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一、城建檔案管理的現(xiàn)狀

隨著社會發(fā)展的進步，人們的信息意識、法律意識已大有提高，城建檔案管理工作作為城市管理、社會管理的重要組成部分，不僅為城市規(guī)劃、城市建設、城市管理提供了重要的決策依據(jù)，還為社會經(jīng)濟提供直接有效的服務。城建檔案在經(jīng)濟事務中的利用率相當高，工程項目中，總包分包、分包再分包的現(xiàn)象常有。這種現(xiàn)象容易引起經(jīng)濟糾紛，甚至有建筑工人付出的勞動，卻拿不到工資，原因是建筑工人沒勞動行為事實的依據(jù)資料。筆者在工作中就接觸到這樣的案例，在施工商拒付工資后，建筑工人最終通過工程檔案的手簽作為有力的依據(jù)，而贏了官司，拿到了自己勞動的成果。另一方面，分包工程在工程資料形成中也應體現(xiàn)分包單位的公章或項目章，以確保獲得自己的勞動成果而具有的依據(jù)。因此，確保城建工程檔案具體法律效力，具有重要的社會意義。城建檔案的法律效力，與建設工程資料在形成過程中的責任主體的簽章是息息相關的。筆者在城建檔案行業(yè)工作超過二十五年，實際工程中遇過種種形式的在公章、簽名問題上的造假現(xiàn)象，特別是工程資料形成中的施工員、質量檢查員、專業(yè)技術負責人、各單位項目負責人、監(jiān)理工程師、總監(jiān)理工程師等的簽名問題，往往代簽的不少。主要原因是城建工程資料量巨大，在資料形成和報審報送過程中，許多工作人員圖方便省事，不想多跑幾趟，就代他人簽名。近十年工程檔案資料形成的內容更細化、更標準。每幢樓宇形成的工程檔案中的土建、裝修、給排水、電氣、消防、通風空調、燃氣、智能等各專業(yè)工程施工過程記錄通常共約有800張，各種專業(yè)竣工圖通常共約有100張。整個工程項目累加起來通常有約800~8000張施工記錄資料及約500張竣工圖，工程檔案形成要求二套以上，文檔形成數(shù)量則加倍增長。檔案作為依據(jù)是應該簽章手續(xù)完善才能起到依據(jù)、法律效應，紙質檔案形成中，要求結論及簽名必須手簽，大量資料需要蓋章、簽字，由此帶來了兩點管理問題：1、人力資源成本上升。需要更多人整理維護檔案。2、占用較多的庫房空間。

二、電子文檔歸檔的現(xiàn)狀

1、普遍采用掃描形式文檔歸檔城建各管理部門、各建設參與單位形成的工程電子文件，基本是掃描件形式歸檔，主要原因，通過數(shù)字設備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式形成的工程電子文檔，幾乎沒有認證的簽章，從檔案依據(jù)性的角度是沒法律效力，只能通過文件實體紙質檔案簽章再掃描，在檔案利用中才能體現(xiàn)簽章的依據(jù)性（掃描件與紙質一致）。但掃描件談不上真正的電子文檔，經(jīng)掃描的文件在計算機中只能是位圖或者矢量圖等圖片格式，不能提取元數(shù)據(jù)，不支持在檔案文本內容搜查。在信息利用、信息共享方面是最大的缺憾。且掃描的圖片文檔存儲體積大，占大量存儲空間，導致存儲成本非常高。只有通過電子簽章結合的電子文檔，才能更好解決接收原始的電子文檔，而不是掃描件。

2、收集電子竣工圖難度大電子竣工圖與紙質竣工圖有部分不一致是普遍性，加上無電子簽章，只能接收掃描的電子竣工圖。每項工程從施工圖到竣工圖階段，基本都有修改的現(xiàn)象，但設計單位大部分只出設計變更通知，也沒在原施工圖上作完整的修改，而施工單位通常沒技術力量在電子施工圖上修改為電子竣工圖。建設部應如電力工程般規(guī)定，竣工圖由建設單位負責組織原設計單位編制工程竣工圖，那么電子竣工圖結合電子簽章是最規(guī)范、最準確、最實用的電子竣工圖。況且建設單位與設計單位簽訂合同時，應明確設計單位負責電子竣工圖的編制，以使歸檔的電子竣工圖與實物相符。

