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摘要：城建檔案不僅是城市建設(shè)與發(fā)展過程的記錄，更是城市未來建設(shè)與發(fā)展的參考和指導(dǎo)，它具有歷史和現(xiàn)實的雙重價值，應(yīng)當?shù)玫轿覀兊闹匾暸c良好的管理。當前我國正處在城市化建設(shè)的高潮時期，不論是城建檔案的產(chǎn)生還是城建檔案的利用都都非常頻繁，在這樣的情況下我們必須要以創(chuàng)新思維優(yōu)化和調(diào)整城建檔案行政監(jiān)管措施，提高城建檔案行政監(jiān)管質(zhì)量。本文基于作者自身的實際工作與學(xué)習(xí)經(jīng)驗，首先簡單分析了城建檔案行政管理的職能及其涵義，然后主要對如何創(chuàng)新城建檔案行政監(jiān)管提出了部分探討性建議，以期能對我國城建檔案行政監(jiān)管工作的質(zhì)量提升起到促進作用。

關(guān)鍵詞：城建檔案；監(jiān)管；創(chuàng)新；涵義；措施

城建檔案工作是城市建設(shè)工作的重要組成部分，涉及了城市建設(shè)發(fā)展的方方面面，涵蓋了城市建設(shè)的每一個環(huán)節(jié)和領(lǐng)域，整體反映了城市建設(shè)發(fā)展的水平，作為一種歷史記憶依據(jù)和憑證，是其它社會服務(wù)和其它社會產(chǎn)品無可替代的，它是一項科技文化事業(yè)。隨著新型城鎮(zhèn)化進程加快，城建檔案事業(yè)面臨一些新情況、新問題。如部分單位城建檔案意識淡薄，依法處罰力度不夠等。因此，城建檔案行政管理部門應(yīng)從營造執(zhí)法氛圍入手，創(chuàng)新發(fā)揮城建檔案行政監(jiān)管職能，從而提高城建檔案管理水平，服務(wù)城鄉(xiāng)建設(shè)和經(jīng)濟發(fā)展。

一、城建檔案行政管理職能及其涵義

首先，我們知道檔案行政管理職能是檔案行政主體作為國家行政管理的執(zhí)行機關(guān)，依法對國家檔案事務(wù)進行管理時應(yīng)承擔的職責(zé)和所具有的功能作用。它反映著國家檔案行政管理活動的內(nèi)容與基本方向，是檔案行政行為本質(zhì)的具體表現(xiàn)。而城建檔案館作為城建檔案的行為主體，其職責(zé)是“負責(zé)擬定并組織實施全市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，負責(zé)對列入城建檔案館的接收范圍的工程檔案進行預(yù)驗收并出具預(yù)驗收認可，負責(zé)全市規(guī)化管理業(yè)務(wù)檔案，建設(shè)工程檔案、地下管線檔案等城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的統(tǒng)一接收、保管、利用及城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息資源的開發(fā)利用，負責(zé)對全市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和有關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，負責(zé)對建設(shè)單位在建設(shè)工程竣工驗收后，逾期未向城市建設(shè)檔案管理機構(gòu)報送建設(shè)工程檔案的行為進行處罰”，由此可見，城建檔案作為專業(yè)的檔案館，接收范圍廣，管理工作難度大，如果沒有法律法規(guī)作保證，不依靠行政執(zhí)法的手段來開展工作，城建檔案規(guī)范、接收、監(jiān)督指導(dǎo)等業(yè)務(wù)工作難以完成的，一些有法不依，執(zhí)法不嚴、違法不究等嚴重背離依法行政的現(xiàn)象就會愈演愈烈。因此只有加強城建檔案法制建設(shè)，堅持以法治檔，努力提高依法行政能力，才能解決檔案管理中的難題，才能保證城建檔案工作的順利開展。

