城建檔案提高利用服務水平探究
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摘要：隨著信息化時代的到來，城建檔案的重要性愈加突顯，但在實際工作中檔案利用和服務還有所欠缺。因此，需從轉變思想觀念，加強宣傳、服務方式的現(xiàn)代化和多樣化等角度加強城建檔案的社會化利用，切實提高城建檔案服務水平，使城建檔案的價值得到充分發(fā)揮。
檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，包括各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄，涉及國家經濟建設、政治建設、文化建設、社會建設、生態(tài)文明建設、教育、科技建設等方方面面。城建檔案是其中重要的一方面，是城市建設和發(fā)展的真實記錄，是城市規(guī)劃、建設管理不可缺少的科學依據(jù)和重要組成部分，為城市規(guī)劃、建設和管理等方面發(fā)揮著無可替代的服務保障作用，是宣傳和弘揚城市文明、進步的生動素材。能否實現(xiàn)城建檔案的社會利用，是衡量和檢驗城建檔案工作水平及城建檔案工作社會地位的標志[1]。隨著信息化時代的到來，城建檔案的重要性愈加突顯，因而有必要通過更加科學的城建檔案管理措施，實現(xiàn)管理服務方式的現(xiàn)代化和多樣化，突破傳統(tǒng)思維，轉變思想觀念，提升城建檔案利用服務水平，服務于城市建設，服務于社會大眾，充分發(fā)揮城建檔案的社會效益和經濟效益，實現(xiàn)城建檔案的價值。
一、切實轉變思想觀念，變被動為主動
城建檔案的接收、管理和利用工作都是為城市的經濟發(fā)展服務，服務水平的好壞直接關系檔案館地位的重要性。只有解放思想，轉變觀念，將服務作為立館之本，擺到最重要位置，不斷拓寬服務領域，創(chuàng)新服務方式，提高服務水平，主動服務，城建檔案工作才能做大做強，充滿生機活力。
（一）提升檔案管理人員綜合素質。城建檔案工作是一項綜合性的服務工作，涉及知識領域廣、專業(yè)性強，且具有動態(tài)性和綜合性。檔案接收和管理人員需要不斷加強自身學習，提高自身的政治素質、思想道德素質、業(yè)務素質和文化素質等綜合素質，城建檔案管理人員要具備甘于平凡、淡薄名利、樂于奉獻的高尚品格。綜合素質必須德才兼?zhèn)洌挥芯邆淞己玫穆殬I(yè)道德、社會公德、依法收檔意識、精深的專業(yè)知識和業(yè)務技能，城建檔案管理的綜合素質才可以得到提升。只有檔案管理人員的整體素質不斷加強，才能逐步適應和實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，才能為新時期的城市建設和發(fā)展保駕護航。
（二）加強全心全意為民服務意識。城建檔案館需要接觸社會各行各業(yè)人員，檔案管理人員的言行舉止代表了整個檔案館的形象。因此，要牢固樹立公正意識、責任意識，注重自身修養(yǎng)，按照為民、務實、清廉、勤奮的要求，以人民為中心，變消極服務為積極服務，努力為檔案利用者提供熱情、周到、細致的優(yōu)質服務，對來館查閱檔案的用戶，無論是機關、單位、或是公民個人，都要做到耐心熱情。本著從用戶的角度出發(fā)，多給用戶提供有用的信息，讓用戶少走一些彎路。把人民群眾對檔案館提出的寶貴意見落到實處，促進城建檔案館檔案業(yè)務工作實現(xiàn)新的跨越，形成服務中心、崇尚實干、用心做事、善謀善成的良好工作氛圍。同時，改變服務程序，變繁瑣為簡便，簡化各種繁瑣手續(xù)，方便利用者，在服務手段上，從手工操作向規(guī)范化、現(xiàn)代化方式轉變[2]。