三、電子簽章技術

不同于4G、物聯(lián)網(wǎng)等近幾年炒得火熱的概念，電子簽章在日新月異的IT技術浪潮中，并不是一個新面孔。早在2005年，我國就頒布實施了《中華人民共和國電子簽名法》。其中，第三章第十四條的內容是：可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。正是這一法律，使得電子簽章技術在我國蓬勃發(fā)展起來。經(jīng)過多年發(fā)展，電子簽章在我國電子政務領域依然普及。許多地區(qū)建立了統(tǒng)一的電子公文交換平臺，各級政府和下屬職能機構在平臺上進行辦公辦文的工作。同時，越來越多的企業(yè)開始認可電子簽章的法律地位。筆者認為，電子簽章是解決前文中城建單位各個問題的一個重要技術和實踐。

四、城建檔案電子簽章的建設思路

電子簽章的第一個問題，在于對簽章的加密與驗證。因此，應該有一個國家級的權威的建設電子行業(yè)認證平臺對工程建設管理的相關單位、工程檔案制作單位統(tǒng)一發(fā)放和驗證電子簽章，確保各個單位之間蓋電子簽章的文書資料在電子交換過程中，受到法律保護。

1、城建檔案云計算平臺建設

（1）為了城建檔案相關行政管理、企事業(yè)單位能快速地、不受地點限制地進行城建檔案相關業(yè)務工作，電子簽章服務機構應當建立一個云服務平臺，為各用戶快速實時地提供簽章制作、蓋章和驗證服務。

（2）為城建檔案電子簽章工作順利運行，城建檔案云平臺應整合城建檔案電子化管理的流程，在平臺上建立文檔生成、編輯、導出、打印等功能機制。用戶使用云平臺提供的電子化文檔模板，填寫后即是符合格式的城建檔案電子版。在此基礎上，用戶對文檔進行簽章，并能對文檔進行批量簽章，節(jié)省工作量。對于平臺上的已簽章文檔，打印或者導出時，既可以包含簽章，也可以不包含。由于文檔是在云平臺創(chuàng)建的，云平臺中一定有一份該資料的電子版，確保資料收集完整、持久保存。

（3）這一套云平臺的用戶主要包括政府城建檔案管理職能部門、建設單位、施工單位（包括分包和轉包單位）、監(jiān)理單位、設計單位、勘察測繪等各企事業(yè)單位的所有職能人員。云平臺系統(tǒng)中能建立多個管理、企事業(yè)單位。個人賬號根據(jù)實際情況，可掛在某個單位下，也可不屬于任何單位。系統(tǒng)支持用印的權限管理，誰在什么條件下能對什么文件用印。實際運行中，由企業(yè)自行進行權限管理。

（4）關于在線電子蓋章的業(yè)務流程，應使系統(tǒng)支持“同一份文檔，多人異步蓋章”。在計算機技術中，“異步”是指若個不同動作的進行相互獨立，互不影響，相互之間不需要等待對方完成或者確認后才能進行。比如說一份A文檔上傳到云平臺后，多個相關單位可以各自安排時間登陸云平臺進行蓋章。

（5）為真正完全實現(xiàn)城建檔案電子簽章的普及無死角，應落實到每一位工人都能在電子資料簽名。但由于工地的客觀工作條件，不可能每個現(xiàn)場工作人員都配備電腦。因此，應當考慮在移動設備上實現(xiàn)電子簽章功能。主要形式是開發(fā)一個手機客戶端軟件，與城建檔案云平臺對接。其主要功能應包括在線的收發(fā)電子城建檔案，電子蓋章和簽章，簽章的認證等。