二、城建檔案管理部門履行行政管理職能中遇到的問題

規(guī)劃、建設(shè)行政主管部門是城建檔案管理的執(zhí)法主體，城建檔案館是受規(guī)劃、建設(shè)行政主管部門委托的執(zhí)法部門。近年來，城建檔案管理部門認真貫徹落實全面落實依法治國基本方略，依據(jù)《檔案法》、《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律、法規(guī)，通過強化行政管理職能和加大執(zhí)法力度，不斷提升城建檔案服務(wù)水平。但部分單位和個人城建檔案法制意識淡薄，嚴重制約檔案依法行政的進展。主要表現(xiàn)為：一是對依法治檔仍缺乏根本認識。認為城建檔案部門不是重點部門，檔案工作不是單位工作的中心工作，往往得不到單位和領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，說起來重要，做起來次要；檔案工作就是收收、借借，簡單地把資料收集、整理和保管好，用起來找得到就行，沒有意識到城建檔案管理工作好壞是城市建設(shè)工作的一部分，是社會穩(wěn)定、經(jīng)濟發(fā)展的重要依據(jù)，依法治檔是保證檔案管理可持續(xù)發(fā)展的重要保障。二是抓落實的措施不力。在城建檔案工作安排上，強調(diào)得多，具體落實的少；業(yè)務(wù)上指令多、指導(dǎo)得少；基礎(chǔ)建設(shè)上，資金投入得少；管理手段上，提出問題多，解決措施少。三是違法行為經(jīng)常發(fā)生。如有的不向城建檔案館報送工程竣工檔案，認為到城建檔案館歸檔與在本單位歸檔一個樣。四是城建檔案執(zhí)法體制還不完善。機構(gòu)的設(shè)置和運作、人員的落實管理、執(zhí)法的標準和操作都有待進一步探索和完善[1]。

三、打造城建檔案創(chuàng)新履行行政職能的良好氛圍

(一)健全管理機制是創(chuàng)新履行檔案行政管理職能的基礎(chǔ)

首先是要積極推行目標管理模式，將城建檔案納入考核項目，要求所有負責(zé)工程建設(shè)的單位都必須要認真對待與配合城建檔案工作，并且要規(guī)范化的推進相關(guān)工作。其次要堅持實施管理員持證上崗制度，要求所有工作人員的素質(zhì)能力達標，規(guī)范化的推進城建檔案管理。最后是要嚴格預(yù)驗收管理，未取得預(yù)驗收合格意見的，不得組織工程竣工驗收，未取得工程項目檔案驗收認可文件的，不得辦理竣工備案。

(二)部門聯(lián)動協(xié)同管理，是履行檔案行政管理職能的重要措施

城建檔案工作離不開和各個行政部門的合作，比如與質(zhì)監(jiān)部門之間的檔案移交、與房產(chǎn)部門之間的協(xié)作以及和各部門之間對于備案工作的合作。城建檔案館與建設(shè)單位在項目建設(shè)前期簽訂責(zé)任書的同時，歸檔工作就與各相關(guān)部門接口，如果城建檔案館未對施工資料驗收認可，規(guī)劃部門不得進行規(guī)劃核實；城建檔案未通過預(yù)驗收不得進行竣工驗收；如果該項目城建檔案合格證，房產(chǎn)部門不得發(fā)放房產(chǎn)證。通過部門與部門之間的相互印證和相互制約的手段能夠更好地促進檔案歸檔的完善和監(jiān)管[2]。

(三)轉(zhuǎn)變觀念，主動加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，是創(chuàng)新履行檔案行政管理職能的保障

城建檔案工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，摒棄“等、靠、要”的老觀念，改變城建檔案管理被動局面，開拓創(chuàng)新，主動服務(wù)于城市建設(shè)發(fā)展需要，服務(wù)建設(shè)項目，服務(wù)政府決策。如建筑行業(yè)一般由施工人員兼職資料管理人員，檔案管理專業(yè)知識缺乏，如果檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作又跟不上，檔案管理部門服務(wù)不到位，指導(dǎo)不及時，其工程施工資料勢必達不到歸檔標準，檔案形成質(zhì)量和制作質(zhì)量都存在問題，原始資料缺失、不準確、遺漏甚至丟失的現(xiàn)象就有可能發(fā)生，這是通過執(zhí)政執(zhí)法手段也無法挽回的損失。因此，檔案人員要高度認識到城建檔案及時歸檔的重要性，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，積極作為，改變單一、被動的檔案接收方式，走出辦公室主動到基層單位，到建設(shè)工地，為基層為項目提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺，短信平臺、電話等多種形式服務(wù)，做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作[3]。這樣，才能進一步提高基層單位、工程建設(shè)項目和廣大群眾對城建檔案重要性的認識，了解城建法律法規(guī)，了解城建檔案收集、移交、歸檔職責(zé)和要求，提高城建檔案質(zhì)量。

