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2002年底國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的實(shí)施，使各單位研究電子文件有了指導(dǎo)性依據(jù)；其次檔案管理部門可以有目的、有針對性地研究相關(guān)單位電子文件產(chǎn)生和管理的實(shí)際情況，總結(jié)其普遍規(guī)則，參見國家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合接收平臺的設(shè)計(jì)接口，系統(tǒng)研究電子文件歸檔類型、歸檔范圍、歸檔方式、歸檔時間以及歸檔電子文件管理、移交等各個方面，制定出切實(shí)可行的《電子文件管理規(guī)范與接收標(biāo)準(zhǔn)》開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍不適應(yīng)工作發(fā)展的需要。要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件的收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序。與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家完成確有困難。因此，應(yīng)采用電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息股三個部門相結(jié)合的方法。三個部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)以及計(jì)算機(jī)信息檢索技術(shù)的發(fā)展，信息電子化已成為整個信息產(chǎn)業(yè)的大趨勢。

檔案管理部門所具有的信息利用職能，要求我們必須順應(yīng)時展潮流，完成檔案電子化工作。但由于館藏檔案年代跨度大、規(guī)格不一而且種類繁多，每年尚有成千上萬卷檔案進(jìn)館，數(shù)據(jù)量極大，整個檔案資料的建庫是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工作。而另一方面，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的迅速普及，電子文件的生成量已經(jīng)非?？捎^。許多行業(yè)現(xiàn)代化水平的提高使其檔案在形成過程中已經(jīng)多數(shù)采用電子文件形式，并提出遞交電子文件歸檔的需求。如果能直接將電子文件歸檔管理，能減少歸檔單位編制檔案的投入；同時檔案管理部門只需將已經(jīng)保存的檔案電子化，及大地減輕建庫負(fù)擔(dān)，節(jié)省了大量人力、物力和財力；電子文件歸檔還縮短了檔案從接收到提供利用的流程，實(shí)效性增強(qiáng)，利用率提高；另外有利于資源共享，對提高歸檔率也將起到積極的作用。在明確了電子文件歸檔的重要意義后，還需研究其可行性。檔案工作者應(yīng)清醒地認(rèn)識到，電子文件在許多方面不同于以往的紙質(zhì)文件，如果使用或保管不當(dāng)將會帶來嚴(yán)重問題。我國從90年代中期開始集中力量研究電子文件問題，國家科委將CAD電子文件的管理方法研究工作列入了國家“八五”規(guī)劃，國家檔案局于1996年成立了電子文件歸檔問題領(lǐng)導(dǎo)小組，并由國家檔案局科研所牽頭成立了課題組，組織科技人員對電子文件的特性和管理方法進(jìn)行研究，形成了電子文件歸檔及電子檔案管理辦法初稿和CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理辦法的試行稿。

但由于大量生產(chǎn)電子文件的系統(tǒng)和單位分布在各行各業(yè)，遵循著不同的行業(yè)規(guī)范。而電子文件有別于紙質(zhì)文件管理的顯著特點(diǎn)是必須在電子文件的設(shè)計(jì)階段、形成階段和使用階段對其進(jìn)行監(jiān)控，否則電子文件的真實(shí)可靠性以及歸檔保存的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)等一系列問題在檔案階段都難以確認(rèn)和確定。因此，各個檔案管理部門應(yīng)積極行動起來，有目的、有重點(diǎn)地開展對電子檔案的研究工作。各部門形成的大量電子文件經(jīng)過系統(tǒng)、規(guī)范整理后集中統(tǒng)一的管理起來，對于電子政務(wù)從注重建設(shè)、輕應(yīng)用向注重深化應(yīng)用轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息的資源整合和資源共享，促進(jìn)政務(wù)信息管理向公共服務(wù)轉(zhuǎn)變，建設(shè)節(jié)約型機(jī)關(guān)和節(jié)約型社會都具有十分重要的意義。各級、各部門領(lǐng)導(dǎo)干部，要充分認(rèn)識加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案管理的重要性和迫切性，采取切實(shí)有效的措施，建立健全電子文件歸檔和電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，從源頭上把電子文件歸檔和把電子檔案管理工作做好。

筆者認(rèn)為做好電子文件歸檔主要從以下幾方面入手：首先，做好電子文件歸檔的技術(shù)處理工作。電子文件歸檔要求檔案工作者必須對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)好電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的而可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會作用。其次，處理好電子文件的保存問題。電子文件是以化學(xué)磁性材料為載體的，電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。從理論上講可以長期保存，但電子文件形成的時間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，電子文件中原始信息能夠長期保存是個需要檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的課題。目前，對于重要的，需要長久保存的電子文件，定期進(jìn)行復(fù)制，以防信息損壞或丟失。再次，檔案工作者知識結(jié)構(gòu)的變革勢在必行。檔案工作者要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須通過各種途徑，多層次，采取積極措施進(jìn)行知識更新。同時，學(xué)習(xí)、引進(jìn)和利用國內(nèi)外信息技術(shù)的成果，使自身擁有廣博的知識，掌握各種信息，以適應(yīng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要。

電子文件歸檔是時展的必然要求，檔案管理部門采取電子文件歸檔方式有利且可行，不但符合信息電子化發(fā)展趨勢，而且使檔案管理流程擴(kuò)展到電子文件生成、移交、存儲及利用等各個階段，有利于形成文檔一體化管理模式。

作者：吳俊芳