（6）通過用戶加密權限使用，再加上經(jīng)電子簽章后的電子文檔是不能修改的，可達到檔案保密、控制檔案造假問題。如果單位或者個人需要調取某個文檔或對其進行簽電子章，須文檔制造者在云平臺進行授權。為了提高辦理效率，應該能批量授權。

2、軟環(huán)境建設

（1）目前，房地產行業(yè)的信息化程度并不如制造業(yè)、物流行業(yè)那樣高。業(yè)內部分人員不理解信息化對提高生產力的意義，或者抗拒信息化帶來工作方式工作流程的變革。因此，需要通過大量宣傳，花大力氣在建設單位、施工單位和監(jiān)理單位、設計單位、測繪勘察、建設管理部門等單位身上進行電子簽章的普及。

（2）在電子簽章對城建檔案管理開始發(fā)揮積極效力前，城建檔案管理本身的制度需要對電子簽章進行支持。最主要的原則就是，逐漸施行城建檔案資料電子簽章的強制性。而同時需要施行的，是城建檔案文檔電子化的強制性。兩次相互依存，缺一者，另外一者就沒有存在的意義。城建檔案文檔電子化是其電子簽章的基礎，而后者確保前者的法律有效性，為前者的價值保駕護航。

（3）工程建設的合同內容，可以對電子簽章的地位進行明確。建設單位在建設工程招標及勘察、設計、測繪、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，對工程電子文件的簽章、質量、套數(shù)提出要求。

五、意義

如果能夠基本完成城建檔案電子簽章應用的普及，筆者認為有以下幾點意義：

1、避免大量掃描形式的電子文檔歸檔?，F(xiàn)行的工程資料形成本身都是電子文檔的形式，當電子簽章普及化，真正的電子文檔歸檔就能完全解決法律依據(jù)性的問題，也能減少紙質檔案掃描的一大筆費用。

2、避免大量紙質文檔帶來的辦事復雜性、管理復雜性。工程項目管理單位多，管理層次多，要求形成的檔案套數(shù)加倍增多，筆者在工作中常見工程紙質檔案套數(shù)要求2~6套，既浪費資源，又難于保存，標準檔案庫房保管條件要求高，其費用是昂貴的。當完善的電子文檔形成，只要城建檔案館保存一套原件紙質檔案及電子檔案，其它單位均保存電子文檔就足夠利用。

3、電子文檔利用方便快捷。蓋電子簽章的電子文檔具有法律效力，在訴訟案件、房地產確權、工程項目評審省級、市級優(yōu)秀工程、建筑魯班獎、各行政職能部門利用城建檔案辦理業(yè)務等事項中，電子文檔可在云平臺經(jīng)授權后，在調取利用，方便快捷。

4、解決各種資料“代簽”的問題。電子簽章系統(tǒng)有加密驗證機制，仿制的“簽章”無法通過系統(tǒng)驗證。而用戶又不可能把自己的電子簽章賬號或者USB簽章器等設備外借。從而有效減少各類“代簽”現(xiàn)象。

5、上文提及的“同一份文檔，多人異步蓋章”，使得多個單位能各自在自己的辦公室電腦、自選的時間進行簽章，解決了紙質檔案需先后送到多個地方進行蓋章的問題。

6、促進房地產行業(yè)信息化的一次機遇。在推廣城建檔案的電子簽章過程中，必然需要對房地產從業(yè)人員進行計算機文檔、網(wǎng)絡應用技術、手機應用的知識普及，由此提高整體從業(yè)人員對計算機技術的認知，為國家信息高速路事業(yè)做出貢獻。

六、小結

城建檔案電子簽章，在我國是一項新的計算機應用領域，雖然實施需要IT技術和軟環(huán)境相結合支持，而且不是一朝一夕能夠成功，而且一個需要逐步實施，逐步普及的事物。但考慮到其諸多價值和優(yōu)勢，筆者認為我們城建檔案領域可以邁出步伐，并且扎實走好每一步，持續(xù)改進。

作者：林虹單位：珠海市城市建設檔案館