二、加強城建檔案社會化宣傳
檔案工作的目的在于服務社會，為了在新時期做好基礎的城建檔案社會化服務，必然需要提高人們的認知程度，以社會為主要對象開展城建檔案的廣泛宣傳是檔案工作實現(xiàn)服務目的的基礎前提之一。當前，城建檔案社會化服務已經將宣傳工作作為基礎的工作內容，對城建檔案進行各種宣傳是促進城建檔案信息廣泛傳播和利用的一條有效途徑。為了提高全社會的檔案意識，讓更多的人了解城建檔案工作，懂得城建檔案的重要性，知道如何利用檔案信息資源創(chuàng)造社會財富，就要做好城建檔案的宣傳工作。檔案宣傳工作可從以下幾個方面開展：
（一）建立城建檔案信息網站。通過網頁和多媒體動畫向公眾宣傳城建檔案的法律、法規(guī)，檔案館的組織機構和辦事程序，館藏檔案目錄和數(shù)字資源，檔案檢索工具的種類和使用方法及開展網上辦公等。逐步實現(xiàn)數(shù)字城建檔案館，向市民提供檔案信息，激發(fā)用戶利用檔案的行為。
（二）舉辦城建檔案專題展覽。通過開展辦展覽、陳列館、出畫冊、制作專題片等各種方式，介紹城建檔案工作情況，使社會了解檔案館的性質、任務和開放城建檔案的政策，為社會提供成熟的信息產品，使城建檔案更加貼近生活、貼近百姓，宣傳城市建設的成就，同時也充分展示了城建聲像檔案的魅力，促使人們到檔案管理部門積極利用檔案信息。
（三）通過新聞媒體宣傳。宣傳方式不僅包括基礎的電視宣傳，還包括廣播和網絡媒體宣傳，其價值也迅速突顯出來。在實際的宣傳過程中，除了宣傳城建檔案的應用價值以外，還要實時宣傳城建檔案的一些基礎知識和應用方式，使人們能夠對城建檔案形成更加深切的認知，進而為以后的應用提供良好的社會信息基礎。
（四）通過微博、微信等公眾平臺宣傳。微博是一種通過關注機制分享簡短實時信息的廣播式的社交網絡平臺，是一個基于用戶關系信息分享、傳播以及獲取的平臺。檔案管理部門可以在微博上進行注冊和認證，及時最新的檔案信息，提高檔案宣傳的覆蓋面和影響力。此外，可以利用現(xiàn)階段應用最廣泛、時效性最強的微信平臺，微信公眾平臺是一款給個人、企業(yè)和組織提供業(yè)務服務與用戶管理能力的全新服務平臺，可以通過網絡快速發(fā)送免費語音、圖片、視頻和文字，支持單人、多人群聊的手機通訊工具，同時也可以使用通過共享流媒體內容的資料和基于位置的社交插件“搖一搖”“朋友圈”等服務插件，社會大眾可以關注相關單位的公眾號等獲得大量的信息。因此，檔案管理部門可以申請微信公眾號，為廣大社會大眾提供檔案服務工作，將檔案信息內容在微信上，讓社會大眾掌握到更多需要的檔案信息，從而加強檔案宣傳效果。
（五）舉辦培訓班。如舉辦城建檔案業(yè)務培訓班，分期培圳產生城建檔案原始材料的各施工單位、建設單位、舊城改建指揮部等檔案管理人員。通過培訓，提高有關人員對建設檔案重要性的認識，加深其對土建工程材料歸檔原則和要求的理解。
三、以網絡為基礎加強城建檔案的整合管理
在城建檔案的編研工作當中，需要盡可能保證整個工作的科學性，以形成更加全面合理的檔案資料，同時，所有的城建檔案資料都需要建立相關的數(shù)據(jù)庫，并進行數(shù)字化存儲。這其中最為關鍵的內容是實時建立科學的檔案目錄和查詢體系，通過這一體系連接不同的區(qū)域，并提供較為完整的服務內容。在提供社會化服務的過程中，可以對城建檔案進行目錄編輯，并允許不同的用戶通過各種方式進行信息檢索，盡可能提供全面、準確的信息內容，使得用戶能夠接收到最為全面的檔案信息，便于為接下來的工作開展提供明確的信息基礎，實現(xiàn)更高的檔案社會化服務效益。同時，要加強檔案利用情況統(tǒng)計分析，即對某一時期檔案利用重點作出判斷，區(qū)分出哪類檔案利用率高、哪類檔案利用率低。對利用頻率高的檔案要及時開發(fā)檔案信息資源，不斷完善各種檢索工具，為用戶提供查閱捷徑。
