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1城建檔案工作相關(guān)利益者界定

1.1分析城建檔案工作相關(guān)利益者

要依據(jù)城建檔案機(jī)構(gòu)的性質(zhì)《中華人民共和國檔案法》第八條規(guī)定，“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”?！墩憬嵤?lt;中華人民共和國檔案法>辦法》第八條規(guī)定，本省各級綜合檔案館和專業(yè)檔案館是集中保存、管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。綜合檔案館由檔案行政管理部門歸口管理，專業(yè)檔案館由有關(guān)主管部門歸口管理?！冻鞘薪ㄔO(shè)檔案管理規(guī)定》（建設(shè)部90號令）第三條明確，縣級以上地方人民政府建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受同級檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。因此，從城建檔案單位性質(zhì)來看，其相關(guān)利益者有：地方財政部門、建設(shè)行政主管部門、檔案行政管理部門及編辦等其他相關(guān)政府部門。

1.2分析城建檔案工作相關(guān)利益者

要關(guān)注城建檔案工作相關(guān)政策制定者城建檔案工作相關(guān)政策制定者包括業(yè)務(wù)和行政工作兩方面。城建檔案館作為專業(yè)檔案館也是國家檔案館的組成部門，在業(yè)務(wù)工作上接受地方檔案行政管理部門的指導(dǎo)，所以國家檔案局和省市檔案行政管理部門制定的有關(guān)政策同樣適用于城建檔案工作。從行政體制上看，工程檔案移交作為工程建設(shè)過程重要環(huán)節(jié)被納入工程建設(shè)管理，隸屬于地方建設(shè)行政主管部門管理，且工程檔案本身就是工程建設(shè)全過程的反映，因此住建部和省、市建設(shè)行政主管部門制定的工程建設(shè)管理文件規(guī)章都會對城建檔案工作產(chǎn)生影響。

1.3分析城建檔案工作相關(guān)利益者

要兼顧城建檔案工作者城建檔案工作者是履行城建檔案工作的主體，大體可分為三類：城建檔案館工作人員；建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位的資料員；檔案整理、檔案掃描、檔案信息化服務(wù)等配套服務(wù)中介機(jī)構(gòu)人員。

2相關(guān)利益者利益訴求分析

城建檔案工作利益相關(guān)者涵蓋市民百姓、政府部門及社會其他個人和組織，涉及層面比較廣。由于在城建檔案工作中所處位置不同，不同利益相關(guān)者的利益訴求也各不相同。

2.1工程建設(shè)單位為確保

建設(shè)單位按規(guī)定移交建設(shè)工程檔案，《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》（國務(wù)院第279號令）第十七條規(guī)定“建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)項目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收后，及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案?！币虼俗鳛楣こ虣n案移交責(zé)任主體，建設(shè)單位是城建檔案工作的主要利益相關(guān)者。由于工程檔案具有歸檔范圍涉及內(nèi)容多、資料收集持續(xù)時間長、檔案載體形式多樣等特點，建設(shè)單位的利益訴求主要表現(xiàn)在盡快順利完成工程檔案移交。與建設(shè)單位共同承擔(dān)工程建設(shè)任務(wù)的勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等相關(guān)單位也有著相同的訴求。

2.2建設(shè)系統(tǒng)有關(guān)單位

《浙江省城市建設(shè)檔案管理辦法》（省政府第217號令）第十五規(guī)定，城市建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部各專業(yè)管理單位形成的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，凡具有永久保存價值的，應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起1年至5年內(nèi)，向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交；對具有長期保存價值的檔案，城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)可以自檔案形成之日起1年至5年內(nèi)，根據(jù)需要選擇接收。因此，發(fā)改委、規(guī)劃、房產(chǎn)、國土、建設(shè)行政主管部門及其所屬單位等，在移交業(yè)務(wù)技術(shù)檔案時，其利益訴求主要表現(xiàn)在明確移交范圍及程序。