四、開拓創(chuàng)新，探索城建檔案履行行政職能新途徑

1.不斷完善法規(guī)體系，提供可行之據(jù)

城建檔案法規(guī)體系由六個層次組成，不同層次效用不同，除《檔案法》、《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》等外，城建檔案管理執(zhí)法還需要部門規(guī)章和地方性法規(guī)和規(guī)章相輔佐才行。所以將現(xiàn)行檔案法律和行政法規(guī)條款，結(jié)合工作需要，進行細化和具體化，將有關(guān)責(zé)任部門和責(zé)任人的職責(zé)和罰責(zé)明確化，制定出具有針對性、前瞻性、具可操作性的城建法規(guī)很有必要。如依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》等推薦性標準，出臺更具實際操作性和依據(jù)性的《城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市建設(shè)分類大綱》《城市管線工程管理辦法》、《城市管線工程檔案管理辦法》、《關(guān)于加強災(zāi)后重建工程項目檔案管理工作的通知》等規(guī)章制度和行業(yè)標準。有的城建檔案管理機構(gòu)通過將有關(guān)推薦性標準納入到《建設(shè)工程檔案移交責(zé)任書》的范疇，成為簽訂后共同約定遵守的技術(shù)依據(jù)，具有法律效力[4]。

2.繼續(xù)加強法制宣傳、增強檔案意識

目前，人們檔案意識和法制意識還很薄弱，這為檔案執(zhí)法工作帶來了一定難度。有的部門長期沒有明確專人負責(zé)檔案的收集、整理的工作，檔案館人員提出來后，仍我行我素，無動一衷；有的房地產(chǎn)公司老總，態(tài)度生硬、蠻不講理，推諉扯皮；有些單位對城建檔案和城建檔案管理工作還缺乏進一步的認識，只顧眼前利益，視為自己資產(chǎn)，不愿移交檔案。有些單位不是不愿移交或不愿配合，而是觀念上沒引起重視，或壓根不知道法規(guī)要求，單純依靠行政執(zhí)法手段，效果有限。城建檔案執(zhí)法工作人員，針對有些單位人員流動大，業(yè)務(wù)能力不高，技術(shù)水平有限、法律法規(guī)了解不透的情況，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)、疑點、難點答疑等活動，加大對城建檔案的政策、法規(guī)和城建檔案重要性的宣傳，耐心細致講解城建檔案執(zhí)法知識，幫助其盡快提高檔案法制水平。不僅要利用會議、重大活動宣傳，同時還可借助電視、網(wǎng)絡(luò)、報刊、雜志等多媒體手段進行宣傳，通過開展“城建檔案法制講座“、”城建檔案法制知識競賽“、”城建檔案違法案例分析“等活動，進行了城建檔案法制宣傳，增強了法制觀念和檔案意識，認識到如果行政不作為，就是失職，是違法行為，會受到罰處。

3.突出執(zhí)法重點、明確工作職責(zé)

城建檔案作為一種不可再生的寶貴資源，通過檔案形成、收集、整理、歸檔等檔案管理措施是其安全、完整性的重要保障。在行政執(zhí)法檢查中，城建檔案館檔案移交工作作為執(zhí)法檢查的一個重點內(nèi)容，依據(jù)有關(guān)條例和法規(guī)，對城建檔案違法行為及時依法進行了查處。讓這些單位或人員深刻認識到，檔案移交工作不僅是檔案管理人員的責(zé)任，作為單位檔案管理的重要環(huán)節(jié)，也是各級領(lǐng)導(dǎo)和行政管理部門的重要職責(zé)，要把檔案移交作為一項重要工作來抓。