四、開展主動服務并注重信息反饋
新時期城建檔案社會化服務工作的開展，必然需要以用戶的主體需求作為基礎，而用戶的主體需求可以通過信息反饋來完成。因此，城建檔案館需要建設合理的信息反饋體系，便于用戶在檢索和應用檔案信息的過程中，將自己的信息需求反饋出來，使得城建檔案社會化服務工作能夠以這些信息反饋內容為基礎，進行深層次地服務拓展，提高服務的科學性和有效性。對于用戶反饋信息，除了傳統(tǒng)的意見登記簿、利用效果反饋表、書面問卷調查、電話反饋、來信來函等方式外，還可以通過網絡收集用戶反饋信息，如在檔案網站上調查問題、設置留言板，將利用者信息、利用效果信息、外界環(huán)境信息等反饋信息進行匯總統(tǒng)計和定量定性分析，使開發(fā)利用工作始終和和經濟建設、城市規(guī)劃、建設、管理等工作的需要相適應，不斷滿足用戶需求，拓寬服務領域、提高服務質量。
五、科技建檔，加快城建檔案信息化建設
（一）加快電子檔案的建設。隨著社會經濟和信息化技術的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)紙質檔案材料的不斷增加，檔案資料的查詢變得很不方便，紙質檔案檢索的效率降低。需要積極推進電子檔案建設，加快庫存檔案數(shù)字化和電子檔案接收，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化是實現(xiàn)檔案工作信息化、現(xiàn)代化的途徑，這也將是今后城建檔案發(fā)展的趨勢，從而實現(xiàn)檔案查詢利用和服務方式的現(xiàn)代化進程。
（二）建立網上查閱系統(tǒng)。當今社會是信息化程度較高的社會，利用計算機及網絡實現(xiàn)城建檔案信息資源網上查詢與提供利用服務，利用機械化、自動化、網絡化因素，加快檔案傳遞速度，通過網絡加密、身份認證登陸及核對相關證件掃描件等方式，提供網上基本信息查閱，減少用戶重復提供材料以及來回跑的麻煩。從而節(jié)省了人工查詢時間，提高了工作效率，使城建檔案信息資源在城市建設和管理中得到及時有效的發(fā)揮[3]?？傊?，城建檔案館是城建檔案事業(yè)的主體，是促進檔案事業(yè)發(fā)展的踐行者。提升城建檔案館的社會服務功能，以更有效的方式和更有力的手段服務于社會，體現(xiàn)自身的存在價值是時代賦予我們每一位檔案工作者的神圣使命。新形勢下，城建檔案工作者只有不斷提升自身政治素質和業(yè)務素質，在實踐中從傳統(tǒng)習慣與路徑依賴的慣性思維中解放出來，增強服務意識，充分利用現(xiàn)代化技術手段，準確把握利用者需求，不斷創(chuàng)新方式方法，不斷提高服務水平，才能使城建檔案更有效地服務于經濟社會，服務于城市規(guī)劃建設和管理，服務于人民群眾。
參考文獻：
[1]黃新星.切實轉變思想觀念提升城建檔案利用服務水平[J].城建檔案，2013(12)：28-29.
[2]黃姍來.提升城建檔案館的社會服務功能[J].城建檔案，2010(7)：43-44.
[3]提升城建檔案管理水平服務城市建設[J].檔案人語，2013(7)：55-56.
作者:鄧慧 濮寒梅 單位:成都市城市建設檔案館