2.3城建檔案利用者

城建檔案作為專業(yè)檔案，在查詢利用過程中有其特殊性。從查詢條件看，由于工程建設(shè)時的名稱與竣工后投入使用的建筑物名稱不一致，導(dǎo)致查詢困難；從查詢內(nèi)容看，以圖紙為例，分為建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、智能等多種類型竣工圖以及在工程準(zhǔn)備階段文件中產(chǎn)生的建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件附圖、定位略圖和±0.00檢測略圖、方案設(shè)計批復(fù)及附圖、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件附圖等，導(dǎo)致判斷困難；從利用方式看，不僅需要文字復(fù)印，還有包括各種圖幅的圖紙打印。所以，無論是市民百姓還是機(jī)構(gòu)部門到城建檔案館查檔，都希望能盡快便捷準(zhǔn)確地獲取自己所需要的檔案。

2.4建設(shè)行政主管部門建設(shè)

行政主管部門希望通過工程檔案進(jìn)一步規(guī)范工程建設(shè)，利用工程檔案為城市建設(shè)規(guī)范管理提供依據(jù)。如當(dāng)前住建部開展的工程質(zhì)量治理兩年行動，其中一些過程資料新增為工程檔案的接收內(nèi)容；又如通過工程檔案中收集到的地下管線竣工測量資料，及時掌握城市地下“生命線”。

2.5檔案行政管理

部門檔案行政管理部門對城建檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，使專業(yè)檔案在接收、保管、開發(fā)、利用及數(shù)字化建設(shè)等方面符合《檔案法》及其他檔案工作規(guī)章要求，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)工作。

2.6地方財政部門地方財政部門主要關(guān)注財政預(yù)算資金使用績效，即城建檔案管理機(jī)構(gòu)每年申請的財政資金是否應(yīng)用于城建檔案工作，資金使用是否規(guī)范合理，完成的工作量等。

2.7城建檔案工作者

雖然城建檔案工作者組成不同，但從職業(yè)角度看，都對薪酬福利、工作地點、工作時間、工作環(huán)境及職位晉升空間、職業(yè)成就感、社會地位、工作穩(wěn)定性和舒適度、工作氛圍等有訴求，只是各有不同側(cè)重而已。

3城建檔案工作相關(guān)利益者利益實現(xiàn)途徑

由于城建檔案工作相關(guān)利益者涉及面廣，訴求各不相同，所以其利益也有各自不同的實現(xiàn)途徑。

3.1不斷規(guī)范完善工程檔案

歸檔工作一要明確歸檔范圍。隨著行政審批制度改革不斷深入以及建設(shè)工程施工工藝及技術(shù)不斷改進(jìn)和提高，建設(shè)工程產(chǎn)生的檔案內(nèi)容相應(yīng)會發(fā)生變化，工程檔案移交歸檔內(nèi)容也應(yīng)不斷地調(diào)整和完善。去年7月，住建部根據(jù)新形勢的變化，及時修訂并了《建設(shè)工程文件歸檔范圍》GB/T50328-2014。該標(biāo)準(zhǔn)充分考慮到我國地域遼闊，各地在工程建設(shè)施工工藝及技術(shù)應(yīng)用上因氣候土質(zhì)等地理條件差異而存在不同的實際情況，部分文件以“△”標(biāo)注，由各地根據(jù)實際情況選擇性進(jìn)行歸檔保存。該標(biāo)準(zhǔn)將于2015年5月1日起實施，因此省市各地應(yīng)盡快結(jié)合各地特點，加快本地區(qū)建設(shè)工程文件歸檔范圍的修訂，使工程檔案歸檔內(nèi)容與本地工程建設(shè)工程相適應(yīng)。二要與工程建設(shè)同步。工程檔案特別是一些重大工程項目檔案，因工程建設(shè)周期較長，工程檔案形成時間也相應(yīng)較長，會給工程檔案的收集造成一定難度。建設(shè)單位內(nèi)部首先要高度重視工程檔案工作，將勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等各環(huán)節(jié)工程檔案納入工程管理內(nèi)容，實現(xiàn)工程檔案收集與工程建設(shè)同步。三要加強(qiáng)行政執(zhí)法。城建檔案管理機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格按照法律法規(guī)，核驗工程檔案資料的完整性，對不按規(guī)定移交城建檔案者給予相應(yīng)行政處罰，并將檔案移交工作與正在逐步建立的信用體系相聯(lián)系。