4.尋求多種措施，尋求執(zhí)法效果

城建檔案館依據(jù)檔案法、規(guī)范法等法規(guī)和制度，結(jié)合建設(shè)項目工程專業(yè)要求，不斷分析和總結(jié)積累經(jīng)驗，采取多種措施措施，積極尋求執(zhí)法效果。一是采用簽訂《城建檔案移交責(zé)任書》，用合同約定加以約束，采用行政執(zhí)法手段，提前規(guī)范建設(shè)單位報送檔案的歸檔責(zé)任、歸檔范圍和歸檔期限。二是強化政府職能，結(jié)合城市建設(shè)法律法規(guī)，加強執(zhí)法隊伍，定期組織城建檔案人員的上崗培訓(xùn)，實行城建檔案人員取證上崗等行政規(guī)定；三是把城建檔案管理和行政執(zhí)法列為城建檔案館議事日程，明確責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人職責(zé)，同時精心組織，周密部署，把執(zhí)法檢查和城建檔案管理、開發(fā)城建檔案信息資源等有機融合，把城建檔案行政執(zhí)法作為新形勢加強城建檔案管理的重要舉措來抓。四是強化監(jiān)督檢查。通過聯(lián)合執(zhí)法檢查、常規(guī)性的城建檔案執(zhí)法檢查以及綜合檢查與專項檢查相結(jié)合的辦法，不定期的開展城建檔案行政執(zhí)法檢查，及時糾正違章違規(guī)行為，確保檔案真實、完整及時收集到位。五是嚴格執(zhí)法。如我們對市城區(qū)災(zāi)后恢復(fù)重建在建工程項目檔案進行執(zhí)法檢查，重點檢查建設(shè)工程資料編制是否與工程建設(shè)進度同步，建設(shè)工程資料的收集整理歸檔情況，建設(shè)工程資料的形成是否真實、符合規(guī)范要求，監(jiān)理單位對工程檔案資料編制指導(dǎo)監(jiān)督是否到位，還專門給市教育局、市衛(wèi)生局發(fā)函，就教育、衛(wèi)生系統(tǒng)災(zāi)后重建工程檔案歸檔移交工作提出要求。檢查結(jié)果表明，各單位普遍重視災(zāi)后恢復(fù)重建工程項目檔案工作，做到了集中統(tǒng)一管理，制度健全，規(guī)范有序，保管安全[5]。

5.利用信息化平臺，高質(zhì)有效提升城建檔案依法行政的重要手段

以城建檔案信息化為目標，檔案信息化規(guī)劃應(yīng)從頂層設(shè)計，從創(chuàng)新管理、制訂標準、開發(fā)系統(tǒng)、建設(shè)數(shù)據(jù)庫等方面著手，形成內(nèi)外協(xié)同，資源共享的管理機制，完成了數(shù)字檔案館的硬、軟件建設(shè)，利用檔案管理系統(tǒng)軟件系統(tǒng)，開展了案卷級著錄和計算機檢索功能，逐步完成館藏檔案數(shù)字化工作。圍繞城市規(guī)劃和建設(shè)工程內(nèi)容，出臺相關(guān)文件規(guī)定，創(chuàng)建全市建設(shè)工程電子文件在線歸檔的管理機制，全面開展原生電子文件歸檔接收，進行建設(shè)工程紙質(zhì)檔案和電子檔案同步預(yù)驗收，并要求建設(shè)單位向城建檔案館移交紙質(zhì)檔案時，同時移交工程電子檔案。搭建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)工程電子檔案管理專題培訓(xùn)，為規(guī)范建設(shè)工程電子檔案奠定基礎(chǔ)。搭建規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)，協(xié)同主管部門各平行機構(gòu)創(chuàng)新規(guī)范管理業(yè)務(wù)電子文件在線歸檔管理機制；加強與相關(guān)部門的協(xié)同配合和資源整合，提升行政行為的技術(shù)含量和城建檔案信息數(shù)據(jù)的利用價值。依法治國是我國的基本國策和治國方略，依法行政是依法治國基本方略的重要內(nèi)容。在此新形勢下，進一步加強城建檔案依法行政可以說是大勢所趨，任重道遠。城建檔案管理工作者必須緊緊依靠《檔案法》、《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》等法律武器，拓寬行政執(zhí)法途徑，才能使城建檔案管理真正走上法制管理的道路。

參考文獻：

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[3]彭明.開發(fā)區(qū)城建檔案信息資源整合與利用——以蘇州工業(yè)園區(qū)城建檔案館為例[J].辦公自動化,2015,15:44-47.

[4]李英俏.淺談城建檔案行政執(zhí)法中的問題及對策[J].蘭臺世界,2013,S3:13.

作者：王靈 單位：廣元市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館