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城建檔案是城市規(guī)劃和建設的真實記錄，無論是在社會管理，公共服務上，還是在保障城市生活、生產的秩序上等等，都發(fā)揮著舉足輕重的作用。但是隨著社會經濟的飛速發(fā)展，當前社會建設發(fā)展迅速，城市社會和空間的結構也發(fā)生了相應的變化，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式受到了前所未有的嚴峻考驗。建設數(shù)字化的城建檔案，成為了當務之急。所謂城建檔案數(shù)字化，即是指在計算機技術的支撐之下，在網(wǎng)絡技術的依托之下，在多媒體技術的輔助之下，在大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的存儲基礎之上，將城建的檔案以多媒體的形式錄入到計算機之中的整個過程。

一、推動城建檔案數(shù)字化建設的意義

一方面，建設數(shù)字化的城建檔案是實現(xiàn)傳統(tǒng)管理到現(xiàn)代管理轉變的有效辦法。傳統(tǒng)的城市建設檔案館中，收藏檔案資料的方式大都是以圖紙，照片，文字，錄像等這些載體存在的，紙質的檔案居多。這樣采用柜架式的紙張信息保存和目錄管理的方式，占用了大量的儲藏空間，不僅管理成本高，保管易損壞，而且紙質資料難以長久保存，會出現(xiàn)泛黃，蟲蛀等。另外，隨著城市建設的發(fā)展，各地方案的逐年搜集，整理，導致檔案庫容量大，分類復雜，單純依靠人工查找，耗時費力，效率較低。利用數(shù)字化的城市檔案管理辦法代替手工管理模式，實現(xiàn)城建檔案的現(xiàn)代化管理，不僅可以避免人力和資源的消耗，而且還能有效且高效的滿足社會各個方面的需求。另一方面，將設數(shù)字化的城建檔案是最大限度實現(xiàn)檔案價值的有效手段。城建檔案館是依附于檔案信息而存在的，城建檔案最大限度的被社會利用，為社會服務，才是其價值的最終體現(xiàn)，同樣也是城建檔案館存在和持續(xù)發(fā)展的決定性因素。數(shù)字化的城建檔案，不僅更便捷，更直觀，而且還能提高其對社會服務的效率，有效實現(xiàn)其真正的自身價值。

二、推動城建檔案數(shù)字化建設的途徑

對于如何推動城建檔案數(shù)字化建設的途徑，筆者想了很多，將具體的想法和做法，總結如下：首先，應加強檔案管理工作人員能力的培養(yǎng)和檔案數(shù)字化基礎設施的建設。長期以來，檔案館的人員基本上都是從事紙質檔案的整理和管理，其中即便有利用現(xiàn)代化信息技術，也是只用來做簡單的檔案接收和管理的工作，并沒有直接，深入的去研究和學習現(xiàn)代化的信息技術，利用計算機技術來規(guī)整檔案信息和資源。這多半都是因為工作人員對于計算機的應用技術，檔案信息，檔案資料的淶源，檔案文件的電子格式，知之甚少，導致了檔案管理主體與檔案載體這個客體之間的聯(lián)系脫節(jié)②。除了以上提到的專兼職檔案干部隊伍的建設之外，建立數(shù)字化的城建檔案館，還需要檔案館庫房，檔案館館藏，檢索工具，規(guī)章制度等方方面面的建設，因此，想要推動城建檔案的數(shù)字化建設，除了要加強人員的培訓，讓每一個檔案工作人員都能成為檔案工作和現(xiàn)代化技術的專家之外，還應加快數(shù)字化基礎設施的建設，提供啊計算機網(wǎng)絡的應用程度，為建立現(xiàn)代化數(shù)字檔案資源管理體制提供可實現(xiàn)和實施的條件和基礎。其次，應更加科學化，規(guī)范化的進行城建檔案數(shù)字化的各項工作，促進檔案信息資源建設。城建檔案的數(shù)字化建設，就好似是一盤棋，需要科學的分析和統(tǒng)籌的規(guī)劃，只有有計劃，有步驟的進行，才能將各項工作做到最好。經濟條件較好的地區(qū)，可以先一步進行檔案數(shù)字化的嘗試和探索，將以往利用傳統(tǒng)方式記錄的檔案進行數(shù)字化的處理和存儲，并以其顯著的管理及查詢優(yōu)勢，來帶動其他地區(qū)的發(fā)展。還要搞好工作規(guī)范，確保每一項的檔案數(shù)字化工作都是嚴格按照國家級的相關規(guī)定，規(guī)范且有秩序的進行的，確保數(shù)字檔案在資源格式上的高度統(tǒng)一，確保數(shù)據(jù)規(guī)范，可長期閱讀，方便各個地區(qū)之間進行資源的共享。再次，應有效利用城建檔案數(shù)字化的整合來帶動各項檔案基礎業(yè)務的工作。城建檔案的數(shù)字化建設是一項科學系統(tǒng)的工程，可涉及到檔案工作的方方面面。想要順利的開展數(shù)字化的城建檔案，就必須要有扎實業(yè)務工作，為城建檔案數(shù)字化的進行奠定基礎。充分利用計算機技術，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設，提高檔案檢索、利用和服務的質量；積極推進檔案的全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的建設，盡快實現(xiàn)檔案全文信息檢索查詢，提高服務的效率和質量；此外，還需要其他各部門的通力合作，為城建檔案數(shù)字化的順利進行提供相關的設備和人才。只有各項工作共同發(fā)展，才能使得城建檔案事業(yè)邁上一個新的高度。最后，應確保城建檔案數(shù)字化建設的整體效益和質量。城建檔案數(shù)字化的建設并非一朝一夕就能完成的，而是一項長期且艱巨的任務，在應付繁重的大工作量的同時，還要求要嚴把質量，保證檔案信息能查的全，查的準，保證檔案信息關系系統(tǒng)運行的安全和可靠。加強電子檔案歸檔的管理工作，加強對于本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督和指導，保證各單位所產生的電子文件都是真實、完成且有效的。并制定相關的電子檔案管理辦法，實現(xiàn)檔案信息處理計算機化，信息存儲數(shù)字化，信息采集實時化，信息服務網(wǎng)絡化。此外，還應加強檔案管理的安全意識，對于數(shù)字化條件下涉密檔案的開發(fā)利用，一定要將安全防范措施放在首位，對于更高機密的檔案，可不采用數(shù)字化的手段，利用其它的保護和復制的措施，避免泄露。

三、結語

總之，城建檔案數(shù)字化建設的工作是一個循序漸進的過程，需要不斷的研究和探索。城建檔案館的在職人員要不斷的提高素質，探索新的管理道路和辦法，為檔案事業(yè)的不斷發(fā)展貢獻微薄之力。

作者：侯娟 單位：湖南省長沙市城市建設檔案館