3.2應(yīng)用信息技術(shù)手段

提高工程檔案移交及查詢利用效率當(dāng)前，全國各地城建檔案管理機(jī)構(gòu)正按照存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化的總體思路，開展館藏庫存檔案數(shù)字化，同時工程電子檔案接收工作也在部分地區(qū)先行開展嘗試，為提高對外查詢利用效率和及時移交工程檔案積極創(chuàng)造條件。城建檔案查詢利用要在不違反保密規(guī)定和不侵犯個人隱私等原則下，在已有數(shù)字化或電子檔案基礎(chǔ)上，積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)等渠道，為查詢利用者提供遠(yuǎn)程查檔利用服務(wù)。

3.3加強(qiáng)城建檔案服務(wù)和宣傳

工程檔案收集具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性，一些工程資料如隱蔽工程影像資料等具有不可后補(bǔ)性，所以在辦理工程建設(shè)開工手續(xù)時，相關(guān)部門一定要提前介入，提供全方位服務(wù)。要告知建設(shè)單位工程檔案歸檔要求，通過開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提供業(yè)務(wù)教學(xué)專題片、主動為建設(shè)單位提供工程檔案上門指導(dǎo)服務(wù)等方式，幫助建設(shè)單位按要求收集好工程資料，爭取工程竣工后順利移交檔案。在檔案資源開發(fā)利用服務(wù)方面，要在繼續(xù)優(yōu)化現(xiàn)有查詢利用服務(wù)基礎(chǔ)上，抓住當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的契機(jī)，充分挖掘開發(fā)庫存檔案豐富信息資源，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，變僅提供利用原始憑證為提供綜合信息資源利用服務(wù)。宣傳工作應(yīng)從兩方面入手，一是加強(qiáng)對城建檔案各種相關(guān)政策法規(guī)宣傳，讓利益相關(guān)者及時了解各種相關(guān)政策法規(guī)要求，提高政策法規(guī)知曉率、監(jiān)督率和執(zhí)行率；二是加強(qiáng)對城建檔案工作宣傳，包括年度工作完成量、庫存檔案資源情況、開發(fā)利用情況等，結(jié)合財政預(yù)算資金逐步公開，便于社會對城建檔案管理機(jī)構(gòu)財政資金使用績效進(jìn)行評價。

3.4關(guān)注不同組織中的城建檔案

工作者無論是城建檔案管理機(jī)構(gòu)及城建檔案服務(wù)中介機(jī)構(gòu)，還是建設(shè)單位或者施工、監(jiān)理等單位，都必須高度關(guān)注城建檔案工作者，這是組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部高效運(yùn)行的前提。關(guān)注城建檔案工作者，應(yīng)根據(jù)不同組織結(jié)構(gòu)的特點，采取不同的方法，滿足他們的利益需求。作為財政供養(yǎng)的事業(yè)單位，城建檔案管理機(jī)構(gòu)要根據(jù)2014年7月1日起實施的《事業(yè)單位人事管理條例》，以崗位設(shè)置工作為基礎(chǔ)，以聘用合同管理為抓手，加強(qiáng)考核，建立激勵約束相結(jié)合的優(yōu)勝劣汰機(jī)制。中介機(jī)構(gòu)組織和建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位要立足長遠(yuǎn)發(fā)展，加強(qiáng)城建檔案工作者培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)工作能力，培養(yǎng)一支適應(yīng)城建檔案工作需要的職業(yè)隊伍。人員隊伍整體素質(zhì)的提升，必將帶來組織運(yùn)行效率的提高，相關(guān)組織應(yīng)及時滿足城建檔案工作者的顯性和隱形利益需求，通過薪酬福利增加、職業(yè)晉升、營造良好工作氛圍等激勵手段，正向鼓勵內(nèi)部員工，共同造就一支高素質(zhì)城建檔案工作者隊伍。

作者：王瑛單位：杭州市城建檔案館