔案登記管理制度。上級規(guī)劃建設管理部門因工作需要外借檔案的情況時有發(fā)生，必須嚴格相關管理。一是嚴明手序，建立詳細的登記簿。登記的項目、內容應齊全詳細,內容包括外借的審批人、檔案借出時間、借閱單位或個人、借出檔案名稱、檔號、數(shù)量、檔案所屬年度、借出時限、借出時檔案的狀況、借出時經(jīng)手人、歸還日期、歸還經(jīng)手人、檔案歸還狀況、處理結果等。從外借檔案登記簿的功能與作用看,不僅使檔案館接待人員知曉其內容、去向,萬一出現(xiàn)問題,便于處理,而且能促使借閱者加強責任心,注意保護好檔案。二是嚴格控制外借檔案數(shù)量。檔案外借服務是指檔案管為滿足某些利用需求，暫且將檔案借出館的一種服務方式。三是在借出檔案時應點交清楚，并責成借用單位注意保密和保護檔案，借用單位應對所借檔案的完整和保密負完全責任，保證借出的檔案能完整地按時收回。四是嚴格時間限制。借出使用的期限不宜過長，必須有嚴格的時間控制要求。當前，檔案利用是整個檔案工作的目的，只有充分發(fā)揮城建檔案的依據(jù)和憑證作用，才能更好地服務于社會。城建檔案工作者的重要使命就是服務于社會，服務于群眾，服務于城市規(guī)劃、建設、管理。因此要不斷創(chuàng)新服務機制，積極地為城市建設主戰(zhàn)場服務。
作者：祝慶單位：安徽省銅陵市城市基本建設檔案館
